Postupy zaměstnavatele na přelomu let

Zabývá se zaměstnavatel problematikou minimálního vyměřovacího základu i u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr? Kdy plní zaměstnavatel povinnosti v případě jednodenního zaměstnání? Jak ovlivňuje stanovení vyměřovacího základu zaměstnance skutečnost, že zaměstnání netrvá po dobu celého kalendářního měsíce?

Na přelomu let 2024/2025 se mohou zaměstnavatelé setkat s různými situacemi, kdy od ledna každopádně musejí vzít v úvahu novou výši minimální mzdy například jako minimálního vyměřovacího základu zaměstnance. Zvyšuje se minimální záloha OSVČ, jakož i platby státu a tím i odpočet od dosaženého příjmu zaměstnance. V návaznosti na tyto a další změny je zapotřebí nastavit postupy jak v podmínkách, které platí do konce roku 2024, tak patřičným způsobem reagovat na změny účinné od 1. 1. 2025.

Charakter pracovněprávního vztahu, výkon funkce

Zaměstnavatelé standardně uzavírají se zaměstnanci buď pracovní smlouvu (na plný ev. částečný pracovní úvazek) nebo sjednávají dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. U pracovní smlouvy nebo také u odměn za výkon funkce podléhá odvodu pojistného každá částka příjmu. V tomto směru je u odměn v podstatě jedinou výjimkou situace, kdy se výkon funkce v orgánu družstva vždy považuje za výkon práce pro družstvo a z příjmu funkcionáře družstva za vykonanou práci (není-li tento v pracovněprávním vztahu k družstvu) se pojistné odvádí pouze ze zúčtovaného příjmu v částce 4 000 Kč a vyšší (do konce roku 2024) a v částce 4 500 Kč a vyšší (od 1. 1. 2025). Pro vznik účasti na zdravotním pojištění rozhoduje u dohod výhradně výše zúčtovaného příjmu, přičemž není rozhodující, zda zaměstnání na dohodu trvá celý kalendářní měsíc, část kalendářního měsíce nebo dokonce jen jeden den.

Zaměstnanec a zaměstnání ve zdravotním pojištění

Pro placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem je důležité, zda se osoba považuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance. Osoba je ve zdravotním pojištění zaměstnancem tehdy, pokud jí plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti zdaňované podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění p.p. (dále jen „ZDP“). Zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění vzniká, pokud osoba jako zaměstnanec vykonává pro zaměstnavatele činnost a je-li jí za výkon této činnosti zúčtován příjem zdaňovaný podle § 6 ZDP, mimo zákonných výjimek.

Příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele se sčítají jednak pro účel placení pojistného (a případně i pro dodržení minimálního vyměřovacího základu) a plnění zákonných povinností zaměstnavatelem, jednak pro řešení pojistného vztahu takto zaměstnané osoby.

Minimálním vyměřovacím základem zaměstnance je minimální mzda

při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc. Pro účel dodržení minimálního vyměřovacího základu se v rámci rozhodného období kalendářního měsíce sčítají všechny příjmy zaměstnance zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění.

Minimální vyměřovací základ tak řeší zaměstnavatelé vždy u pracovní smlouvy, u dohod pak pouze tehdy, pokud výše příjmu podléhá odvodu pojistného na zdravotní pojištění.

Naopak, z povinnosti odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima jsou taxativním výčtem vyňaty osoby vyjmenované v § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p., nejčastěji se jedná o osoby, za které je plátcem pojistného stát.

Když zaměstnavatel odvede za zaměstnance pojistné z příjmu nižšího než je zákonné minimum, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej bude k takovému postupu opravňovat (například rozhodnutí o přiznání důchodu, o pobírání rodičovského příspěvku, potvrzení o studiu, odvod pojistného alespoň z minima jiným zaměstnavatelem). Předložení takového dokladu je zdravotními pojišťovnami při kontrole vyžadováno.

Současně platí, že pokud ve zdravotním pojištění hradí pojistné zaměstnanec (resp. je mu zaměstnavatelem sraženo), pak tyto platby probíhají zásadně prostřednictvím zaměstnavatele, zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí. Zaměstnání zakládající účast na zdravotním pojištění vždy řeší pojistný vztah, neboli pokud je pojištěnec zaměstnán, nemůže mu vzniknout u zdravotní pojišťovny problém.

Nemoc – specifická situace

Hned na začátku roku 2025 může nastat situace, kdy zaměstnanec onemocní například ve čtvrtek dne 2. 1. 2025 a bude nemocný minimálně do konce ledna neboli dne 1. 1. ještě nemocen není, přičemž v zaměstnání nemá za leden vykázaný žádný příjem.

V tomto případě je zaměstnanec povinen doplatit prostřednictvím zaměstnavatele v plné výši pojistné za kalendářní den 1. 1., kdy ještě nebyl práce neschopným, a to z poměrné části minimálního vyměřovacího základu. Tento postup vychází z ustanovení § 3 odst. 9 písm. b) zákona č. 592/1992 Sb.

To znamená, že pojistné bude podle počtu kalendářních dnů v příslušném měsíci (31) činit:

Tímto způsobem se nepostupuje u těch zaměstnanců, u nichž nemusí být dle zákona dodržen minimální vyměřovací základ ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.

Osoba bez zdanitelných příjmů a zaměstnání

Příklad 1

Pojištěnec si po celý rok 2024 platil pojistné jako osoba bez zdanitelných příjmů v částce 2 552 Kč měsíčně. Na den 27. 12. 2024 uzavřel (jednodenní) dohodu o provedení práce s příjmem 11 000 Kč. Jak se tato změna projeví v postupech zaměstnavatele i pojištěnce?

Uzavření této jednodenní dohody o provedení práce (při příjmu v roce 2024 převyšujícím 10 000 Kč) mění u pojištěnce jeho situaci v měsíci prosinci tím způsobem, že se v prosinci stává zaměstnancem a tudíž nemůže být v tomto měsíci osobou bez zdanitelných příjmů.

Na základě této skutečnosti se pojištěnec na měsíc prosinec odhlásí jako samoplátce – osoba bez zdanitelných příjmů. Pokud si na prosinec zaplatil pojistné, což fakticky mohl učinit až do 8. 1. 2025, požádá zdravotní pojišťovnu o vrácení provedené úhrady 2 552 Kč. Pokud by předpokládal, že nadále bude v roce 2025 osobou bez zdanitelných příjmů, nemusel by o vrácení této platby žádat. Pojistné placené do listopadu 2024 měsíčně v částce 2 552 Kč je v pořádku.

Bez ohledu na délku trvání zaměstnání musí zaměstnavatel přihlédnout k výši příjmu, která v příslušném kalendářním měsíci založila účast na zdravotním pojištění. V případě jednodenního zaměstnání slouží k přihlášení zaměstnance kód „Q“. Vyměřovací základem je za prosinec částka příjmu 11 000 Kč, čímž je dodržena, přesněji výrazně překročena poměrná část minimálního vyměřovacího základu za rozhodné období kalendářního měsíce prosince 609,67 Kč [(1:31) x 18 900], která musí být při odvodu pojistného dodržena. Takovým jednodenním zaměstnáním (s odvodem pojistného zaměstnavatelem)je v daném kalendářním měsíci řešen i pojistný vztah dotyčné osoby.

Pracovní smlouva bez odvodu pojistného zaměstnavatelem

Ve zdravotním pojištění registrujeme i na přelomu let nemálo situací, kdy není povinností zaměstnavatele pojistné na zdravotní pojištění hradit. Pojistné neodvede zaměstnavatel ani za prosinec, ani za leden například tehdy, pokud od 1. 12. 2024 do 31. 1. 2025 zaměstnanec v případě uzavřené pracovní smlouvy:

•    nepracuje z důvodu nemoci,

•    má jako překážku v práci na jeho straně ošetřování dítěte mladšího 10 let nebo jiné fyzické osoby dle § 191 zákoníku práce,

•    je na mateřské nebo rodičovské dovolené, popř. je příjemcem rodičovského příspěvku,

•    má po celý kalendářní měsíc neplacené volno nebo neomluvenou absenci a současně jako OSVČ platí alespoň minimální zálohy (v roce 2024 ve výši alespoň 2 968 Kč, resp. od 1. 1. 2025 alespoň v částce 3 143 Kč),

•    má neplacené volno nebo neomluvenou absenci a zároveň patří mezi osoby, pro které neplatí minimální vyměřovací základ apod.

I když zaměstnavatel u uzavřené pracovní smlouvy v takových případech žádné pojistné za zaměstnance neodvádí, osobu jako zaměstnance neodhlašuje – ta má průběžně řešen svůj pojistný vztah právě tímto zaměstnáním.

Jinak je tomu u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Pokud má osoba u dohody o pracovní činnosti nebo u dohody o provedení práce příjem nulový (resp. nedosahující částky podléhající odvodu pojistného), pak musí být jako zaměstnanec na daný kalendářní měsíc odhlášena.

Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem

Pracovněprávní vztahy končí poměrně často dnem 31. 12., především pak dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Pokud byla dohoda sjednána do 31. 12. a následný pracovněprávní vztah není uzavřen, odhlásí zaměstnavatel osobu jako zaměstnance ke dni 31. 12. bez ohledu na to, kdy zaměstnanec v prosinci na základě dohody naposledy pracoval. Podmínkou pro použití tohoto postupu je dosažení příjmu za prosinec alespoň 4 000 Kč u dohody o pracovní činnosti nebo více než 10 000 Kč u dohody o provedení práce. Platí zásada, že zaměstnanec pracující na základě některé z dohod se odhlašuje u zdravotní pojišťovny ke dni, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána.

Odhlášení ke dni 31. 12. by proběhlo i tehdy, kdyby byl v roce 2025 sjednán nový pracovněprávní vztah, ve kterém by účast na zdravotním pojištěn vznikla až po datu 1. 1. (například pracovní smlouva by byla uzavřena od 3. 1.). Co se týká dohod, zaměstnanec se přihlašuje ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci.

Kdyby byla dohoda sjednána třeba do 15. 12., proběhlo by odhlášení zaměstnance k tomuto datu za podmínky, že za prosinec bude zaměstnanci zúčtován na dohodu o pracovní činnosti příjem alespoň 4 000 Kč.

Zaměstnanec nebude na přelomu let odhlašován,

pokud budou u téhož zaměstnavatele pracovněprávní vztahy na sebe plynule (tj. bez přerušení) navazovat. V praxi mohou nastat třeba tyto situace:

•    Dohoda skončila dne 31. 12., nová dohoda byla uzavřena od 1. 1. a hned dne 1. 1. začal zaměstnanec na základě této nové dohody pracovat.

•    Dohoda skončila dne 31. 12., pracovní smlouva je uzavřena od středy 1. 1., zaměstnanec začal pracovat (nastoupil do práce) ve čtvrtek2. 1. Z pohledu zdravotního pojištění platí, že u pracovní smlouvy se zaměstnanec přihlašuje ke dni, který je uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu zaměstnance do práce (což může být třeba státní svátek), v podstatě tedy bez ohledu na to, kdy zaměstnanec začne skutečně pracovat. V tomto případě zdravotní pojištění návazně vychází z ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce.

V obou popisovaných případech neprobíhá na přelomu let odhlašování zaměstnance u zdravotní pojišťovny – u dohod samozřejmě za podmínky, že příjem za prosinec i za leden je alespoň ve výši rozhodné částky zakládající účast na zdravotním pojištění.

Krátkodobé zaměstnání

Zaměstnavatel sjednal se zaměstnancem „záskok“, kdy s ním uzavřel dohodu o pracovní činnosti na období od 12. 12. do 10. 1. Do měsíce prosince mu zúčtoval 11 600 Kč, do měsíce ledna pak 4 499 Kč.

Z hlediska zdravotního pojištění nezajímá zaměstnavatele výše zúčtovaného příjmu za měsíc leden (nedosahuje 4 500 Kč), u příjmu za měsíc prosinec ve výši 11 600 Kč platí následující:

•    patří-li tento zaměstnanec do některé ze skupin uvedených v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (jedná se o osoby, pro které neplatí minimální vyměřovací základ), odvede zaměstnavatel pojistné z příjmu 11 600 Kč v částce 1 566 Kč,

•    v opačném případě provádí dopočet a doplatek pojistného do poměrné části minimálního vyměřovacího základu, tedy do částky 12 193,54 Kč [(20:31) x 18 900], kde hodnota 20 představuje počet kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci prosinci,

•    v rámci plnění oznamovací povinnosti použije zaměstnavatel kódy „P“ (k datu 12. 12.) a „O“ (k datu 31. 12.),

•    zaměstnanec bude za prosinec započten do celkového počtu zaměstnanců na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele.

Za těchto podmínek neřeší v měsíci lednu sjednaná dohoda o pracovní činnosti pojistný vztah této osoby.

Změna zdravotní pojišťovny

Den 1. 1. 2025 je standardním termínem pro změnu zdravotní pojišťovny. Z právní úpravy zdravotního pojištění vyplývá povinnost pojištěnce (jako zaměstnance) oznámit zaměstnavateli do osmi dnů případnou změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání. V této souvislosti bychom doporučili zaměstnavateli nechat si, třeba ve druhé polovině ledna, zaslat od zdravotní pojišťovny (zdravotních pojišťoven) seznam zaměstnanců, u ní (nich) evidovaných k datu 1. 1. 2025, a tento si porovnat s vlastní evidencí. Tímto postupem se předejde případnému nesprávnému odvodu pojistného již za měsíc leden.

Obzvláštní pozornost by pak měli zaměstnavatelé vždy věnovat příjmům zúčtovaným po skončení zaměstnání, neboť v takovém případě se informace o změně zdravotní pojišťovny nemusí k zaměstnavateli dostat. Takovým příjmem může být „klasická“ odměna zúčtovaná bývalému zaměstnanci. Příjmem po skončení zaměstnání je i plnění z titulu konkurenční doložky, což může trvat až dvanáct měsíců, během nichž jsou v podstatě dva termíny pro změnu zdravotní pojišťovny (tj. ještě k 1. 7.), přičemž jeden z nich může bývalý zaměstnanec využít – zdravotní pojišťovnu lze změnit jednou za dvanáct měsíců.

V podstatě jedinou výjimkou, kdy se z příjmu zúčtovaného po skončení zaměstnání pojistné na zdravotní pojištění neodvádí je plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání.

Odvod pojistného nesprávné zdravotní pojišťovně

Zaměstnavatel se může ocitnout v situaci, kdy mu zaměstnanec neoznámí, resp. opožděně oznámí, změnu zdravotní pojišťovny, což je vždy komplikací pro všechny zainteresované subjekty, tedy pro zaměstnavatele, pojištěnce i pro zdravotní pojišťovny.

Když zaměstnavatel toto pochybení zaměstnance zjistí, pak by měl postupovat následovně:

•    urychleně doplatit dlužné pojistné správné zdravotní pojišťovně,

•    přihlásit a odhlásit zaměstnance u dotčených zdravotních pojišťoven (prostřednictvím kódů „P“ a „O“),

•    požádat o vrácení přeplatku na pojistném se zdůvodněním,

•    podat opravné Přehledy – oběma zdravotním pojišťovnám, neboť u každé z nich se za příslušné kalendářní měsíce mění úhrnný vyměřovací základ, částka pojistného i počet zaměstnanců.