Postupy zaměstnavatele

ve zdravotním pojištění

Může zaměstnavatel nepřihlášením zaměstnance způsobit ve zdravotním pojištění potíže i jemu jako fyzické osobě? Proč je důležité oznamování „státních kategorií“? Jaké sankce může zdravotní pojišťovna uplatnit vůči zaměstnavateli za nepředložení Přehledu?

Žádný subjekt, a tedy ani zaměstnavatel, si nemůže činit nároky na neomylnost, neboť chybu udělá čas od času každý, oblast zdravotního pojištění v tomto nevyjímaje. V následujícím textu se zaměříme na nejčastější chyby, kterých se zaměstnavatelé dopouštějí ve zdravotním pojištění včetně postupu při jejich řešení.

Nepřihlášený zaměstnanec

Kromě placení pojistného je důležitou povinností zaměstnavatele plnění oznamovací povinnosti, neboli zejména přihlašování a odhlašování zaměstnanců a oznamování vzniku nebo zániku nároku na platbu pojistného státem. Jestliže zaměstnavatel vůbec nepřihlásí zaměstnance, což je povinen učinit v rámci zákonné osmidenní lhůty, pak každopádně porušuje zákon, a zdravotní pojišťovna může takto se provinivšímu subjektu uložit pokutu až 200 000 Kč. Tímto pochybením může zaměstnavatel způsobit problém i samotnému zaměstnanci. Pokud totiž nebude mít tato osoba po dané období jiné zaměstnání, nebude podnikat a ani nebude mít nárok na zařazení do některé z kategorií osob, za které platí pojistné stát, pak jí vznikne v informačním systému zdravotní pojišťovny „mezera“, neboli z hlediska řešení pojistného vztahu nepokryté období. Takovou situaci samozřejmě nemůže zdravotní pojišťovna ponechat bez povšimnutí a po čase dotyčnou osobu v dané věci vyzve, což je pro zaměstnance vždy nemilým překvapením.

Jestliže zaměstnavatel zaměstnance řádně nepřihlásí, přičemž jej započítává do celkového počtu osob jako zaměstnanců, uváděných na Přehledu, pak dochází k rozporu, který může zdravotní pojišťovna zjistit (a časem v rámci desetileté promlčecí doby nepochybně zjistí) a v součinnosti se zaměstnavatelem jej pak musí vyřešit.

Neodhlášený zaměstnanec

Při neodhlášení zaměstnance, který již není započítáván do celkového počtu osob jako zaměstnanců na Přehledu, registrujeme nesrovnalost obdobné povahy, jak je již výše uvedeno, neboť ani v tomto případě počty „nesedí“. Neodhlášením zaměstnance taktéž může vzniknout případná komplikace i pojištěnci, protože bude mít nadále fiktivně řešen svůj pojistný vztah již neexistujícím zaměstnáním. A pokud se on sám nebude starat a dříve či později každopádně dojde k odhlášení ke dni skončení pracovního poměru, může se objevit pojištěním nepokryté období.

V rámci výkonu kontrolní činnosti u zaměstnavatelů jsem se před lety zabýval záležitostí, kdy zaměstnanec pracoval u zaměstnavatele na dohodu o pracovní činnosti a jeho příjem vždy dosahoval hranice rozhodné pro vznik zaměstnání, resp. tuto převyšoval, osoba byla tudíž z pohledu zdravotního pojištění zaměstnancem. Ovšem v jednom měsíci došlo z důvodu nemoci a menšího množství práce k tomu, že příjem nedosáhl v té době platné rozhodné částky, která od 1. 1. 2021 (a i v roce 2022) činí 3 500 Kč. Zaměstnavatel sice z částky příjmu pojistné správně neodvedl, ale zaměstnance na příslušný kalendářní měsíc neodhlásil.

Protože tato osoba neměla v daném měsíci jiné zaměstnání, nepodnikala a ani nepatřila mezi osoby, ze které platí pojistné stát, došlo dodatečným odhlášením k tomu, že byla na daný kalendářní měsíc zpětně zařazena jako osoba bez zdanitelných příjmů s povinností zaplatit příslušné pojistné včetně penále. V takových případech je nutno odhlašovat i tzv. „státní pojištěnce“ z toho důvodu, že zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění nevzniklo, neboť nebylo dosaženo potřebné částky příjmu. Odhlášením této osoby problém s řešením pojistného vztahu nevznikne, protože je průběžně vedena v kategorii osob, za které platí pojistné stát.

Zaměstnanec neoznámí zaměstnavateli vznik nároku na platbu pojistného státem

Je-li pojištěnec zaměstnán, oznamuje zaměstnavateli skutečnosti rozhodné pro platbu pojistného státem a zaměstnavatel pak následně tyto informace dál předává zdravotní pojišťovně. Dochází k situacím, že zaměstnanec tuto důležitou skutečnost zaměstnavateli prostě neoznámí nebo ji oznámí opožděně. Mzdová účetní pak bývá na rozpacích, jak postupovat například tehdy, když zaměstnanec oznámí přiznání některého z důchodů třeba se zpožděním jednoho roku.

V takovém případě přichází zdravotní pojišťovna nenávratně o platby pojistného od státu, nicméně v žádném případě není na místě váhat a oznámení o přiznání důchodu je nutné ihned zaslat na příslušnou zdravotní pojišťovnu. To znamená kódem „D“ na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele informovat zdravotní pojišťovnu o tom, zaměstnanec je poživatelem důchodu, s uvedením data skutečného přiznání důchodu. Současně bych však doporučil, aby si mzdová účetní učinila svůj soukromý „Úřední záznam“ o tom, že k určitému datu takové sdělení obdržela, nejlépe i s podpisem dotyčného zaměstnance. V takových případech nelze vyloučit, že zdravotní pojišťovna může za provinění této povahy uložit sankční postih ve formě pokuty.

Zdravotní pojišťovně se oznamuje přiznání důchodu starobního, invalidního (bez ohledu na stupeň invalidity), vdovského a vdoveckého. Dalšími „státními kategoriemi“ jsou například období mateřské nebo rodičovské dovolené, pobírání rodičovského příspěvku (na základě rozhodnutí Úřadu práce), studium, péče o osobu závislou na této péči a další dle § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p.

Pro správné placení pojistného je důležité také například oznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem v průběhu zaměstnání (nejpozději do osmi dnů od data změny).

Protože se v takových případech jedná ve zdravotním pojištění o významnou skutečnost, není na škodu zaměstnancům čas od času tuto povinnost vhodnou formou připomenout.

Na zaměstnance přechází povinnost oznámení příslušné skutečnosti tehdy, když zjistí, že ji zaměstnavatel na základě zaměstnancova „pověření“ nesplnil, nebo když ji zaměstnavateli neoznámil.

Plnění oznamovací povinnosti u „státních kategorií“ je důležité proto, že neoznámením vzniku nároku na platbu pojistného státem přichází zdravotní pojišťovna nenávratně o pravidelnou měsíční platbu pojistného od státu, což je od ledna 2022 měsíčně 1 967 Kč za každého jednotlivého pojištěnce.

Nesprávně stanovený vyměřovací základ

Je-li zaměstnanci zúčtován prostý hrubý příjem bez dalších plnění či oprav, pak je stanovení vyměřovacího základu a výpočet výše pojistného u zaměstnance zpravidla jednoduchou záležitostí, kterou spolehlivě provede mzdový program. Jinak je však zapotřebí nahlížet na situaci, kdy musí být nějakým způsobem upraven vyměřovací základ třeba proto, že je zaměstnanci poskytnuto nějaké plnění (benefit) nebo je potřebné provést jinou korekci vyměřovacího základu, kupříkladu v případě přečerpané dovolené. V takových situacích se již musí projevit odborná erudice, neboli mzdová účetní či jiná osoba zpracovávající mzdy musí vědět, které plnění povinnosti placení pojistného podléhá a které nikoli. Takže do vyměřovacího základu zaměstnance například nepatří nepeněžní bezúplatné plnění (do konce roku 2013 nepeněžní dar), poskytnuté zaměstnanci z FKSP v souladu s ustanovením § 6 odst. 9 písm. g) ZDP, v hodnotě do 2 000 Kč ročně u zaměstnance. Naopak, pojistné se odvede třeba u plnění z titulu konkurenční doložky nebo z nadlimitní náhrady cestovních výdajů. Základní pravidlo hovoří (mimo výjimek) o tom, že co se zdaňuje nebo by se podle § 6 ZDP zdaňovalo, pokud by podléhalo zdanění v České republice, to podléhá i odvodu pojistného na zdravotní pojištění – a naopak.

Nesprávně stanovený vyměřovací základ generuje další chybné stavy. Zaměstnavateli vzniká u zdravotní pojišťovny nedoplatek na pojistném včetně penále na straně jedné nebo naopak přeplatek pojistného na straně druhé. Obojí je v rozporu se zákonem a posléze vyžaduje finanční vyrovnání v rámci aktuálně desetileté promlčecí doby, což znamená, že příslušná zdravotní pojišťovna má dostatečně dlouhý časový prostor na odhalení existující nesrovnalosti. Nespoléhejte ani na skutečnost, že některé zdravotní pojišťovny neprovádějí fyzickou kontrolu na základě předložených mzdových podkladů. Do budoucna nelze vyloučit třeba možnost sloučení zdravotních pojišťoven, což může v tomto směru přetrvávající realitu zcela zásadně změnit.

V daných souvislostech bych chtěl ještě zdůraznit nutnost dodržení minimálního vyměřovacího základu zaměstnance, pokud je toto ze zákona povinností zaměstnavatele. Je pravdou, že speciálně na tuto oblast se zdravotní pojišťovny při kontrole zaměřují. Zaměstnavatel musí důsledně vycházet ze zásady, že pokud odvádí pojistné z příjmu nižšího než aktuální výše minimálního vyměřovacího základu, případně z příjmu nižšího než poměrná část minima, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej k takovému postupu opravňuje, a tento doklad i předloží případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Nepodaný Přehled

Jednou ze základních zákonných povinností zaměstnavatelů ve zdravotním pojištění pravidelné měsíční podávání tiskopisu nazvaného „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento Přehled podávají zaměstnavatelé všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnávají. Za příslušný kalendářní měsíc musí být tento Přehled podán zdravotní pojišťovně nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, ke stejnému datu musí být i uhrazeno pojistné, a to již připsáním platby na příslušný příjmový účet zdravotní pojišťovny. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze Přehled předat zdravotní pojišťovně ještě nebližší následující pracovní den. Povinnost podat Přehled platí například i za měsíc, ve kterém byl třeba jen po část měsíce zaměstnán alespoň jeden zaměstnanec.

Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění p.p., obsahuje možné postupy i v situaci, kdy zaměstnavatel povinnost podat Přehled nesplní. Zdravotní pojišťovny totiž disponují zákonnými mechanismy, na jejichž základě mohou pohledávky vůči zaměstnavateli jak vyčíslit, tak následně uplatňovat.

Nesplnění povinnosti podat Přehled je pod sankcí, kdy zdravotní pojišťovna může takto se provinivší právnické nebo fyzické osobě

•    stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného (včetně souvisejícího penále) a

•    uložit pokutu až do výše 50 000 Kč,

přičemž takto uplatněný postup zdravotní pojišťovny nezbavuje zaměstnavatele povinnosti Přehled podat.

Nezaplacené pojistné

Nejdůležitější povinností každého plátce pojistného, tedy i zaměstnavatele, je platit pojistné na zdravotní pojištění za zaměstnance včas a v zákonem stanovené výši.

Dluh na pojistném včetně souvisejícího penále vzniká při:

•    placení pojistného opožděně,

•    placení pojistného v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem,

•    kombinaci těchto chybných postupů,

•    neplacení pojistného,

kdy součástí existujícího resp. narůstajícího dluhu na pojistném je i vznik penále, které se od 1. ledna 2022 stanoví podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

Dlužníkem se může stát zaměstnavatel nejen tehdy, když neplatí pojistné nebo jej platí opožděně, ale i za situace, kdy je finální částka pojistného vypočtena nesprávně v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem. Proto doporučuji důsledné překontrolování výsledné částky pojistného především v případech, kdy se příjem zaměstnance pohybuje na úrovni minimální mzdy nebo při zúčtování nejrůznějších příjmů, které se zahrnou/nezahrnou do vyměřovacího základu.

Plnění, ze kterých se jako výjimek pojistné na zdravotní pojištění neplatí, naleznete v ustanovení § 3 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. Do vyměřovacího základu nepatří ani příjmy nepodléhající dani nebo od daně osvobozené podle § 3 odst. 4, § 4, § 4a a zejména pak podle § 6 odst. 7 a § 6 odst. 9 ZDP. Zaměstnavatel neplní ve zdravotním pojištění povinnosti ani tehdy, když se osoba nepovažuje za zaměstnance podle § 5 písm. a) bodů 1. – 7. zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění p.p. Osobou, která není z pohledu zdravotního pojištění zaměstnancem, jsou například členové okrskových volebních komisí.

Častou (byť neúmyslnou) příčinou vzniku dluhu na pojistném je u zaměstnavatele neplacení pojistného v případě, kdy zaměstnanec změní zdravotní pojišťovnu a tuto důležitou skutečnost svému zaměstnavateli neoznámí (nebo ji oznámí opožděně), třebaže je to jednou z jeho zákonných povinností.