Použití soukromého vozidla

v závěru roku 2021

S ohledem na výrazný nárůst cen pohonných hmot v druhé polovině tohoto roku přistoupilo MPSV ke zvýšení průměrné ceny PHM s účinností od 19. 10. 2021 vydáním vyhlášky č. 375/2021 Sb. Jak se toto zvýšení promítne u podnikatelů a u zaměstnanců při použití vozidla k pracovní cestě?

Průměrné ceny PHM v roce 2021

Pro rok 2021 byly stanoveny průměrné ceny pohonných hmot ve vyhlášce MPSV č. 589/2020 Sb., vydané pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru. Poplatník při tomto způsobu ocenění spotřebovaných pohonných hmot při pracovní cestě nemusí prokazovat nákup pohonných hmot a ani cenu, kterou za ně zaplatil. S ohledem na prudký nárůst cen pohonných hmot došlo vydáním vyhlášky MPSV č. 375/2021 Sb. ke zvýšení průměrné ceny pohonných hmot s účinností od 19. 10. 2021.

V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot). Jak vidíme z výše uvedené tabulky, došlo ke zvýšení průměrné ceny pouze u benzinu Natural 95, zatímco průměrné ceny ostatních druhů pohonných hmot zůstaly stejné, jak byly stanoveny pro rok 2021 vyhláškou č. 589/2020 Sb.

Použití průměrných cen PHM u podnikatele

1. Použití vlastního osobního automobilu, který nikdy nebyl zahrnut v obchodním majetku ani nebyl předmětem finančního leasingu

Pokud podnikatel k pracovní cestě použije vlastní automobil, který není a nikdy nebyl zahrnut v obchodním majetku ani nebyl předmětem finančního leasingu, uplatní podle bodu 3 ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP jako daňové výdaje výši sazby základní náhrady a dále náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Sazba základní náhrady představuje náhradu za amortizaci vlastního vozidla, za provádění jeho oprav a údržby a činí:

•    u osobních silničních motorových vozidel 4,40 Kč/km v roce 2021,

•    u nákladních automobilů a autobusů ve výši sazby pro osobní automobily.

Náhradou výdajů za spotřebované pohonné hmoty se rozumí podle pokynu GFŘ č. D-22 bodu 24 k § 24 odst. 2 ZDP částka stanovená v závislosti na počtu ujetých kilometrů, nákupní ceně pohonných hmot a na údaji o spotřebě pohonných hmot pro kombinovaný provoz uvedené výrobcem nebo dovozcem v technickém průkazu motorového vozidla. Není-li tento údaj v technickém průkazu motorového vozidla uveden, vypočítá se údaj o spotřebě pohonných hmot jako aritmetický průměr z údajů uvedených v technickém průkazu motorového vozidla. Pokud nejsou v technickém průkazu motorového vozidla uvedeny žádné údaje nebo je uveden pouze údaj o spotřebě pohonných hmot podle české státní normy, stanoví se údaj o spotřebě pohonných hmot podle údaje o provozní spotřebě pohonných hmot doplněného do technického průkazu motorového vozidla oprávněným orgánem s odkazem na údaj stanovený autorizovanou zkušebnou.

Podle bodu 3 ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP lze pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty použít průměrné ceny pohonných hmot stanovené pro účely poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce.

V průběhu roku 2021 může podnikatel při vykonání pracovní cesty použít průměrné ceny pohonných hmot stanovené ve vyhlášce MPSV č. 589/2020 Sb., od 19. 10. 2021 pak dle vyhlášky č. 375/2021 Sb.

Příklad 1

Podnikatel používá pro tuzemské pracovní cesty soukromé vozidlo nezahrnuté v obchodním majetku se spotřebou benzinu 95 dle technického průkazu 7,4/4,8/5,8 na 100 km. V měsíci leden a únor 2021 nakupoval benzin u čerpací stanice za cenu menší než 28 Kč/l, zatímco v listopadu 2021 již za cenu přesahující 36 Kč/l. Podnikatel se rozhodl na počátku zdaňovacího období roku 2021 s ohledem na předpokládanou značnou četnost pracovních cest, že pro něho nebude výhodné uplatnit krácený paušální výdaj na dopravu, a hodlal po celý rok uplatňovat výdaje na dopravu motorovým vozidlem dle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 ZDP.

Srovnejme si postup při stanovení celkové náhrady za PHM, pokud v průběhu ledna 2021 podnikatel najel na pracovních cestách vozidlem 2 500 km a benzin nakoupil dle dokladu z čerpací stanice za 27,20 Kč/l a v za listopad 2021 najel na pracovních cestách 1 800 km a benzin nakoupil dle dokladu z čerpací stanice za 36,90 Kč/l.

Řešení pro měsíc leden 2021:

Vzhledem k tomu, že ve vyhlášce č. 589/2020 Sb. je pro rok 2021 stanovena průměrná cena BA 95 ve výši 27,80 Kč/l, a podnikatel nakupoval benzin za 27,20 Kč/l, je pro něho výhodnější postupovat s využitím průměrné ceny dle vyhlášky č. 589/2020 Sb.

Řešení pro měsíc listopad 2021:

I když došlo vyhláškou MPSV č. 375/ 2021 Sb. ke zvýšení průměrné ceny BA 95 na částku 33,80 Kč/l, je tato částka nižší, než za kterou podnikatel nakupoval benzin v měsíci listopad. Je pro něho proto výhodnější uplatnit cenu za spotřebovaný benzin dle dokladu z čerpací stanice, který je nutno doložit k vyúčtování.

2. Použití vlastního osobního automobilu, který byl v minulosti zahrnut v obchodním majetku podnikatele

Pokud k pracovní cestě použije podnikatel vlastní osobní automobil, který byl v minulosti zahrnut v jeho obchodním majetku a posléze ho z obchodního majetku vyřadil do soukromého používání, pak je daňovým výdajem při použití tohoto automobilu k pracovní cestě podle bodu 3 ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP pouze náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Sazbu základní náhrady nelze v tomto případě uplatnit.

Vlastním motorovým vozidlem, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, se rozumí vozidlo téhož poplatníka – např. podnikatel vyřadil z obchodního majetku vozidlo a toto nadále používá pro vlastní potřebu a zčásti k výkonu podnikatelské činnosti.

3. Použití vlastního osobního automobilu, který byl v minulosti předmětem finančního leasingu

Pokud podnikatel použije k pracovní cestě vlastní automobil, který byl u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu u finančního leasingu uplatnil (uplatňuje) jako daňový výdaj, může podnikatel uplatnit při použití tohoto vozidla na pracovní cestu jako daňový výdaj pouze náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Sazbu základní náhrady nelze uplatnit.

Pokud však podnikatel při finančním leasingu automobilu neuplatňoval úplatu do daňových výdajů, jde u něho o soukromé vozidlo bez vazby na obchodní majetek a podnikatel si může uplatnit při pracovní cestě (po ukončení finančního leasingu a převedení vlastnického práva k předmětu finančního leasingu za kupní cenu nebo bezúplatně na uživatele předmětu finančního leasingu) kromě náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty i sazbu základní náhrady.

Použití průměrných cen PHM
u zaměstnance

Podle § 153 zákoníku práce určuje zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu rovněž způsob dopravy. Zákoník práce rozeznává v ustanovení § 157 dva případy použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, k pracovní cestě zaměstnance.

V případě, že zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, pak v tomto případě podle znění § 157 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Pokud by zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad za použití osobního automobilu.

Druhým případem je, že zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle znění § 157 odst. 3 ZP přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Základní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty však je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Může jít o vlastní vozidlo zaměstnance, nebo o vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od známých, příbuzných či z půjčovny, ale může jít i o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř. půjde o vozidlo pořízené na finanční leasing.

Náhradu za spotřebované pohonné hmoty určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 zákoníku práce vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou pro rok 2021 ve vyhlášce MPSV č. 589/2020 Sb. a s účinností od 19. 10. 2021 stanovenou ve vyhlášce MPSV č. 375/2021 Sb.

V případě, že zaměstnanec chce uplatnit ceny vyšší, protože nakupuje u čerpací stanice za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot, je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).

V § 158 odst. 4 zákoníku práce se uvádí, že spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství uvedený v technickém průkazu použitého vozidla (v tomto případě se nepočítá spotřeba pohonných hmot aritmetickým průměrem údajů z technického průkazu). Není-li údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem ES v technickém průkazu uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Příklad 2

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva pro kombinovaný provoz 5,6 l na 100 km. Zaměstnanec na tuzemské pracovní cestě ujede v červnu 2021 celkem 620 km a v listopadu 1 050 km. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady. Zaměstnanec při vyúčtování pracovní cesty za měsíc červen doloží doklad o nákupu 40 litrů benzinu BA-95 v ceně 32,40 Kč/l, ale při vyúčtování pracovní cesty za měsíc listopad doklad o nákupu benzinu nedoloží.

Řešení pro měsíc červen 2021:

Vzhledem k tomu, že zaměstnanec doložil zaměstnavateli při vyúčtování pracovní cesty doklad o nákupu benzinu, bude výpočet celkové náhrady za použití soukromého automobilu následující:

Řešení pro měsíc listopad 2021:

Vzhledem k tomu, že zaměstnanec nedoložil zaměstnavateli při vyúčtování pracovní cesty doklad o nákupu benzinu, budou pro výpočet celkové náhrady za použití soukromého automobilu použity údaje o průměrné ceně benzinu dle vyhlášky č. 375/2021 Sb.:

Vzhledem k tomu, že v listopadu 2021 se pohybují ceny benzinu kolem 37 Kč/l, bylo by pro zaměstnance výhodnější předložit doklad o nákupu benzinu, protože tak přichází řádově o 190 Kč na cestovních náhradách.

Ing. Ivan Macháček