Použití soukromého vozidla zaměstnance k pracovní cestě

Při pracovní cestě zaměstnance často dochází k tomu, že zaměstnanec buď se souhlasem zaměstnavatele použije namísto stanoveného dopravního prostředku vlastní soukromé motorové vozidlo, anebo použije své motorové vozidlo na žádost zaměstnavatele. Jak správně řešit tuto situaci dle zákoníku práce? Jak uplatnit základní náhradu a náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty, které v daných situacích náleží zaměstnanci?

Vymezení situací použití vozidla zaměstnance z hlediska zákoníku práce

V ustanovení § 153 zákoníku práce je stanoveno, že zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu určuje rovněž způsob dopravy. Zákoník práce (dále jen ZP) uvádí v § 157 ZP dva případy použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, k pracovní cestě zaměstnance. Jde o následující případy:

•    použití silničního motorového vozidla se souhlasem zaměstnavatele

Zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

•    použití silničního motorového vozidla na žádost zaměstnavatele

Zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 3 ZP přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

V obou případech se jedná o jakékoliv silniční motorové vozidlo s výjimkou vozidla zaměstnavatele, tedy např. může jít o vlastní vozidlo zaměstnance nebo o vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od známých, příbuzných či z půjčovny, ale může jít také o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř. půjde o vozidlo pořízené na finanční leasing.

Jaký závěr z výše uvedeného vyplývá?

Základní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Pokud by však zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad souvisejících s použitím osobního automobilu.

SAZBA ZÁKLADNÍ NÁHRADY A NÁHRADY VÝDAJŮ ZA PHM V ROCE 2023 - Pro uplatnění výše sazby základní náhrady za 1 km a náhrady za spotřebované pohonné hmoty je pro rok 2023 směrodatná vyhláška MPSV č. 467/­2022 Sb.

Sazba základní náhrady

za 1 km jízdy činí v roce 2023 podle vyhlášky MPSV č. 467/­2022 Sb. a a v návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 ZP u silničních motorových vozidel:

•    u zaměstnavatelů podnikatelské sféry nejméně 5,20 Kč/­km (jedná se o sazbu u osobních silničních motorových vozidel), při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. V případě, že zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije na pracovní cestu soukromý nákladní automobil nebo autobus, popřípadě traktor, přísluší zaměstnanci základní náhrada nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobil. Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána (v kolektivní smlouvě) nebo určena zaměstnavatelem (např. vnitřním předpisem) před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci podle § 158 odst. 1 ZP sazba základní náhrady v minimální výši, jak bylo uvedeno (5,20 Kč/­km u osobních silničních motorových vozidel),

•    u zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry sazbu základní náhrady nelze sjednat nebo před pracovní cestou určit ve vyšší částce (pro osobní silniční motorové vozidlo platí 5,20 Kč/­km).

Náhradu za spotřebované pohonné hmoty

určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství pohonné hmoty spotřebované vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 ZP vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

V § 158 odst. 4 ZP se uvádí, že spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie uvedený v technickém průkazu použitého vozidla. Není-li údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU v technickém průkazu uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

V případě, že zaměstnanec použije při pracovní cestě na žádost zaměstnavatele své soukromé silniční motorové vozidlo a současně s ním cestují společně i další zaměstnanci, nepřísluší spolucestujícím náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za každý 1 km jízdy ani náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy. Náhrady jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za ujeté kilometry jízdy přísluší pouze zaměstnanci, který své vozidlo používá k pracovní cestě. Spolucestujícím žádné jízdní výdaje nevznikají, proto nemohou požadovat žádné náhrady.

Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou vyhláškou MPSV, pro rok 2023 se jedná o vyhlášku č. 467/­2022 Sb. S účinností od 1. 4. 2023 došlo na základě vyhlášky č. 85/­2023 Sb. ke zvýšení průměrné ceny za 1 kWh.

Průměrné ceny pohonných hmot za 1 litr v roce 2023

V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot). Ve smyslu znění § 189 odst. 3 ZP se sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru.

Příklad 1

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije v červnu 2023 vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva pro kombinovaný provoz 5,8 l na 100 km. Zaměstnanec na třídenní tuzemské pracovní cestě ujede 1 300 km. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady. Zaměstnanec nakoupil benzin BA-95 za cenu 37,40 Kč/­l a 37,90 Kč/­l.

Pro zaměstnance je výhodnější nepředložit doklad o nákupu a úhradě PHM a použít průměrné ceny obsažené ve vyhlášce č. 467/­2022 Sb.

Výpočet základní náhrady: 5,20 Kč/­km × 1 300 km = 6 760 Kč.

Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,8 : 100 × 1 300 km × 41,20 Kč/­l = 3 106,48 Kč.

Celková náhrada za použití osobního automobilu: 6 760 Kč + 3 106,48 Kč = 9 866,48 Kč, po zaokrouhlení 9 866,50 Kč.

Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na zahraniční pracovní cestu silniční motorové vozidlo,

s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu (nárokově) za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Postup je shodný jako při tuzemské pracovní cestě s tím rozdílem, že podle § 167 ZP náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci pouze za kilometry ujeté mimo území ČR. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

Příklad 2

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije k pracovní cestě do Německa v červenci 2023 vlastní osobní automobil. Průměrná spotřeba vozidla zaměstnance podle technického průkazu činí 5,9 l na 100 km BA-95, zaměstnanec ujel na českém území během pracovní cesty 420 km a na německém území 1 020 km. Zaměstnanec doloží zaměstnavateli doklad o zakoupení benzinu v Německu ve výši 65 litrů za 101,40 EUR, doklad o čerpání benzinu v ČR nedoloží. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.

Zaměstnanec obdrží následující náhrady za použití soukromého osobního vozidla:

•    základní náhrada ve výši (420 km + 1 020 km) × 5,20 Kč/­km =7 488 Kč,

•    náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Kč při průměrné tuzemské ceně BA-95 podle vyhlášky MPSV 467/­2022 Sb. ve výši 41,20 Kč/­l činí:

     5,9 : 100 × 420 km × 41,20 Kč/­l = 1 020,94 Kč,

•    náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Německu při ceně BA-95 podle předloženého dokladu 1,56 EUR/­l činí:

     5,9: 100 × 1 020 km × 1,56 EUR/­l = 93,88 EUR.

Celková výše náhrad bude činit 8 508,94 Kč (po zaokrouhlení 8 509 Kč) a 93,88 EUR (po zaokrouhlení 93,90 Euro).

DAŇOVÉ ŘEŠENÍ VYPLÁCENÝCH NÁHRAD SOUVISEJÍCÍCH S POUŽITÍM SOUKROMÉHO VOZIDLA ZAMĚSTNANCE - Z ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vyplývá, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce. U zaměstnavatele jsou výdaje na pracovní cesty zaměstnanců daňově uznatelným výdajem dle § 24 odst. 1 a odst. 2 písm. k) ZDP.

Poznámka k uplatnění silniční daně

Do 31. 12. 2021 vyplývalo ze zákona o dani silniční, že v případě, kdy zaměstnavatel vyplácel cestovní náhrady svému zaměstnanci za použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla (zaměstnanec použil k pracovní cestě pro svého zaměstnavatele vlastní osobní automobil nebo jeho přípojné vozidlo), stával se podle § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/­1993 Sb., o dani silniční ve znění účinném do 31. 12. 2021 poplatníkem silniční daně za tento osobní automobil zaměstnavatel, pokud již nevznikla daňová povinnost k dani silniční provozovateli vozidla. Silniční daň hrazená zaměstnavatelem za osobní automobil zaměstnance přitom byla daňovým výdajem zaměstnavatele v souladu s § 24 odst. 2 písm. ch) ZDP.

Na základě zákona č. 142/­2022 Sb., kterým došlo k novelizaci zákona č. 16/­1993 Sb., o dani silniční, se od 1. 1. 2022 neplatí silniční daň z osobních automobilů, a proto došlo i ke zrušení výše uvedeného znění § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/­1993 Sb.

RADA!

•    Pokud použije zaměstnanec k pracovní cestě se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy své soukromé motorové vozidlo, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek;

•    Pokud použije zaměstnanec k pracovní cestě na žádost zaměstnavatele své soukromé motorové vozidlo, přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty;

•    sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí v roce 2023 u silničních motorových vozidel nejméně 5,20 Kč/­km u zaměstnavatelů podnikatelské sféry;

•    v případě, že zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM průměrnou cenu PHM stanovenou pro rok 2023 vyhláškou MPSV č. 467/­2022 Sb. resp. č. 85/­2023 Sb.;

•    pokud zaměstnanec nakupuje PHM za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot, je povinen pro jejich uplatnění doložit cenu doklady o jejich nákupu.

Ing. Ivan Macháček