Použití vozidla zaměstnance
k pracovní cestě

Podobně jako podnikatel používá k pracovní cestě v rámci své podnikatelské činnosti nejen vozidlo vložené do obchodního majetku, ale i své soukromé vozidlo, může i zaměstnanec k pracovní cestě použít nejen služební vozidlo svého zaměstnavatele, ale i své vlastní soukromé vozidlo. Jak bude postupovat zaměstnanec a zaměstnavatel v daném případě?

Použití vozidla zaměstnance k pracovní cestě z hlediska zákoníku práce

Zákoník práce (dále jen ZP) rozeznává v § 157 ZP dva případy použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, k pracovní cestě zaměstnance. Jde o následující případy:

•    použití silničního motorového vozidla se souhlasem zaměstnavatele

Zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

•    použití silničního motorového vozidla na žádost zaměstnavatele

Zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem. V tomto případě podle § 157 odst. 3 ZP přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

V obou případech se jedná o jakékoliv silniční motorové vozidlo s výjimkou vozidla zaměstnavatele, tedy např. může jít o vlastní vozidlo zaměstnance nebo o vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od známých, příbuzných či z půjčovny, ale může jít také o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř. půjde o vozidlo pořízené na finanční leasing.

•    závěr z hlediska zákoníku práce

Základní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty tedy je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Podle § 153 ZP určuje zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu rovněž způsob dopravy. Pokud by zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad za použití osobního automobilu.

VÝŠE SAZBY ZÁKLADNÍ NÁHRADY A NÁHRADY VÝDAJŮ ZA PHM - Směrodatnou pro stanovení výše sazby základní náhrady za 1 km a náhrady za spotřebované pohonné hmoty je pro rok 2025 vyhláška MPSV č. 475/2024 Sb.

Výše sazby základní náhrady

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí v roce 2025 podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb. a v návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 a § 175 ZP u silničních motorových vozidel:

•    u zaměstnavatelů podnikatelské sféry ve smyslu § 157 odst. 4 ZP nejméně 5,80 Kč/km(jedná se o sazbu u osobních silničních motorových vozidel), při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. V případě, že zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije na pracovní cestu soukromý nákladní automobil nebo autobus, popřípadě traktor, přísluší zaměstnanci základní náhrada nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobil. Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána (v kolektivní smlouvě) nebo určena zaměstnavatelem (např. vnitřním předpisem) před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci podle § 158 odst. 1 ZP sazba základní náhrady v minimální výši, jak bylo uvedeno (5,80 Kč/km u osobních silničních motorových vozidel);

•    u zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry ve smyslu § 175 ZP sazbu základní náhrady nelze sjednat nebo před pracovní cestou nelze určit ve vyšší částce (pro osobní silniční motorové vozidlo platí 5,80 Kč/km).

Stanovení náhrady za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované pohonné hmoty určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství pohonné hmoty spotřebované vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 ZP vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Pro stanovení výdajů za pohonné hmoty spotřebované vozidlem, které má elektrický pohon nebo hybridní pohon kombinující spalovací motor a elektromotor, lze použít průměrnou cenu elektřiny stanovenou pro účely poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce.

V § 158 odst. 4 ZP se uvádí, že spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla ani osvědčení o registraci vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla nebo osvědčením o registraci vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU v technickém průkazu vozidla ani osvědčení o registraci vozidla uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla nebo osvědčení o registraci vozidla uvedených.

Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou vyhláškou MPSV, pro rok 2025 se jedná o vyhlášku č. 475/2024 Sb.

Srovnání průměrných cen PHM v Kč/litr v roce 2024 a 2025

V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).

V případě, že zaměstnanec použije při pracovní cestě na žádost zaměstnavatele své soukromé silniční motorové vozidlo a současně s ním cestují společně i další zaměstnanci, nepřísluší spolucestujícím náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za každý 1 km jízdy ani náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy. Náhrady jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za ujeté kilometry jízdy přísluší pouze zaměstnanci, který své vozidlo používá k pracovní cestě. Spolucestujícím žádné jízdní výdaje nevznikají, proto nemohou požadovat žádné náhrady.

Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na zahraniční pracovní cestu silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu (nárokově) za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Postup je shodný jako při tuzemské pracovní cestě s tím rozdílem, že podle § 167 ZP náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci pouze za kilometry ujeté mimo území ČR. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

DAŇOVÉ ŘEŠENÍ VYPLÁCENÝCH NÁHRAD SOUVISEJÍCÍCH S POUŽITÍM SOUKROMÉHO VOZIDLA ZAMĚSTNANCE - Z ustanovení §6 odst. 7 písm. a) ZDP vyplývá, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance odměňované platem.

Příklad 1

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu v červnu 2025. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva 7,4/4,8/5,8. Zaměstnanec na tuzemské pracovní cestě najede 820 km a tankuje benzin 95 za cenu 37,50 Kč/litr. Zaměstnavatel (společnost s r.o.) stanovil zvýšenou sazbu základní náhrady ve výši 8 Kč/km jako určitý benefit pro zaměstnance. Jaké je optimální řešení pro zaměstnance?

Pro zaměstnance je výhodné předložit zaměstnavateli doklad o nákupu benzinu, a při stanovení cestovních náhrad za použití soukromého osobního automobilu bude postupováno následovně:

Průměrná spotřeba pohonné hmoty činí 5,8 l/100 km.

Výpočet základní náhrady: 8 Kč/km × 820 km = 6 560 Kč

Cena benzinu dle předloženého dokladu ve výši 37,50 Kč/l

Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,8 : 100 × 820 km × 37,50 Kč/l = 1 784 Kč

Celková náhrada za použití osobního automobilu: 6 560 Kč + 1 784 Kč = 8 344 Kč.

Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel podnikatelské sféry v daném případě přiznal zaměstnanci vyšší sazbu základní náhrady, než přísluší zaměstnanci nepodnikatelské sféry, bude rozdíl mezi přiznanou a limitní sazbou základní náhrady podléhat zdanění na straně zaměstnance daní z příjmu ze závislé činnosti. V příslušném měsíci bude ke zdanitelné mzdě zaměstnance připočtena částka:

820 km × (8 Kč – 5,80 Kč) = 1 804 Kč

Tato částka rovněž vstoupí do vyměřovacího základu zaměstnance pro odvod pojistného na sociální a zdravotní pojištění. U zaměstnavatele půjde o daňově uznatelné náklady v plné výši jejich vyplacení.

Příklad 2

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije k pracovní cestě do Německa v březnu 2025 vlastní osobní automobil. Průměrná spotřeba vozidla zaměstnance podle technického průkazu činí 6,1 l na 100 km BA-95, zaměstnanec ujel na českém území během pracovní cesty 520 km a na německém území 570 km. Zaměstnanec doloží zaměstnavateli doklad o zakoupení benzinu v Německu ve výši 40 litrů za 68 EUR, doklad o čerpání benzinu v ČR nedoloží. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.

Zaměstnanec obdrží následující náhrady za použití soukromého osobního vozidla:

•    základní náhrada ve výši (520 km + 570 km) × 5,80 Kč/km = 6 322 Kč,

•    náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Kč při průměrné tuzemské ceně BA-95 podle vyhlášky MPSV č. 475/2024 Sb. ve výši 35,80 Kč/l činí:

     6,1 : 100 × 520 km × 35,80 Kč/l = 1 135,58 Kč,

•    náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Německu při ceně BA-95 podle předloženého dokladu 1,70 EUR/l činí:

     6,1 : 100 × 570 km × 1,70 EUR/l = 59,10 EUR.

Celková výše náhrad bude činit 7 457,60 Kč a 59,10 EUR.

Poznámka k silniční dani

Do 31. 12. 2021 platilo, že v případě, že zaměstnavatel vyplácel cestovní náhrady svému zaměstnanci za použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla (zaměstnanec použil k pracovní cestě pro svého zaměstnavatele vlastní osobní automobil nebo jeho přípojné vozidlo), stával se podle § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/1993 Sb. 1. 7. 2020), o dani silniční ve znění účinném do 31. 12. 2021 poplatníkem silniční daně za tento osobní automobil zaměstnavatel, pokud již nevznikla daňová povinnost k dani silniční provozovateli vozidla. Silniční daň hrazená zaměstnavatelem za osobní automobil zaměstnance přitom byla daňovým výdajem zaměstnavatele v souladu s § 24 odst. 2 písm. ch) ZDP.

Na základě zákona č. 142/2022 Sb., kterým došlo k novelizaci zákona č. 16/1993 Sb. o dani silniční, se od 1. 1. 2022 neplatí silniční daň z osobních automobilů, a proto došlo i ke zrušení výše uvedeného znění § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/1993 Sb.

Ing. Ivan Macháček

§ 4 zákona č. 16/1993 Sb.

Poplatníci daně

(1) Poplatníkem daně silniční je ten, kdo

a) je jako provozovatel zdanitelného vozidla zapsán v registru silničních vozidel,

b) užívá zdanitelné vozidlo, u něhož je v registru silničních vozidel zapsána jako provozovatel osoba, která zemřela, zanikla nebo byla zrušena.

(2) Poplatníkem daně silniční je rovněž

a) osoba, která používá zdanitelné vozidlo určené jako státní hmotná rezerva,

b) organizační složka osoby se sídlem nebo trvalým pobytem v zahraničí.

(3) Je-li u téhož zdanitelného vozidla poplatníků více, platí daň společně a nerozdílně.

(4) Stálá provozovna podle právních předpisů upravujících daně z příjmů osoby se sídlem nebo trvalým pobytem v zahraničí se považuje za organizační složku podle odstavce 2 písm. c).

§ 24 zákona č. 586/1992 Sb.

(1) Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy. Ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů nelze uplatnit výdaje, které již byly v předchozích zdaňovacích obdobích ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů uplatněny. Pokud poplatník účtuje v souladu se zvláštním právním předpisem některé účetní operace kompenzovaně, posuzují se náklady, jejichž uznatelnost je limitována výší příjmů s nimi souvisejících, obdobně jako by byly účtovány odděleně náklady a výnosy.

(2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také

a) odpisy hmotného majetku (§ 26 až 33),

b) zůstatková cena hmotného majetku (§ 29 odst. 2), s výjimkou uvedenou v písmenu c) a § 25, a to u...