Povinnosti mzdové účetní na konci roku

Konec kalendářního roku je spojen se zvýšenou pracovní agendou mzdové účetní. Jedná se nejen o pracovní povinnosti spojené s pracovněprávní tematikou, ale i se sociálními otázkami – zejména v důchodové a mzdové oblasti. Jaké jsou nejdůležitější z nich?

MZDOVÁ ÚČETNÍ A DOVOLENÁ - Nezastupitelnou roli má mzdová účetní při určování nástupu dovolené za příslušný kalendářní rok. Připravuje příslušné podklady pro zástupce zaměstnavatele, který o nástupu dovolené rozhoduje nebo – zejména u zaměstnavatelů s menším počtem zaměstnanců – tuto agendu vykonává sama. Mzdová účetní dbá na to, aby zaměstnavatel určil dobu čerpání dovolené tak, aby si zaměstnanec celou dovolenou za příslušný kalendářní rok vyčerpal do konce kalendářního roku, ve kterém mu právo na tuto dovolenou vzniklo. V případě, že určení doby čerpání dovolené do konce kalendářního roku, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo vážné provozní důvody na straně zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tuto dovolenou do konce následujícího kalendářního roku. Bude-li zaměstnanci v čerpání dovolené do konce následujícího kalendářního roku bránit dočasná pracovní neschopnost, mateřská dovolená nebo rodičovská dovolená, zaměstnavatel je povinen určit dobu čerpání dovolené po skončení těchto překážek v práci. Zaměstnanec může nastoupit na dovolenou bez souhlasu zaměstnavatele. Je to tehdy, jestliže zaměstnavatel neurčí zaměstnanci dobu čerpání dovolené ani do 30. června následujícího kalendářního roku (po roce, kdy zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo). Zaměstnanec je však povinen zaměstnavateli oznámit nástup čerpání dovolené alespoň 14 dnů předem, nedohodne-li se s ním na jiné době [§ 218 odst. 3 zákoníku práce (dále ZP)].

Převedení dovolené

Novela ZP č. 285/2020 Sb., od 1. ledna 2021 přinesla výhodu pro zaměstnance a připouští možnost převedení nevyčerpané části dovolené do následujícího kalendářního roku (§ 218 odst. 2 ZP). Je to však možné jen u dovolené, která přesahuje minimální výměru 4 týdnů a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů v kalendářním roce, do následujícího kalendářního roku. Podmínkou je písemná žádost zaměstnance o převedení a uvedení jeho oprávněných zájmů. Výhodu mohou uplatnit zaměstnanci zaměstnavatelů, kteří jsou uvedeni v § 109 odst. 3 ZP, neboť mají nárok na rozsah dovolené přesahující 4 kalendářní týdny (5 týdnů).

Příklad 1

Jedná se zejména o zaměstnance územních samosprávných celků, státního fondu, některých příspěvkových organizací a dalších uvedených v tomto ustanovení. Zaměstnanci, kteří jsou odměňováni mzdou a pracují v tzv. podnikatelských subjektech, např. v obchodních korporacích, mohou požádat o převod dovolené, pokud mají její výměru u zaměstnavatele delší než 4 kalendářní týdny.

Pedagogičtí pracovníci a akademičtí pracovníci vysokých škol mohou požádat o převedení dovolené v rozsahu 2 kalendářních týdnů, neboť její výměra u nich činí 8 týdnů v kalendářním roce.

Příklad 2

V písemné žádosti o převedení části dovolené do příštího roku zaměstnanec například uvede, že v příslušném roce u něj existují rodinné nebo jiné vážné důvody, pro které nemůže čerpat dovolenou v příslušném kalendářním roce.

VYDÁNÍ POTVRZENÍ O ZAMĚSTNÁNÍ - Konec kalendářního roku bývá často spojen se skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel v těchto případech musí zaměstnanci vydat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případně oddělené potvrzení. Údaje v něm obsažené zpravidla zpracovává mzdová účetní.

V potvrzení podle § 313 ZP musí uvést:

-    údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti nebo o dohodu o provedení práce a o době jejich trvání,

-    druh konaných prací,

-    dosaženou kvalifikaci,

-    odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,

-    zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,

-    údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

Delší dovolená při přesčasech

Do znění novely ZP se dostalo i zcela nové ustanovení, které zvyšuje počet dní dovolené pro zaměstnance, kteří odpracovali větší množství přesčasů. Tato „výhoda“ zvyšuje úlohu mzdové účetní při vedení a zaznamenávání přesčasové práce.

Příklad 3

Pokud by zaměstnanec v rozvržených směnách odpracoval např. v přesčasech během 52 týdnů v kalendářním roce více hodin, například 2 160, tedy o 80 více, bude mít delší dovolenou. Postupuje se podle § 213 odst. 5 ZP. Odpracoval-li zaměstnanec v kalendářním roce podle rozvrhu směn více než dvaapadesátinásobnek stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší týdenní pracovní doby, prodlouží se mu délka dovolené vždy o jednu dvaapadesátinu dovolené za kalendářní rok za každou další odpracovanou stanovenou týdenní pracovní dobu nebo kratší pracovní dobu. Podle tohoto vzorce získá jeden den dovolené navíc.

Druh konaných prací

V potvrzení o zaměstnání se rovněž uvádí údaj o druhu konaných prací, který je rozhodující pro zařazení do platové třídy. Podle § 123 odst. 1 ZP přísluší zaměstnanci platový tarif stanovený pro platovou třídu a platový stupeň, do kterých je zařazen. Platový stupeň se stanoví pomocí tzv. započitatelné praxe, kterou zaměstnavatel určí podle stanovené míry zápočtu předchozí praxe a náhradních dob, redukované v případě zaměstnanců, kteří nezískali potřebné vzdělání (nebo při alternativně stanoveném vzdělání získali nižší ze stupňů vzdělání stanovených pro příslušnou platovou třídu) odpočtem stanoveného počtu let.

Doba praxe se započítá diferencovaně podle toho, zda se jedná o dobu praxe v oboru požadované práce nebo o dobu jiné praxe. Posouzení, zda se jedná o praxi v oboru vykonávané práce nebo jinou praxi se ponechává na zaměstnavateli, protože u každého zaměstnance je třeba individuálně posoudit podle druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě a druhu práce sjednaného s předchozími zaměstnavateli (popř. vykonávaného na základě jiného právního vztahu), zda se jedná o praxi v oboru požadované práce nebo o jinou praxi.

Doba praxe v oboru požadované práce se započítá v plném rozsahu, doba jiné praxe nejvýše v rozsahu dvou třetin, podle míry její využitelnosti pro výkon požadované práce. Doba praxe v oboru požadované práce se započítá v plném rozsahu všem zaměstnancům, nikoliv pouze zaměstnancům, kteří získali potřebné vzdělání, nebo splňují odbornou způsobilost pro výkon práce, popřípadě dosáhli vzdělání umožňující jejich výjimečné zařazení do příslušné platové třídy.

Dosažená kvalifikace

Zaměstnanec mohl u předchozího zaměstnavatele získat další kvalifikaci nebo si dosavadní prohloubit či rozšířit. Tato skutečnost by rovněž měla být vyjádřena v potvrzení, aby nový zaměstnavatel mohl sjednávat se zaměstnancem mzdu nebo stanovit plat podle dosažené kvalifikace. Údaj o dosažené kvalifikaci vyjadřuje její hodnotu a formu, jaké zaměstnanec u zaměstnavatele, který potvrzení vystavuje, dosáhl.

Nejvýše přípustná expozice

Další údaj v potvrzení vyjadřuje, jakou dobu zaměstnanec odpracoval pro dosažení přípustné expoziční doby. Nejvyšší přípustnou expozici pro práce vykonávané na vybraných pracovištích stanoví rozhodnutím krajská hygienická stanice jako příslušný orgány ochrany veřejného zdraví [§ 78 odstavec 1 písm. b), § 78 odstavec 2 a § 82 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví].

Tento údaj v potvrzení „upozorní“ nového zaměstnavatele, že při zařazení na pracovní pozici musí přihlížet a hodnotit dobu, kdy zaměstnanec pracoval za podmínek příslušné expozice. To je hlavní důvod pro uvádění tohoto údaje v potvrzení. Při překročení přípustných hodnot expozice by musel být zaměstnanec převeden na jinou práci podle § 41 odstavec 1 písm. b) ZP.

ROZHODUJE HRUBÁ MZDA - Konec roku je pro mzdovou účtárnu znamením, že musí v případě potřeby zjišťovat průměrný výdělek zaměstnance za předchozí kalendářní čtvrtletí, tedy za období 1. 10. až 31. 12. 2022. Jedná se zejména o nároky zaměstnanců, které jsou spojené s poskytováním náhrady mzdy ve výši průměrného výdělku, jako je např. odstupné, různé překážky v práci, dovolená apod.

Pro výpočet průměrného výdělku je rozhodující hrubá mzda, která byla zaměstnanci zúčtována v předchozím kalendářním čtvrtletí. Při rozhodování, které částky patří do základu pro výpočet průměrného výdělku, je nutné si uvědomit, co se rozumí mzdou. Do základu pro výpočet se započítávají jen částky, které jsou poskytovány za vykonanou práci. Za odpracovanou dobu, kterou se dělí příslušná hrubá mzda, se považuje doba skutečného výkonu práce, za níž přísluší mzda (plat). Jde např. o práci přesčas, dobu účasti na školení či studiu k prohloubení kvalifikace apod.

Do odpracované doby se nezapočítávají zejména překážky v práci, ať již jde o pracovní volno s náhradou mzdy nebo neplacené, dovolená, neomluvená nepřítomnost v práci, náhradní volno za práci přesčas nebo ve svátek, přestávky v práci na jídlo a oddech, studijní volno apod.

Do hrubého výdělku se zahrnuje mzda, zúčtovaná k výplatě v rozhodném období, bez ohledu na to, zda byla vyplacena až po jeho skončení. Do hrubé mzdy se však nezahrnují plnění, která nemají povahu mzdy nebo platu, protože nejsou poskytovaná za práci. Většinou jde o plnění v souvislosti se zaměstnáním, jako např. náhrady mzdy, odstupné, cestovní náhrady, náhrady za opotřebení vlastního nářadí.

Oddělené potvrzení

Požádá–li zaměstnanec, je zaměstnavatel povinen podle § 313 odstavec 2 ZP uvést v odděleném potvrzení údaje o výši jeho průměrného výdělku a o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinností vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem [§ 39 odst. 2 písm. a) zákona č. 435/2004 Sb.]. Povinností zaměstnavatele je dále uvést skutečnost, zda ke skončení pracovněprávního vztahu nedošlo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301a ZP zvlášť hrubým způsobem (porušení dočasného režimu práce neschopného zaměstnance).

EVIDENČNÍ LIST DŮCHODOVÉHO POJIŠTĚNÍ vede zaměstnavatel a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění, ve většině případů mzdové účetní. Jeho obsah i postup při vyplňování a předkládání je uveden v zákoně č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v § 36 a § 39. Vede se pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok, a to vždy od 1. ledna kalendářního roku, nebo od vzniku účasti občana na důchodovém pojištění. Ukončuje se 31. prosince příslušného kalendářního roku nebo dnem skončení účasti na důchodovém pojištění. Zaměstnavatel (většinou mzdová účetní) do evidenčního listu zapisuje identifikační údaje pojištěnce. To jsou identifikační údaje zaměstnavatele, jméno a poslední příjmení zaměstnance, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo. Dále se zapisuje druh výdělečné činnosti, doba účasti na důchodovém pojištění a doba tohoto pojištění, vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, vznik a skončení pracovního poměru. Důležitý je údaj o dobách, které se vylučují při stanovení osobního vyměřovacího základu (např. doba dočasné pracovní neschopnosti, kterou si pojištěnec nezpůsobil úmyslně, dobo karantény, doba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti apod.).

Předkládání ELDP

ELDP spolu s identifikačními údaji zaměstnavatele předkládá zaměstnavatel prostřednictvím Okresní nebo Pražské správy sociálního zabezpečení České správě sociálního zabezpečení. Termín je do 30 dnů ode dne zápisu uvedených údajů do ELDP, zpravidla do 30. ledna následujícího roku, případně od skončení pracovního poměru nebo ode dne zániku zaměstnavatele, při úmrtí pojištěnce apod.

Zaměstnavatel je povinen předložit občanovi stejnopis ELDP k podpisu a založit do své evidence, zpravidla do osobního spisu zaměstnance. Druhý stejnopis s podpisem pověřeného zaměstnance (zpravidla mzdová účetní) je povinen vydat občanovi v den, kdy předkládá ELDP příslušné správě sociálního zabezpečení. Nesouhlasí–li občan s údaji uvedenými v ELDP a zaměstnavatel je na základě žádosti občana neopraví, může o sporu rozhodnout okresní správa sociálního zabezpečení.

MZDOVÝ LIST - Plátci daně (zaměstnavatelé) jsou povinni podle § 38j zákona o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. (dále ZDP) vést za každého poplatníka daně z příjmu (zaměstnance) mzdový list. Ten musí obsahovat:

-    poplatníkovo jméno, i dřívější,

-    rodné číslo (u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu totožnosti s uvedením kódu státu výstavce a dále kód státu rezidentství),

-    bydliště (u daňového nerezidenta bydliště ve státě rezidentství),

-    jméno a rodné číslo osoby, na kterou uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění (tedy na manželku a děti),

-    dále nezdanitelné částky podle § 15 ZDP (např. odpočet životního pojištění, dary, úroky z hypotéky) a

-    částku slev na dani (např. slevu za studium, vlastní invaliditu, slevy na vyživovanou manželku a děti),

-    den nástupu do zaměstnání (u daňového nerezidenta i datum ukončení zaměstnání v ČR).

Za každý kalendářní měsíc se vede: úhrn zúčtovaných mezd (peněžních i naturálních), částky osvobozené od daně z úhrnu mezd, základ pro výpočet zálohy na daň nebo srážkové daně, vypočtená záloha nebo srážková daň, měsíční sleva na dani a záloha snížená o slevy, měsíční daňové zvýhodnění, sleva na dani za dítě a daňový bonus a záloha snížená o měsíční slevy, skutečně sražená záloha, součet údajů za zdaňovací období podle předchozího bodu a úhrn měsíčních daňových bonusů, údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování daně.

Údaje o pojistném

V § 38j odst. 10 ZDP se dále hovoří o tom, že je plátce daně (tedy zaměstnavatel) povinen uvést na mzdovém listě i částky pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti (obvykle zkracováno jako sociální pojištění) a na veřejné zdravotní pojištění, které je povinen ze svých příjmů platit poplatník (tedy zaměstnanec).

Minimální mzda

má velmi podstatný vliv na činnost mzdových účetních. Do 31. prosince 2022 je minimální měsíční mzda 16 200 Kč. Od 1. ledna 2023 se počítá s jejím zvýšením. Mzdová účetní musí sledovat, i když bude mít k dispozici počítačové „návody“ – výdělek zaměstnance. Pokud by si vydělal méně po odečtení mzdy nebo platu za práci přesčas, příplatku za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve zdraví ztíženém prostředí a za práci v sobotu a v neděli, zaměstnavatel mu rozdíl doplatí. Minimální mzda je stanovena pro týdenní pracovní dobu 40 hodin. Při jiné délce se výše mzdy upraví. Na stejné mzdové úrovni je minimální mzda zaměstnanců, kteří jsou zdravotně postižení (např. poživatelé invalidních důchodů). Pro tyto osoby platí rovněž měsíční i hodinová minimální mzda.

Ke mzdě přísluší zaměstnanci doplatek ve výši rozdílu mezi mzdou dosaženou v kalendářním měsíci a příslušnou minimální měsíční mzdou, nebo ve výši rozdílu mezi mzdou připadající na jednu odpracovanou hodinu a příslušnou minimální hodinovou mzdou. Možnost volby doplatku do hodinové nebo měsíční minimální mzdy podmiňuje ZP sjednáním, stanovením nebo určením formy doplatku před započetím práce. V opačném případě je zaměstnavatel povinen použít doplatku do minimální hodinové mzdy.

Odvody pojistného

Mzdová účetní musí dále sledovat a provádět odvody pojistného.Minimální mzda má vliv na placení pojistného ve zdravotním pojištění zaměstnavateli a osobami bez zdanitelných příjmů. Zaměstnavatel musí odvádět pojistné za zaměstnance z vyměřovacího základu, který je zpravidla roveň hrubé mzdě zaměstnance, nejméně však z minimální vyměřovacího základu, tedy z minimální mzdy, pokud se na zaměstnance povinnost odvodu pojistného alespoň z minimální mzdy vztahuje. Ve věci doplatku do minimálního vyměřovacího základu zaměstnance se provádí dopočet do minimální mzdy. Z minimální mzdy se bude vycházet i při placení pojistného na zdravotní pojištění z poskytnutého pracovního volna bez náhrady příjmu, pokud by se nejednalo o zaměstnance, u nichž se pojistné za toto období neodvádí. Z minimální mzdy (minimální vyměřovací základ) se bude vycházet i v případě placení pojistného u neomluvené absence nebo stávky.

Zaručená mzda

Současně s minimální mzdou se od 1. ledna 2023 upraví i částky zaručené mzdy. Jde o zaměstnavatele, kteří působí v oblasti veřejné služby a správy nebo o ty, kteří nemají kolektivní smlouvu nebo nejsou mzdové podmínky v kolektivní smlouvě sjednány. Nedosáhne–li mzda nebo plat bez mzdy nebo platu za práci přesčas, příplatku za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve ztíženém pracovním prostředí a za práci v sobotu a v neděli příslušné úrovně zaručené mzdy, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci doplatek ke mzdě ve výši rozdílu mezi mzdou dosaženou v kalendářním měsíci a příslušnou nejnižší úrovní zaručené měsíční mzdy, případně hodinové mzdy.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 38j zákona č. 586/1992 Sb.

Povinnosti plátců daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti

(1) Plátci daně jsou povinni vést pro poplatníky s příjmy podle § 6, mzdové listy, rekapitulaci o sražených zálohách a dani srážené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období.

(2) Mzdový list musí pro účely daně obsahovat

a) poplatníkovo jméno i dřívější,

b) rodné číslo, a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem,

c) bydliště, a u poplatníka uvedeného v § 2 odst. 3 bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,

d) jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15, částek slevy na dani podle § 35 odst. 4 a § 35ba a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,

e) den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice,

f)  za každý kalendářní měsíc

1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,

2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,

3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,

4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,

5. měsíční slevu na dani podle § 35ba a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,

6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční...