Povinnosti personalisty – konec roku

S koncem roku a začátkem nového roku dochází pravidelně ve většině firem k obměně alespoň některých zaměstnanců. To pro personalistu znamená řádně ukončit pracovní poměr a zajistit nástup nového zaměstnance. Jaké jsou nejdůležitější povinnosti mzdové účetní na konci roku?

Uzavírání pracovního poměru

Pokud se týká přijímacího řízení, tak zákoník práce vychází ze zásady, že výběr fyzických osob ucházejících se o zaměstnání je plně v kompetenci zaměstnavatele. Jedná se o logickou zásadu, neboť jsme v oblasti smluvních vztahů, a je tudíž na obou účastnících, zda uzavřou s durhou stranou pracovní smlouvu či nikoliv. Právo zaměstnance svobodně a dobrovolně si vybrat, s kým uzavře pracovní smlouvu, je zaručeno samotnou Listinou základních práv a svobod (čl. 26 LZPS). Stejné právo má i zaměstnavatel. Je na zaměstnavateli, aby v případě, že se o jedno místo u něho uchází více uchazečů, si vybral toho, kterého považuje na dané místo za nejvhodnějšího.

Zaměstnavatel, však může brát při výběru nejvhodnějšího kandidáta v úvahu pouze kritéria, která se vztahují k výkonu budoucí práce, nemůže tedy v praxi např. brát v úvahu a ani se dotazovat uchazečky o zaměstnání, zdali plánuje rodinu apod., neboť zákoník práce připouští pouze jako kritérium při výběru uchazečů o zaměstnání hledisko kvalifikace a v ostatním odkazuje případně na zvláštní předpisy. Takovým zvláštním předpisem je např. v oblasti školství zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících.

Způsob, jakým má zaměstnavatel provádět výběr svých budoucích zaměstnanců, zákoník práce ani žádný jiný předpis nestanoví. Je to čistě interní věc zaměstnavatele, kterou si může upravit případně svými vnitřními předpisy.

A právě zpracování podmínek přijímání nových zaměstnanců bývá náplní práce personalisty. Zaměstnavatel samozřejmě může na některá místa vyhlásit výběrové řízení, jehož pravidla si však zase musí sám stanovit. I pokud zaměstnavatel výběrové řízení zveřejní, není zásadně povinen ukončit toto vnitřní výběrové řízení tím, že s některou z osob, ucházejících se u něho o zaměstnání, uzavře pracovní poměr. Zaměstnavatel nakonec nemusí přijmout žádnou z osob ucházejících se u něho o zaměstnání, pokud dospěje k závěru, že žádná z nich nesplňuje všechna hlediska dle jeho představ, tj. hledisko kvalifikace, nezbytných požadavků nebo zvláštních schopností. V praxi přijímací řízení provádí personalista s příslušným vedoucím zaměstnancem zaměstnavatele.

Tuto pravomoc zaměstnavatele provést nezávislý výběr zaměstnanců je však třeba důsledně odlišovat od konkursního řízení. Některé zákony výslovně stanoví povinnost obsazovat určitá místa na základě konkurzního řízení. Vezměme si za příklad školy. V případě škol je konkursní řízení stanoveno zákonem výhradně na obsazení funkce ředitele školy.

Školský zákon jasně stanoví, že ředitele školské právnické osoby zřizované ministerstvem, krajem, obcí nebo svazkem obcí, ředitele příspěvkové organizace nebo vedoucího organizační složky státu nebo její součásti jmenuje na vedoucí pracovní místo zřizovatel na základě jím vyhlášeného konkursního řízení. V případě přijímacího řízení u ostatních zaměstnanců školy se konkursní řízení nepoužívá.

Některé zákony stanoví přímo kvalifikační předpoklady zaměstnance

O to má pak personalista ulehčenou práci. Klasickým příkladem je opět zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících, který stanoví, že pedagogickým pracovníkem může být jen ten, kdo splňuje tyto předpoklady:

•    je plně způsobilý k právním úkonům,

•    má odbornou kvalifikaci pro přímou pedagogickou činnost, kterou vykonává,

•    je bezúhonný,

•    je zdravotně způsobilý a 

•    prokázal znalost českého jazyka, není-li stanoveno jinak.

Personalista má většinou povinnost zajistit tzv. notifikační povinnost, tj. povinnost seznámit uchazeče o zaměstnání s právy a povinnostmi, které by pro ni z pracovní smlouvy, případně ze jmenování na pracovní místo, vyplynuly. Notifikační povinnost by – v zájmu prevence budoucích sporů – měla být splněna co nejpodrobněji. Zaměstnanec by měl být informován zejména o těchto skutečnostech

•    práci (funkci), kterou bude u zaměstnavatele vykonávat,

•    zda pracovní poměr vznikne na základě pracovní smlouvy nebo jmenováním,

•    zda bude navrhováno sjednání zkušební doby, a pokud ano, v jaké délce,

•    zda zaměstnavatel navrhuje pracovní poměr na dobu určitou či neurčitou,

•    jaké jsou mzdové (platové) podmínky, zda bude mzda sjednána, nebo bude určena mzdovým tarifem,

•    pracovní době a způsobu jejího rozvržení,

•    délce dovolené

•    kolektivní smlouvě, je-li u zaměstnavatele uzavřena,

•    zda je podmínkou výkonu práce uzavření dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty nebo dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí,

•    zda je podmínkou výkonu práce souhlas s vysíláním na pracovní cesty (tuzemské, zahraniční),

•    zda je podmínkou výkonu práce souhlas s výkonem pracovní pohotovosti,

•    zda je podmínkou výkonu práce souhlas s nadlimitní prací přesčas,

•    jaké jsou možnosti prohlubování či zvyšování kvalifikace,

•    jak má zaměstnanec postupovat, chce-li vedle zaměstnání v základním pracovněprávním vztahu vykonávat výdělečnou činnost, která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele,

•    zaměstnavatel, u něhož je po dohodě se zaměstnancem prováděna výplata mzdy (platu) bezhotovostním způsobem, by měl zaměstnance informovat i o této skutečnosti a měl by tento způsob výplaty mzdy (platu) s budoucím zaměstnancem předjednat.

Největší důraz je však třeba při přijímání nových zaměstnanců klást na zajištění vstupní prohlídky. To je zásadní předpoklad vzniku pracovního poměru a to musí zajistit personalista. Zpravidla tak činí ve spolupráci s osobou odborně způsobilou v prevenci rizik (OZO) zaměstnavatele neboli bezpečnostním technikem a příslušným vedoucím zaměstnancem, jehož podřízeným nový zaměstnanec bude. Tyto dvě osoby musí personalistovi sdělit, do jaké kategorie bude jím vykonávaná práce zařazena a jakým rizikům bude nový zaměstnanec vystaven, aby mohla být řádně zpracována žádanka o prohlídku.

Je třeba mít na paměti zásadu, že bez prohlídky nesmí zaměstnanec vykonávat práci, neboť je považován za zdravotně nezpůsobilého podle § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách a zaměstnavatel se musí také chránit. K pracovnímu úrazu může dojít např. za půl hodiny po nástupu na první směnu a bylo by zbytečné, když by musel personalista vysvětlovat orgánům inspekce práce, z jakého důvodu nepožadoval po zaměstnanci vstupní lékařskou prohlídku.

V některých případech, konkrétně u zaměstnanců, kteří jsou zařazeni do první kategorie a budou vykonávat práci, u které není ani tzv. riziko ohrožení zdraví (část B přílohy č. 2 k vyhlášce č. 79/2013 Sb. – např. řízení referentského vozidla) může personalista poslat uchazeče o zaměstnání na vstupní prohlídku k jeho praktickému lékaři. Není to však podmínka, vhodnější je když prohlídku zajišťuje poskytovatel pracovnělékařských služeb, s kterým má zaměstnavatel uzavřenu smlouvu, protože ten zná pracoviště zaměstnavatele z hlediska výskytu rizik.

Informace o obsahu
pracovního poměru

Poslední novela zákoníku práce (nabyla účinnosti 1. října 2023) přinesla podstatné změny týkající se tzv. Informace o obsahu pracovního poměru, tedy druhého dokladu, který musí zaměstnanec při vzniku pracovního poměru obdržet spolu s pracovní smlouvou.

Novela zákoníku práce přinesla pro přehlednost zcela nové znění § 37 ZP o informování o obsahu pracovního poměru. S ohledem na čl. 4 odst. 2 směrnice TPWC, podle kterého je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance alespoň o taxativně vypočtených skutečnostech, bylo nutno revidovat a doplnit rozsah informační povinnosti zaměstnavatele stanovené v § 37 odst. 1 ZP. Byly tak doplněny údaje o době trvání a podmínkách zkušební doby, údaje o postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru, a to včetně údaje o výpovědních dobách a postupu při neplatném rozvázání pracovního poměru, údaje o poskytovaném odborném rozvoji zaměstnance, údaje o stanovené týdenní pracovní době, o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení, o rozsahu práce přesčas, o rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a době poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo a údaje o účasti zaměstnance na nemocenském a důchodovém pojištění.

Podle čl. 5 směrnice TPWC běží lhůta k informování zaměstnance od prvního dne výkonu práce (tj. dne, kdy zaměstnanec fakticky zahájí výkon práce) a činí 7 kalendářních dní nebo 1 měsíc, a to v závislosti na tom, o jakou informaci se jedná (nejzákladnější informace zaměstnanec musí obdržet nejpozději do 7 dní, zbytek do 1 měsíce). Písemná informace má pro zaměstnance smysl pouze tehdy, je-li poskytnuta, pokud možno, již na začátku realizace pracovněprávního vztahu. Z toho důvodu byla stanovena jednotná lhůta pro splnění informační povinnosti, a to 7 kalendářních dní od vzniku pracovního poměru (den nástupu do práce sjednaný v pracovní smlouvě), nikoliv tedy dne, kdy byla práce fakticky zahájena (první směna). Oproti stávající úpravě tak došlo ke zkrácení lhůty, avšak okamžik počátku jejího běhu zůstává stejný.

Podle § 37 odst. 2 ZP může být poskytnutí určitých informací nadále v souladu s čl. 4 odst. 3 směrnice TPWC v taxativně vypočtených případech nahrazeno odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Tento výčet, který je ve stávající úpravě obsažen v § 37 odst. 3 ZP, je upraven s ohledem na navržené změny v odstavci 1.

Povinnost zaměstnavatele informovat vysílané zaměstnance o měně, ve které jim bude vyplácena mzda či plat, a předpokládané době trvání vyslání, která je v současnosti upravena v § 37 odst. 2 ZP, je nově zahrnuta ve zvláštní informační povinnosti zaměstnavatele podle § 37a ZP.

V odstavci 3 předmětného ustanovení dochází k transpozici čl. 6 směrnice TPWC, podle kterého platí, že pokud během trvání pracovněprávního vztahu dojde ke změnám skutečností uvedených v čl. 4 odst. 2 směrnice, zaměstnanec o nich musí být taktéž informován, a to nejpozději v den účinnosti takovéto změny. Tato povinnost se ale nevztahuje na změny právních předpisů, kolektivních smluv či vnitřních předpisů.

V § 37 odst. 1 ZP je zaměstnavateli uloženo, aby individuálně každému zaměstnanci poskytl informaci písemně. Zaměstnavatel přitom může zaměstnanci poskytnout informaci v listinné podobě, ale i v elektronické podobě, přičemž odstavec 4 nově výslovně upravuje podmínky pro poskytnutí informace v elektronické podobě, a to tak, aby byly splněny podmínky plynoucí z čl. 3 směrnice TPWC.

Dále bylo také nutné odstranit výjimku podle dosavadního § 37 odst. 4 ZP, neboť směrnice TPWC již nepřipouští výjimku z informační povinnosti zaměstnavatele pro pracovní poměry kratší než 1 měsíc.

Za ustanovení § 37 ZP bylo vloženo zcela nové ustanovení § 37a ZP o informování zaměstnanců vysílaných na území jiného státu. Podle čl. 7 směrnice TPWC jsou zaměstnancům, kteří jsou vysláni do jiného členského státu nebo do třetí země, poskytnuty další informace nad rámec čl. 4 odst. 2 směrnice TPWC (např. jim musí být sděleny informace o zemi, v níž má být práce vykonávána, o předpokládané době vyslání, o peněžitém nebo věcném plnění vyplývajícím z výkonu práce, informace o tom, zda je zajištěn návrat zaměstnance ze zahraničí a jaké jsou podmínky návratu atd.).

Obdobnou informaci musí personalista poskytnout i zaměstnanci s kterým uzavírá některou z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti). Bližší podrobnosti této informace obsahuje § 77a ZP.

Pro personalistu tato tři nová ustanovení (§ 37a, § 37b a § 77a ZP) znamenají, že si musí připravit vzor informace k pracovní smlouvě a informace k dohodě, aby nemusel při každém novém uzavírání pracovněprávního vztahu složitě dohledávat příslušná práva zaměstnance. Přitom si zejména ujasní, které informace bude zaměstnanci podávat pouze odkazem na obecně závazný právní předpis (zejména zákoník práce) a které odkazem na kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis zaměstnavatele.

Dovolená zaměstnanců pracujících na základě dohod

Novela zákoníku práce přinesla ještě jednu velkou změnu zákoníku práce, a to právo zaměstnanců činných na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti) na dovolenou. Tato změna nabývá účinnosti k 1. lednu 2024, neboť změny vztahující se k dovolené, která se určuje za období kalendářního roku, je vhodné vždy vázat k 1. lednu.

K tomuto dni tak z § 77 odst. 2 ZP bude vypuštěno písm. d), kde je upravena výluka z práva na dovolenou pro zaměstnance pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, a současně bude vložen nový odstavec 8, který pro tyto zaměstnance výhradně pro účely dovolené stanoví fiktivní týdenní pracovní dobu v délce 20 hodin týdně.

Obecná právní úprava dovolené obsažená zejména v § 211 až 223 ZP, která upravuje právo na dovolenou u zaměstnanců v pracovním poměru, se tudíž bude aplikovat rovněž na právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Zaměstnancům pracujícím na základě dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti tak automaticky ze zákona při splnění zákonem stanovených podmínek vznikne právo na dovolenou. Zvláštní právní úprava obsažená ve stávajícím § 77 odst. 3 ZP, který stanoví, že právo zaměstnance činného na základě dohody o pracovní činnosti na dovolenou je možné sjednat, popřípadě stanovit vnitřním předpisem, a to za podmínek uvedených v části deváté zákoníku práce, tak bude zcela vypuštěna, neboť právo na dovolenou bude plynout přímo ze zákona.

Právo na dovolenou bude zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr náležet za stejných podmínek, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru (totéž platí o jejím čerpání a případném krácení). Vzhledem k tomu, že ale u dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti zákoník práce nestanoví týdenní pracovní dobu ve smyslu § 79 a § 80 ZP, což je zásadní veličina pro určení délky dovolené v konkrétním případě, je třeba, aby zákoník práce nově stanovil, že výhradně pro účely dovolené se za týdenní pracovní dobu považuje u zaměstnanců pracujících na základě dohody o pracovní činnosti a dohody o provedení práce týdenní pracovní doba v délce 20 hodin týdně, a to bez ohledu na to, zda a v jakém skutečném rozsahu počtu hodin týdně byla práce v předmětné dohodě sjednána a následně konána.

Z uvedeného vyplývá, že pracovněprávní vztah zaměstnance k zaměstnavateli na tutéž dohodu tedy musí v příslušném kalendářním roce nepřetržitě trvat alespoň 4 týdny (tj. 28 kalendářních dnů) a zaměstnanec v rámci tohoto pracovněprávního vztahu musí v daném kalendářním roce odpracovat alespoň 4násobek své fiktivní týdenní pracovní doby, tj. alespoň 80 hodin (včetně případných náhradních dob). Aby právo na dovolenou za daný kalendářní rok vzniklo, musí být obě tyto podmínky splněny kumulativně. Jejich splnění se přitom bude posuzovat zvlášť ke každému pracovněprávnímu vztahu, ledaže na sebe pracovněprávní vztahy bezprostředně navazují a pracovněprávní vztah se pak podle § 216 odst. 1 ZP považuje pro účely dovolené za nepřetržitě trvající.

Délka dovolené závisí na:

•    délce týdenní pracovní doby zaměstnance, která podle odstavce 5 činí vždy 20 hodin týdně,

•    počtu celých odpracovaných násobků této týdenní pracovní doby v daném kalendářním roce (pozn.: do odpracované doby pro účely dovolené se i v tomto případě započtou tzv. náhradní doby, kdy zaměstnanec fakticky nepracoval, tedy užije se § 348 odst. 1 v kombinaci s § 216 odst. 2 a 3 ZP),

•    výměře dovolené (viz § 212 ZP).

Délka dovolené se stanoví v souladu s § 213 ZP tak, že za každou celou odpracovanou týdenní pracovní dobu přísluší zaměstnanci dovolená v délce 1/52 této týdenní pracovní doby vynásobené výměrou dovolené, přičemž výsledek se vždy zaokrouhlí na celé hodiny nahoru. Vzhledem k tomu, že týdenní pracovní doba pro účely dovolené vždy činí 20 hodin týdně, zaměstnanci při 4týdenní výměře dovolené za odpracování každých 20 hodin (včetně náhradních dob) vznikne právo na 1/52 z 80 hodin (20 × 4), tj. cca 1,5 hodiny dovolené.

K výpočtu dovolené za kalendářní rok lze použít tzv. univerzální vzorec ve tvaru:

počet celých odpracovaných násobků týdenní pracovní doby/52 × týdenní pracovní doba × výměra dovolené.

Při skončení pracovního
poměru musí personalista ohlídat několik věcí

Z hlediska personálního je však třeba považovat za nejdůležitější vydání potvrzení o zaměstnání a zpracování posudku.

Povinnost zaměstnavatele vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání se vztahuje na všechny zaměstnance bez ohledu na to, jaké je jejich zařazení, zda pracovali v pracovním poměru na dobu určitou nebo neurčitou, a jakým způsobem a proč jejich pracovní poměr vznikl nebo skončil. Tato povinnost zaměstnavatele není vázána na žádnou součinnost zaměstnance (není potřebné, aby zaměstnanec vydání potvrzení žádal, zaměstnavatel nesmí podmiňovat vydání potvrzení např. úhradou zaměstnancem způsobené škody, vrácením pracovních pomůcek apod.).

Povinnost zaměstnavatele k vydání potvrzení o zaměstnání je vztažena pouze k zaměstnanci, proto ji zaměstnavatel nemůže splnit tím, že potvrzení vydá např. novému zaměstnavateli zaměstnance, manželce zaměstnance nebo jiné osobě odlišné od zaměstnance. Potvrzení o zaměstnání (s údajem o tom, že byl nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, kterým soudem a v čí prospěch) musí zaměstnanec podle § 294 OSŘ předložit novému zaměstnavateli.

Zákon nestanoví, kdy přesně má být potvrzení zaměstnanci vydáno. Vzhledem k tomu, že potvrzení má být vydáno „při“ skončení zaměstnání a jde o potvrzení „o“ zaměstnání, může zaměstnavatel svoji povinnost splnit teprve v souvislosti se skončením pracovního poměru. Teprve když má vědomost o tom, že pracovní poměr zaměstnance končí a kdy končí, může uvést do potvrzení všechny údaje uvedené v § 313 odst. 1 ZP. Nejzazším termínem pro splnění této povinnosti bude den skončení pracovního poměru. Na uvedeném závěru nemůže nic měnit ani skutečnost, že se zaměstnanec nebo zaměstnavatel případně domáhají v soudním řízení neplatnosti rozvázání pracovního poměru. Dokud totiž není soudem pravomocně rozhodnuto o tom, že rozvázání pracovního poměru je neplatné, považuje se rozvazovací úkon za platný a pracovní poměr za skončený ke dni, kdy měl skončit podle úkonu, který je u soudu napaden. Při vydávání tohoto potvrzení spolupracuje personalista úzce se mzdovou účetní.

JUDr. Eva Dandová