Práce na dálku nově

Právní úprava práce na dálku je obsažena v § 317 ZP. Vzhledem k tomu, že po celá léta tato úprava postrádala přesnější úpravu podmínek výkonu práce na dálku, vložila novela zákoníku práce provedená zákonem č. 281/2023 Sb. do zákoníku práce ustanovení § 190a ZP o náhradách nákladů při výkonu práce na dálku.
A právě toto ustanovení nás bude dnes zajímat nejvíce, protože paušální částka této náhrady se pravidelně k 1. lednu nového roku mění. Jaká je aktuální právní úprava práce na dálku?

Homeworking je anglický výraz pro trvalou práci z domova. V České republice byl znám již v 60. letech 20. století, kdy hojně pracovali z domova zaměstnanci, kteří vyráběli bižuterii nebo doma šili jednoduché části oblečení. V Západní Evropě se pojem homeworking historicky používal pro práci živnostníků a malých firem, které pracují „z domova“. V současné době tento pojem do jisté míry v podvědomí zaměstnavatelů i zaměstnanců (ale i veřejnosti) splývá s pojmem teleworking, neboť pracovat z domova většinou znamená pracovat na počítači, a to mohou i zaměstnanci středních a velkých firem.

Teleworking je též anglický výraz a přeloženo do češtiny znamená „práce na dálku“. Jde o zvláštní režim práce, kdy zaměstnanec nemusí dojíždět na pracoviště zaměstnavatele, neboť pracuje vzdáleně z jiného místa za pomoci různých informačních a telekomunikačních technologií a zařízení (přes počítač, mobil apod.). V literatuře se někdy objevuje i výraz e-working jako synonymum pojmu teleworking. V zásadě se tím rozumí využívání IT systémů zaměstnavatele. Teleworking se nemusí odehrávat pouze z domova zaměstnance, ale i z jiných míst, dokonce z kaváren nebo restaurací, kde zaměstnanec tráví čas mezi schůzkami s klienty. Homeworking je tak dnes speciální formou teleworkingu.

Stávající právní úprava pro všechny tyto typy výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele používá označení „práce na dálku“ protože tento pojem nejlépe vystihuje podstatu této práce – práci na dálku není třeba vykonávat pouze z domova.

DOHODA O PRÁCI NA DÁLKU - Zákoník práce stanoví, že výkon práce na dálku je možný pouze na základě písemné dohody uzavřené mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Nehraje roli, zda má výkon práce na dálku být realizován pravidelně, nebo jen nárazově podle potřeb zaměstnavatele či zaměstnance (např. zaměstnanci onemocní dítě a výkon práce na dálku v rozsahu pouhých pár dnů mu umožní lépe skloubit péči o nemocné dítě a výkon práce). Protože právní úprava dopadá jak na zaměstnance v pracovním poměru, tam na zaměstnance činné na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, musí i s „dohodářem“ zaměstnavatel za účelem výkonu práce na dálku uzavřít písemnou dohodu.

Obecně proto platí, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci práci na dálku nařídit (např. proto, že má na svém pracovišti výpadek energie), stejně jako si zaměstnanec tento režim jednostranně vynutit. Na tom nic nemění skutečnost, že podle § 241a ZP mají určité skupiny zaměstnanců právo podat kvalifikovanou žádost o výkon práce na dálku, neboť tomu odpovídá toliko povinnost zaměstnavatele případné zamítnutí této žádosti písemně odůvodnit, nikoliv jí vyhovět.

K výkonu práce na dálku bez písemné dohody však dojít může, a to ve dvou případech:

•    v návaznosti na opatření orgánu veřejné moci nebo

•    podle právní úpravy obsažené ve zvláštním právním předpisu.

Podle § 317 odst. 3 ZP je zaměstnavatel oprávněn zaměstnanci práci na dálku písemně nařídit na nezbytně nutnou dobu, avšak jedině v případě, že:

•    tak stanoví opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona,

•    to umožňuje povaha práce vykonávané zaměstnancem a

•    místo výkonu práce na dálku bude pro výkon práce způsobilé.

Jiným zvláštním zákonem se rozumí například krizový zákon nebo zákon o ochraně veřejného zdraví. Zaměstnavatel může zaměstnanci výkon práce na dálku nařídit pouze z místa, které si zaměstnanec určí. Postup by měl být takový, že zaměstnanec na výzvu zaměstnavatele bez zbytečného odkladu, tj. jakmile to bude možné, zaměstnavateli písemně sdělí místo výkonu práce na dálku, o kterém bude předpokládat, že je práci způsobilé. Bude pak na zaměstnavateli, aby posoudil, zda místo navržené zaměstnancem je pro práci opravdu vhodné. Zákon přitom výslovně počítá i s tím, že zaměstnanec uvede, že nemá k dispozici žádné místo způsobilé k výkonu práce na dálku.

Existují zvláštní předpisy, které předpokládají výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele, aniž by to bylo podmíněno uzavřením dohody o práci na dálku podle § 317a ZP. Jde např. o § 22a zákona o pedagogických pracovnících, podle něhož si pedagogický pracovník část práce související s přímou pedagogickou činnost sám rozvrhuje na místě, které si rovněž sám určí (např. doma se připravuje na nadcházející hodiny, opravuje písemné práce žáků apod.). Obdobně je tomu u akademických pracovníků podle zákona o vysokých školách nebo u členů uměleckého souboru veřejné kulturní instituce podle zákona o veřejných kulturních institucích. Vzhledem k tomu, že tento postup vyplývá přímo ze speciální právní úpravy, neuzavírá se ani dohoda o samorozvrhování pracovní doby podle § 87a ZP, ani dohoda o výkonu práce na dálku podle § 317 ZP.

Nabízí se otázka, zda se musí dohoda o práci na dálku uzavírat také např. s obchodními zástupci či servisními techniky, kteří pracují pouze v terénu, tedy mimo pracoviště zaměstnavatele. K této otázce se vyjádřila Asociace pro rozvoj kolektivního vyjednávání a pracovních vztahů ve stanovisku ze dne 10. listopadu 2023, v němž dospěla k závěru, že výkon práce na pracovní cestě nelze považovat za výkon práce na dálku, a se zaměstnancem se proto neuzavírá dohoda o práci na dálku. U pracovní cesty totiž existuje pouze dohoda o tom, že zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na pracovní cestu, přičemž tato dohoda nevyžaduje písemnou formu. Místo výkonu práce na pracovní cestě i související podmínky určuje zaměstnavatel a náklady spojené s výkonem práce jsou hrazeny prostřednictvím cestovních náhrad. Totéž platí i pro případ, že s ohledem na povahu konaných prací má zaměstnanec místo výkonu práce sjednáno šířeji (např. územím ČR), a šlo by o pracovní cestu jen pro účely cestovních náhrad ve smyslu § 152 písm. b) ZP a § 156 odst. 2 ZP. V praxi však často dochází k tomu, že např. obchodní zástupci nebo servisní technici musí v rámci své práce vyřizovat administrativní úkony, které se nejčastěji provádějí z místa bydliště zaměstnance. Tato část práce zaměstnance už není ale pracovní cestou. Jelikož se přitom odehrává na jiném místě než na pracovišti zaměstnavatele, je nutné ji mít podloženou písemnou dohodou o práci na dálku.

Dohoda o práci na dálku může být uzavřena samostatně (tj. jako zvláštní dohoda stojící mimo pracovní smlouvu nebo některou z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr), nebo může být zahrnuta v pracovní smlouvě, dohodě o pracovní činnosti nebo dohodě o provedení práce (tj. bude „vtělena“ do textu pracovní smlouvy nebo těchto dohod), případně mít formu „dodatku“ k pracovní smlouvě či dohodě, je-li sjednána až dodatečně. Záleží na rozhodnutí stran, jak k tomu přistoupí.

Bude-li uzavřena samostatně stojící dohoda, může být díky tomu při jejím případném rozvázání pro obě strany „snáze určitelné“, jaké vzájemné závazky v důsledku takového jednání zanikají.

I přes možnost uzavírání dohod o práci na dálku prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, jsou v praxi navzdory postupující digitalizaci dohody o práci na dálku nadále uzavírány v listinné podobě.

OBSAH DOHODY O PRÁCI NA DÁLKU

Zákoník práce nedává výčet podstatných náležitostí, které musí dohoda o práci na dálku obsahovat. Vedle označení smluvních stran a samotného ujednání o možnosti zaměstnance vykonávat práci na dálku obsahuje zpravidla následující údaje:

•    vymezení místa, příp. více míst, odkud bude zaměstnanec práci na dálku vykonávat,

•    rozsah práce na dálku,

•    rozvržení pracovní doby při výkonu práce na dálku,

•    zajištění pravidel BOZP,

•    způsob komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, příp.

•    úhrada nákladů spojených s výkonem práce na dálku.

K výkonu práce může docházet z jednoho stejně jako z více sjednaných míst. Zaměstnanec má k disposici např. dvě domácnosti, bude pracovat z domova a chaty, z internetové kavárny apod. nemusí jít nutně o jeho domácnost nebo jeho trvalé bydliště. Pokud jde o způsob sjednání místa, z něhož má výkon práce na dálku probíhat, lze volit mezi různě flexibilními řešeními, přičemž vhodnost daného ujednání je vždy nutné pečlivě vážit s ohlede na konkrétní situaci a potřeby zaměstnavatele a zaměstnance (např. pokud jde i zajištění BOZP zaměstnance, právo na cestovní náhrady či dostupnost zaměstnance). Sjednána může být konkrétní adresa (při přestěhování pak bude třeba řešit situaci změnu dohody), vyloučena však nejsou ani ujednání obecnější povahy.

V této souvislosti je třeba dodat, že zákoník práce pochopitelně nezná pojem „domácí pracoviště“.

Zákon užívá pouze obecný pojem „pracoviště“ a na několika místech hovoří o „pracovišti zaměstnavatele“. Z toho lze usuzovat, že pak nemá jít o případy, kdy zaměstnanec pracuje z jiného místa, tj. domácího pracoviště. Zákoník práce nicméně tyto pojmy nedefinuje a výše naznačené rozlišení nepoužívá úplně důsledně, což občas působí výkladové problémy (od 1. října 2023 např. § 334a odst. 1 ZP o doručení písemností zaměstnanci osobně záměrně hovoří o „pracovišti zaměstnavatele“, neboť předchozí formulace „pracoviště“ v § 334 odst. 2 ZP vzbuzovala pochybnosti, zda jde rovněž o domácí pracoviště).

Je zřejmé, že například dodatečnou dohodou o výkonu práce na dálku v některých případech dojde k modifikaci místa výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě, neboť místo, kde má probíhat výkon práce na dálku, pod něj nemusí vždy spadat. Například zaměstnanec se sjednaným místem výkonu práce vymezeným územím obce následně uzavře dohodu o výkonu práce na dálku z adresy jeho bydliště, které se nachází v jiné obci, přičemž zaměstnavatel mu pak bude výkon práce v souvislosti s touto dohodou o výkonu práce na dálku přidělovat i v tomto místě. Je logické, že kvůli tomu se již žádný zvláštní „dodatek“ k pracovní smlouvě uzavírat nemusí, protože už samotnou dohodou o práci na dálku dochází k rozšíření sjednaného místa výkonu práce.

Zaměstnanec může pracovat na dálku v celém rozsahu svého „pracovního úvazku“,

nicméně v praxi je velice časté, že zaměstnanec pracuje v tomto režimu jen částečně. Dohoda o práci na dálku pak může upravovat bližší pravidla, kterými se bude tento hybridní model výkonu práce řídit – např. je dohodnut režim, kdy si zaměstnanec žádá o výkon práce na určité dny a vedoucí zaměstnanec vyhoví, či nevyhoví, nebo má zaměstnanec předem „pevně“ určené dny, kdy takto bude pracovat a vedoucí zaměstnanec mu může za určitých podmínek výkon práce na dálku zrušit.

Zaměstnanci pracujícímu na dálku je pracovní doba „standardně“ rozvrhována zaměstnavatelem (postupuje se podle rozvrhu pracovní doby), možné je i pružné rozvržení pracovní doby (zaměstnanec tím získá flexibilitu, a zaměstnavatel má díky časovým úsekům základní pracovní doby jistotu, že v požadované době bude zajištěna spolupráce zaměstnance s dalšími kolegy).

Nad to § 87a ZP umožňuje zaměstnavateli dohodnout se se zaměstnancem na tom, že si bude pracovní dobu za sjednaných podmínek rozvrhovat sám, což pak se i logicky promítne do obsahu dohody. Ustanovení § 87a ZP (účinné od 1. ledna 2025) představuje obecnou úpravu, která umožňuje zaměstnancům v pracovním poměru, jakož i „dohodářům“, aby si po dohodě se zaměstnavatelem sami rozvrhovali pracovní dobu do směn, ať už konají práci na pracovišti zaměstnavatele, nebo práci na dálku.

Dohoda může být uzavřena mezi stranami pracovněprávního vztahu samostatně nebo může být i součástí pracovní smlouvy či příslušné dohody práci konané mimo pracovní poměr. Zda bude dohoda uzavřena samostatně, nebo naopak bude součástí pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr, pak nemá žádný vliv na její vypověditelnost ve smyslu § 87a odst. 3 ZP.

Byť zákoník práce výslovně nestanoví žádné obligatorní náležitosti dohody o samorozvrhování, rozhodně zákonodárce předpokládá, že budou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuty alespoň nějaké podmínky, za kterých bude zaměstnanec moci si pracovní dobu rozvrhovat sám. To ostatně vyplývá i z výslovně dikce § 87a odst. 1 ZP. Jako vhodné a praktické se jeví sjednat:

•    zaměstnanec je při rozvrhování pracovní doby do směn povinen dodržovat minimální standardy obsažené v části čtvrté zákoníku práce (nepřetržitý denní odpočinek, nepřetržitý týdenní odpočinek, přestávky v práci na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky),

•    zaměstnanec si nesmí rozvrhnout pracovní dobu v noci, sobotu a neděli, ve svátky atd.,

•    zda si zaměstnanec má rozvrhovat stanovenou nebo kratší pracovní dobu rovnoměrně nebo naopak nerovnoměrně, a jak dlouhé bude v tomto případě vyrovnávací období,

•    součinnost zaměstnance při vedení evidence pracovní doby, zaměstnanec např. může zaměstnavateli dodávat výkazy, z nichž zpětně vyplyne, jak si v konkrétní dny rozvrhl pracovní dobu do směn, resp. jak pracoval, lze sjednat i způsob a frekvenci předávání takových výkazů,

•    situace, ve kterých se nebude postupovat podle tzv. záložního rozvrhu podle § 87a odst. 2 písm. c) ZP, a to i přesto, že ho zaměstnavatel pro příslušné zákonem stanovené instituty musí vytvořit a v obecné rovině ho aplikovat,

•    v případě zaměstnanců činných na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, kde zpravidla není se zaměstnancem sjednána žádná „pevná“ týdenní pracovní doba, může být praktické sjednat, v jakém minimálním rozsahu si za určité období zaměstnanec může sám rozvrhnout pracovní dobu (přitom musí dodržet § 75 a § 76 ZP),

•    v případě zaměstnanců v pracovním poměru na plný úvazek specifikovat, jak se bude zaměstnanci nařizovat výkon práce přesčas.

K datu 1. ledna 2025 byl také zrušen § 317 odst. 4 ZP, který do 31. prosince 2024 takovou možnost výslovně upravoval u zaměstnanců pracujících na dálku. Vzájemný vztah těchto dvou úprav řeší přechodné ustanovení k zákonu č. 230/2024 Sb., jimž k této změně došlo. Podle něj platí, že dohody uzavřené do konce roku 2024 podle § 317 odst. 4 ZP se automaticky až do 31. prosince 2025 nadále řídí tímto ustanovením. Zaměstnanec se zaměstnavatelem se však mohou dohodnout na tom, že se od 1. ledna 2025 nebo později během roku 2025 na tyto dohody bude vztahovat nový § 87a ZP. Od 1. ledna 2026 se pak všechny pracovněprávní vztahy v této oblasti řídí výhradně § 87a ZP.

Další obsah dohody o práci na dálku

V neposlední řadě je žádoucí, aby byla se zaměstnancem sjednána pravidla pro kontrolu místa výkonu práce za účelem zajištění BOZP zaměstnanců (jestli půjde o fyzickou kontrolu na místě, zaměstnanec dodá fotodokumentaci domácího pracoviště nebo se bude pravidelně ověřovat, že je místo způsobilé k výkonu práce prostřednictvím kontrolního seznamu, tj. checklistu apod.). V této souvislosti se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na možnosti vstupu zaměstnavatele či jím pověřené osoby na místo výkonu práce za účelem objasnění příčiny a okolností vzniku pracovního úrazu.

Dále se také jeví vhodné smluvně ošetřit způsob komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, tedy jak mu bude např. zaměstnavatel přidělovat práci a vedoucí zaměstnanec udílet pokyny nebo jakým způsobem bude zaměstnanec předávat výstupy své práce (telefonicky, e-mailem, prostřednictvím komunikační aplikace apod.).

NÁHRADA NÁKLADŮ - Až do konce roku 2024 postrádal zákoník práce detailnější právní úpravu některých podmínek výkonu práce na dálku. Proto výše zmíněná novela zákoníku práce č. 281/2023 Sb. vložila do hlavy šesté části sedmé zákoníku práce nové ustanovení § 190a ZP nazvané „Náhrady nákladů při výkonu práce na dálku“. Tato úprava doplňuje a navazuje na § 317 ZP.

Zaměstnavatel je tak – stejně jako za staré právní úpravy – povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu vznikly v souvislosti s výkonem práce na dálku jako specifického pracovního režimu, a to za předpokladu, že mu zaměstnanec prokáže vznik těchto nákladů a také jejich výši. Namísto prokazování jednotlivých nákladů, jejich vzniku a výše je ale možné použít i výrazně jednodušší a administrativně méně náročný postup, kdy zaměstnavatel hradí zaměstnanci náklady práce na dálku paušální formou. Poskytování paušální částky je podmíněno sjednáním tohoto způsobu náhrad nákladů (v kolektivní smlouvě, pracovní či jiné písemné smlouvě, např. v dohodě o práci na dálku podle § 317 odst. 1 ZP) nebo stanovením ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Paušální částka přísluší za každou započatou hodinu práce na dálku a její výši stanoví na základě dat Českého statistického úřadu o spotřebě domácností upravených pro model práce na dálku podle nejtypičtějších nákladů zaměstnanců vyhláška MPSV.

S účinností od 1. ledna 2026 výše paušální částky stanovená vyhláškou č. 572/2025 Sb., o stanovení výše paušální částky náhrady nákladů při práci na dálku pro rok 2026 činí 4,70 Kč. Oproti roku 2025 je tedy ponížena o 10 haléřů. V případě, že dojde k mimořádným výkyvům oproti naposledy vydané vyhlášce alespoň o 20 % (ve smyslu zvýšení nebo snížení hodnoty údaje zveřejněného Českým statistickým úřadem), bude MPSV povinno reagovat vydáním nové vyhlášky.

Výše paušální částky stanovená vyhláškou je pro zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP a odměňuje za práci v pracovním poměru mzdou, nepodkročitelná, odchýlit se od výše stanovené ve vyhlášce bude tedy možné pouze směrem nahoru a poskytovat paušální částku vyšší, nikoliv nižší. Naproti tomu zaměstnavatel, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP a odměňuje za práci v pracovním poměru platem, se od výše paušální částky odchýlit nesmí vůbec.

Výše paušální částky stanovená vyhláškou je povinným plněním poskytovaným zaměstnavatelem podle § 6 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a nebude se z ní tedy odvádět ani daň z příjmů, ani pojistné na sociální zabezpečení, příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a pojistné na veřejné zdravotní pojištění. Bude-li však zaměstnavatel provozující podnikatelskou činnost, který odměňuje mzdou, poskytovat částku vyšší, než je stanovena vyhláškou, rozdíl mezi vyšší paušální částkou poskytovanou zaměstnavatelem a paušální částkou stanovenou vyhláškou bude podléhat daní z příjmů ze závislé činnosti (a návazně i odvodům pojistného) – viz § 6 odst. 1 písm. d) zákona č. 586/1992 Sb. Náklady vynaložené zaměstnavatelem v podobě paušální částky budou podle § 24 odst. 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb. představovat daňově uznatelné náklady.

Oba způsoby náhrady nákladů, tj. formou nahrazování prokázaných nákladů a poskytování paušální částky, nesmí zaměstnavatel vzájemně kombinovat, tzn., je možné využít výhradně buď jeden, nebo druhý způsob. Vedle prokázaných nákladů nebo vedle paušální částky však je možné zaměstnanci poskytovat náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce na dálku, která je upravena samostatně a nezávisle na úpravě náhrady nákladů při výkonu práce na dálku § 190a ZP v § 190 ZP.

RADA!

Mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem rovněž je možné předem písemně dohodnout (např. v dohodě o práci na dálku podle § 317 odst. 1 ZP), že zaměstnanec při výkonu práce na dálku náhrada nákladů nebo jejich část nepřísluší. V takovém případě tedy náhrada nákladů nebude realizována ani způsobem prokazování vzniku a výše nákladů ze strany zaměstnance, ani poskytováním paušální částky. Pokud jde o náhrady výdajů v souvislosti s výkonem práce na dálku na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tedy dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti, právo na jejich poskytování obdobně jako je tomu u cestovních náhrad nevzniká automaticky, ale musí být v příslušné dohodě o provedení práce nebo dohodě o pracovní činnosti mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem sjednáno. Bude-li toto právo sjednáno, bude zaměstnavatel při poskytování náhrad výdajů v souvislosti s výkonem práce na dálku na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr postupovat obdobně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tedy buď na základě prokázání vzniku a výše nákladů ze strany zaměstnance, nebo využitím paušální částky.

JUDr. Eva Dandová