Pracovněprávní předpisy

– mzdová účetní v roce 2023

Ani v období inflace a růstu cen energií nezůstala legislativní činnost zákonodárných orgánů, vlády a ministerstev v roce 2022 pozadu. Naopak. Bylo nutné řešit řadu problémů, které se objevují v pracovněprávní oblasti. Jsou spojeny nejen s personálním úsekem zaměstnavatelů, ale zejména se dotýkají mzdových účetní. O jaké pracovněprávní povinnosti v práci mzdové účetní se zejména jedná?

Před uzavřením pracovní smlouvy

musí být fyzická osoba, která se uchází o konkrétní zaměstnání, zaměstnavatelem seznámena s právy a povinnostmi, které pro ni z pracovní smlouvy vyplynou (viz § 31 zákoníku práce). Zejména u zaměstnavatelů s menším počtem zaměstnanců tuto povinnost plní mzdová účetní.

Jedná se o realizaci zásady uvedené v § 1a ZP, podle níž má zaměstnanec právo na zvláštní zákonnou ochranu. Obsahem těchto informací je seznámení s pracovními a mzdovými podmínkami, za nichž má práci konat a specifickými povinnostmi, které z uzavřeného právního vztahu vyplývají ze zvláštních právních předpisů ve vztahu k vykonávané práci, která má být předmětem pracovního poměru. Obdobné povinnosti se vztahují i na vznik pracovního poměru jmenováním podle § 33 ZP.

Účelem tohoto ustanovení ZP je, aby si zaměstnanec uvědomil, jaké závazky na sebe bere v případě, že uzavře pracovní smlouvu nebo vysloví souhlas se svým jmenováním. Vzhledem k tomu, že § 31 ZP výslovně hovoří o informacích před uzavřením pracovní smlouvy, nemá tuto informační povinnost zaměstnavatel před uzavřením dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Nesplnění této povinnosti neznamená neplatnost pracovní smlouvy.

Informace o pracovním poměru

Ustanovení § 37 ZP vychází ze směrnice EU 91/553/EEC, jejíž podstatná část byla tímto způsobem implementována. Přikazuje zaměstnavateli, aby písemně informoval zaměstnance o povinnostech vyplývajících z pracovního poměru. Jedná se o ustanovení, které navazuje na základní zásady pracovněprávních vztahů (§ 1a zák. práce.) a na § 31.

Zaměstnavatel je povinen písemně informovat o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru, jestliže je pracovní smlouva neobsahuje. Informace musí obsahovat např. jméno zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, bližší označení druhu a místa výkonu práce, nárok na dovolenou, údaj o mzdě a způsobu odměňování, stanovení týdenní pracovní doby a její rozvržení, údaj o výpovědních dobách, o kolektivní smlouvě s označením smluvních stran apod. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit nejpozději do jednoho měsíce od vzniku pracovního poměru, a to i v případě změn těchto údajů. Podmínkou není, aby informace byly obsaženy na jedné listině.

Zaměstnavatel povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, na kolektivní smlouvu nebo na vnitřní předpis. Ovšem jen v údajích, které se týkají dovolené, výpovědní doby, stanovení týdenní pracovní doby a jejího rozvržení. Informační povinnost se nevztahuje na pracovní poměry na dobu kratší než jeden měsíc.

Zákonné pojištění za pracovní úrazy

Mnoho zaměstnavatelů, zejména s menším počtem zaměstnanců, zapomíná na důležitou právní povinnost: plnit zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Podrobnosti jsou uvedeny ve vyhlášce Ministerstva financí č. 125/1993 Sb. Na tomto úseku má závažné povinnosti mzdová účetní, zejména na počátku každého kalendářního čtvrtletí.

Povinnost platit pojistné vzniká zaměstnavateli, zaměstnává-li alespoň jednoho zaměstnance. Tuto skutečnost je zaměstnavatel povinen bez zbytečného odkladu písemně oznámit organizační jednotce pojišťovny, v jejímž obvodu má zaměstnavatel sídlo (trvalé bydliště) a uvést své identifikační číslo zaměstnavatele nebo jiné označení, které je nahrazuje.

Pojistné si vypočítává zaměstnavatel ze základu stanoveného shodně s postupem pro určení vyměřovacího základu pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Základem pro výpočet pojistného je souhrn vyměřovacích základů za uplynulé kalendářní čtvrtletí všech zaměstnanců, které v tomto období zaměstnavatel zaměstnával. K výpočtu použije sazbu uvedenou v příloze této vyhlášky pro příslušnou kategorii určenou podle převažující základní činnosti tvořící předmět podnikání zaměstnavatele.

Pojistné za I. čtvrtletí každého kalendářního roku je splatné do 31. ledna, za II. čtvrtletí do 30. dubna, za III. čtvrtletí do 31. července a za IV. čtvrtletí do 31. října.

Nesplnil-li zaměstnavatel povinnosti stanovené ve vyhlášce nebo sdělil-li pojišťovně nesprávné či neúplné údaje, je pojišťovna oprávněna požadovat od něho úhradu zvýšených nákladů vzniklých pojišťovně porušením těchto povinností. Nebylo-li pojistné zaplaceno řádně a včas, zvyšuje se o 10 % dlužné částky za každý započatý měsíc.

Sazby pojistného jsou uvedeny v příloze vyhlášky podle převažující činnosti vykonávané zaměstnavatelem. Pracovní činnost vykonávaná ve ztížených bezpečnostních podmínkách znamená vyšší procentní sazbu pojištění.

Mzdová účetní a valorizace náhrady škody

I počátkem roku 2023 musí mzdová účetní při výpočtu zvýšené náhrady škody v důsledku pracovního úrazu nebo nemoci z povolání postupovat podle nového nařízení vlády č. 256/2022 Sb., které je účinné od 1. září 2022.

Právní úprava těchto otázek se provádí formou tzv. valorizace náhrady za ztrátu na výdělku podle zákoníku práce. Náhrada za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti vzniklé pracovním úrazem nebo nemocí z povolání příslušející zaměstnancům podle zákoníku práce, případně podle dřívějších předpisů, se vypočítá tak, že se průměrný výdělek rozhodný pro výpočet náhrady za ztrátu na výdělku, případně zvýšený podle pracovněprávních předpisů, zvýší o 5,2 %.

Příklad 1

K pracovnímu úrazu zaměstnance došlo v roce 2017. Jeho hrubý průměrný výdělek 23 000 Kč před úrazem byl již za roky 2017 až do června 2022 zvýšen (valorizován) podle dřívějších nařízení vlády. Po úraze je jeho výdělek 24 000 Kč. 

Podle nařízení vlády se jeho dřívější hrubý průměrný výdělek zvyšuje o 5,2 % tedy o částku 1 248 Kč na částku 25 248 Kč

Dosavadní praxe při zjišťování zvýšené náhrady ukazuje, že mnohdy mzdové účetní nepostupují v souladu s nařízením vlády a valorizují poskytovanou náhradu za ztrátu na výdělku, nikoliv průměrný výdělek před vznikem škody. Zaměstnanci by tak byli poškozeni.

Příklad 2

Výpočet náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti

Zaměstnanec měl před pracovním úrazem průměrný výdělek 25 000 Kč a po úrazu měl na novém pracovišti výdělek 21 000 Kč. Rozdíl 4 000 Kč představoval náhradu za ztrátu na výdělku.

Nesprávný postup: zaměstnavatel zvýší částku 4 000 Kč o 5,2 % tedy o 208 Kč na 4 208 Kč.

Správný postup: zvyšuje se průměrný výdělek 25 000 Kč o 5,2 %, tedy o 1 300 Kč na 26 300 Kč. 

Valorizaci průměrného výdělku musí provést každý zaměstnavatel bez žádosti zaměstnance.

Rozhoduje vznik škody

Mnohdy se dopouštějí mzdové účetní dalšího pochybení, že zjišťují průměnrý výdělek od vzniku pracovního úrazu. Vznik škody se však nemusí ztotožňovat s dnem,kdy došlo k pracovnímu úrazu. Průměrný výdělek může být v obou případech rozdílný a může tak ovlivňovat výši náhrady. Vznik pracovního úrazu ještě totiž nemusí zakládat nárok na náhradu za ztrátu na výdělku, neboť zaměstnanec si např. může na novém pracovišti vydělávat stejně nebo i více, než si vydělával před úrazem. Teprve okamžikem, kdy si na pracovišti bude vydělávat méně a prokáže se, že je to v příčinné souvislosti s pracovním úrazem, vzniká škoda.

Příklad 3

Zaměstnanec měl pracovní úraz v roce 2018 a po převedení na jinou vhodnou práci si vydělával stejně, jako před úrazem. V roce 2022 se mu však zhoršil zdravotní stav, v důsledku něhož nemohl vykonávat stejnou práci a byl převeden na jiné pracoviště, kde si vydělával méně. Bylo prokázáno, že nižší výdělek je v příčinné souvislosti s pracovním úrazem z roku 2018 a vzniká mu nárok na náhradu škody ve formě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti.

Bude se zvyšovat průměrný výdělek, kterého dosahoval v předcházejícím kalendářním čtvrtletí před vznikem škody (tedy v roce 2022) a nikoliv před vznikem pracovního úrazu. V důsledku každoročního zvyšování mezd by tato náhrada byla vyšší.

Nezastupitelnou úlohu má mzdová účetní při provádění srážek ze mzdy

Nároky zaměstnavatele vůči zaměstnanci mohou být uspokojeny a zajištěny dohodou mezi ním a zaměstnancem jako dlužníkem o srážkách ze mzdy. Jedná se např. o náhradu škody, kterou způsobil zaměstnanec a je povinen ji zaměstnavateli uhradit. Srážky ze mzdy tak mohou být účinnou právní formou, jak si zaměstnavatel zajistí náhradu škody. Občanský zákoník č. 89/2012 Sb., upravuje dohodu o srážkách ze mzdy nebo jiných příjmů v § 2045 a násl. Dohoda o srážkách ze mzdy podle tohoto ustanovení ž není omezena polovinou mzdy nebo platu nebo náhrady mzdy zaměstnance, jako tomu bylo dříve.

Nepůjde-li o dohodu o srážkách směřující k uspokojení práva zaměstnavatele (např. náhrada škody způsobená zaměstnancem), bude třeba k uzavření dohody předchozího souhlasu zaměstnavatele. Např. dohodu o srážkách ze mzdy mezi zaměstnancem a bývalou manželkou k zajištění výživného nemusí zaměstnavatel respektovat.

Náklady spojené s placením srážek má zaměstnavatel jako plátce mzdy nebo platu. Bude-li se jednat u jednoho zaměstnance o více dohod srážek ze mzdy, náklady s placením srážek podle druhé a další dohody má dlužník (zaměstnanec).

Od 1. října 2022 se zvýšily nezabavitelné částky pro srážky ze mzdy a exekuce. Základní nezabavitelná částka je 11 103,75 Kč, za dítě, manželku, manžela je 3 701,25 Kč. Zvýšení nezabavitelné částky, se u některých insolvencí (exekucí) se projevilo hned v říjnu (například u důchodů), nebo až v listopadu (u zaměstnanců, apod.) Nezabavitelné částky se budou uplatňovat v pracovní činnosti mzdové účetní i po 1. lednu 2023.

Spolupráce mzdové účetní
s exekutory

Plátce mzdy (zaměstnavatel) musí v rámci exekučního řízení spolupracovat s exekutorem podle § 33 zákona č. 120/2001 Sb. o soudních exekutorech a exekuční činnosti. Většinou tuto povinnost mají mzdové účetní. Musí sdělit exekutorovi na jeho písemnou žádost údaje o mzdě nebo jiném příjmu, srážkách prováděných ze mzdy nebo jiného příjmu nebo údaje týkající se pracovněprávního vztahu (pracovního poměru) povinného, ze kterého plyne jeho příjem. Jedná se o informace např. o tom, jak dlouho trvá pracovní poměr a zda je tedy stabilní, zda jde o pracovní poměr na dobu určitou nebo neurčitou apod.

Soudní exekutor může v rámci součinnosti ve zvláště odůvodněných případech požadovat i jiné informace než ty, které se vážou k výši vypláceného příjmu. Bude-li takové informace soudní exekutor požadovat, bude povinen žádost o ně konkrétně odůvodnit.

Vydání zápočtového listu

Konec kalendářního roku bývá často spojen se skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel v těchto případech musí zaměstnanci vydat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případně oddělené potvrzení. Údaje v něm obsažené zpravidla obstarává mzdová účetní.

V potvrzení podle § 313 ZP musí zaměstnavatel uvést:

•    údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti nebo o dohodu o provedení práce a o době jejich trvání,

•    druh konaných prací,

•    dosaženou kvalifikaci,

•    odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,

•    zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,

•    údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

Rozhoduje hrubá mzda

Začátek roku je pro mzdovou účtárnu znamením, že musí v případě potřeby zjišťovat průměrný výdělek zaměstnance za předchozí kalendářní čtvrtletí, tedy za období 1. 10. až 31. 12. 2022. Jedná se zejména o nároky zaměstnanců, které jsou spojené s poskytováním náhrady mzdy ve výši průměrného výdělku, jako je např. odstupné, různé překážky v práci apod.

Pro výpočet průměrného výdělku je rozhodující hrubá mzda, která byla zaměstnanci zúčtována v předchozím kalendářním čtvrtletí. Při rozhodování, které částky patří do základu pro výpočet průměrného výdělku, je nutné si uvědomit, co se rozumí mzdou. Do základu pro výpočet se započítávají jen částky, které jsou poskytovány za vykonanou práci. Za odpracovanou dobu, kterou se dělí příslušná hrubá mzda, se považuje doba skutečného výkonu práce, za níž přísluší mzda (plat). Jde např. o práci přesčas, doba účasti na školení či studiu k prohloubení kvalifikace apod.

Do odpracované doby se nezapočítávají zejména překážky v práci, ať již jde o pracovní volno s náhradou mzdy nebo neplacené, dovolená, neomluvená nepřítomnost v práci, náhradní volno za práci přesčas nebo ve svátek, přestávky v práci na jídlo a oddech, studijní volno apod.

Do hrubého výdělku se zahrnuje mzda, zúčtovaná k výplatě v rozhodném období, bez ohledu na to, zda byla vyplacena až po jeho skončení. Do hrubé mzdy se však nezahrnuje plnění, která nemají povahu mzdy nebo platu, protože nejsou poskytovaná za práci. Většinou jde o plnění v souvislosti se zaměstnáním, jako např. náhrady mzdy, odstupné, cestovní náhrady, náhrady za opotřebení vlastního nářadí.

Částečné pracovní úvazky
– snížení odvodů

Mzdové účetní čeká řada úkolů, jestliže zaměstnavatel bude zaměstnance přijímat na částečné pracovní úvazky.

Novela zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti s účinností od 1. února 2023 umožňuje zaměstnavatelům snížit procentní odvod z vyměřovacího základu zaměstnance. V současnosti zaměstnavatel odvádí ze základu výdělku zaměstnance na důchody 21,5 procenta, na nemocenské 2,1 procenta a na politiku zaměstnanosti 1,2 procenta, celkem tedy 24,8 procenta. Zaměstnanec pak ze základu platí 6,5 procenta. Podle nové úpravy firmy pro účely sociálního zabezpečení buši platit odvody ve výši 19,8 místo 24,8 procenta tohoto základu.

Sleva se vztahuje na uzavřené zkrácené úvazky v rozsahu 8 až 30 hodin týdně s určitými skupinami pracovníků.

Okruh zaměstnanců

Zaměstnavatel bude mít nárok na slevu na pojistném za kalendářní měsíc za zaměstnance v pracovním nebo služebním poměru, který je např. starší 55 let, pečuje o dítě mladší 10 let, jehož je rodičem, nebo které má v péči nahrazující péči rodičů, pečuje o osobu blízkou mladší 10 let, která je závislá na pomoci jiné osoby ve stupni I (lehká závislost), nebo o osobu blízkou, která je závislá na pomoci jiné osoby ve stupni II (středně těžká závislost) nebo stupni III (těžká závislost) anebo stupni IV (úplná závislost). Úleva se dále vztahuje na středoškolské a vysokoškolské studenty, na nezaměstnané na rekvalifikaci, na osoby se zdravotním postižením. Úlevy se rovněž dočkají osoby mladší 21 let, u nichž není podmínkou zkrácený úvazek. U těchto lidí je cílem legislativní úpravy podpora vstupu zejména absolventů středních škol a učilišť na trh práce.

Podmínkou nároku na slevu na pojistném je, že se zaměstnancem je sjednána kratší pracovní nebo služební doba, než činí stanovená týdenní pracovní nebo služební doba. Rozsah takto stanovené kratší pracovní nebo služební doby činí nejméně 8 hodin a nejvíce 30 hodin týdně. Vykonává-li zaměstnanec u téhož zaměstnavatele více zaměstnání v pracovním nebo služebním poměru, náleží sleva na pojistném jen z jednoho zaměstnání; limit počtu hodin platí přitom pro všechna tato zaměstnání dohromady.

Sleva na pojistném za zaměstnance nenáleží, pokud úhrn vyměřovacích základů zaměstnance (jeho výdělek) ze všech zaměstnání vykonávaných v pracovním nebo služebním poměru u téhož zaměstnavatele za kalendářní měsíc je vyšší než 1,5násobek průměrné mzdy a za hodinu by měl více než 1,15 násobek průměru.

Účetní údaje v osobním spise

Konec kalendářního roku je často spojen s ukončením pracovního poměru. Pak nastávají otázky pro mzdovou účetní, jak naložit s osobním spisem zaměstance a s údaji, které jsou v něm obsaženy a jsou převážně účetnického obsahu.

ZP nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).

Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.

Promlčení nároků

Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky. Vyplývá to z ustanovení občanského zákoníku o promlčení a zániku práva (prekluzi), která se uplatní v personálních vztazích. Právo v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku č. 89/2012 Sb. Zákonná ustanovení v podobě běhu lhůt musí sledovat mzdová účetní.

K promlčení soud přihlédne jen, uplatní-li tuto námitku dlužník nebo smluvní strana, proti níž návrh směřuje (např. zaměstnavatel). Pak nelze právo uplatňující smluvní straně přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží. Občanský zákoník stanoví v § 629 promlčecí lhůtu tříletou. Smluvní strany (zaměstnavatel a zaměstnanec) si však mohou ujednat kratší nebo delší promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, než jakou stanoví zákon. Tato lhůta musí však být nejméně v trvání jednoho roku a nejdéle v trvání patnácti let.

Vydání zápočtového listu

Konec kalendářního roku bývá často spojen se skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel v těchto případech musí zaměstnanci vydat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případně oddělené potvrzení. Údaje v něm obsažené zpravidla obstarává mzdová účetní.

V potvrzení podle § 313 ZP musí zaměstnavatel uvést:

•    údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti nebo o dohodu o provedení práce a o době jejich trvání,

•    druh konaných prací,

•    dosaženou kvalifikaci,

•    odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,

•    zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,

•    údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

Posudek o pracovní činnosti

Při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel podle § 314 odst. 1 ZP povinnost vydat zaměstnanci na jeho požádání posudek o pracovní činnosti. Na jeho vypracování se významně podílejí mzdové účetní.

Kromě práce zaměstnance, jeho kvalifikace a schopností mohou být hodnoceny jakékoliv další skutečnosti, jestliže mají vztah k výkonu práce. Pracovní posudek tedy může obsahovat i hodnocení celkového vztahu zaměstnance ke spolupracovníkům a k práci, jakož i hodnocení těch jeho osobních vlastností, které mají bezprostřední vztah k výkonu jeho práce, jako je svědomitost, iniciativnost, dodržování pracovní kázně, schopnost k řízení a organizování pracovního procesu, schopnost zapojit se do týmové práce s ostatními zaměstnanci apod. Pracovní posudek se současně musí omezit na konkrétní hodnocení činnosti zaměstnance u bývalého zaměstnavatele a nemůže vyjadřovat v obecné rovině jeho subjektivní hodnotící názor (doporučení) na vhodnost budoucího působení zaměstnance v určitém okruhu pracovních činností.

JUDr. Ladislav Jouza