Pracovní cesty poplatníků daně z příjmů

Při uplatňování skutečně vynaložených výdajů spojených s pracovními cestami poplatníků s příjmy podle § 7 zákona o daních z příjmů, tj. ze samostatné činnosti, se vychází ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů s tím, že zákon o daních z příjmů stanoví v § 24 odst. 2 písm. k) některé výjimky. O jaké výjimky se jedná?

Poplatníci daně z příjmů mohou výdaje na pracovní cesty uplatnit buď ve skutečné doložené výši, nebo též paušální částkou ve výši 5 000 Kč, resp. 4 000 Kč měsíčně na jedno motorové vozidlo, která ve většině případů ruší vedení knihy jízd. Při splnění zákonných podmínek se poplatník může rozhodnout, jak bude postupovat.

Pracovní cesta vozidlem zahrnutým v obchodním majetku, vozidlem najatým, vypůjčeným nebo na finanční leasing

Podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 1 zákona daňovým výdajem jsou prokázané výdaje (náklady) na:

•    ubytování,

•    dopravu hromadnými dopravními prostředky,

•    pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem zahrnutým v obchodním majetku poplatníka,

•    pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem pořizovaným na finanční leasing nebo v nájmu nebo

•    užívaným na základě smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva k tomuto vozidlu (s výjimkou uvedenou v bodě 4) a na

•    nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou (např. poplatky za parkování, dálniční poplatky apod.).

Od r. 2020 zákon stanoví, že pro stanovení výdajů za pohonné hmoty spotřebované vozidlem, které má elektrický pohon nebo hybridní pohon kombinující spalovací motor a elektromotor, lze použít průměrnou cenu elektřiny stanovenou pro účely poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce. Pro r. 2022 tato cena činí 4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny. Zákon tím řeší problém s prokazatelností výše výdajů za spotřebovanou elektřinu při využívání vozidla poháněného elektřinou v rámci pracovních cest, pokud je elektromobil nabíjen ze soukromé (domácí) elektrické sítě.

Příklad 1

Podnikatel – fyzická osoba, používá na pracovní cesty jeden automobil pořizovaný na finanční leasing s tím, že úplatu neuplatňuje do daňových výdajů, a jeden automobil, který si příležitostně najímá s tím, že nájemné do daňových výdajů uplatňuje. Otázkou je, jak má podnikatel postupovat z hlediska daně z příjmů.

V případě pracovní cesty uskutečněné podnikatelem (případně jeho spolupracující osobou), automobilem pořizovaným na finanční leasing a automobilem najatým, ať úplatu či nájemné uplatňuje nebo neuplatňuje do daňových výdajů, budou daňovým výdajem výdaje v prokázané výši, tj. na základě dokladu o nákupu pohonných hmot podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 1 zákona. Uvedené výdaje doloží podnikatel knihou jízd.

Příklad 2

Podnikatel má v obchodním majetku automobil. Otázkou je, jaké může uplatnit výdaje mimo výdaje na pohonné hmoty.

Daňově uznatelnými výdaji u automobilu zahrnutého v obchodním majetku, mimo výdaje na nákup pohonné hmoty, jsou např. výdaje na pojištění automobilu, opravy a běžnou údržbu, nákup pneumatik, odpisy automobilu.

Stravné při tuzemských pracovních cestách

Podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 2 zákona jsou daňovým výdajem poplatníka zvýšené stravovací výdaje (stravné) při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin v kalendářním dnu, a to maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) zákona.

Výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem, kterým je vyhláška MPSV. Vyhláška č. 511/2021 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, pro r. 2022 stanoví mimo jiné, že stravné za každý kalendářní den pracovní cesty činí:

•    151 Kč až 182 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,

•    237 Kč až 283 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách

Daňovým výdajem je zahraniční stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách pro poplatníky s příjmy podle § 7, a to maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů. Pro tyto zaměstnance zákoník práce stanoví, že zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného vyhláškou Ministerstva financí. Pro r. 2022 je zahraniční stravné stanoveno vyhláškou Ministerstva financí č. 462/2021 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného uvedeného ve vyhlášce Ministerstva financí. Toto kapesné se nekrátí, zaměstnanci lze poskytovat kapesné do výše 40 % zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla.

Pokud se týká zahraničních pracovních cest podnikatele, který vede daňovou evidenci, výdaje na pracovní cesty v cizí měně může přepočítat kursem platným podle účetnictví, tj. kursem denním, nebo pevným a nebo jednotným kursem, jak mu to umožňuje § 38 zákona o daních z příjmů. Jednotný kurs zveřejňuje Generální finanční ředitelství v pokynu řady D vždy po uplynutí příslušného kalendářního roku.

Pracovní cesta vozidlem nezahrnutým v obchodním majetku, vypůjčeným nebo užívaným na základě smlouvy o výprose

Použije-li podnikatel na pracovní cestu vlastní silniční motorové vozidlo, nezahrnuté do obchodního majetku, může uplatnit do daňových výdajů podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 zákona:

•    sazbu základní náhrady, a to maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a), pro r. 2022 pro osobní automobily činí 4,70 Kč/km a pro jednostopá vozidla 1,30 Kč/km,

•    náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty (tj. podle cen pohonných hmot platných v době použití vozidla, přepočtených podle spotřeby vypočtené aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla).

Z výše uvedeného obecného ustanovení zákon stanoví pro některé případy výjimky.

Na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem:

•    které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo nebo

•    bylo u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu u finančního leasingu uplatnil (uplatňuje) do daňových výdajů, a u

•    silničního motorového vozidla užívaného na základě smlouvy o výpůjčce (§ 2193 a násl. občanského zákoníku), s výjimkou smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva k tomuto vozidlu, nebo smlouvy o výprose (§ 2189 a násl. občanského zákoníku),

jsou daňovým výdajem jen výdaje ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. V těchto případech poplatník sazbu základní náhrady do daňových výdajů uplatnit nemůže.

U nákladních automobilů a autobusů se použije sazba základní náhrady pro osobní silniční motorová vozidla, a to maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) zákona. Sazba základní náhrady pro osobní silniční motorová vozidla pro r. 2022 činí 4,70 Kč/km.

Pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 zákona lze použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru, který je účinný v době konání cesty, tj. podle příslušné vyhlášky MPSV. Použije-li však poplatník ceny pohonných hmot vyšší než kolik uvádí vyhláška, je povinen je doložit doklady o jejich nákupu.

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze pro r. 2022 vycházet z ceny stanovené vyhláškou MPSV č. 511/2021 Sb.:

a)  37,10 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,

b)  40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,

c)  36,10 Kč za 1 litr motorové nafty,

d)  4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Příklad 3

Podnikatel ke své činnosti používá vlastní osobní automobil, nezahrnutý v obchodním majetku. Podnikatel uvažuje o přestavbě na LPG jako alternativního paliva. V příslušné vyhlášce MPSV však nejsou uvedeny sazby, které by mohl uplatňovat jako výdaj za spotřebované palivo. Otázkou je, zda by mohl účtovat palivo BA-95, případně jakou sazbu LPG by mohl uplatnit.

Bude-li podnikatel používat při pracovních cestách automobil na LPG, je třeba při uplatnění daňových výdajů vycházet z dokladů o nákupu, kde je cena uvedena.

Ing. Eva Sedlákova