Pracovní cesty poplatníků DzP

výdaje v roku 2025

Poplatníci daně z příjmů mohou výdaje na pracovní cesty uplatnit buď ve skutečné doložené výši, nebo též paušální částkou ve výši 5 000 Kč, resp. 4 000 Kč měsíčně na jedno motorové vozidlo, která ve většině případů ruší vedení knihy jízd. Při splnění zákonných podmínek se poplatník může rozhodnout, jak bude postupovat.

Při uplatňování skutečně vynaložených, doložených výdajů spojených s pracovními cestami poplatníků daně z příjmů se vychází ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p.p. s tím, že zákon o daních z příjmů stanoví některé omezující výjimky.

Pracovní cesta vozidlem

     zahrnutým v obchodním majetku, vozidlem najatým, vypůjčeným nebo na finanční leasing

Podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 1 ZDP daňovým výdajem jsou prokázané výdaje (náklady) na:

•    ubytování,

•    dopravu hromadnými dopravními prostředky,

•    pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem zahrnutým v obchodním majetku poplatníka,

•    pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem pořizovaným na finanční leasing nebo v nájmu nebo

•    užívaným na základě smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva k tomuto vozidlu (s výjimkou uvedenou v bodě 4)

a na

•    nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou (např. poplatky za parkování, dálniční poplatky apod.).

Podle stanoviska Generálního finančního ředitelství v pokynu D – 59, se vozidlem v nájmu rozumí také vozidlo najaté v půjčovně vozidel. U plátců daně z přidané hodnoty se zahrne do daňových výdajů cena za spotřebované pohonné hmoty bez daně z přidané hodnoty, jestliže je tato daň uplatňovaná jako odpočet u daně z přidané hodnoty.

Příklad 1

Podnikatel – fyzická osoba, používá na pracovní cesty jeden automobil pořizovaný na finanční leasing s tím, že úplatu neuplatňuje do daňových výdajů, a jeden automobil, který si příležitostně najímá s tím, že nájemné do daňových výdajů uplatňuje. Otázkou je, jak má podnikatel postupovat z hlediska daně z příjmů.

V případě pracovní cesty uskutečněné podnikatelem (případně jeho spolupracující osobou), automobilem pořizovaným na finanční leasing a automobilem najatým, ať úplatu či nájemné uplatňuje nebo neuplatňuje do daňových výdajů, budou daňovým výdajem výdaje v prokázané výši, tj. na základě dokladu o nákupu pohonných hmot podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 1 zákona. Uvedené výdaje doloží podnikatel knihou jízd.

Příklad 2

Podnikatel má v obchodním majetku automobil. Otázkou je, jaké může uplatnit výdaje mimo výdaje na pohonné hmoty.

Daňově uznatelnými výdaji u automobilu zahrnutého v obchodním majetku, mimo výdaje na nákup pohonné hmoty, jsou např. výdaje na pojištění automobilu, opravy a běžnou údržbu, nákup pneumatik, odpisy automobilu.

     nezahrnutým v obchodním majetku, vypůjčeným nebo užívaným na základě smlouvy o výprose

Použije-li podnikatel na pracovní cestu vlastní silniční motorové vozidlo, nezahrnuté do obchodního majetku, může uplatnit do daňových výdajů podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 zákona:

•    sazbu základní náhrady, a to maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance odměňovaného platem, pro r. 2025 pro osobní automobily činí 5,80 Kč/km a pro jednostopá vozidla 1,60 Kč/km,

•    náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty (tj. podle cen pohonných hmot platných v době použití vozidla, přepočtených podle spotřeby vypočtené aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla).

Z výše uvedeného obecného ustanovení zákon stanoví pro některé případy výjimky. Na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem:

•    které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo nebo

•    bylo u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu u finančního leasingu uplatnil (uplatňuje) do daňových výdajů, a u

•    silničního motorového vozidla užívaného na základě smlouvy o výpůjčce (§ 2193 a násl. občanského zákoníku), s výjimkou smlouvy o výpůjčce uzavřené s věřitelem na dobu zajištění dluhu převodem vlastnického práva k tomuto vozidlu, nebo smlouvy o výprose (§ 2189 a násl. občanského zákoníku),

jsou daňovým výdajem jen výdaje ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. V těchto případech poplatník sazbu základní náhrady do daňových výdajů uplatnit nemůže.

Jedná-li se o výprosu občanský zákoník v § 2189 až § 2192 stanoví mimo jiné, že přenechá-li půjčitel někomu bezplatně věc k užívání, aniž se ujedná doba, po kterou se má věc užívat, ani účel, ke kterému se má věc užívat, vzniká výprosa. Kdo věc výprosníkovi přenechal, může požadovat její vrácení podle libosti. Výprosník nemůže věc vrátit v době, kdy by tím způsobil půjčiteli obtíže, ledaže s tím půjčitel souhlasí.

Použije-li podnikatel pro pracovní cestu osobní automobil nezahrnutý do obchodního majetku s přívěsným vozíkem, může v souladu s § 157 zákoníku práce, uplatnit sazbu základní náhrady zvýšenou o 15 %. Výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se nemění.

Zákoník práce v § 157 stanoví mimo jiné, že sazbu základní náhrady u nákladních automobilů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovena pro osobní automobily, tj. nejméně ve výši 5,80 x 2 = 11,60 Kč na ujetý kilometr.

Podle stanoviska Generálního finančního ředitelství zveřejněného v pokynu GFŘ D – 59 vlastním motorovým vozidlem, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, se rozumí vozidlo téhož poplatníka (např. podnikatel vozidlo vyřadil z obchodního majetku a toto vozidlo používá nadále pro vlastní potřebu a zčásti pro podnikání).

Pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 zákona lze použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru, který je účinný v době konání cesty, tj. podle příslušné vyhlášky MPSV. Použije-li však poplatník ceny pohonných hmot vyšší než kolik uvádí vyhláška, je povinen je doložit doklady o jejich nákupu.

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze pro r. 2025 vycházet z ceny stanovené vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb.:

a)  35,80 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,

b)  40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,

c)  34,70 Kč za 1 litr motorové nafty.

d)  7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Stravné při tuzemských
pracovních cestách

Daňovým výdajem podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 2 ZDP je stravné při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin v kalendářním dnu, pro poplatníky s příjmy podle § 7, tj. s příjmy ze samostatné činnosti, a to do limitu stanoveného v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, tj. do maximální hranice stanovené zákoníkem práce pro zaměstnance odměňované platem, tj. zaměstnance neziskových zaměstnavatelů.

Výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem, kterým je vyhláška MPSV. Vyhláška č. 475/2024 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, pro r. 2025 stanoví mimo jiné, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši:

a)  148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pokud se jedná o stravné pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou – státní, organizací, tj. zaměstnance odměňované platem, vyhláška č. 475/2024 Sb., pro r. 2025 stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

a)  148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí sídlo podnikatele nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.

Stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách

Výši stravného při zahraničních pracovních cestách stanoví a vyhlašuje Ministerstvo financí vyhláškou zveřejněnou ve Sbírce zákonů. Pro r. 2025 je zahraniční stravné stanoveno vyhláškou č. 373/2024 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2025.

Daňovým výdajem je zahraniční stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách pro poplatníky s příjmy podle § 7, a to maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

Zákon o daních z příjmů zahraniční stravné pro uplatnění daňových výdajů na straně podnikatele limituje obdobně, jako je limitováno pro zaměstnance neziskových organizací. Pro tyto zaměstnance zákoník práce stanoví, že zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanoveného vyhláškou Ministerstva financí. Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného uvedeného ve vyhlášce Ministerstva financí. Toto kapesné se nekrátí, zaměstnanci lze poskytovat kapesné do výše 40 % zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla.

Ing. Eva Sedláková