Pracovní cesty zaměstnanců

výdaje zaměstnavatele

Daňovým výdajem zaměstnavatele v souladu s § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů jsou výdaje na pracovní cesty jeho zaměstnanců. Zákon o daních z příjmů tyto výdaje zaměstnavatele neomezuje.

Náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zákoníkem práce

Zaměstnavatel si může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí v souladu se zákoníkem práce. Zákoník práce stanoví pro zaměstnavatele z oblasti samostatné činnosti pouze minimální limit některých náhrad cestovních výdajů, maximální výši ponechává na rozhodnutí zaměstnavatele – podnikatele. V této souvislosti však musí zaměstnavatel pamatovat na limit stanovený § 6 odst. 7 písm. a) zákona na straně zaměstnance.

Podle výše uvedeného § 6 odst. 7 písm. a) zákona nejsou na straně zaměstnance předmětem daně pouze cestovní náhrady stanovené pro zaměstnance odměňované platem, tj. cestovní náhrady limitované zákoníkem práce horní hranicí. Poskytne-li zaměstnavatel náhrady cestovních výdajů vyšší, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance odměňované platem, jedná se na straně zaměstnance o zdanitelný příjem podle § 6 odst. 1 zákona, který podléhá sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Zákoník práce v § 156 a násl. stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu

a)  jízdních výdajů,

b)  jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

c)  výdajů za ubytování,

d)  zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

e)  nutných vedlejších výdajů.

Příklad 1

Společnost s ručením omezeným má jednatele, který z důvodu úspory financí zatím od společnosti nepobírá odměnu, jen cestovné za používání služebního vozidla k výkonu činnosti pro společnost. Otázkou je, zda tento jednatel může od společnosti dostávat cestovní náhrady.

Obecně lze uvést, že výkon funkce jednatele společnosti s ručením omezeným není pracovněprávním vztahem. Pokud je uzavřena smlouva o výkonu funkce jednatele, jde o smlouvu na základě zákona o obchodních korporacích. V případě, že tato smlouva uzavřena není, pak se práva a povinnosti jednatele řídí § 2430 a násl. občanského zákoníku, tedy smlouvou příkazní.

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, ve znění pozdějších předpisů, v § 59 odst. 1 stanoví mimo jiné, že práva a povinnosti mezi obchodní korporací a členem jejího orgánu se řídí přiměřeně ustanoveními občanského zákoníku o příkazu, ledaže ze smlouvy o výkonu funkce, byla-li uzavřena, nebo z tohoto zákona plyne něco jiného. Občanský zákoník příkaz upravuje v § 2430 až 2444. Dále pak zákon o obchodních korporacích v § 59 odst. 3 stanoví, že není-li odměňování ve smlouvě o výkonu funkce sjednáno v souladu s tímto zákonem platí, že výkon funkce je bezplatný. Pokud tedy nemá člen orgánu obchodní korporace sjednanou odměnu, vykonává funkci bezúplatně.

Vykonává-li poplatník funkci jednatele na základě obchodně právního závazku, tj. na základě smlouvy o výkonu funkce s tím, že si hodlá vyúčtovávat náhrady cestovních výdajů, musí mít poskytování těchto náhrad sjednáno v předmětné smlouvě.

V případě, kdy obchodní společnost ušetří za výkon činnosti této funkce vzniká ji z tohoto titulu majetkový prospěch, který je jejím bezúplatným příjmem. Problematika bezplatného výkonu funkce byla projednána na koordinačním výboru KDP, příspěvek č. 468/16.12.15 Daňové důsledky bezplatného výkonu funkce nebo jiné činnosti. Ve stanovisku Generálního finančního ředitelství se uvádí mimo jiné, že u pohledu daně z příjmů právnických osob platí, že u právnické osoby, v jejímž orgánu (výboru) nebo pro níž je činnost fyzickou osobou vykonávána bezúplatně, se bude jednat o bezúplatný příjem.

     náhrada jízdních výdajů

v souladu s § 157 a násl. zákoníku práce za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Ustanovení § 157 odst. 3 zákoníku práce stanoví, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí pro r. 2022 v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 511/2021 Sb., nejméně u

a)  jednostopých vozidel a tříkolek 1,30 Kč,

b)  osobních silničních motorových vozidel 4,70 Kč;

při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.

Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů

zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovená výše.

Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel v souladu s § 158 odst. 4 zákoníku práce z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců (další možností zaměstnance je nechat si potřebné údaje o spotřebě do technického průkazu doplnit příslušným dopravním inspektorátem). Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci pro pracovní cesty vozidlo (ať vlastní nebo najaté), náhradu za spotřebované pohonné hmoty zaměstnanci vyplatit v rámci náhrad cestovních výdajů nemůže. V daném případě je daňovým výdajem zaměstnavatele výdaj za nákup pohonných hmot, pokud neuplatní paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000, resp. 4 000, Kč měsíčně v souladu s § 24 odst. 2 písm. zt) a § 25 odst. 1 písm. x) zákona.

Náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy

v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce (pracovní cesta na poštu, do banky apod.), zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat (tj. např. jízdenkou za cestu tramvají, metrem či autobusem).

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze pro r. 2022 vycházet z ceny stanovené vyhláškou MPSV č. 511/2021 Sb.:

a)  37,10 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,

b)  40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,

c)  36,10 Kč za 1 litr motorové nafty,

d)  4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Počínaje r. 2020 vyhláška MPSV stanoví i cenu za 1 kilowatthodinu elektřiny. Problematikou cestovních náhrad při použití elektromobilu se zabýval koordinační výbor KDP č. 518/21.03.18. Stanovisko k dané problematice zveřejnilo Generální finanční ředitelství na webových stránkách Finanční správy.

Příklad 2

Zaměstnanec uskutečnil zahraniční pracovní cestu vlastním automobilem, spotřeba pohonných činí 8,2 l/100 km. V ČR ujel 150 km, v zahraničí 300 km. Cena pohonných hmot doložená dokladem o jejich nákupu byla 38 Kč a 1,35 EUR. Otázkou je, jakou výši cestovních náhrad mu zaměstnavatel uhradí.

Celkem zaměstnanec ujel 450 km. Sazba základní náhrady pro osobní automobil činí 450 x 4,70 = 2 115 Kč

Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v ČR činí 150 x (38 x 8,2/100) = 467,40 Kč

Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v zahraničí činí 300 x (1,35 x 8,2/100) = 33,21 EUR

Zaměstnanci náleží cestovní náhrady ve výši 2 115 + 467,40 = 2 583 Kč (zaokrouhleno na koruny nahoru) a 33,21 EUR.

     stravné

Pokud se jedná o stravné pro zaměstnance odměňované platem, tedy zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou – státní, organizací, vyhláška č. 511/2021 Sb., pro r. 2022 stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

a)  99 Kč až 118 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  151 Kč až 182 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,

c)  237 Kč až 283 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Příklad 3

Podnikatel vyslal na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 13 hodin a zaměstnavatel vyplatil zaměstnanci stravné ve výši 190 Kč. Otázkou je, jaká výše stravného bude na straně zaměstnavatele daňovým výdajem.

Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem vyplacená částka ve výši 190 Kč podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona. Zákon o daních z příjmů horní limit pro výši stravného při pracovní cestě zaměstnance z podnikatelské sféry nestanoví.

Zaměstnavatel však musí v daném případě pamatovat na daňovou povinnost svého zaměstnance. V daném případě bude na straně zaměstnance zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 zákona o daních z příjmů částka 190 – 182 = 8 Kč.

Ing. Eva Sedlákova