Pracovní cesty zaměstnanců

výdaje zaměstnavatele

Daňovým výdajem zaměstnavatele v souladu s § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP jsou výdaje na pracovní cesty jeho zaměstnanců. Zákon o daních z příjmů tyto výdaje zaměstnavatele neomezuje. Jde o náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

Zaměstnavatel si může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí v souladu se zákoníkem práce. Zákoník práce stanoví pro zaměstnavatele z oblasti samostatné činnosti pouze minimální limit některých náhrad cestovních výdajů, maximální výši ponechává na rozhodnutí zaměstnavatele – podnikatele. V této souvislosti však musí zaměstnavatel pamatovat na limit stanovený § 6 odst. 7 písm. a) ZDP na straně zaměstnance.

Podle výše uvedeného § 6 odst. 7 písm. a) zákona nejsou předmětem daně pouze cestovní náhrady stanovené pro zaměstnance odměňované platem, tj. cestovní náhrady limitované zákoníkem práce horní hranicí. Poskytne-li zaměstnavatel náhrady cestovních výdajů vyšší, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance odměňované platem, jedná se na straně zaměstnance o zdanitelný příjem podle § 6 odst. 1 zákona. Tento příjem též podléhá sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Cestovní náhrady při pracovní cestě podle zákoníku práce

Zákoník práce v § 156 a násl. stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu

a)  jízdních výdajů,

b)  jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

c)  výdajů za ubytování,

d)  zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

e)  nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel (FO i PO) může zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů (např. náhradu za ztrátu času ve vlaku při pracovní cestě), za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu se zákoníkem práce. Obecnou zásadou je, že:

•    cestovní náhrady jsou nedělitelné, nelze se vzdát např. stravného a požadovat jen jízdní výdaje,

•    cestovních náhrad se nelze vzdát – § 346c zákoníku práce,

•    rovný přístup ke všem zaměstnancům – § 16 zákoníku práce.

Příklad 1

Zaměstnavatel nepožaduje po zaměstnancích vyslaných na pracovní cestu vyúčtování těchto cest. Otázkou je, zda může zahrnout do daňových nákladů účtenky ze zahraniční na ubytování, pronájem salonku, pohonné hmoty, poplatky za dálnici, apod.

Výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců, jsou na straně zaměstnavatele výdajem daňovým, a to v souladu s § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Těmito výdaji jsou i výdaje za ubytování, pronájem salonku, pohonné hmoty, apod. na základě dokladů od zaměstnanců při zahraniční pracovní cestě. Zákon o daních z příjmů stanoví, že musí jít o výdaje poplatníkem prokázané, tzn., že zaměstnavatel musí prokázat, že skutečně šlo o výdaje při pracovní cestě daných zaměstnanců. Pokud by zaměstnanci neprovedli vyúčtování služebních cest, mohl by mít zaměstnavatel s prokázáním příslušných výdajů při případné kontrole ze strany správce daně problémy.

Zákoník práce v § 156 stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování, stravné a nutných vedlejších výdajů. Dále pak § 346c zákoníku práce stanoví mimo jiné, že zaměstnanec se nemůže vzdát např. stravného a požadovat jen výdaje za ubytování, pronájem salonku, pohonné hmoty, poplatky za dálnici.

Náhrada jízdních výdajů

v souladu s § 157 a násl. zákoníku práce za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Ustanovení § 157 odst. 3 zákoníku práce stanoví, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí pro r. 2025 v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 475/2024 Sb., nejméně u

a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,60 Kč,

b) osobních silničních motorových vozidel 5,80 Kč;

při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.

Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovená výše.

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou příslušnou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci pro pracovní cesty vozidlo (ať vlastní nebo najaté), náhradu za spotřebované pohonné hmoty zaměstnanci vyplatit v rámci náhrad cestovních výdajů nemůže. V daném případě je daňovým výdajem zaměstnavatele výdaj za nákup pohonných hmot, pokud neuplatní paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000, resp. 4 000, Kč měsíčně v souladu s § 24 odst. 2 písm. zt) a § 25 odst. 1 písm. x) zákona.

Náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v souladu s § 159 zákoníku práce v prokázané výši. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce (pracovní cesta na poštu, do banky apod.), zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat (tj. např. jízdenkou za cestu tramvají, metrem či autobusem).

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze pro r. 2025 vycházet z ceny stanovené vyhláškou MPSV č. 475/2024 Sb.:

a)  35,80 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,

b)  40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,

c)  34,70 Kč za 1 litr motorové nafty.

d)  7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Příklad 2

Zaměstnavatel přikázal zaměstnanci pracovní cestu s tím, že mu neposkytl služební automobil. Otázkou je, zda zaměstnanci přísluší sazba základní náhrady za automobil, který si zaměstnanec sám najal nebo vypůjčil nebo ho má na finanční leasing.

Jedná-li se o pracovní cestu zaměstnance jiným vozidlem než vozidlem poskytnutým mu zaměstnavatelem (např. vozidlem, které si zaměstnanec sám najal nebo vypůjčil nebo ho má na finanční leasing), sazby základní náhrady ve výši 5,80 Kč za ujetý kilometr zaměstnanci přísluší.

Příklad 3

Zaměstnavatel přikázal zaměstnanci pracovní cestu s tím, že mu poskytl služební automobil. Otázkou je, zda zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů.

Zákoník práce v § 157 odst. 3 stanoví, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. V daném případě zaměstnanci vozidlo poskytl zaměstnavatel, tedy náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší.

Zaměstnavatel uplatní do daňových výdajů výdaje na nákup pohonných hmot, případě sazbu základní náhrady a náhradu za spotřebované pohonné hmoty nemá-li automobil v obchodním majetku, nebo paušální výdaj na dopravu.

Stravné

Zákoník práce v § 163 stanoví mimo jiné, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné. Tato výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným MPSV, tj. vyhláškou o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

Stravné pro r. 2025 podle vyhlášky č. 475/2024 Sb., činí nejméně

a)  148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pokud se jedná o stravné pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou – státní, organizací, tj. zaměstnance odměňované platem, vyhláška č. 475/2024 Sb., pro r. 2025 stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

a)  148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Příklad 4

Podnikatel vyslal na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 13 hodin a zaměstnavatel vyplatil zaměstnanci stravné ve výši 280 Kč. Otázkou je, jaká výše stravného bude na straně zaměstnavatele daňovým výdajem.

Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem vyplacená částka ve výši 280 Kč podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona. Zákon o daních z příjmů horní limit pro výši stravného při pracovní cestě zaměstnance z podnikatelské sféry nestanoví. Zaměstnavatel však musí v daném případě pamatovat na daňovou povinnost svého zaměstnance. V daném případě bude na straně zaměstnance zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 ZDP částka 280 – 271 = 9 Kč.

Ing. Eva Sedláková

ZÁKON č. 586/1992 Sb.,
o daních z příjmů

§ 24

(1) Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy. 5) Ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů nelze uplatnit výdaje, které již byly v předchozích zdaňovacích obdobích ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů uplatněny. Pokud poplatník účtuje v souladu se zvláštním právním předpisem některé účetní operace kompenzovaně, posuzují se náklady, jejichž uznatelnost je limitována výší příjmů s nimi souvisejících, obdobně jako by byly účtovány odděleně náklady a výnosy.

(2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také

a)  odpisy hmotného majetku (§ 26 až 33),

b)  zůstatková cena hmotného majetku (§ 29 odst. 2), s výjimkou uvedenou v písmenu c) a § 25, a to u

1. pěstitelských celků, trvalých porostů a zvířat podle přílohy č. 1 k tomuto zákonu, při jejich vyřazení,

2. prodaného nebo zlikvidovaného hmotného majetku, který lze podle tohoto zákona odpisovat; v případě vypořádání hmotného majetku při zániku práva stavby se postupuje obdobně,

3. hmotného majetku předaného povinně bezúplatně podle jiných právních předpisů, snížená o přijaté dotace na jeho pořízení.

Při částečném prodeji nebo zlikvidování hmotného majetku je výdajem poměrná část zůstatkové ceny. Zůstatkovou cenu nebo její část nelze uplatnit v případě, kdy je stavební dílo (dům, budova, stavba) likvidováno zcela nebo zčásti v souvislosti s výstavbou nového stavebního díla nebo jeho technickým zhodnocením. Obdobně se toto ustanovení vztahuje na zůstatkovou cenu hmotného majetku a nehmotného majetku odpisovaného pouze podle právních předpisů upravujících účetnictví, jehož účetní odpisy jsou výdajem podle písmene v),

c)  zůstatková cena hmotného majetku (§ 29 odst. 2) vyřazeného z důvodů škody jen do výše náhrad s vý-jimkou uvedenou v písmenu l). Obdobně se toto ustanovení vztahuje na zůstatkovou cenu hmotného majetku a nehmotného majetku odpisovaného pouze podle zvláštního právního předpisu, jehož účetní odpisy jsou výdajem (nákladem) podle písmene v), ...