Pracovní cesty zaměstnanců

Daňovým výdajem zaměstnavatele v souladu s § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP jsou výdaje na pracovní cesty jeho zaměstnanců. Zákon o daních z příjmů tyto výdaje zaměstnavatele neomezuje. Jde o náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zákoníkem práce. Zaměstnavatel si může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí v souladu se zákoníkem práce.

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p.p., v § 156 a násl. stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu

a)  jízdních výdajů,

b)  jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

c)  výdajů za ubytování,

d)  zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

e)  nutných vedlejších výdajů.

Daňové výdaje zaměstnavatele

Zákoník práce stanoví pro zaměstnavatele z oblasti samostatné činnosti pouze minimální limit některých náhrad cestovních výdajů, maximální výši ponechává na rozhodnutí zaměstnavatele – podnikatele. V této souvislosti však musí zaměstnavatel pamatovat na limit stanovený § 6 odst. 7 písm. a) ZDP na straně zaměstnance.

Podle výše uvedeného § 6 odst. 7 písm. a) zákona nejsou předmětem daně pouze cestovní náhrady stanovené pro zaměstnance odměňované platem, tj. cestovní náhrady limitované zákoníkem práce horní hranicí.

Poskytne-li zaměstnavatel náhrady cestovních výdajů vyšší, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance odměňované platem, jedná se na straně zaměstnance o zdanitelný příjem podle § 6 odst. 1 zákona. Tento příjem též podléhá sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

     náhrada jízdních výdajů

v souladu s § 157 a násl. zákoníku práce za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši. Ustanovení § 157 odst. 3 zákoníku práce stanoví, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí pro r. 2024 v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 398/2023 Sb., nejméně u

a)  jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč,

b)  osobních silničních motorových vozidel 5,60 Kč;

při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.

Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovená výše.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci pro pracovní cesty vozidlo (ať vlastní nebo najaté), náhradu za spotřebované pohonné hmoty zaměstnanci vyplatit v rámci náhrad cestovních výdajů nemůže. V daném případě je daňovým výdajem zaměstnavatele výdaj za nákup pohonných hmot, pokud neuplatní paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000, resp. 4 000, Kč měsíčně v souladu s § 24 odst. 2 písm. zt) a § 25 odst. 1 písm. x) zákona.

Při výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty lze pro r. 2024 vycházet z ceny stanovené vyhláškou MPSV č. 398/2023 Sb.:

a)  38,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,

b)  42,60 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,

c)  38,70 Kč za 1 litr motorové nafty.

d)  7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

     náhrada výdajů za ubytování

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci v souladu s § 162 zákoníku práce náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zaměstnanec předloží zaměstnavateli např. doklad z hotelu či jiného zařízení, kde byl při pracovní cestě ubytován.

     stravné

Zákoník práce v § 163 stanoví mimo jiné, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné. Stravné pro r. 2024 podle vyhlášky č. 398/2023 Sb., činí nejméně

a)  140 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  212 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  333 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pokud se jedná o stravné pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou – státní, organizací, tj. zaměstnance odměňované platem, vyhláška č. 398/2023 Sb., pro r. 2024 stanoví mimo jiné, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

a)  140 Kč až 166 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b)  212 Kč až 256 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c)  333 Kč až 398 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

     náhrada nutných vedlejších výdajů

Zaměstnavatel poskytne v souladu s § 164 zákoníku práce zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže (např. výdaje na úhradu parkovacích poplatků, pojištění apod.). Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

     náhrady při zahraniční pracovní cestě

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel podle § 166 a násl. zákoníku práce povinen poskytnout zaměstnanci mimo jiné i náhradu stravovacích výdajů v cizí měně (zahraniční stravné). Zaměstnavatel může při zahraniční pracovní cestě poskytnout zaměstnanci i další cestovní náhrady, jako např. kapesné.

Výši stravného při zahraničních pracovních cestách stanoví a vyhlašuje Ministerstvo financí vyhláškou zveřejněnou ve Sbírce zákonů. Pro r. 2024 je zahraniční stravné stanoveno vyhláškou Ministerstva financí č. 341/2023 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2024 Sb.

Zaměstnavatel může při zahraniční pracovní cestě poskytnout zaměstnanci i další cestovní náhrady, jako např. kapesné. Zaměstnanci lze, v souladu s § 180 zákoníku práce, poskytovat kapesné do výše 40 % zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla, výše kapesného se nekrátí.

Stravné na pracovní cestě
a příspěvek na stravování

Zákon o daních z příjmů v § 6 odst. 9 písm. b) počínaje r. 2024 stanoví, že od daně je osvobozen příjem zaměstnance ve formě příspěvku na stravování poskytnutého zaměstnavatelem za jednu směnu podle jiného právního předpisu, pokud během této směny zaměstnanec vykonával práci alespoň 3 hodiny a nevznikl mu během této směny nárok na stravné v rámci cestovních náhrad podle jiného právního předpisu, a to v úhrnu do výše 70 % horní hranice stravného, které lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin, a v úhrnu do výše 70 % této hranice, je-li příspěvek poskytnut jako další příspěvek v rámci stejné směny, pokud její délka v úhrnu s přestávkou v práci povinně poskytovanou zaměstnavatelem podle jiného právního předpisu je delší než 11 hodin; v případě zaměstnance vykonávajícího činnost, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, jejíž výkon není rozvržen na směny podle jiného právního předpisu, je příjem ve formě příspěvku na stravování poskytnutého zaměstnavatelem od daně osvobozen, pokud během kalendářního dne zaměstnanec vykonával práci alespoň 3 hodiny a nevznikl mu během tohoto dne nárok na stravné v rámci cestovních náhrad podle jiného právního předpisu ani na stravné v rámci cestovních náhrad na základě smlouvy, a to v úhrnu do výše 70 % horní hranice stravného, které lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin, a v úhrnu do výše 70 % této hranice, je-li příspěvek poskytnut jako další příspěvek v rámci stejného kalendářního dne, pokud během tohoto dne zaměstnanec vykonával práci alespoň 11 hodin; příspěvkem na stravování se pro účely daní z příjmů rozumí

1)  stravování poskytované jako nepeněžní plnění ke spotřebě na pracovišti zaměstnance nebo v rámci stravování zajišťovaného prostřednictvím jiného subjektu než zaměstnavatele a

2)  peněžitý příspěvek na stravování.

Podle metodické informace GFŘ ke zdaňování benefitů a jiných plnění poskytovaných zaměstnavateli zaměstnancům od 1. ledna 2024, v případě příspěvku zaměstnavatele na stravování zaměstnanců došlo od 1. 1. 2024 ke sjednocení pravidel pro daňový režim peněžité i nepeněžní formy jeho poskytování. Z hlediska daňové uznatelnosti souvisejících nákladů na straně zaměstnavatele byla zrušena speciální úprava nepeněžního příspěvku v § 24 odst. 2 písm. j) bod 4. ZDP (ve znění do 31. 12. 2023). Důvodem je skutečnost, že nově je daňové omezení u všech forem stravování zakotveno na straně zaměstnance, a to prostřednictvím limitace osvobození souvisejících příjmů podle ustanovení § 6 odst. 9 písm. b) zákona.

Veškeré příspěvky na stravování poskytnuté od 1. 1. 2024 představují na straně zaměstnavatele daňově uznatelné náklady, pokud splňují podmínky § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona (ve znění od r. 2024), tj. jako práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy.

Bude-li tedy příspěvek na stravování se zaměstnancem odpovídajícím způsobem sjednán, bude takto vzniklý náklad na straně zaměstnavatele daňově uznatelný bez dalších limitací.

Příklad 1

Podnikatel stanovil pracovní dobu od 7,45 do 16,15 hod. Tento podnikatel vyslal v 9,30 hod. na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 3 hodiny. Otázkou je, jak se bude postupovat na straně zaměstnavatele a zaměstnance z hlediska daně z příjmů.

Zaměstnanci stravné při pracovní cestě nenáleží, protože tato pracovní cesta byla kratší než 5 hodin. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci příspěvek na stravování, bude se jednat na straně zaměstnance o příjem od daně osvobozený podle § 6 odst. 9 písm. b) zákona (v průběhu směny nevznikl zaměstnanci nárok na stravné podle zákoníku práce z důvodu pracovní cesty) a na straně zaměstnavatele o výdaj daňový v souladu s § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona.

Příklad 2

Podnikatel stanovil pracovní dobu od 7,45 do 16,15 hod. Tento podnikatel vyslal v 9,30 hod. na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 5,5 hodiny. Otázkou je, jak se bude postupovat na straně zaměstnavatele a zaměstnance z hlediska daně z příjmů.

Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem jak stravné při pracovní cestě podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona, tak i případný příspěvek na stravování zaměstnance podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona.

Vzhledem ke skutečnosti, že zaměstnanci vznikl v průběhu směny nárok na stravné podle zákoníku práce, pracovní cesta trvala v průběhu směny více než 5 hodin, tj. v průběhu směny uběhla celá doba rozhodná pro vznik nároku na stravné při pracovní cestě podle zákoníku práce, bude na straně zaměstnance případný příspěvek na stravování zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 písm. d) zákona [stravné při pracovní cestě nebude předmětem daně podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona].

Příklad 3

Podnikatel stanovil pracovní dobu od 7,45 do 16,15 hod. Tento podnikatel vyslal ve 14 hod. na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 7 hodin. Otázkou je, jak se bude postupovat na straně zaměstnavatele a zaměstnance z hlediska daně z příjmů.

Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem jak stravné při pracovní cestě podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona, tak i příspěvek na stravování podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona.

Zaměstnanci v průběhu směny nárok na stravné podle zákoníku práce nevznikl, pracovní cesta trvala v průběhu směny pouze 2 hod. 15 minut, tj. od 14 do 16,15 hod., tedy příspěvek na stravování bude na straně zaměstnance od daně osvobozen podle § 6 odst. 9 písm. b) zákona [stravné při pracovní cestě nebude předmětem daně podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona].

Ing. Eva Sedláková

ZÁKON č. 586/1992 Sb.,
o daních z příjmů

§ 24

(1) Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy. 5) Ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů nelze uplatnit výdaje, které již byly v předchozích zdaňovacích obdobích ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů uplatněny. Pokud poplatník účtuje v souladu se zvláštním právním předpisem některé účetní operace kompenzovaně, posuzují se náklady, jejichž uznatelnost je limitována výší příjmů s nimi souvisejících, obdobně jako by byly účtovány odděleně náklady a výnosy.

(2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také

...

j) výdaje (náklady) na pracovní a sociální podmínky, péči o zdraví a zvýšený rozsah doby odpočinku zaměstnanců vynaložené na

1. bezpečnost a ochranu zdraví při práci a hygienické vybavení pracovišť; výdaje (náklady) na pořízení ochranných nápojů lze uplatnit v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy,

2. pracovnělékařské služby poskytované poskytovatelem těchto služeb v rozsahu stanoveném zvláštními předpisy a nehrazeném zdravotní pojišťovnou, na lékařské prohlídky a lékařská vyšetření stanovené zvláštními předpisy,

3. provoz vlastních vzdělávacích zařízení nebo vý¬daje (náklady) spojené s odborným rozvojem zaměstnanců podle jiného právního předpisu a rekvalifikací zaměstnanců podle jiného právního předpisu upravujícího zaměstnanost, pokud souvisejí s předmětem činnosti zaměstnavatele,

4. práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak; to platí i pro výdaje vynaložené na sociální podmínky nebo péči o zdraví rodinného příslušníka zaměstnance, jedná-li se o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy,

k)  výdaje (náklady) na pracovní cesty, včetně výdajů (nákladů) na pracovní cestu spolupracujících osob (§ 13) a společníků veřejných obchodních ...