Praktická řešení
   k cestovním náhradám

Oddělené posuzování trvání pracovních cest

Pokud například zaměstnanec odjel z pracoviště na pracovní cestu v 7.00 hodin, zpět se vrátil v 12.50 hodin a ještě týž den odjel znovu na pracovní cestu do jiného místa v 14.30 hod. a vrátil se v 19.45 hodin, zaměstnanec v jednom dni vykonal 2 samostatné pracovní cesty a jedná se tedy o zcela odlišný případ, než je uvedeno výše.

Jak má zaměstnavatel postupovat při posuzování pracovních cest?

U těchto pracovních cest je nutné odděleně posuzovat dobu trvání pracovní cesty. První pracovní cesta trvala 5 hodin 50 minut, zaměstnanci tedy bude příslušet za dobu trvání pracovní cesty stravné ve výši 155 Kč, pokud není mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem sjednáno nebo zaměstnavatelem určeno stravné vyšší. Druhá pracovní cesta trvala 5 hodin 15 minut, zaměstnanci tedy i za tuto pracovní cestu bude příslušet stravné ve výši 155 Kč, pokud není mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem sjednáno nebo zaměstnavatelem určeno stravné vyšší. Postup spočívající v sečtení doby trvání obou pracovních cest by byl chybný.

vypracovala JUDr. Jana Drexlerová

Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr

Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance (§ 155 odst. 1 ZP). Zaměstnáváme zaměstnance na dohodu o pracovní činnosti uzavřenou na dobu neurčitou. Zaměstnavatel má v úmyslu je vysílat na pracovní cestu.

Musí zaměstnavatel hradit cestovní náhrady stejně jako zaměstnancům v pracovním poměru?

U dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr je možné sjednat právo na cestovní náhrady. Pro zaměstnance, kteří mají uzavřen pracovní poměr, jsou cestovní náhrady nárokem přímo ze zákona, který jim musí zaměstnavatel poskytnout stejně, jako jim musí vyplatit mzdu. U zaměstnanců činných na základě některé z dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr tomu však tak není. Podle § 155 ZP platí zásada, že cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo se zaměstnancem sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno a bylo sjednáno i místo pravidelného pracoviště.

Jak je známo, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, ale zejména dohoda o pracovní činnosti) jsou svoji podstatou dohody v pravém slova smyslu, jejich obsah tedy záleží od toho, co si zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl a zákon jejich ujednání – s drobnými výjimkami – nestanoví meze. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr jsou ve smyslu § 2 ZP závislou prací a jako taková musí být vykonávána za odměnu, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Na rozdíl od pracovního poměru však právní úprava nezakládá při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr právo zaměstnance na cestovní výdaje přímo ze zákona. Výslovně však připouští, aby právo na cestovní náhrady bylo možné při výkonu práce na základě obou dohod sjednat. Jejich poskytování je podmíněno dohodou za podmínky, že bylo sjednáno i místo pravidelného pracoviště. Dohoda o provedení práce i dohoda o pracovní činnosti musí být povinně sjednávány písemně, a pokud není dodržena písemná forma, jsou tato právní jednání zakládající pracovněprávní vztah neplatná, ledaže strany tuto vadu dodatečně odstraní. Právo na poskytování cestovních náhrad nemusí být ale sjednáno písemně, není ani podmínkou, aby dohoda o sjednání tohoto práva byla obsahem konkrétní dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce; ovšem samozřejmě písemná forma těchto úkonů je v praxi lepší, zaručuje prokazatelnost sjednání. Není proto vyloučeno sjednat právo na cestovní náhrady i mimo tyto dohody, právo může být sjednáno i ústně a může být sjednáno při vlastním sjednávání podmínek dohody i v průběhu výkonu prací konaných na základě těchto dohod.

Citované ustanovení § 155 ZP patří mezi ustanovení dispozitivní, protože je možné právo sjednat, ale není to povinnost. Bude-li ale dohodnuto, musí být současně sjednáno místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Povinnost sjednat pravidelné pracoviště je na rozdíl od pracovního poměru uložena proto, že povinnou náležitostí dohody o pracovní činnosti ani dohody o provedení práce není ujednání o místě výkonu práce. Uvedení pravidelného pracoviště je však jediným omezením, kterým zákonná úprava smluvní strany pracovněprávního vztahu při sjednání cestovních náhrad omezuje. Dohoda o vzniku práva nemusí zahrnout všechny v pracovním poměru jinak povinně poskytované druhy cestovních náhrad, které jsou upraveny v § 156 ZP pro tuzemskou pracovní cestu nebo v § 166 ZP pro zahraniční pracovní cestu. Je možné dohodnout právo pouze na některé náhrady, je možné sjednat i jejich odchylnou výši.

Omezením pro zaměstnavatele je pouze to, že i na dohodnuté poskytování cestovních náhrad se vztahují shodné daňové dopady, včetně zápočtu do vyměřovacího základu pro pojištění na zdravotní a sociální pojištění, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru, pokud jsou poskytovány ve vyšším rozsahu, než přísluší zaměstnancům zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 ZP.

Doporučuji proto stanovit – asi nejlépe vnitřním předpisem zaměstnavatele – podmínky, za kterých bude zaměstnavatel vysílat zaměstnance pracující na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr na pracovní cesty. Následně bude postačovat pouze souhlas zaměstnance (doporučuji písemný).

Přeložení a dočasné přidělení

Je-li zaměstnanec přeložen nebo dočasně přidělen k jinému zaměstnavateli do jiného místa výkonu práce, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, které je současně odlišné od bydliště zaměstnance, přísluší mu náhrady ve výši a za podmínek stanovených v § 157 až 164 (§ 165 odst. 1 ZP).

Jaké náhrady přísluší zaměstnanci zaměstnavatele podnikatele, který byl přeložen nebo dočasně přidělen k jinému zaměstnavateli?

Tuto otázku upravuje § 165 ZP. v případě, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci přidělovat práci v místě, ke kterému se zavázal v pracovní smlouvě, musí nést tíž vyšší náklady, které vzniknou zaměstnanci přeloženému nebo dočasně přidělenému k jinému zaměstnavateli, a to z důvodu, že se jedná o cesty do jiného místa výkonu práce. Tyto vyšší náklady hradí zaměstnavatel zaměstnanci ve stejném rozsahu a za stejných podmínek jako při pracovní cestě. Současně zákon řeší případy, kdy se zaměstnanec denně z místa přeložení nebo dočasného přidělení vrací do místa svého bydliště, a dále řeší souběh nároků na náhrady při vyslání tohoto zaměstnance na pracovní cestu mimo místo přeložení nebo dočasného přidělení. V konkrétním případě může zaměstnavatel sjednat nebo stanovit ve vnitřním předpise podle § 305 ZP jinou výši stravného poskytovaného při přeložení nebo dočasném přidělení, než je výše stravného pro pracovní cesty, toto stravné však musí být alespoň ve výši minimální částky pro příslušné časové pásmo. Pro zaměstnance zaměstnavatelů vyjmenovaných v § 109 odst. 3 ZP (tzv. rozpočtové a příspěvkové sféry) jsou náhrady při přeložení a dočasném přidělení upraveny poněkud odchylně v ustanoveních § 177 a § 178 ZP.

Mimořádná cesta

Zaměstnavatel má v poslední době hodně zakázek a potřebuje, aby zaměstnanci občas pracovali přesčas v sobotu nebo neděli, přišli do práce mimo rozvrh pracovní doby. Většina zaměstnanců však bydlí po vesnicích, kde není o víkendu vhodné autobusové spojení, a proto musí k cestě do práce používat vlastní motorové vozidlo nebo motocykl.

Musí zaměstnavatel zaměstnancům na tuto dopravu nějak přispívat?

Cesta do zaměstnání, jak známo, není úkonem v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů, proto také platí zásada, že úraz na ní utrpěný není úrazem pracovním, tudíž nelze také cestu do zaměstnání posuzovat jako pracovní cestu a hradit zaměstnanci náklady této cesty. To je obecná zásada.

Z této zásady však nyní platný zákoník práce připustil jednu výjimku, a tou je poskytování cestovních výdajů, které vzniknou zaměstnanci při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. To je zcela nové ustanovení, které si vyžádala praxe.

Jednou z novel zákoníku práce byl také text § 152 odst. 3 ZP formulačně pozměněn a namísto původního, že se jednalo o cestu v souvislosti s „mimořádným výkonem práce“, je nově formulačně precizněji vyjádřeno, že se má jednat o „mimořádnou cestu“ v souvislosti s výkonem práce. Poskytování cestovních náhrad při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo původně stanovený rozvrh pracovních směn, musí se zaměstnanec k výkonu této práce dostavit a po výkonu této práce se opět musí dopravit do svého bydliště. O mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce se zpravidla jedná u nařízené práce přesčas, která je nařízená mimo původně stanovené rozvržení pracovních směn a nenavazuje na rozvrh pracovní doby. Pokud by ale práce přesčas navazovala na rozvržení pracovní doby a zaměstnanec se poté vrací do svého bydliště, jedná se o návrat z jeho směny, byť prodloužené o práci přesčas. O mimořádnou cestu půjde i v případech, kdy je se zaměstnancem dohodnuta pracovní pohotovost v bydlišti nebo v jiném dohodnutém místě a dojde k tomu, že zaměstnavatel vyzve zaměstnance k bezodkladnému výkonu práce. Zaměstnavateli se tím dává možnost hradit cestovné zejména při cestě do zaměstnání v případě mimořádných směn. To je ale jediná výjimka ze zásady, že cesty do zaměstnání a zpět si hradí zaměstnanec sám.

Proto uzavírám, že zaměstnavatel zaměstnancům může (zdůrazňuji, může, ale nemusí) poskytnout v případě mimořádných cest do práce, náhradu jízdních výdajů. Bude tedy věcí dohody zaměstnance se zaměstnavatelem, jestli se na této úhradě dohodnou.

Pravidelné pracoviště

Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec (§ 34a ZP). Budeme uzavírat pracovní poměr se zaměstnancem, který bude často jezdit na služební cesty. Zaměstnavatel má zájem sjednat hned při podpisu pracovní smlouvy tzv. pravidelné pracoviště místo výkonu práce. Bydliště zaměstnance je však 20 km vzdálené od místa výkonu práce a dotyčný bude často jezdit na pracovní cesty přímo z domova.

Jak má zaměstnavatel správně postupovat?

Podle § 34a ZP se pravidelným pracovištěm pro účely poskytování cestovních náhrad rozumí místo, které je sjednáno v pracovní smlouvě. Pojem pravidelné pracoviště je používá výhradně pro účely poskytování cestovních náhrad, zaměstnavatel má možnost, nikoliv povinnost, je se zaměstnancem sjednat. Jedná se o konkrétní dohodu zaměstnavatele a zaměstnance, která nemůže být nahrazena ani ujednáním v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisem zaměstnavatele.

Pravidelné pracoviště nesmí být podle § 34a ZP sjednáno šířeji než jedna obec. Důvodem této legislativní úpravy bylo zjištění, že zaměstnavatelé se zaměstnanci sjednávali jako pravidelné pracoviště všechna v úvahu přicházející místa výkonu práce z důvodu toho, aby nemuseli zaměstnanci poskytovat cestovní náhrady, protože jim na ně nevznikalo právo, když stále pracovali na některém ze svých pracovišť podle pracovní smlouvy. Zaměstnavatel ani zaměstnanec nemají povinnost pravidelné pracoviště v pracovní smlouvě sjednávat. Pokud však není pravidelné pracoviště sjednáno, pak se pro účely cestovních náhrad považuje za něj míst výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty. Zde bude tedy záležet jen na vaší dohodě se zaměstnancem. Pokud pravidelné pracoviště nesjednáte, bude muset zaměstnavatel určovat podmínky pracovní cesty při každé cestě zvlášť. Domnívám se, že sjednání pravidelného pracoviště bude pro zaměstnavatele i zaměstnance v daném případě výhodou.

Použití místní hromadné dopravy na pracovní cestu

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši; tato náhrada náleží zaměstnanci i vedle náhrad podle § 157 odst. 1 až 3 (§ 159 odst. 1 ZP).

Jak je to s náhradou jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu?

Náhradu jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši. Tato náhrada náleží zaměstnanci i vedle náhrad jízdních výdajů při použití jiného dopravního prostředku, zejména silničního motorového vozidla. I v tomto případě se postupuje při posouzení oprávněnosti vynaložených cestovních nákladů podle předem určených podmínek pracovní cesty.

Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec podle § 159 odst. 2 ZP jízdní výdaje, které skutečně uhradil, prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li zaměstnanec místní hromadnou dopravu na pracovní cestě v jiné obci, než má sjednáno místo výkonu práce, musí výši jízdních výdajů prokázat. Zaměstnavatel však i v tomto případě může postupovat podle ustanovení § 185 ZP a zaměstnanci jízdní výdaje proplatit i při neprokázání jejich výše.

Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 v ustanovení § 159 ZP zdůraznila, že náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. Toto ustanovení je zjevně nadbytečné. V praxi se jedná nejčastěji o případy, kdy zaměstnavatel předem vybaví zaměstnance přenosnými kupony nebo jinými předplatnými jízdenkami místní hromadné dopravy. Ovšem tato náhrada by zaměstnanci nepříslušela, i kdyby citovanou větu § 159 ZP neobsahoval. Platí totiž obecná zásada, že náhrada cestovních výdajů zaměstnanci přísluší pouze za reálně vynaložené náklady.

vypracovala JUDr. Eva Dandová