Praktická řešení
k cestovním náhradám

Zahraniční pracovní cesta zaměstnance uskutečněná vlastním automobilem

Zaměstnanec uskutečnil zahraniční pracovní cestu vlastním automobilem, spotřeba pohonných hmot činí 8,2 l/­100 km. V ČR ujel 150 km, v zahraničí 300 km. Cena pohonných hmot doložená dokladem o jejich nákupu byla 38 Kč a 1,35 EUR.

Jakou výši náhrad zaměstnavatel uhradí zaměstnanci?

Celkem zaměstnanec ujel 450 km. Sazba základní náhrady pro osobní automobil činí 450 x 5,90 = 2 655 Kč. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v ČR činí 150 x (38 x 8,2/­100)
= 467,40 Kč. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v zahraničí činí 300 x (1,35 x 8,2/­100) = 33,21 EUR. Zaměstnanci náleží cestovní náhrady ve výši 2 655 + 467,40 = 3 123 Kč (zaokrouhleno na koruny nahoru) a 33,21 EUR.

vypracoval Ing. Ivan Macháček

Pracovní cesta zaměstnance nákladním automobilem

Zaměstnavatel – podnikatel, vyslal zaměstnance na pracovní cestu nákladním automobilem, který je ve vlastnictví zaměstnance.

Jakou sazbu základní náhrady může podnikatel dohodnout, se svým zaměstnancem jedná-li se o nákladní automobil, aby tato sazba byla daňovým výdajem zaměstnavatele?

Jedná-li se o pracovní cestu zaměstnance, kterou zaměstnanec uskuteční nákladním automobilem, který mu neposkytl zaměstnavatel, bude se postupovat podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů, který sazbu základní náhrady pro daný případ nelimituje a je tedy jen na zaměstnavateli a zaměstnanci jakou výši sazby základní náhrady dohodnou. Zákoník práce v § 157 stanoví mimo jiné, že sazbu základní náhrady u nákladních automobilů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovena pro osobní automobily, tj. pro r. 2026 nejméně ve výši 5,90 x 2 = 11,80 Kč na ujetý kilometr. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci sazbu vyšší než 11,80 Kč na ujetý kilometr, bude se na straně zaměstnavatele jednat o daňový výdaj s tím, že na straně zaměstnance bude částka nad limit 11,80 Kč na ujetý kilometr zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 zákona o daních z příjmů.

Pracovní cesta zaměstnance vlastním automobilem pro svého zaměstnavatele

Manželka podnikatelka, má v obchodním majetku zahrnutý osobní automobil, který je ve společném jmění manželů a který používá pro pracovní cesty a odpisuje ho. Manžel tímto automobilem někdy jezdí u svého zaměstnavatele na pracovní cesty.

Má manžel nárok na sazbu základní náhrady, jestliže tímto automobilem vykoná pracovní cestu pro svého zaměstnavatele?

Používá-li automobil zahrnutý v obchodním majetku manželky podnikatelky, i manžel, je třeba, aby manželka úměrně krátila příslušné výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Jedná se např. o odpisy, pojistné, případné výdaje na opravu nebo údržbu automobilu apod. Kritériem může být nejlépe počet kilometrů ujetých manželkou pro pracovní cesty v rámci jejích podnikatelských aktivit k celkovému počtu ujetých kilometrů za příslušné zdaňovací období. Výdaje spojené se svojí pracovní cestou manželka uplatní do výdajů daňových v prokázané výši, tj. dokladem o nákupu pohonných hmot, který doloží knihou jízd. Pokud se jedná o cestovní náhrady za používání silničních motorových vozidel při pracovní cestě zaměstnanců, v daném případě manžela, přísluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty.

vypracovala Ing. Eva Sedláková

Nadlimitní cestovní náhrady

Firma požádala zaměstnance, aby k pracovní cestě 8. dubna 2026 využil vlastní vozidlo. Jde o osobní automobil s naftovým motorem. Pracovní cesta 200 km trvala 10 hodin, a zaměstnanci v souvislosti s ní vznikly zvýšené výdaje za palivo a jídlo (nemohl využít ten den firemní kantýnu), pročež má nárok na jízdné a stravné.

Jaké je daňové posouzení nadlimitních cestovních náhrad?

Podle vnitřního předpisu firma přiznává sazbu základní náhrady u osobních automobilů 10 Kč/­km, tj. více než vyplývá z prováděcí vyhlášky citované výše (5,90 Kč/­km). Zaměstnanci proto náleží základní náhrada za použití vozu 10 Kč/­km x 200 km = 2 000 Kč, zatímco dle vyhlášky by šlo jen o 5,90 Kč/­km x 200 km = 1 180 Kč. Pro soukromého zaměstnavatele je plně daňově účinná celá přiznaná výše náhrady 2 000 Kč. Pro zaměstnance ale nebude zdanitelná jen částka do limitu 1 180 Kč, zbývajících 820 Kč bude zahrnuto do jeho zdanitelné mzdy. V případě náhrady za spotřebované pohonné hmoty – nafta – vnitřní firemní předpis zachovává výpočet v souladu se ZP při použití cen podle zmíněné prováděcí vyhlášky (34,10 Kč/­l), ledaže zaměstnanec dokladem o nákupu prokazuje jinou cenu. Zaměstnanec skutečnou cenu nafty neprokázal a průměrná spotřeba vozidla je 5 litrů na 100 km. Proto má nárok na náhradu za spotřebu nafty = 5 litrů/­100 km x 200 km x 34,10 Kč/­litr = 341 Kč. Pro zaměstnavatele jde o daňový výdaj, který u zaměstnance není ani zčásti předmětem daně (je do limitu).

U tuzemských pracovních cest roku 2026 trvajících v daném dni 5 až 12 hodin stanovuje vyhláška ad výše stravné v rozpětí 155 Kč až 185 Kč. Protože jde o zaměstnavatele ze „soukromého sektoru“, je vázán jen spodním limitem 155 Kč. Štědrá firma i zde přiznává nadlimitní paušální stravné 200 Kč. Jelikož se jedná o zaměstnavatele „soukromého sektoru“ bude celé stravné 200 Kč daňově účinné, ale dotyčný zaměstnanec z této částky nezdaní jen stravné do horního limitu 185 Kč, zbývajících 15 Kč tak bude součástí jeho zdanitelné mzdy.

Pracovní cesta vlakem

Zaměstnavatel vyslal na tuzemskou pracovní cestu zaměstnance, přičemž mu určil jako dopravní prostředek vlak. Na žádost zaměstnance ale dovolil využít k cestě jeho soukromé osobní auto jezdící na benzín. Zaměstnanec předložil při vyúčtování pracovní cesty doklad o nákupu benzínu a údaji z technického průkazu prokázal průměrnou spotřebu auta. Což bylo v daném případě zhola zbytečné.

Jak postupovat v dané situaci?

Bez ohledu na souhlas s použitím jiného než určeného dopravního prostředku (vlaku), totiž náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající pouze určenému prostředku – vlaku – např. 500 Kč podle ceníku Českých drah či jiného dopravce.

Záloha na cestovní náhrady

Pokud není zaměstnanci předána k použití firemní platební karta, měl by předem obdržet přiměřenou zálohu na předpokládané výlohy. Přesněji řečeno, na neposkytnutí zálohy se s ním musí zaměstnavatel předem dohodnout, viz § 183 odst. 1 ZDP. Pan Oto je zaměstnancem číslo 8 stavební firmy a často objíždí stavby, kde pobývá i více dní. Na jednu takovou (tuzemskou) pracovní cestu dostal zálohu na cestovní náhrady 1 000 Kč. Z jejího vyúčtování ovšem vyplynul nárok na cestovní náhrady v odlišné výši, variantně: a) 1 200 Kč, b) 900 Kč.

Jaký je správný postup při účtování?

vypracoval Ing. Martin Děrgel

§ 24 zákona č. 586/1992 Sb.
Citace na straně 69

(1) Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy. Ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů nelze uplatnit výdaje, které již byly v předchozích zdaňovacích obdobích ve výdajích na dosažení, zajištění a udržení příjmů uplatněny. Pokud poplatník účtuje v souladu se zvláštním právním předpisem některé účetní operace kompenzovaně, posuzují se náklady, jejichž uznatelnost je limitována výší příjmů s nimi souvisejících, obdobně jako by byly účtovány odděleně náklady a výnosy.

(2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také

a) odpisy hmotného majetku (§ 26 až 33),

b) zůstatková cena hmotného majetku (§ 29 odst. 2), s výjimkou uvedenou v písmenu c) a § 25, a to u

1. pěstitelských celků, trvalých porostů a zvířat podle přílohy č. 1 k tomuto zákonu, při jejich vyřazení,

2. prodaného nebo zlikvidovaného hmotného majetku, který lze podle tohoto zákona odpisovat; v případě vypořádání hmotného majetku při zániku práva stavby se postupuje obdobně,

3. hmotného majetku předaného povinně bezúplatně podle jiných právních předpisů, snížená o přijaté dotace na jeho pořízení.

Při částečném prodeji nebo zlikvidování hmotného majetku je výdajem poměrná část zůstatkové ceny. Zůstatkovou cenu nebo její část nelze uplatnit v případě, kdy je stavební dílo (dům, budova, stavba) likvidováno zcela nebo zčásti v souvislosti s výstavbou nového stavebního díla nebo jeho technickým zhodnocením. Obdobně se toto ustanovení vztahuje na zůstatkovou cenu hmotného majetku a nehmotného majetku odpisovaného pouze podle právních předpisů upravujících účetnictví, jehož účetní odpisy jsou výdajem podle písmene v),