Příklady z praxe
cestovní náhrady při pracovních cestách
Náhrada výdajů za ubytování
V současné době existují zaměstnavatelé, kteří stanovují ve svých interních směrnicích limit na ubytování pro své zaměstnance při jejich pracovních cestách. Postupují zaměstnavatele v dané situaci správně?
Stanovení takového limitu je zbytečné a nadbytečné, protože v § 162 odst. 1 věty první zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění p.p., je jasně stanoveno, že zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
Podobný, ale pouze doporučující limit na ubytování zaměstnanců při pracovních cestách určovalo v dávné minulosti Ministerstvo financí ČR, avšak i přitom musel zaměstnavatel uhradit zaměstnanci skutečný prokázaný výdaj, i když byl vyšší než stanovený limit. I tento doporučující limit byl však již před několika desítkami let zrušen.
Od té doby platí, že zaměstnavatel je povinen proplatit zaměstnanci prokázaný výdaj za ubytování v prokázané výši a nemůže ho ze žádných důvodů snižovat nebo omezovat a pokud tak učiní, znamená to nezákonné krácení zákonného nároku zaměstnance a současně porušování zákoníku práce.
Z uvedeného tedy vyplývá, že zmíněný postup, v rámci kterého dochází ze strany zaměstnavatele k bezdůvodnému snižování prokazovaných výdajů zaměstnanců při pracovních cestách, je v rozporu se zákonnou úpravou. Jestliže chce zaměstnavatel určovat konkrétní druh ubytovacího zařízení svým zaměstnancům při jejich pracovních cestách, má možnost tak učinit pouze v rámci určení podmínek každé konkrétní pracovní cesty podle § 153 odst. 1 shora citovaného zákoníku práce (který stanoví podmínky pracovních cest), ale i v tomto případě platí, že zaměstnavatel musí zaměstnanci uhradit skutečný prokázaný výdaj.
Ve zmíněném § 153 odst. 1 ZP je přesně stanoveno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel (určování podmínek pracovních cest zaměstnanců je výhradním právem zaměstnavatele).
Platba za ubytování debetní kartou zaměstnance
Podle platného znění zákoníku práce mohou zaměstnanci při svých pracovních cestách, a to jak tuzemských tak i zahraničních, při platbách souvisejících výdajů, používat svoje platební karty, protože zmíněný zákoník práce nikde nestanoví výslovnou povinnost poskytovat zaměstnancům na pracovní cesty zálohy. I když zaměstnavatel nemá zmíněnou povinnost stanovenu a neposkytne zaměstnancům zálohu, nemůže však také zaměstnancům určovat způsob úhrady vzniklých výdajů. Je předmětná úvaha správná?
Zaměstnanci by měli dostat při ubytování při pracovní cestě v ubytovacím zařízení účetní doklad. Praxe však velmi často ukazuje nesprávný postup, totiž zaměstnancům jsou místo účetních dokladů vystavovány faktury – zdá se, že i kontrolní orgány tento postup akceptují, jde v podstatě o to, že faktury by měly být adresovány přímo zaměstnavateli – když už jsou vystavovány zaměstnancům, bylo by vhodné, aby na faktuře byl vždy také přesný název a adresa zaměstnavatele (viz účetní předpisy).
Pozor však na to, že jestliže zaměstnanec bude na pracovní cestě platit svojí platební kartou, musí zaměstnavateli k vyúčtování připojit i výpis z účtu (položky, které nechce, aby zaměstnavatel viděl, může začernit, t.j. zneviditelnit), aby zaměstnavatel měl stoprocentní jistotu, že položky byly zaplaceny.
Celodenní jízdenka integrovaného systému
V daném případě se nejedná o celodenní jízdenku městské hromadné dopravy, nýbrž o celodenní jízdenku na vlak tzv. integrovaného systému, tedy vlakové jízdenky pro určitou vymezenou oblast např. určitý okruh míst kolem Ústí nad Labem, Brna apod. Bylo zjištěno, že zpáteční jízdenka Českých drah je obvykle dražší než celodenní jízdenky. Jak postupovat v daném případě?
Vzhledem k takovému specifiku je zapotřebí nepochybně ponechat konkrétní rozhodnutí pro každou pracovní cestu jednotlivého zaměstnance na zaměstnavateli (zřejmě vedoucímu pracovníkovi, který zaměstnance vysílá na pracovní cestu), aby v rámci určovaných podmínek pracovní cesty, podle § 153 odst. 1 shora citovaného zákoníku práce, vždy rozhodl co nejhospodárněji v rámci daného oblastního systému dopravních prostředků.
Použití soukromého silničního motorového vozidla pro pracovní cesty
Používání soukromého silničního motorového vozidla upravuje poměrně přesně § 157 odst. 2, 3 a 4 shora citovaného zákoníku práce. Jaké jsou náhrady v případě použití soukromého silničního motorového vozidla pro pracovní cesty?
Jsou zde stanoveny dva způsoby poskytování náhrady
- první je ve smyslu zmíněného § 157 odst. 2, podle kterého je možné, aby zaměstnavatel, pokud souhlasí s použitím vozidla, přiznal zaměstnanci náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek,
- druhý je ve smyslu zmíněného § 157 odst. 3 a 4, podle kterých je možné, aby zaměstnavatel přiznal zaměstnanci náhradu za každý 1 km jízdy základní náhradu a náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Podle § 153 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen před pracovní cestou každého zaměstnance písemně určit všechny podmínky jeho pracovní cesty, a to velmi přesně a uvést je na první straně cestovního příkazu. Velmi důležité je, mimo jiného, přesné určení způsobu dopravy, to prakticky znamená, že zaměstnanec musí mít vždy v podmínkách své pracovní cesty přesně formulovaný dopravní prostředek (např. osobní vlak 2. třídy nebo rychlík nebo autobus apod.), který bude použit a proplacen. Zaměstnanec není oprávněn učinit změnu. Objevující se nový pojem „náhradní jízdné“ je nesmyslný, zákoník práce ho nezná.
Stravné u kursů ON-LINE
Jak je to s nároekm a proplácením stravného u kursů, které proběhly ON-LINE a zaměstnanci mají tyto videokursy schváleny absolvovat doma u svého počítače?
Podmínky pro poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců a jejich výši upravuje od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p.p. V ustanovení § 42 odst. 1 věty první citovaného zákoníku je jasně stanoveno, že pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Místem výkonu práce se rozumí místo sjednané v pracovní smlouvě zaměstnance. Tato skutečnost vyplývá přímo z ustanovení § 34 odst. 1 citovaného zákoníku práce. Zde je přesně stanoveno, že pracovní smlouva musí obsahovat a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat, b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písm. a) vykonávána, a c) den nástupu do práce. Jde o tzv. podstatné náležitosti pracovní smlouvy, bez kterých je tudíž pracovní smlouva neplatná.
Při organizování odborných kurzů zaměstnavatelem pro zaměstnance v dotazu uvedeným způsobem, t.j. ON LINE doma u počítače, se u zaměstnanců nejedná o žádnou pracovní cestu a tedy stravné v daném případě nenáleží. Stravné je totiž určené na zvýšené výdaje za stravování na pracovní cestě, a když zaměstnanci pracují se souhlasem zaměstnavatele doma, žádné zvýšené výdaje jim nevznikají, a proto nemohou za takových okolností stravné dostávat. Všichni zaměstnanci, kteří rozhodují o poskytování cestovních náhrad, by si měli pečlivě prostudovat příslušná ustanovení shora citovaného zákoníku práce, aby nedocházelo k některým nezákonným rozhodnutím.
JUDr. Marie Salačová
Zákoník práce
§ 157
(1) Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši.
(2) Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.
(3) Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
(4) Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně u
a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,
b) osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč;
při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189.
(5) Základní náhrada u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů přísluší zaměstnanci nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené v odstavci 4 písm. b).
§ 34
(1) Pracovní smlouva musí obsahovat
a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat,
b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána,
c) den nástupu do práce.
(2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně.
(3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, aniž mu v tom bránila překážka v práci, nebo se zaměstnavatel do týdne (§ 350a) nedozví o této překážce, může zaměstnavatel od pracovní smlouvy odstoupit.
(4) Od pracovní smlouvy je možné odstoupit, jen dokud zaměstnanec nenastoupil do práce. Pro odstoupení od pracovní smlouvy se vyžaduje dodržení písemné formy, jinak se k němu nepřihlíží ...
