Příklady z praxe
zaměstnavatelé – chyby a postupy
Neoznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem
Nejsou výjimkou situace, kdy zaměstnanec neoznámí nebo opožděně oznámí zaměstnavateli (mzdové účetní) změnu zdravotní pojišťovny, což ze strany zaměstnavatele znamená vynuceně reagovat na porušení zákonné povinnosti zaměstnancem. Jak takovým situacím předcházet a které kroky musí zaměstnavatel v této souvislosti podniknout?
Již při přijetí zaměstnance do zaměstnání jej vhodnou formou upozorněte, že pokud by v průběhu zaměstnání změnil zdravotní pojišťovnu, není toto jeho rozhodnutí (jako zaměstnance) výhradně soukromou záležitostí, ale vždy musí podle zákona nejpozději do osmi dnů informovat o této změně zaměstnavatele. Tuto povinnost zaměstnance lze začlenit třeba do textu písemného potvrzení, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vystavit dle § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p. tehdy, když zaměstnanec při nástupu do zaměstnání oznamuje zaměstnavateli příslušnost ke zdravotní pojišťovně. Rovněž může být zaměstnanci „pro výstrahu“ zdůrazněno, že pokud by tuto svoji povinnost nesplnil a zaměstnavatel by byl právě z tohoto důvodu nucen zaplatit penále, může být toto penále zaměstnanci předepsáno k úhradě. Vždy však v takových případech existuje možnost požádat zdravotní pojišťovnu o jeho prominutí, jak je dále rozebráno.
Další možností je požádat zdravotní pojišťovnu o zaslání seznamu zaměstnanců pojištěných u této zdravotní pojišťovny nejlépe po datu, ke kterému lze standardní cestou změnit zdravotní pojišťovnu. Porovnáním seznamu zaměstnanců vedených v informačním systému zdravotní pojišťovny s vlastní evidencí lze pak snadno identifikovat případné rozdíly.
Budeme řešit situaci, kdy zaměstnavatel sám zjistí, že mu zaměstnanec neoznámil (nebo až dodatečně oznámil) změnu zdravotní pojišťovny. Jako první krok by měl zaměstnavatel v takovém případě urychleně vypočítat a odvést celkové dlužné pojistné té zdravotní pojišťovně, které měly jednotlivé platby správně náležet, tedy i mimo běžnou měsíční platbu pojistného. Není důvod vyčkávat až na vrácení přeplatku od druhé zdravotní pojišťovny nebo na nejbližší termín pro běžnou platbu pojistného, neboť teprve úhradou dlužné částky pojistného v plné výši přestává běžet penále, a to dnem připsání platby na účet zdravotní pojišťovny. Pokud bude zaměstnavatel nadále platit pojistné podle zákona, zůstane částka penále fixní, čili se již nebude zvyšovat.
Současně s promptní úhradou dlužného pojistného je důležitou povinností zaměstnavatele oznámit se zpětnou platností přihlášení, resp. odhlášení zaměstnance u dotčených zdravotních pojišťoven prostřednictvím kódů „P“ a „O“ na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele.
Jednou z pravidelných každoměsíčních povinností zaměstnavatele je podat Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou pojištěni jeho zaměstnanci, a to tehdy, pokud zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance. Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují.
Tím, že zaměstnavatel s odstupem času zjistil nesrovnalost v počtu zaměstnanců u příslušných zdravotních pojišťoven, podá návazně každé z nich (oběma) za jednotlivé měsíce opravný Přehled. Fakticky se totiž změnily u obou zdravotních pojišťoven hodnoty ve všech třech oznamovaných ukazatelích, tedy nejen v počtu zaměstnanců, ale i v úhrnu vyměřovacích základů a v částkách pojistného. Zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji již proto, že pro každou z nich je důležité znát úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok proto, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané smluvními poskytovateli.
U té zdravotní pojišťovny, které bylo po určité období nesprávně hrazeno pojistné, vzniká přeplatek.
Jestliže zaměstnavatel vykazuje přeplatek na pojistném, pak má v podstatě dvě možnosti:
- je-li jinak zcela jednoznačně přesvědčen o správnosti výpočtu a odvodu pojistného, může při příští platbě snížit odváděné pojistné o zjištěný přeplatek. V případě, že je přeplatek několikanásobně vyšší než měsíčně odváděné běžné pojistné, nemusí třeba i více měsíců toto pojistné platit. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je však žádoucí vést průkaznou evidenci o učiněných opatřeních včetně podání vysvětlivek kontrolnímu orgánu, případně se se zdravotní pojišťovnou na uplatnění takového postupu předem domluvit;
- jestliže však zaměstnavatel není přesvědčen o správnosti výpočtu a odvodu pojistného, je v souvislosti se vznikem přeplatku vhodné požádat příslušnou zdravotní pojišťovnu o provedení kontroly. Ta vzniklý přeplatek vrátí buď na základě kontroly příslušných dokladů (výplatní listiny, mzdové listy, doklady o platbách pojistného atd.), anebo i bez kontroly.
Nelze jednoznačně konstatovat, který způsob řešení vzniklého přeplatku upřednostnit, vždy bude záležet na úvaze zaměstnavatele.
Přeplatek, na který má zaměstnavatel nárok, je zdravotní pojišťovna povinna vrátit v rámci měsíční lhůty. Jestliže má zaměstnavatel aktuálně nějaké dluhy (například dlužné pojistné z dřívějška), použije se, resp. lze použít, přeplatku na úhradu celé výše nebo části takové pohledávky zdravotní pojišťovny. Dodáváme, že přeplatek může vzniknout i na penále.
Nikdy, a tedy ani v těchto případech není důvod, aby si zaměstnavatel penále sám vypočítal a poté je zaplatil, k tomuto postupu nebyl a není plátce právní úpravou zdravotního pojištění nucen. Avšak zdravotní pojišťovna si vyměření takového penále ve svém vlastním zájmu v rámci aktuálně desetileté promlčecí doby nepochybně pohlídá a bude jeho úhradu po zaměstnavateli požadovat, protože je to její úřední povinností.
O prominutí vyčísleného penále lze požádat v kterékoli fázi řízení, tedy již bezprostředně po zaslání vyúčtování anebo také až po doručení takzvaného exekučního titulu, kterými jsou ve zdravotním pojištění platební výměr nebo výkaz nedoplatků. Podáním žádosti o odstranění tvrdosti dává plátce zdravotní pojišťovně na vědomí, že nenamítá správnosti vyměřeného penále co do důvodu a výše (takové argumenty se použijí v případě odvolání), ale obrací se na ni se žádostí o prominutí vyměřeného penále cestou odstranění tvrdosti.
V těchto případech je však velmi důležité dodržet lhůtu pro podání žádosti, která je od obdržení sdělení v papírové nebo elektronické podobě u:
- platebního výměru patnáctidenní,
- výkazu nedoplatků osmidenní.
Vždy je však v konečné fázi na zdravotní pojišťovně, zda podané žádosti s ohledem na okolnosti zcela nebo alespoň částečně vyhoví, anebo nevyhoví. Je další pravdou, že na prominutí vyměřeného penále není „právní nárok“. Při řešení takové žádosti sice může zdravotní pojišťovna přihlédnout ke skutečnosti, že pojistné bylo (třebaže neúmyslně či nedopatřením) zaplaceno do systému veřejného zdravotního pojištění, byť nesprávné zdravotní pojišťovně. Tento reálný fakt může zaměstnavatel v textu žádosti každopádně prezentovat jako skutečnost hovořící v jeho prospěch, ovšem v rozhodovací praxi zdravotních pojišťoven nemůžeme brát tuto filosofii jako obecné či zavazující pravidlo.
Primární okolností, kterou zdravotní pojišťovna při projednávání každé žádosti zkoumá, je úhrada aktuálního dlužného pojistného v plné výši neboli ke dni vydání rozhodnutí nesmí být u žadatele evidováno dlužné pojistné. Rovněž je brána v úvahu platební morálka, to znamená, jak plátce v uplynulém období platil pojistné. Přihlíží se i k tomu, zda se jedná o první nebo již několikátou žádost o prominutí penále včetně toho, zda a případně v jakých částkách bylo již dříve penále prominuto. Vždy je komplexně posuzována podaná žádost a okolnosti bezprostředně související.
Platba chybně provedená zaměstnavatelem
Jednou ze základních povinností zaměstnavatele je odvést pojistné za sebe a za své zaměstnance včas a ve správné výši. Kdy zaměstnavatel chybuje při platbě pojistného zdravotní pojišťovně?
Zaměstnavatel postupuje v rozporu s platnou právní úpravou tehdy, pokud platí pojistné:
- opožděně, tj. po dni splatnosti, kterým je u zaměstnavatele za příslušný kalendářní měsíc nejpozději 20. den následujícího kalendářního měsíce, vždy připsáním úhrady na účet zdravotní pojišťovny. Připadne-li poslední den splatnosti na sobotu neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den;
- v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, případně neplatí pojistné vůbec,
- pod špatným variabilním symbolem (hromadný plátce – zaměstnavatel správně poukazuje platby pod variabilním symbolem IČ, případně pod číslem přiděleným zdravotní pojišťovnou),
- na špatný účet.
Kterákoliv z výše uvedených chyb způsobuje komplikaci jak zaměstnavateli (tomu především), tak zdravotní pojišťovně. U zaměstnavatele tak dochází ke vzniku dlužného pojistného a současně běží penále, jistou výjimkou je v tomto směru úhrada pojistného pod nesprávným variabilním symbolem – viz dále.
Při chybném placení eviduje zdravotní pojišťovna nesprávně poukázané platby. V rámci výkonu kontrolní činnosti zdravotní pojišťovna příslušný rozpor zjistí a následně musejí být na základě žádosti zaměstnavatele nesprávně poukázané platby dohledány a správně přiřazeny. Proto by mělo být řádné placení pojistného prioritní starostí každého subjektu a pokud plátce sám chybu zjistí, měl by ve vlastním zájmu neprodleně kontaktovat zdravotní pojišťovnu a sjednat nápravu.
Dochází k případům, kdy zaměstnanec neoznámí svému zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání a v důsledku této skutečnosti je odváděno za zaměstnance pojistné nesprávné zdravotní pojišťovně. Vzniklou situaci nelze vyřešit tím způsobem, že by si pojišťovny příslušnou částku pojistného mezi sebou navzájem převedly, neboť pojistné se odvádí ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které je pojištěnec (zaměstnanec) pojištěn.
Bývalému zaměstnanci bývá zúčtována odměna v kalendářním měsíci, ve kterém již osoba není zaměstnancem zaměstnavatele, jedná se tedy o příjem zúčtovaný po skončení zaměstnání.
V případě příjmů (odměn) zúčtovaných po skončení zaměstnání by měl zaměstnavatel vždy zpozornět například tehdy, pokud zaměstnanec ukončil zaměstnání ke dni 31. 12. nebo 30. 6. a do některého z dalších měsíců je zúčtován nějaký příjem. Vzhledem k tomu, že data 1. 1. a 1. 7. jsou standardními termíny pro změnu zdravotní pojišťovny, je v takových případech nanejvýš žádoucí si ověřit, zda bývalý zaměstnanec k datu 1. 1. resp. 1. 7. skutečně nezměnil zdravotní pojišťovnu, neboť tato okolnost nemusí být zaměstnavateli známa. Protože osoba již není zaměstnancem, nevzniká bývalému zaměstnavateli v případě dodatečně zúčtovaného příjmu povinnost přihlašovat v měsíci zúčtování odměny bývalého zaměstnance u zdravotní pojišťovny, a ani započítávat tuto osobu do celkového počtu zaměstnanců v měsíčně předkládaném Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele. Nicméně částky vyměřovacího základu a příslušného pojistného na tento Přehled patří, pojistné se odvede.
Jestliže zaměstnavatel uhradí pojistné pod nesprávným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol, vhodné je platbu doložit výpisem z účtu. Obdobně se postupuje i v případech, kdy je úhrada provedena na nesprávný účet. K takovým situacím dochází například tehdy, pokud je OSVČ současně zaměstnavatelem, a platbu za zaměstnance poukáže na účet určený pro individuální plátce.
Na chybnou nebo neprovedenou úhradu pojistného může přijít buď sám plátce, nebo ji může zjistit zdravotní pojišťovna v rámci výkonu své kontrolní činnosti. Je nabíledni, že pokud se u plátce jeví dluh na pojistném, pak zdravotní pojišťovnu tato skutečnost výsostně zajímá, neboť jednou z jejích úředních povinností je důsledným výkonem kontrolní a následně vyměřovací (a případně vymáhací) činnosti zajistit potřebný přísun finančních prostředků do systému veřejného zdravotního pojištění. Proto zdravotní pojišťovna může například telefonicky, sdělením zaslaným na e-mailovou adresu, do datové schránky nebo i prostřednictvím sms zprávy plátce upozornit na zjištěnou nesrovnalost nebo mu může zaslat vyúčtování, ze kterého vyplyne existence dluhu na pojistném a návazně na penále.
Je-li vyrozumění ze strany zdravotní pojišťovny opodstatněné, pak by měl zaměstnavatel situaci bezodkladně řešit, tedy buď požádat zdravotní pojišťovnu o převedení platby na správný účet (jedná-li se o úhradu v rámci finančního toku zdravotní pojišťovny) nebo promptně doplatit dlužné pojistné, pokud platba z jakéhokoli důvodu prokazatelně chybí. Po dokončení celé transakce je vhodné požádat zdravotní pojišťovnu o zaslání vyúčtování (pokud sama takto neučiní), ze kterého bude patrný stav po provedení příslušné korekce. Ostatně pro vlastní klid čas od času nezaškodí nechat si takové vyúčtování zaslat. Ideálním výstupem při porovnání pohledávek a plateb je situace, kdy ze zaslaného vyúčtování nevyplynou ani závazky ani pohledávky. Zkrátka, u pojistného i penále by měly být nulové hodnoty, což je pro zaměstnavatele signálem, že platí pojistné včas a ve správné výši. Koneckonců ani (malý) přeplatek svým způsobem nevadí a není přílišným rizikem, neboť případný nárok na jeho vrácení se s účinností od 1. 12. 2011 promlčuje až za deset let od uplynutí kalendářního roku, v němž vznikl.
Jestliže však plátce konstruktivně nezareaguje na odůvodněnou výzvu zdravotní pojišťovny, pak přichází na scénu fáze vyměřovacího procesu. Zdravotní pojišťovna vůči dlužníkovi buď zahájí správní řízení a následně vystaví platební výměr (platební výměry – na dlužné pojistné a na penále) nebo využije institutu výkazu nedoplatků. Písemnost s kulatým razítkem je nejvyšším a posledním varováním, po kterém následuje nekompromisní vymáhání dlužných, tedy neuhrazených, pohledávek.
Ing. Antonín Daněk
