Příspěvky zaměstnavatele na ošacení zaměstnancům

Zaměstnavatelé ne vždy postupují z daňového hlediska v praxi správně a ne vždy se skutečně jedná o benefity. Často se můžeme setkat s poskytováním benefitů jako jsou například příspěvky zaměstnavatele na ošacení zaměstnancům. Jak mají zaměstnavatele postupovat z daňového hlediska?

V současné situaci na trhu práce se zaměstnavatelé snaží udržet si stávající zaměstnance, popřípadě nabírat zaměstnance nové pomocí poskytování různých výhod, tzv. benefitů pro zaměstnance. Benefity mohou mít různé daňové dopady, jak na zaměstnavatele, tak i na zaměstnance. Nejoblíbenější jsou samozřejmě ty, které nejsou u zaměstnance předmětem zdanění nebo jsou u něj osvobozeny a u zaměstnavatele jsou výdajem či nákladem, který slouží k dosažení, zajištění a udržení příjmů. Takových benefitů je ale pomálu.

PŘÍSPĚVKY ZAMĚSTNAVATELE NA OŠACENÍ ZAMĚSTNANACŮM

Z pohledu zaměstnance

Podle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP platí, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně u zaměstnance dále nejsou:

-    hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování.

•    Pracovním oděvem a obuví jsou např. montérky či pevná pracovní obuv apod.

•    Co se týče stejnokrojů nebo-li jednotného ošacení ve smyslu § 6 odst. 7 písm. b) ZDP tak musí plnit zejména reklamní, propagační a organizační účely, např. u zaměstnanců pohostinských a ubytovacích služeb, prodejních organizací a podobně. Poskytování jednotného ošacení musí být zároveň podmíněno (ve vnitřním organizačním předpise dané jednotky, buďto v pracovní smlouvě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, nebo v kolektivní smlouvě) povinností zaměstnanců používat je pouze při výkonu zaměstnání. Zároveň musí být vymezen charakter a vzhled jednotného pracovního oblečení a všech jeho součástí. Nezbytnou podmínkou je i to, že toto pracovní oblečení má trvalé a viditelné identifikační značky zaměstnavatele (např. ochrannou známku, firemní barvy, obchodní jméno, logo apod.). Stejně tak nesmí být zaměnitelné se společenským či běžným občanským oblečením

V případě, že by se nejednalo o případ uvedený výše, ale oděvy s logem by byly např. reklamní předměty, které se rozdávají obchodním partnerům a v tomto případě i zaměstnancům, nedalo by se ustanovení § 6 odst. 7 ZDP použít. Jednalo by se o nepeněžní dar zaměstnanci.

V případě nepeněžního daru zaměstnanci, tj. plnění poskytovaného z fondu kulturních a sociálních potřeb či obdobného sociálního fondu či plnění na vrub nedaňových nákladů se situace má následovně. V obecné rovině, i když se jedná o nepeněžní dar, tak se příjem od zaměstnavatele u zaměstnance, až na výjimky, zdaňuje. Výjimkou je např. § 6 odst. 9 písm. g) ZDP, kdy se jedná u zaměstnance o osvobozený příjem, který se nedaní ani „nezpojistňuje“. Rozhodující je, při jaké konkrétní příležitosti se nepeněžní dar poskytuje.

Pokud má být odměna poskytnuta v režimu příjmu osvobozeného od daně z příjmů fyzických osob, který nepodléhá odvodům na zdravotní pojištění a pojistnému na sociální zabezpečení, musí splňovat následující podmínky (FKSP):

–   jde o nepeněžní plnění,

–   je poskytnuto na vrub nedaňových nákladů,

–   max. do výše 2.000 Kč ročně u každého zaměstnance,

–   jedná se odměnu při pracovním výročí 20 a každých dalších 5 let trvání pracovního poměru u zaměstnavatele (do pracovního výročí lze započítat i dobu trvání pracovního poměru u jiných zaměstnavatelů), popř. o odměnu při životních výročích 50 let a každých dalších 5 let věku anebo při prvním přiznání starobního, resp. invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně.

Výše uvedené podmínky musí být splněny současně a vychází ze znění § 6 odst. 9 písm. g) ZDP a § 14 vyhlášky o FKSP.

Příklad 1

Zaměstnavatel pořídil softshellové bundy pro své zaměstnance a opatřil je svým logem. Jaký bude daňový dopad u zaměstnavatele a zaměstnance? Za jakých podmínek je možné posoudit jako daňově účinný náklad u zaměstnavatele a nepovažovat za příjem zaměstnance (popř. plnění mimo předmět daně)?

Co se týče daňových dopadů u zaměstnavatele a u zaměstnance, bude velmi záležet na skutečnosti za jakým účelem byly softshellové bundy s logem zaměstnavatele pořízeny a okolnostech, za kterých byly zaměstnancům bezplatně předány. Může se jednat buď o předání stejnokrojů zaměstnancům nebo o předání nepeněžního daru zaměstnancům. Oba dva případy mají zcela odlišný daňový režim jak u zaměstnavatele, tak i u zaměstnanců. Důkazní břemeno, tzn. schopnost prokázat o jaký ze dvou uvedených případů, nese zaměstnavatel. Je zcela jasné, že pro posouzení předání softshellových bund s logem zaměstnavatele jako předání stejnokrojů je důležité, aby zaměstnavatel měl zpracovanou např. vnitřní směrnicí (dress code), kterou upravuje nošení předepsaných stejnokrojů (uniforem) pro konkrétní zaměstnance, konkrétní prostředí a situace či konkrétní období (zimní, letní apod.). Nemusí se jednat pouze o softshellové bundy, ale např. pro polokošile či halenky s logem zaměstnavatele. Mělo by se to týkat více pozic zaměstnanců, nemělo by se jednat o nějaké jednorázové rozdání dárků zaměstnancům, které nemá žádná pravidla.

Jednotné pracovní oblečení (stejnokroj)

je užíváno v celé řadě profesí a to ať už z důvodů hygienických, funkčních, z důvodu podpory prodeje, image zaměstnavatele či vytvoření určitého stylu a charakteru prostředí, v němž zaměstnanci působí. Jedním z takových prostředí mohou být např. prodejní místa. Jednotné pracovní oblečení zaměstnanců by určitě mělo být nezaměnitelné s občanským nebo společenským oděvem a také s jednotným pracovním oblečením jiného zaměstnavatelského subjektu. Za tím účelem by mělo vykazovat určité nezaměnitelné identifikační a individualizační znaky zaměstnavatele (logo zaměstnavatele může být jen jedním z příkladů), z nichž by bylo pro třetí osoby (zákazníky, návštěvníky, veřejnost) bez větších obtíží rozpoznatelné, že se jedná o jednotné pracovní oblečení (stejnokroj) toho kterého zaměstnavatele.

Za nezbytný znak stejnokroje považuje judikatura (Nejvyšší správní soud– 3 Ads 35/2011-59 ze dne 26. 1. 2012) skutečnost, že je užíváno (ve shodě se svým účelem) výlučně k pracovním účelům a pracovnímu využití (zaměstnanci by neměli nosit uvedené oblečení mimo pracoviště a pracovní dobu).

Příklad 2

Zaměstnanci pracující například v restauracích či hotelech mají zaměstnavatelem předepsané stejnokroje (v rámci tzv. dress code), a to za účelem zajištění jednotného oblékání a vzhledu. Nošení těchto uniforem lze považovat za požadavek zaměstnavatele pro řádný výkon práce, nejde ale o pracovní oděv či obuv jako osobní ochranný pracovní prostředek (§ 104 ZP). Z tohoto důvodu odmítají mnozí zaměstnavatelé zajišťovat údržbu těchto uniforem (jejich praní, čistění, zašívání) a nést náklady s ní spojené a ve vnitřních předpisech zaměstnancům ukládají nebo si s nimi sjednávají povinnost o převzatou uniformu pečovat, prát ji, čistit, žehlit apod., a to na vlastní náklady a čas. Je takový postup souladný se zákonem?

Dle ustanovení § 2 odst. 2 ZP musí být závislá práce vykonávána na náklady zaměstnavatele. Pokud proto požaduje zaměstnavatel po zaměstnancích, aby za účelem jednotného oblékání a vzhledu nosili předepsané uniformy, rozumí se samo sebou, že náklady na pořízení těchto uniforem nese zaměstnavatel. Podle názoru Kolegia není ale povinností zaměstnavatele (na rozdíl od osobních ochranných pracovních prostředků ve smyslu ustanovení § 104 odst. 3 a 4 ZP) udržovat tyto uniformy v použivatelném stavu (např. zajišťovat jejich praní) a poskytovat zaměstnancům za tímto účelem např. čisticí prostředky. Taková základní péče o uniformu by měla být v režii zaměstnance, stejně jako by šlo o jeho vlastní oděv, ve kterém by jinak přišel do zaměstnání.

Jestliže ale zaměstnavatel tyto stejnokroje hradí a poskytuje zaměstnancům příspěvek na jejich udržování, nejde o příjem ze závislé činnosti a o předmět daně z příjmu zaměstnance [viz ustanovení § 6 odst. 7 písm. b) a odst. 8 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů]. Taková práva zaměstnanců mohou být např. i sjednána v kolektivní smlouvě.

Pramen:

Bezpečnost a hygiana práce (BHP) – rok 2018 číslo 7 str. 40

Stanovisko AKV (spolek -Asociace pro rozvoj kolektivního vyjednávání a pracovních vztahů)

K problematice BOZP

Z pohledu zaměstnavatele

Nákup a případná úprava takovéhoto jednotného pracovního oblečení (stejnokrojů) patří mezi výdaje vynaložené zaměstnavatelem na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Rovněž úhrada za udržování či opravu tohoto ošacení patří do kategorie výdajů na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.

Co se týče nepeněžních darů zaměstnanci ve formě možnosti vybrat si z nabídky ošacení s logem zaměstnavatele či produktu zaměstnavatele, aniž by se nejednalo o stejnokroj, či předepsané oblečení a nebylo upraveno např. vnitřní směrnicí (dress code) apod., tak potom, když nejsou splněny níže uvedené podmínky v § 14 vyhlášky o FKSP a nelze tudíž postupovat u zaměstnance dle § 6 odst. 9 písm. g) ZDP, tak musí zaměstnavatel hodnotu tohoto nepeněžního plnění u zaměstnance zdanit a zahrnout ji i do vyměřovacího základu pro odvod pojistného. Je zde stejná situace jako v případě peněžních příjmů.

Příklad 3

Zaměstnavatel poskytnul jako nepeněžní plnění (dárek) zaměstnanci mikinu s logem zaměstnavatele, kterou si zaměstnanec vybral z nabídky, kterou zaměstnavatel disponuje v rámci reklamních předmětů a věcí, které rozdává (nebo i prodává v rámci vlastního e-shopu) obchodním partnerům apod. Hodnota cca 990 Kč. Je možné toto posoudit jako nepeněžní bezúplatné plnění dle § 6 odst. 9 písm. g) ZDP (osvobozené u zaměstnance)?

Pokud nejsou splněny podmínky uvedené v § 14 vyhlášky o FKSP, tak nelze postupovat dle § 6 odst. 9 písm. g) ZDP. Proto musí zaměstnavatel hodnotu tohoto nepeněžního plnění u zaměstnance zdanit a zahrnout ji i do vyměřovacího základu pro odvod pojistného.

U zaměstnavatele se jedná o náklad nedaňový. V tomto případě (nepeněžní dar) není ani možné použít ustanovení § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP (zakotvení ve vnitřním mzdovém předpisu, směrnici, pracovní smlouvě, kolektivní smlouvě apod.).

Ing. Pavel Novák

Použité právní předpisy:

- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP),

Související předpisy:

- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZP),

- Vyhláška Ministerstva financí č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění předpisů (dále jen Vyhláška o FKSP).

§ 14 vyhlášky č. 114/2002 Sb.

Dary

(1) Z fondu lze poskytovat zaměstnancům věcné nebo peněžní dary

a) za mimořádnou aktivitu ve prospěch zaměstnavatele při poskytnutí osobní pomoci při požáru, živelní události a při jiných mimořádných případech a za aktivitu humanitárního a sociálního charakteru a péči o zaměstnance a jejich rodinné příslušníky,

b) při pracovních výročích 20 a každých dalších 5 let trvání pracovního nebo služebního poměru u zaměstnavatele; do pracovního výročí lze započítat i dobu trvání pracovního poměru u jiných zaměstnavatelů. Do pracovních výročí nelze zahrnout dobu výkonu práce konané na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr,

c) při životních výročích 50 let a každých dalších 5 let věku,

d) při prvním přiznání starobního nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně.

(2) Za mimořádnou aktivitu podle odstavce 1 písm. a) lze z fondu poskytnout dar i jiným fyzickým osobám než zaměstnancům.

(3) Celková výše darů může činit nejvýše 15 % ze základního přídělu. Nevyčerpanou část limitu lze převádět do dalšího roku pro stejný účel, a to nad stanovený limit.

(4) Dary lze poskytovat též jiným fyzickým osobám nebo příspěvkovým organizacím postiženým živelní pohromou, ekologickou nebo průmyslovou havárií na územích, na kterých byl vyhlášen nouzový stav nebo stav nebezpečí. Na tyto dary se nevztahuje omezení podle odstavce 3.

§ 104 zákona č. 262/2004 Sb.

Osobní ochranné pracovní prostředky, pracovní oděvy a obuv, mycí, čisticí a dezinfekční prostředky a ochranné nápoje

(1) Není-li možné rizika odstranit nebo dostatečně omezit prostředky kolektivní ochrany nebo opatřeními v oblasti organizace práce, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnancům osobní ochranné pracovní prostředky. Osobní ochranné pracovní prostředky jsou ochranné prostředky, které musí chránit zaměstnance před riziky, nesmí ohrožovat jejich zdraví, nesmí bránit při výkonu práce a musí splňovat požadavky stanovené přímo použitelným předpisem Evropské unie.

(2) V prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění nebo plní ochrannou funkci, přísluší zaměstnanci od zaměstnavatele jako osobní ochranné pracovní prostředky též pracovní oděv nebo obuv.

(3) Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnancům mycí, čisticí a dezinfekční prostředky na základě rozsahu znečištění kůže a oděvu; na pracovištích s nevyhovujícími mikroklimatickými podmínkami, v rozsahu a za podmínek stanovených prováděcím právním předpisem, též ochranné nápoje.

(4) Zaměstnavatel je povinen udržovat osobní ochranné pracovní prostředky v použivatelném stavu a kontrolovat jejich používání.

(5) Osobní ochranné pracovní prostředky, mycí, čisticí a dezinfekční prostředky a ochranné nápoje přísluší zaměstnanci od zaměstnavatele bezplatně podle vlastního seznamu zpracovaného na základě vyhodnocení rizik a konkrétních podmínek práce. Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků nesmí zaměstnavatel nahrazovat finančním plněním.

(6) Vláda stanoví nařízením bližší podmínky poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů.

§ 6 zákona č. 586/1992 Sb.

Příjmy ze závislé činnosti

(7) Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně, kromě příjmů, které nejsou předmětem daně podle § 3 odst. 4 dále nejsou

a) náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem) pro zaměstnance odměňovaného platem, jakož i hodnota bezplatného stravování...