Registrace zaměstnanců
u zdravotní pojišťovny

Podle čeho se řídí placení záloh na pojistné při souběhu zaměstnání se samostatnou výdělečnou činností? Je zaměstnavatel povinen potvrdit zaměstnanci jeho sdělení o změně zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání? V čem jsou při odvodu pojistného zvýhodněny osoby, za které je plátcem pojistného stát? Kdy se neodvádí pojistné z vyplaceného odstupného?

Z hlediska plnění zákonných povinností ve zdravotním pojištění

je jednou z prioritních povinností zaměstnavatele správně posoudit, zda se osoba považuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance, tedy s povinností placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem. Pokud je po skončení zaměstnání zúčtován bývalému zaměstnanci příjem (odměna) podléhající povinnosti placení pojistného, pak zaměstnavatel sice odvede pojistné podle zákona, ale osobu jako zaměstnance u zdravotní pojišťovna nepřihlašuje.

OZNAMOVACÍ POVINNOST ZAMĚSTNAVATELE - Zaměstnavatel přihlašuje zaměstnance u zdravotní pojišťovny v přímé vazbě na vznik účasti na zdravotním pojištění, kdy se pro účely zdravotního pojištění považují za zaměstnance osoby vyjmenované v ustanovení § 5 písm. a) z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Přihlašování a odhlašování zaměstnanců je upraveno v ustanovení § 8 odst. 2 této právní normy. Obecně platí, že povinnost zaměstnavatele platit pojistné vzniká dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání a zaniká dnem skončení zaměstnání. Zvýšenou pozornost je pak zapotřebí věnovat oznamování změn v průběhu zaměstnání, především se jedná o skutečnosti mající vliv na vznik nebo zánik povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, u dohod o pracovní činnosti apod.

Evidence pojištěnce jako zaměstnance u zdravotní pojišťovny

Každý zaměstnanec, za kterého se odvádí pojistné, musí být zaměstnavatelem v zákonné osmidenní lhůtě přihlášen u zdravotní pojišťovny, u které je pojištěn. Přihlášením zaměstnance na formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ se stává zaměstnavatel plátcem pojistného za tohoto svého zaměstnance. Pokud je zaměstnanec současně osobou samostatně výdělečně činnou, přihlašuje se sám u zdravotní pojišťovny jako OSVČ a při placení záloh na pojistné postupuje podle toho, zda je v daném souběhu jeho samostatná výdělečná činnost hlavním či vedlejším zdrojem příjmů. Alternativně může být oznamovací povinnost OSVČ splněna i prostřednictvím Jednotného registračního formuláře, podávaného u Obecního živnostenského úřadu. Připomínám, že z titulu obou těchto činností musí být občan pojištěn u jedné zdravotní pojišťovny.

NÁSTUP ZAMĚSTNANCE DO ZAMĚSTNÁNÍ - Za účelem zabezpečení řádného placení pojistného se musí zaměstnavatel (mzdová účetní či personalista) dotázat, u které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec ke dni nástupu do zaměstnání pojištěn. Tato informace bývá součástí dotazníku, který zaměstnanec v souvislosti s nástupem do zaměstnání vyplňuje. Jednou z povinností pojištěnce je totiž sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli příslušnost ke zdravotní pojišťovně, přičemž stejnou povinnost má zaměstnanec i v případě, kdy změní zdravotní pojišťovnu v době trvání zaměstnání – v případě přechodu k jiné zdravotní pojišťovně platí osmidenní lhůta pro oznámení této změny zaměstnavateli. Obě tato sdělení, týkající se pojištění u zdravotní pojišťovny, je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit – viz § 12 písm. b) z. č. 48/1997 Sb. Zaměstnavatel má ze zákona právo požadovat po zaměstnanci (a to i po bývalém zaměstnanci) úhradu penále, které zaplatil v souvislosti s neoznámením nebo opožděným oznámením změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem. Z tohoto důvodu je vhodné zaměstnancům příležitostně připomenout tuto jejich zákonnou povinnost. Je pravdou, že v případě vyměření penále může zaměstnavatel v rámci institutu odstranění tvrdosti požádat zdravotní pojišťovnu o jeho prominutí.

Další dotaz zaměstnavatele by měl směřovat k tomu, zda přijímaný zaměstnanec není zařazen u zdravotní pojišťovny v kategorii osob, za které platí pojistné i stát (poživatel některého z důchodů, žena na mateřské nebo osoba na rodičovské dovolené, student, osoba evidovaná na Úřadě práce s předpokládaným měsíčním příjmem do poloviny minimální mzdy apod.). Pokud je osoba u zdravotní pojišťovny zařazena ve „státní kategorii“, musí být tato skutečnost zdokumentována ve mzdové evidenci, například rozhodnutím o přiznání důchodu, potvrzením o studiu či pobírání rodičovského příspěvku aj. Zvýhodnění osob, za které je ve zdravotním pojištění plátcem pojistného i stát, se týká především odvodu pojistného ze skutečné výše příjmu, tedy bez nutnosti provádět dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu.

Přihlášením zaměstnance sděluje zaměstnavatel jako hromadný plátce zdravotní pojišťovně, od kterého data bude za zaměstnance odvádět pojistné. Povinnost zaměstnavatele platit pojistné za zaměstnance vzniká dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání a zaniká dnem skončení zaměstnání (například u pracovního poměru dnem jeho skončení). Bude-li se jednat o zaměstnání na základě dohody o pracovní činnosti pak dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání je den, ve kterém zaměstnanec poprvé po uzavření této dohody začal vykonávat sjednanou práci a za den skončení zaměstnání se považuje den, jímž uplynula doba, na kterou byla tato dohoda sjednána. Zaměstnavatel plní oznamovací povinnost tehdy, považuje-li se osoba za zaměstnance ve smyslu ustanovení § 5 písm. a) z. č. 48/1997 Sb.

V souladu s ustanovením § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce se v případě pracovního poměru považuje za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den, který je uveden v pracovní smlouvě. Jelikož lze jako den nástupu do práce sjednat i den pracovního klidu, považuje se pro účely zdravotního pojištění za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den vzniku pracovního poměru, uvedený v pracovní smlouvě. To znamená, že například v případě sjednání pracovního poměru od 1. 1. nebo od 1. 5. vzniká účast na zdravotním pojištění tímto dnem a k tomuto datu přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny (bez ohledu na to, kdy zaměstnanec skutečně začne pracovat).

Plnění, ze kterých se pojistné na zdravotní pojištění neplatí

Do vyměřovacího základu zaměstnance se nezahrnují plnění, která jsou uvedena jako výjimky v § 3 odst. 2 z. č. 592/1992 Sb., a to bez ohledu na skutečnost, že podléhají zdanění podle § 6 zákona o daních z příjmů. Jedná se o tyto výjimky:

-    náhrada škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry (pokud by však zaměstnavatel poskytnul zaměstnanci náhradu škody ve vyšší částce, než v jaké je podle zákoníku práce povinen, rozdíl mezi částkou, kterou je povinen poskytnout, a částkou, kterou zaměstnanci skutečně poskytnul, by zahrnul do vyměřovacího základu),

-    odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměna při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů. Aby se pojistné z odstupného, dalšího odstupného, odchodného a odbytného nezahrnovalo do vyměřovacího základu zaměstnance, musí na ně vzniknout nárok v souladu s obecně závaznými právními předpisy, tedy např. u odstupného podle zákoníku práce. Pokud by zaměstnavatel zúčtoval zaměstnanci plnění, které by nazval odstupným, přičemž by se nejednalo o odstupné, na které vznikl nárok podle zákoníku práce, podléhalo by toto plnění odvodu pojistného.

-    věrnostní přídavek horníků,

-    jednorázová sociální výpomoc poskytnutá zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události. Pokud by bylo plnění poskytnuto opakovaně nebo by z důvodu sociální události byla poskytnuta dvě rozličná plnění, nebyla by u druhého plnění splněna podmínka jednorázovosti a toto plnění by bylo zahrnuto do vyměřovacího základu,

-    plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání (bývalý zaměstnanec musí být poživatelem některého z těchto důchodů v době zúčtování plnění, nikoliv v době, kdy došlo ke skončení zaměstnání).

Pokud nelze nalézt důvody, na jejichž základě by se ze zúčtovaného plnění nemělo odvádět pojistné na zdravotní pojištění, zahrnuje se příslušná částka v daném kalendářním měsíci do vyměřovacího základu zaměstnance.

Platby pojistného státem

O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci. Pokud zaměstnavatel neoznámí zdravotní pojišťovně například přiznání důchodu zaměstnanci, zahájení studia nebo péče o závislou osobu apod. (v situaci, kdy mu zaměstnanec tuto skutečnost sdělil), přichází zdravotní pojišťovna každý měsíc o platbu pojistného od státu za tohoto „státního pojištěnce“. Jestliže zaměstnanec neoznámí skutečnost rozhodnou pro platbu pojistného státem zaměstnavateli, je povinen sdělit ji zdravotní pojišťovně sám.

ROZDÍLY V POČTU ZAMĚSTNANCŮ - Ačkoliv by nemělo docházet k rozdílům v počtech zaměstnanců uváděných na předkládaných Přehledech o platbě pojistného zaměstnavatele a počtem zaměstnanců evidovaných zdravotní pojišťovnou, je zejména vlivem „lidského faktoru“ mnohdy opak pravdou. Zpravidla v důsledku zavinění zaměstnavatele dochází k těmto chybným rozdílům.

Nedostatky, ke kterým v souvislosti s plněním oznamovací povinnosti zaměstnavatelem dochází:

-    zaměstnavatel zaměstnance buď přihlásí nebo odhlásí u zdravotní pojišťovny, ale nezohlední tuto skutečnost v Přehledu,

-    zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, ale zaměstnavatel ho nepřihlásil ke zdravotní pojišťovně, přičemž na předkládaných Přehledech o platbě pojistného zaměstnavatele je vykazován,

-    zaměstnanec ukončil pracovní poměr, zaměstnavatel ho zapomněl odhlásit u zdravotní pojišťovny, na Přehledech však již do počtu zaměstnanců započítáván není,

-    žena je na mateřské nebo rodičovské dovolené řádně vedena u zdravotní pojišťovny jako zaměstnanec, na Přehledech zaměstnavatele však uváděna není,

-    příjem zaměstnance pracujícího na základě dohody o pracovní činnosti je v některých měsících alespoň 4 000 Kč (od 1. 1. 2023), v jiných měsících naopak této částky nedosahuje, přičemž tato skutečnost nekoresponduje s údaji na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele za příslušný kalendářní měsíc (pokud příjem na základě tohoto sjednaného pracovněprávního vztahu poklesne pod rozhodnou částku 4 000 Kč, odhlašuje zaměstnavatel zaměstnance k poslednímu dni kalendářního měsíce, ve kterém výší zúčtovaného příjmu ještě účast na zdravotním pojištění trvala),

-    zaměstnavatel nezapočítá do celkového počtu dlouhodobě nemocného zaměstnance, pracujícího na základě pracovní smlouvy apod.

Dokladování oznámené změny

V souvislosti s řešením pojistného vztahu zaměstnance se čas od času objeví potřeba již dříve oznámenou změnu zdravotní pojišťovně dodatečně dokladovat. Pro tento účel doporučuji, aby zaměstnavatelé měli především ve svém vlastním zájmu prokazatelně potvrzeno, že příslušnou změnu zdravotní pojišťovně řádně oznámili. V případě osobního podání na úřadovně zdravotní pojišťovny je vhodné nechat si potvrdit stejnopis Hromadného oznámení zaměstnavatele, dle povahy případu je někdy lepší zaslat příslušný formulář poštou raději doporučeně, než obyčejně. Nicméně je vždy na úvaze zaměstnavatele, jaký postup zvolí, neboť každé sdělení, byť zasílané i obyčejně, by mělo být na zdravotní pojišťovnu doručeno a následně pak touto řádně pořízeno v jejím informačním systému a archivováno. Jednoznačně průkazné je zasílání příslušných dokladů elektronicky (do datové schránky zdravotní pojišťovny).

Sankce za porušení oznamovací povinnosti

Třebaže zákon určuje postupy zaměstnavatele při plnění oznamovací povinnosti, přistupují zdravotní pojišťovny při řešení prohřešků tohoto charakteru zpravidla v tom smyslu, že individuálně vyhodnocují plnění této zákonné povinnosti zaměstnavatelem. Pokud se jedná o nahodilý či jednorázový nedostatek, je tento řešitelný upozorněním, domluvou či vysvětlením, jiný pak bude postup zdravotní pojišťovny za situace, kdy zaměstnavatel opakovaně či soustavně porušuje zákon. V tomto případě lze zaměstnavateli uložit pokutu až do výše 200 000 Kč.

Byla-li sjednána konkurenční doložka,

pak se zaměstnanec zavazuje, že se po určitou dobu po skončení zaměstnání, nejdéle však po dobu 1 roku, zdrží výkonu výdělečné činnosti, která by byla shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo která by měla vůči němu soutěžní povahu. Součástí konkurenční doložky je závazek zaměstnavatele, že zaměstnanci poskytne přiměřené peněžité vyrovnání, nejméně však ve výši jedné poloviny průměrného měsíčního výdělku za každý měsíc plnění závazku.

Konkurenční doložku lze dojednat již při vzniku nebo ještě před vznikem pracovního poměru. Konkurenční doložka může být sjednána současně se zkušební dobou nebo ve zkušební době. Musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná. Ujednání o konkurenční doložce se může stát součástí pracovní smlouvy, ale lze ji sjednat i v samostatné smlouvě. Podmínkou je, aby byla sjednána písemně se zaměstnancem, po kterém lze toto spravedlivě požadovat. To znamená, že je zapotřebí vzít v úvahu charakter informací a poznatků, které zaměstnanec při výkonu své práce získá. Nesmí se však jednat o zaměstnance, u kterých sjednání konkurenční doložky vylučuje § 311 zákoníku práce, kdy se jedná o pedagogické pracovníky škol a školských zařízení zřizovaných Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí a dobrovolným svazkem obcí, jehož předmětem činnosti jsou úkoly v oblasti školství, a o pedagogické pracovníky v zařízeních sociálních služeb. Stejně jak uzavření konkurenční doložky, tak i případné odstoupení od ní musí mít písemnou formu.

V případě konkurenční doložky je z pohledu zdravotního pojištění postup zaměstnavatele následující:

-    toto plnění má povahu příjmu zúčtovaného zaměstnavatelem zaměstnanci po skončení zaměstnání podle § 3 odst. 3 z. č. 592/1992 Sb., proto se pojistné na zdravotní pojištění odvádí,

-    protože se jedná o bývalého zaměstnance (tedy o osobu, která již není zaměstnancem zaměstnavatele), nezapočítává se do počtu zaměstnanců na měsíčně předkládaném Přehledu o platbě pojistného,

-    na základě této skutečnosti nemá osoba v příslušném kalendářním měsíci řešen svůj pojistný vztah, což znamená, že musí být v daném měsíci evidována u zdravotní pojišťovny (třeba i jen jeden den tohoto měsíce) buď jako zaměstnanec, nebo OSVČ – s respektováním podmínek konkurenční doložky, nebo jako osoba, za kterou je plátcem pojistného stát. Pokud tato podmínka splněna není, stává se pojištěnec na příslušný kalendářní měsíc osobou bez zdanitelných příjmů.

Ing. Antonín Daněk