Řízení času
Management jako pojem je možné vnímat různě. Každý z nás si může představit tento pojem jako skupinu lidí, která působí ve snaze o koordinaci na jinou skupinu lidí v hierarchicky nižším postavení. Management si také můžeme představit jako spoustu knih, učebnic a jiných publikací, které poskytují návod, jak řídit. A stejně bude správné, když si pod pojmem management představíme samotný proces řízení v konkrétních podmínkách určitého podniku.
Všeobecně znějící pojem, který je možno paradigmaticky nahradit pojmem řízení. Návody v odborné literatuře mají univerzální platnost a dále se liší v závislosti na tom, kterou oblast řízení popisují. Rozumějme tomu tak, že řídící aktivitou, coby specifickou prací manažerů, je možné ovlivňovat živé i neživé systémy. Klasifikaci je též možné formulovat v závislosti na věcné náplni. Univerzální metodika řízení se pak specializuje na oblast investiční, finanční, ale i oblast řízení lidských zdrojů, environmentalistiky a v účelném naplnění i oblast řízení času.
Potřebu učit se jak řídit vlastní čas vyvolává tzv. smyčka zaneprázdněného člověka, která zní následovně:
Čím víc jste zaneprázdnění, tím méně času máte na naučení se toho, jak čas lépe využívat. Jiným pádným důvodem, proč se minimálně zamyslet nad opodstatněností time managementu je skutečnost, že dnešek je první den zbytku našeho života.
Čím víc jste zaneprázdnění, tím méně času máte na naučení se toho, jak čas lépe využívat. Jiným pádným důvodem, proč se minimálně zamyslet nad opodstatněností time managementu je skutečnost, že dnešek je první den zbytku našeho života.
Přestaňte všecko odkládat
– manažer by se měl vyhýbat
odkládání, kumulované
odložené úkoly později
potřebují mnohem víc času.
– manažer by se měl vyhýbat
odkládání, kumulované
odložené úkoly později
potřebují mnohem víc času.
Když se v zamyšlení nad učením se jak řídit vlastní čas posuneme až do akční fáze učení, nabudeme schopnost:
- Používat vhodné techniky řízení času.
- Správně stanovovat priority.
- Delegovat a rozvíjet podřízené.
A poslední argument pro time management je fakt, že do času je nutno investovat, protože čas:
- Nelze koupit.
- Nelze uspořit – plyne každému stejně.
- Nelze zastavit – ztracený čas nikdy nenahradíme.
Při zamyšlení se nad okamžikem, kdy se časovému managementu začne intenzivně věnovat, musí manažer identifikovat několik faktorů špatného time managementu.
Patří k nim:
Patří k nim:
- Přetížený program. Takový stav vzniká, když manažer pracuje 55 pracovních hodin týdně, práci si nosí domů a pracuje i večer, přes víkendy a nemá žádnou dovolenou.
- Permanentní nedodržování termínů. Manažer má tendence stále se opožďovat, v jeho podvědomí vzniká obava, že nic nestíhá.
- Nedůsledné řešení problémů. Manažer má tendenci nedořešit žádný z úkolů, neboť v podvědomí nemá na nic čas, a tak dochází ke kumulaci neřešení částečných úkolů, což vyvolává napětí a stres.
- Neuvážená rozhodnutí. Vznikají neuváženě a často pod tlakem.
- Obava delegovat. Závažný negativní faktor vzniká v důsledku toho, že manažer nedokáže přenést kompetence na podřízené, nevěří, že někdo může udělat něco správně, nedůvěřuje.
- Špatně stanovené priority. Je to nedostatek způsobený neschopností stanovit si správně pořadí důležitosti.
- Neschopnost odmítnout nový úkol.
- Mnoho schůzek. Tento faktor je důsledkem neschopnosti delegovat. Když si manažer nedokáže rozdělit kompetence, musí být na všechno sám.
- Obava ztráty kontroly nad situací.
- Perfekcionismus.
- Stres.
- Málo času na rodinu, záliby a společenské akce.
Příčiny špatného řízení bývají různé, a protože člověk se svými danostmi a omezeními je nakloněn jakékoli aktivitě, je třeba v první řadě poznat vlastní povahové rysy. Ty hodně napoví o tom, čeho je manažer v tomto kontextu schopen a co naopak nedokáže.
Na základě výzkumů kardiologů (Friedman a Roosenman), kteří hledali vztah mezi modely práce a chorobami srdce, byly vyprofilovány dva typy pracovníků.
Typ A:
- Aktivní, soutěživý.
- Unáhlený, rychle se pohybuje.
- Trpí pocitem naléhavosti.
- Netrpělivý, nenávidí odklady.
- Neumí odpočívat.
- Řízení vlastní práce.
- Delegování.
- Plánování.
- Lidé.
- Priority.
Typ B:
- Uvolněný, relaxovaný, trpělivý.
- Pohybuje se pomalu, rozvážně.
- Uvážlivý, nechává si čas na rozmyšlenou.
- Má hodně koníčků.
- Cíle.
- Delegování.
- Kvalita.
- Lidé.
- Rozhodování.
Poznání povahových rysů těchto dvou typů pomáhá při stanovení jejich problematických oblastí:
Typ A
- Řízení vlastní práce – do práce se pouští bez přemýšlení, bez kontextu a souvislostí časových, lidských, finančních.
- Delegování – vyhýbá se mu při vědomí, že jen on je dokonalý.
- Plánování – je cílevědomé hlavně ze strategického hlediska, v krátkodobých plánech se nerealizuje, nudí ho detaily.
- Lidé – je k nim velmi náročný, stejně jako k sobě.
- Priority – neumí si určit pořadí důležitosti, protože všechno je podle něho důležité.
Typ B
- Cíle – často absentují cíle, a to nejen pracovní, ale i v soukromém životě.
- Delegování – je vstřícný, ale často si sám vytváří k tomuto kroku zábrany.
- Kvalita – má tendenci vyhýbat se konfliktům a neumí říci ne.
- Rozhodování – velmi těžko a neochotně se rozhoduje, potřebuje k přijetí rozhodnutí hodně času a bariérou je při rozhodování tendence rozhodovat se v duchu „nic proti nikomu“.
Pro eliminování nedostatků, které do manažerovy práce vnáší poznání toho, jakým pracovním typem je, je možné uplatnit několik rad, které jsou odrazem jednotlivých charakteristických rysů.
Rady pro pracovníka A
Pracovník tohoto typu má tendenci zvládat hodně věcí, často víc, než dokáže, což není přístup vhodný pro dlouhodobé manažerské fungování.
- Udělejte krok zpátky – manažer by měl zvážit, jak si svůj čas rozvrhuje pro rodinu, práci, odpočinek.
- Stanovujte dosažení cíle – to by měl manažer stanovovat reálně, prostřednictvím komunikace se zainteresovanými, v práci i v soukromí.
- Plánujte, jak dosáhnout cíle – manažer by měl umět stanovit způsob, jakým plány naplnit.
- Delegujte.
- Víc odpočívejte – odpočinek není možné vnímat jako negativum, manažer by neměl mít pocit, viny, že odpočívá.
- Vyhraďte si čas pro lidi – důraz je třeba klást nejen na udržování původních kontaktů, ale snažit se získávat i nové.
- Naučte se říkat NE – pocit odpovědnosti není třeba přehánět, není správné přijímat úkoly, na které není čas či kapacity.
Rady pro pracovníka B
- Stanovujte kvalifikovatelné cíle – je třeba stanovovat měřitelné cíle, nejen cíle zaměřené na kvalitu.
- Přestaňte všecko odkládat – manažer by se měl vyhýbat odkládání, kumulované odložené úkoly později potřebují mnohem víc času.
- Buďte víc asertivní – není perspektivní bát se vyjadřovat své pocity a názory.
- Posuďte přiměřenost – žádné extrémy nejsou účelné.
Osobní organizace
Ve snaze o efektivní řízení svého času musí manažer vedle eliminování či odstraňování nedostatků, plynoucích z jeho povahy a daností, soustředit pozornost i na osobní organizaci. Správná organizace práce mu umožní eliminovat různé nápory a stres plynoucí z pracovních povinností.
Organizace práce znamená:
Organizace práce znamená:
- Trávit méně času řešením naléhavých krizových situací.
- Soustředit pozornost na záležitosti s největším významem.
- Nacházet vlastní způsoby řešení složitých problémů.
- Mít víc času na rodinu, přátele.
- Nebýt ve stresu a nepodléhat únavě.
- Pracovat na dobrém jménu založeném na kompetentnosti.
- Mít pocit uspokojení z dosaženého.
Návod, jak správně organizovat svoji práci a přístup k ní často naráží na určité předsudky a výmluvy. Ty máme tendenci používat nejen v soukromí, ale i v pracovním prostředí z různých příčin.
K nejčastějším patří:
K nejčastějším patří:
- Pořádek je pro „blbce“.
- Nejsem robot, abych šel stále podle plánu.
- Kdo v práci nespěchá, je podezřelý.
- Věci musíme řešit a zvládat spontánně, jak přicházejí.
- Plánováním času stejně nic nezměním.
- Já jsem už takový.
- Práce je o něčem jiném, než o plánování času.
Předsudky a výmluvy se spojují i s tendencemi reagovat určitým způsobem na konkrétní situace. Vytvořily se v podvědomí člověka už v dětství vlivem působení rodičů. Jsou to manipulační pověry, zvyky, které můžou při výkonu práce způsobit manažerovi určité omezení. Patří k nim:
- Musíme být perfektní. Tento postoj velí pracovat lépe a lépe. Rodiče, kteří ovlivňovali tento postoj, často sami se sebou nebyli spokojení.
- Musíme se víc snažit. Tento postoj vystihuje časté konstatování: To je těžké … Nevím… to asi nebudu umět… Rodiče, kteří ovlivnili tento postoj, dosáhli v životě všechno jen tvrdou poctivou prací a i tak byli se sebou málo spokojení.
- Musíme být milí. Tento postoj vystihuje časté konstatování: Jste laskavý… Myslíte, že byste mohl… Nezlobte se, ale… Rodiče, kteří ovlivnili tento postoj, kladli v životě vždy větší důraz na názor jiných než na svůj vlastní.
- Musíme si pospíšit. Tento postoj vystihuje časté konstatování: Rychle, rychle. Co zase ode mě chtějí… Rodiče, kteří ovlivnili tento postoj, často sami na sebe neměli čas.
- Musíme být silní. Člověk s takovým postojem má tendenci všechny své slabosti, kterých si je vědom, potlačovat a důsledně ukrývat. Rodiče, kteří ovlivnili tento postoj, se stejně obávali, že nebudou v životě silní.
!Důležité
Je zajímavým faktem, že až 80 % času strávíme reagováním na manipulační pověry. Nástrojem pro eliminování tohoto času je poznání a praktické využívání tzv. asertivních práv.
Základní asertivní práva
- Musíš být perfektní.
- Mám právo být svůj.
- Mám právo udělat chybu.
- Mýlit se je lidské a já jsem člověk.
- Mám právo zastavit, co jsem začal.
- Mám právo vyhrát.
- Mám právo něco dokázat.
- Mám právo nebýt odpovědný za pocity jiných.
- Respektuji své pocity a vážím si jich.
- Přijímám odpovědnost za vlastní pocity.
- Mám právo žít v přítomnosti.
- Mám právo na svůj čas.
- Mám právo dosáhnout to, co chci.
- Mám právo vyjádřit své pocity.
- Mám právo k někomu být zcela uzavřený.
- Mám právo nebýt silný.
- Mám právo být otevřený k ostatním.
Workoholismus
Tento pojem se v kontextu řízení času spojuje s jednou z manipulačních pověr. Je to pověra: Musíme se víc snažit. Když je manažer v jakési obruči této pověry pevně sevřený, stává se z něho člověk přímo závislý na práci – workoholik. Je permanentně nespokojený sám se sebou, nikdy se necítí dobře. Nemá naplněnou potřebu užitečnosti a své práci obětuje tělo i duši. Je úzkostlivý a stále žije ve strachu z nedokonalosti a neužitečnosti.
Paradoxně však nepodává špičkové výkony a z dlouhodobého hlediska je pro jakoukoli, nejen manažerskou, práci neperspektivní. Buď sám podlehne této své pověře a odejde ze zaměstnání, nebo se jeho zdravotní stav postupně zhoršuje tak, že je neschopen vykonávat práci.
Workoholika a špičkového pracovníka charakterizují následující postoje.
Paradoxně však nepodává špičkové výkony a z dlouhodobého hlediska je pro jakoukoli, nejen manažerskou, práci neperspektivní. Buď sám podlehne této své pověře a odejde ze zaměstnání, nebo se jeho zdravotní stav postupně zhoršuje tak, že je neschopen vykonávat práci.
Workoholika a špičkového pracovníka charakterizují následující postoje.
Zisk
Seriózní přístup k time managementu vyžaduje seznámit se a vhodně pracovat s uvedenými poznatky, čímž ale celý proces učení jen začíná. Později se seznámíme s technikami řízení času, s plánováním času a s bariérami, které brání efektivnímu využívání času v praxi.
Ing. Oľga Poniščiaková, PhD.
Použitá literatura: Belohlávek a kol.:
Manažment
Použitá literatura: Belohlávek a kol.:
Manažment
