Roční zúčtování daně

výhody a nevýhody

Pokud jde o postup týkající se provedení ročního zúčtování, základním pravidlem je, že zaměstnanec má možnost, avšak nikoliv povinnost požádat svého zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování. Provedení ročního zúčtování je přitom výhodné pro zaměstnance, nikoliv však pro zaměstnavatele.

Výhody pro zaměstnance

Podáním žádosti o provedení ročního zúčtování zaměstnanec žádnou daňovou újmu či ztrátu neriskuje. Naopak může jen finančně získat, a to v podobě vzniku případného přeplatku na dani z příjmů fyzických osob. Samozřejmě toto platí za předpokladu, pokud uvedenou žádost zaměstnanec podal v souladu s podmínkami uvedenými v zákonu o daních z příjmů.

Není tedy možné požadovat po zaměstnavateli roční zúčtování v situaci, kdy zaměstnanec je povinen podat daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob, protože dosáhl i jiné zdanitelné příjmy, než příjmy ze závislé činnosti. To se týká například zaměstnanců, kteří vedle zaměstnání mají ještě příjmy z podnikání nebo příjmy z nájmu, případně některé další zdanitelné příjmy, například z důvodu, že předčasně ukončili soukromé životní pojištění a vznikla jim povinnost příslušné částky zpětně zdanit. Tito zaměstnanci musí vypořádat svoje daňové povinnosti k dani z příjmů prostřednictvím daňového přiznání, pokud jim tato povinnost vznikla. Blíže k problematice, za jakých podmínek vzniká fyzické osobě povinnost podat daňové přiznání, lze nalézt informace v § 38g ZDP.

Zaměstnanec žádostí o provedení ročního zúčtování může dosáhnout úsporu na dani z příjmů tím, že může případně:

•    uplatnit nezdanitelné části základu daně (§ 15), neboť tyto nelze uplatnit v měsíční výši při výpočtu záloh na daň podle § 38h,

•    uplatnit slevu na dani na manželku (manžela) podle 35ba odst. 1 písm. b), pokud jsou splněny podmínky nově uvedené v § 35bb,

•    uplatnit slevu na dani podle § 35 odst. 4 (slevu za zastavenou exekuci),

•    napravit některá opomenutí v průběhu roku, kdy zaměstnavateli nenahlásil ve stanovené lhůtě příslušné skutečnosti (např. nenahlásil včas narození dítěte, nepředložil včas doklady o tom, že se jeho zletilé dítě soustavně připravuje na budoucí povolání studiem nebo se nemůže soustavně připravovat na budoucí povolání nebo vykonávat výdělečnou činnost pro nemoc nebo úraz apod.).

•    odstranit daňové nevýhody plynoucí ze skutečnosti, že nepodepsal ve stanovené lhůtě u svého zaměstnavatele Prohlášení k dani podle § 38k odst. 4, což napravil tak, že podepsal toto Prohlášení dodatečně (§ 38k odst. 7 ZDP),

•    v případě, že byl zaměstnán jen po část roku, uplatnit základní slevu na dani podle § 35ba odst. 1 v plné roční výši 30 840 Kč, případně dodatečně využít i ostatní slevy na dani podle § 35ba odst. 1 písm. b) až e). Například v případě, pokud příjem ze závislé činnosti zaměstnanec pobíral pouze po část roku. Nemusí se jednat jen o příjem ze studentské brigády, tento postup může být využit například v případě zaměstnankyně, která se vrátila do zaměstnání v průběhu roku po rodičovské dovolené, nebo pokud jde o starobního důchodce, který pobíral příjmy ze závislé činnosti jen po část roku, případně zaměstnanec, který byl po část roku nezaměstnaný. Výše základní slevy na dani se totiž nekrátí v závislosti na počtu měsíců, po který zaměstnanec pobíral příjmy ze závislé činnosti.

Zaměstnanec samozřejmě nemusí v těchto daňových záležitostech spoléhat jen na svého zaměstnavatele. Místo toho, aby zaměstnavatele požádal o roční zúčtování, může sám podat správci daně (finančnímu úřadu) svoje daňové přiznání k dani z příjmů FO, a to v příslušné lhůtě po skončení běžného roku. Musí tomu ale předcházet žádost zaměstnavateli o vydání Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, které pak tvoří přílohu k daňovému přiznání. Možnost využít roční zúčtování u svého zaměstnavatele je však pro zaměstnance v porovnání s postupem vyplnění a podání daňového přiznání k dani z příjmů FO za uplynulý kalendářní rok samozřejmě výhodnější a snazší.

Využití možnosti požádat zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování tak do určité míry zbavuje zaměstnance nutnosti sledovat veškeré změny a novely zákona o daních z příjmů a orientovat se správně v tom, jaké lze uplatnit slevy na dani nebo odpočitatelné položky, které mají vliv na výši daně z příjmů FO.

Zaměstnanec nesmí promeškat lhůtu, ve které může zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování požádat. Pokud zaměstnanec tuto lhůtu nedodrží, pak už není jiná možnost, jak to napravit, než aby sám podal daňové přiznání. To je důležité zvláště tehdy, pokud zaměstnanec tímto postupem získává daňový prospěch.

V daném případě je pak znalost některých mzdových souvislostí a daně z příjmů FO důležitá i pro zaměstnance. Nelze spoléhat na to, že mzdová účetní ohlídá za zaměstnance veškeré povinnosti, které nese na svých bedrech zaměstnanec, nikoliv však mzdová účetní. Odpovědnost nese zaměstnanec.

I v případě, pokud zaměstnanec požádá zaměstnavatele o roční zúčtování včas, není ještě z jeho strany splněno všechno, co musí a je potřeba vykonat. Zaměstnanec musí vůči zaměstnavateli splnit též další povinnosti, které s tímto úkonem spojené stanoví ZDP. Nesmí se tedy divit, že mzdová účetní bude po něm požadovat některé další doklady. Rovněž i v tomto ohledu platí podmínka, že tyto doklady je nutné předložit mzdové účtárně včas, protože v případě prodlení dotyčnou daňovou výhodu nelze využít (pokud zaměstnanec nevyužije možnost podat daňové přiznání).

Nevýhody pro zaměstnavatele

Z pohledu zaměstnavatele provedení ročního zúčtování daňové výhody zaměstnavateli nepřináší v podstatě naprosto žádné. Tato každoroční činnost představuje pro zaměstnavatele (přesněji řečeno především pro jeho mzdovou účetní) jen zvýšenou administrativu a další práci spojenou s prověřováním a získáváním příslušných podkladů od zaměstnance.

Co je pro zaměstnavatele značnou nevýhodou, je skutečnost, že odpovědnost za správné stanovení a výpočet daně z příjmů se provedením ročního zúčtování do značné míry přenáší ze zaměstnance na zaměstnavatele.

Zaměstnavatel na rozdíl od zaměstnance, nemá možnost volby, zda roční zúčtování zaměstnanci provede nebo nikoliv. Z tohoto hlediska je možné konstatovat, že zákonem o daních z příjmů je pro zaměstnavatele stanovena povinnost provést roční zúčtování, pokud zaměstnanec o to oprávněně požádal a splnil všechny požadované podmínky. Věk zaměstnance přitom není omezen. Obdobně není nutnou podmínkou, aby v době, kdy zaměstnanec požádá o roční zúčtování, byl stále ještě zaměstnán u zaměstnavatele, kterého požádal o roční zúčtování.

Požádat o roční zúčtování může i zaměstnanec, který není daňovým rezidentem ČR. Může se přitom jednat o daňového rezidenta v kterékoliv jiné zemi. Není tedy stanoveno omezení, že by se muselo jednat o daňového rezidenta v některém členském státě EU nebo Evropského hospodářského prostoru (EHP). Požádat o roční zúčtování tedy může i zaměstnanec, který je například daňovým rezidentem Ukrajiny nebo Velké Británie, USA, atd.

V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnával brigádníky, není vyloučeno, že o provedení ročního zúčtování požádá zaměstnanec, který je ještě nezletilý a v době, kdy žádá o toto roční zúčtování, již není ani zaměstnancem. Všeobecně však platí, že v případě, pokud zaměstnanec o roční zúčtování nepožádal včas, případně vůbec, anebo nesplnil některé další podmínky, pak zaměstnavatel roční zúčtování neprovádí, popřípadě ho provede jen v určité, zákonem o daních z příjmů stanoveném rozsahu.

Jedinou výhodou je tedy pro zaměstnavatele skutečnost, že není jeho povinností upozorňovat zaměstnance, aby si požádal o provedení ročního zúčtování. Není ani povinností zaměstnavatele, aby zjišťoval veškeré možnosti pro snížení daně z příjmů ze závislé činnosti konkrétního zaměstnance. Tím je myšleno to, že v případě, pokud zaměstnanec některé důležité podklady zaměstnavateli včas nedodal, případně nevěděl, že může daňově uplatnit i některé další položky, nelze toto zaměstnavateli dávat za vinu.

Jiná možnost je v tomto směru oslovit daňového poradce, který z titulu své profese může poradit fyzické osobě s tím, jak optimálně sestavit její daňové přiznání. Podání daňového přiznání prostřednictvím daňového poradce může tedy být možným řešením v případě, kdy dojde ke sporu se zaměstnavatelem o to, co lze daňově uplatnit prostřednictvím ročního zúčtování. Jako příklad lze uvést zaměstnance, který není daňovým rezidentem ČR a chce využít možnosti, jak snížit svoje daňové povinnosti, týkající se daně z příjmů fyzických osob.

Počáteční iniciativa je bezesporu na zaměstnanci, aby učinil patřičné kroky, pokud chce využít výhod, které roční zúčtování přináší. K tomuto postupu lze uvést následující informace:

Zaměstnanec musí zaměstnavatele o roční zúčtování požádat předepsaným způsobem a ve stanovené lhůtě. Postup a příslušné požadavky, které je nutné splnit, vyplývají z ustanovení § 38k odst. 5 a 7 ZDP. Zaměstnanec musí učinit nejpozději do 15. února za uplynulé zdaňovací období (kalendářní rok) příslušné prohlášení, ve kterém uvede potřebné skutečnosti, uvedené v § 38k odst. 5 ZDP. POZOR! V roce 2025 se termín posouvá na 17. únor, neboť 15. února 2025 připadá na sobotu.

Pro účely tohoto prohlášení a podání žádosti o roční zúčtování se používá tiskopis MFin 5457/B Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění za zdaňovací období. Pro rok 2024 byl vydán vzor č. 4 Žádosti o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. V tiskopisu Žádosti došlo k rozsáhlým úpravám s ohledem na legislativní změny zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Jedná se o úpravu nezdanitelných částí základu daně včetně rozšíření těchto částí o daňově podporované produkty spoření na stáří a pojištění dlouhodobé péče, úpravu slevy na manžela a odstranění slevy za umístění dítěte. Starší vzory tiskopisu Žádosti nedoporučuje Generální finanční ředitelství používat. 

V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnává cizince, je k dispozici též anglická verze Žádosti, která však slouží pouze jako metodická pomůcka. Žádost má název: „Request for annual account of prepayments and tax benefits for tax period“. Jedná se o formulář MFin 5457/Ba.

Učinit Prohlášení podle § 38k odst. 5 znamená pro zaměstnance mimo jiné podepsat písemně nebo elektronicky výše uvedený samostatný formulář Žádosti o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Dále se uvede i datum, kdy tuto žádost zaměstnanec podepsal (toto datum nesmí tedy být za rok 2024 pozdější než 17. únor 2025). Zákonem stanovený termín se ze dne 15. února 2025 prodlužuje na nejbližší pracovní den.

Zaměstnanci je stanovena povinnost předložit plátci daně (zaměstnavateli):

Doklady od všech předchozích plátců daně (zaměstnavatelů), které musí obsahovat údaje (§ 38ch odst. 3):

•    o zúčtované nebo vyplacené mzdě,

•    o sražených zálohách na daň z těchto příjmů,

•    o poskytnuté měsíční slevě na dani podle § 35ba,

•    o poskytnuté měsíční slevě na dani podle § 35c a vyplacených měsíčních daňových bonusech.

Doklady, kterými prokáže nárok na odečet nezdanitelné části základu daně podle § 15. Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 1 ZDP.

Doklady, kterými prokáže rozhodné skutečnosti pro poskytnutí slevy na dani podle § 35 odst. 4 a § 35ba. Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 2 ZDP.

Doklady, kterými prokáže rozhodné skutečnosti pro poskytnutí daňového zvýhodnění (§ 35c). Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 3 ZDP. V případě, pokud je vyživované dítě ve společně hospodařící domácnosti, kde oba poplatníci (rodiče) jsou zaměstnaní, předloží zaměstnanec potvrzení od zaměstnavatele druhého z poplatníků. V tomto potvrzení plátce daně (zaměstnavatel) uvede, na které děti druhý z poplatníků uplatňuje daňové zvýhodnění a v jaké výši, případě, že nárok na daňové zvýhodnění neuplatňuje. Viz například nepovinný formulář MFin 5556 „Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění“. V této souvislosti lze též upozornit na nepovinný formulář MFin 5558 „Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění pro účely podání přiznání k dani z příjmů fyzických osob“. Tento druhý formulář se tedy liší v tom, že je vystaven pro zaměstnance, který bude podávat daňové přiznání. ZDP však neřeší situaci, kdy druhý z rodičů má pouze příjmy ze samostatné činnosti a tudíž logicky nemůže předložit uvedené Potvrzení od zaměstnavatele, protože žádného takového plátce příjmů osoba samostatně výdělečně činná nemá.

Pokud měl zaměstnanec v průběhu kalendářního roku příjem ze závislé činnosti od více plátců (zaměstnavatelů), musí je požádat o vystavení dokladu o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě. Tento doklad je zaměstnavatel, pokud jde o plátce daně, povinen vystavit do 10 dnů od podání žádosti (§ 38j odst. 3). Pro tyto účely se používá tiskopis MFin 5460 „Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, sražených zálohách na daň z těchto příjmů a daňovém zvýhodnění“.

Pro rok 2024 se použije nový vzor č. 32 případně vzor č. 33 uvedeného Potvrzení. Plátce daně (zaměstnavatel) má povinnost uschovat si kopii vystaveného dokladu. ZDP v tomto případě důsledně rozlišuje, že se musí jednat o „plátce daně“. Ne každý zaměstnavatel je totiž plátcem daně ze závislé činnosti.

Závazná lhůta pro předložení
potřebných dokladů zaměstnancem

Jak vyplývá z jednotlivých ustanovení ZDP, poplatník (tj. zaměstnanec) je povinen příslušné doklady za uplynulé zdaňovací období předložit plátci daně (zaměstnavateli), kterého žádá o provedení ročního zúčtování, v zásadě nejpozději do 15. února následujícího kalendářního roku. Za rok 2024 tak musí učinit nejpozději do 17. února 2025 (uvedený den je pondělí), pokud chce po zaměstnavateli, aby provedl roční zúčtování.

Vzhledem k tomu, že lze též využít elektronickou formu jak v případě Prohlášení k dani, tak v případě Žádosti o roční zúčtování, je v případě elektronické formy nezbytné, aby dokumenty byly opatřeny uznávaným elektronickým podpisem nebo aby plátce daně zaručil v rámci svého vnitřního systému jednoznačnou identifikaci poplatníků (zaměstnanců). K předání příslušných dokumentů elektronickou formou plátcům daně může poplatník (zaměstnanec) také využít datové schránky, pokud s ní disponuje a na základě judikatury Nejvyššího správního soudu lze akceptovat předání těchto dokumentů prostřednictvím e-mailové zprávy opatřené uznávaným elektronickým podpisem (viz například rozsudek čj. 1 Afs 428/2019-42).

Pokud jde o plátce daně, jeho povinností je uvést datum, kdy ověřil nárok na slevy na dani podle § 35ba a nárok na nezdanitelné části základu daně podle § 15 ZDP. Dále je ve formuláři Žádosti o roční zúčtování stanovena povinnost doplnit písemně nebo elektronicky podpis za plátce daně.

Důsledky nedodržení
stanovených lhůt

ZDP stanovuje závazné lhůty jednak pro vlastní úkon zaměstnance, týkající se podání žádosti o provedení ročního zúčtování, jednak pro předložení potřebných dokladů, to znamená pro předložení:

•    dokladů, kterými zaměstnanec uplatňuje nárok na slevy na dani podle § 35 odst. 4 a § 35ba, na daňové zvýhodnění podle § 35c a nárok na odečet nezdanitelné části základu daně podle § 15,

•    dokladů od předchozích plátců daně s údaji o zúčtované nebo vyplacené mzdě a dalšími údaji.

Závazná lhůta pro podání žádosti zaměstnance o provedení ročního zúčtování je stanovena v ustanovení § 38ch odst. 1 ZDP. Jak již bylo zmíněno, v roce 2025 se tato lhůta posouvá až do 17. února, protože 15. února je sobota. V případě, pokud poplatník (zaměstnanec) do 17. února o provedení ročního zúčtování předepsaným způsobem zaměstnavatele nepožádá, zaměstnavatel nemá povinnost (ale ani možnost) provést roční zúčtování. Možnost podání žádosti o prodloužení této lhůty ZDP neuvádí. Důvodem pro prodloužení této lhůty není ani vážná nemoc či nařízená karanténa, živelná katastrofa, ba ani dočasné pozastavení činnosti zaměstnavatele.

V případě, pokud zaměstnanec nedodrží výše zmíněnou závaznou lhůtu pro předložení:

•    dokladů od všech předchozích plátců daně s údaji o zúčtované nebo vyplacené mzdě a dalšími údaji, pak roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění zaměstnavatel neprovede (tedy ani v případě, pokud by zaměstnavatel chtěl usnadnit zaměstnanci tento postup a chtěl roční zúčtování z dobré vůle provést, tak z § 38ch odst. 3 vyplývá striktní zákaz, stanovující, že „plátce daně roční zúčtování neprovede“),

•    dokladů, kterými zaměstnanec uplatňuje nárok na slevy na dani podle § 35 odst. 4 a § 35ba, nárok na daňové zvýhodnění podle § 35c a nárok na odečet nezdanitelné části základu daně podle § 15, pak zaměstnavatel příslušné skutečnosti při ročním zúčtování nezohlední. Zaměstnanec má však stále možnost podat daňové přiznání, v takovém případě však zaměstnavatel roční zúčtování neprovede (§ 38ch odst. 1). Pokud ho však již provedl, projeví se tato skutečnost v části 13 příslušného Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, který zaměstnanci vystaví (nový vzor 32, který platí pro rok 2024, případě vzor č. 33).

Lhůta pro zaměstnavatele pro
výpočet daně a ročního zúčtování

Zákon o daních z příjmů stanovuje pevnou lhůtu v ustanovení § 38ch odst. 4. Zaměstnavatel výpočet daně a roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění provede nejpozději do 31. března po uplynutí kalendářního roku. To znamená za rok 2024 nejpozději do 31. března 2025 (na uvedený den připadá pondělí).

Výběr zaměstnavatele, který
provádí roční zúčtování:

V případě, pokud zaměstnanec pobíral mzdu v daném kalendářním roce postupně od více plátců daně (zaměstnavatelů), může požádat o provedení ročního zúčtování v zásadě jen posledního plátce daně (zaměstnavatele) v daném kalendářním roce. Zaměstnanec tedy nemá v daném případě možnost volby, musí postupovat přesně podle zákona o daních z příjmů. Uvedené pravidlo vyplývá z ustanovení § 38ch odst. 1 ZDP, kde je uvedeno, že poplatník může požádat o provedení ročního zúčtování posledního z plátců daně, od kterých pobíral mzdu ve zdaňovacím období. Jak vyplývá z ustanovení § 16b ZDP, zdaňovacím obdobím daně z příjmů fyzických osob je kalendářní rok.

Samozřejmě uvedené pravidlo neznamená, že posledním zaměstnavatelem v roce 2024 je pouze zaměstnavatel, od kterého zaměstnanec pobíral příjmy ze závislé činnosti ještě za měsíc prosinec 2024. Pokud zaměstnanec kupříkladu pobíral příjmy ze závislé činnosti jen po část roku (nejpozději například za červenec 2024), a pak již od žádného dalšího zaměstnavatele příjmy ze závislé činnosti nepobíral (například z důvodu ukončení pracovního poměru, dohody o pracovní činnosti, mateřské dovolené, studentské brigády, odchodu do starobního nebo invalidního důchodu atd.), pak je jeho posledním zaměstnavatelem ten zaměstnavatel, od kterého měl příjmy ze závislé činnosti za dotyčný měsíc roku 2024 (zde červenec).

Zaměstnanec nepožádal
o roční zúčtování

V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnanci srážel zálohy na daň podle § 38h, postup zaměstnavatele vyplývá z ustanovení § 38h odst. 9 ZDP. Pokud poplatník (zaměstnanec) nepožádá o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, je sraženými zálohami jeho daňová povinnost splněna, pokud není povinen podat daňové přiznání podle § 38g ZDP. Není však povinností zaměstnavatele prověřovat, zda zaměstnanci vznikla povinnost podat daňové přiznání. Výjimkou je oznamovací povinnost plátce daně v případě uvedeném v § 38i odst. 5 písm. b) ZDP.

V případě, pokud zaměstnavatel u zaměstnance s nepodepsaným prohlášením podle § 38k odst. 4 srážel daň zvláštní sazbou u příjmů podle § 6 odst. 4, je daňová povinnost poplatníka (zaměstnance) splněna řádným a včasným provedením srážky daně [§ 38d odst. 4 písm. a) ZDP]. Jiná situace však může nastat v případě, pokud se zaměstnanec rozhodne příjmy zdaněné podle § 6 odst. 4 uvést v daňovém přiznání (jde o postup podle 38d odst. 4 písm. a) bod 2 ZDP v návaznosti na § 36 odst. 6 a 7). Zaměstnavatel v takovém případě vystaví Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a o sražené dani vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z těchto příjmů. Viz tiskopis MFin 5460/A. Pro kalendářní rok 2024 se použije nový vzor č. 11. V uvedeném potvrzení plátce daně (zaměstnavatel) křížkem označí v příslušné kolonce, zda potvrzení je vydáváno zaměstnanci, který je daňovým rezidentem ČR nebo daňovým rezidentem členského státu EU nebo EHP. V návaznosti na § 5 odst. 4 ZDP se uvede úhrn zúčtovaných příjmů ze závislé činnosti, a z tohoto úhrnu kolik činí výše příjmů vyplacených nebo obdržených do 31. ledna 2025 (pokud se jedná o situaci, kdy zaměstnanec podává daňové přiznání za rok 2024).

Ing. Luděk Pelcl