Roční zúčtování – výhody a nevýhody

Pokud jde o provedení ročního zúčtování, základním pravidlem je, že zaměstnanec má možnost, avšak nikoliv povinnost požádat svého zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování. Provedení ročního zúčtování je přitom výhodné pro zaměstnance, nikoliv však pro zaměstnavatele.

Výhody pro zaměstnance

Podáním žádosti o provedení ročního zúčtování zaměstnanec žádnou daňovou újmu či ztrátu neriskuje. Naopak může jen finančně získat, a to v podobě přeplatku na dani z příjmů fyzických osob. Samozřejmě toto platí za předpokladu, pokud uvedenou žádost zaměstnanec podal v souladu s podmínkami uvedenými v zákonu o daních z příjmů.

Není tedy možné požadovat po zaměstnavateli roční zúčtování v situaci, kdy zaměstnanec je povinen podat daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob, protože má i jiné zdanitelné příjmy, než příjmy ze závislé činnosti. To se týká například zaměstnanců, kteří vedle zaměstnání mají ještě příjmy z podnikání nebo příjmy z nájmu, případně některé další zdanitelné příjmy. Tito zaměstnanci musí vypořádat svoje daňové povinnosti k dani z příjmů prostřednictvím daňového přiznání, pokud jim tato povinnost vznikla (blíže k tomuto hledisku lze získat informace v § 38g ZDP).

Zaměstnanec žádostí o provedení ročního zúčtování může dosáhnout úsporu na dani z příjmů tím, že může případně:

•    uplatnit nezdanitelné části základu daně (§ 15), neboť tyto nelze uplatnit v měsíční výši při výpočtu záloh na daň podle § 38h,

•    uplatnit slevu na dani na manželku (manžela) podle 35ba odst. 1 písm. b),

•    uplatnit slevu na dani podle § 35bb, respektive podle § 35ba odst. 1 písm. g), pokud má vyživované dítě (děti) v předškolním zařízení,

•    napravit některé opomenutí v průběhu roku, kdy zaměstnavateli nenahlásil ve stanovené lhůtě příslušné skutečnosti (např. nenahlásil včas narození dítěte, nepředložil včas doklady o tom, že se soustavně připravuje na budoucí povolání studiem nebo se soustavně připravuje na budoucí povolání jeho zletilé dítě apod.).

•    odstranit daňové nevýhody plynoucí ze skutečnosti, že nepodepsal ve stanovené lhůtě u svého zaměstnavatele Prohlášení k dani podle § 38k odst. 4, což napravil tak, že podepsal toto Prohlášení dodatečně (§ 38k odst. 7 ZDP),

•    v případě, že byl zaměstnán jen po část roku, uplatnit základní slevu na dani podle § 35ba odst. 1 v plné roční výši 30 840 Kč, případně dodatečně využít i ostatní slevy na dani podle § 35ba odst. 1 písm. c) až f). Například, v případě, pokud byl studentem po celý rok, může v plné výši využít slevu podle § 35ba odst. 1 písm. f) v roční výši 4 020 Kč, i když příjem ze závislé činnosti (nejenom ze studentské brigády) pobíral pouze po část roku. Obdobně například v případě zaměstnankyně, která se vrátila do zaměstnání v průběhu roku po rodičovské dovolené, nebo starobního důchodce, který pobíral příjmy ze závislé činnosti jen po část roku. Výše základní slevy na dani se totiž nekrátí v závislosti na počtu měsíců, po který zaměstnanec pobíral příjmy ze závislé činnosti.

Zaměstnanec samozřejmě nemusí v těchto daňových záležitostech spoléhat jen na svého zaměstnavatele. Místo toho, aby zaměstnavatele požádal o roční zúčtování, může sám podat správci daně (finančnímu úřadu) svoje daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob, a to v příslušné lhůtě po skončení běžného roku. Možnost využít roční zúčtování u svého zaměstnavatele je však pro zaměstnance v porovnání s postupem vyplnění a podání daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob za uplynulý kalendářní rok samozřejmě výhodnější a snazší. Možnost požádat zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování tak do určité míry zbavuje zaměstnance nutnosti sledovat veškeré změny zákona o daních z příjmů a vyznat se v tom, jaké lze uplatnit odpočitatelné položky, které mají vliv na výši daně z příjmů fyzických osob.

Zaměstnanec nesmí nepromeškat lhůtu, ve které může zaměstnavatele o provedení ročního zúčtování požádat. Pokud zaměstnanec tuto lhůtu promešká, pak už není jiná možnost, jak to napravit, než podat daňové přiznání. Zvláště pokud zaměstnanec tímto postupem získává daňový prospěch.

V daném případě je tedy znalost některých mzdových souvislostí a daně z příjmů důležitá i pro zaměstnance. Nelze spoléhat na to, že mzdová účetní ohlídá za zaměstnance veškeré povinnosti, které nese na svých bedrech zaměstnanec, nikoliv však mzdová účetní.

I v případě, pokud zaměstnanec požádá zaměstnavatele o roční zúčtování včas, není ještě z jeho strany splněno všechno, co musí a je potřeba vykonat. Zaměstnanec musí vůči zaměstnavateli splnit též další povinnosti, které s tímto úkonem spojené stanoví ZDP. Nesmí se tedy divit, že mzdová účetní bude po něm požadovat některé další doklady. Rovněž i v tomto ohledu platí podmínka, že tyto doklady je nutné předložit mzdové účtárně včas.

Nevýhody pro zaměstnavatele

Z pohledu zaměstnavatele provedení ročního zúčtování daňové výhody zaměstnavateli v podstatě nepřináší naprosto žádné. Tato každoroční činnost představuje pro zaměstnavatele (přesněji řečeno především pro jeho mzdovou účetní) jen zvýšenou administrativu a další práci spojenou s prověřováním a získáváním příslušných podkladů od zaměstnance. Co je pro zaměstnavatele značnou nevýhodou, je skutečnost, že odpovědnost za správné stanovení a výpočet daně z příjmů se provedením ročního zúčtování do značné míry přenáší ze zaměstnance na zaměstnavatele.

Zaměstnavatel totiž musí mimo jiné zkoumat a prověřovat, zda zaměstnancem předložené doklady, smlouvy či potvrzení splňují veškeré požadavky vyplývající ze zákona o daních z příjmů. Dále zaměstnavatel musí řešit další komplikované otázky s tímto úkolem spojené. Například v jaké výši lze příslušné částky uplatnit, aby bylo správně provedeno příslušné zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Současně musí být zajištěno, aby výsledný vypočet daně z příjmů u zaměstnance, který o provedení ročního zúčtování oprávněně požádal, byl zcela v souladu se zákonem o daních z příjmů.

Postup zaměstnavatele

Co je zcela neopominutelné, je skutečnost, že zaměstnavatel na rozdíl od zaměstnance nemá možnost volby, zda roční zúčtování zaměstnanci provede nebo nikoliv. Z tohoto hlediska je možné konstatovat, že zákonem o daních z příjmů je pro zaměstnavatele stanovena povinnost provést roční zúčtování, pokud zaměstnanec o to oprávněně požádal a splnil všechny požadované podmínky. Věk zaměstnance přitom není omezen. Obdobně není nutnou podmínkou, aby v době, kdy zaměstnanec požádá o roční zúčtování, byl stále ještě zaměstnán u zaměstnavatele, kterého požádal o roční zúčtování.

Požádat o roční zúčtování může i zaměstnanec, který není daňovým rezidentem ČR. Může se přitom jednat o daňového rezidenta v kterékoliv jiné zemi. Není tedy stanoveno omezení, že by se muselo jednat o daňového rezidenta v některém členském státě EU nebo Evropského hospodářského prostoru. Požádat o roční zúčtování tedy může i zaměstnanec, který je například daňovým rezidentem Ukrajiny nebo Velké Británie, USA, atd.

V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnával brigádníky, není vyloučeno, že o provedení ročního zúčtování požádá zaměstnanec, který je ještě nezletilý a v době, kdy žádá o toto roční zúčtování, již není ani zaměstnancem. Všeobecně však platí, že v případě, pokud zaměstnanec o roční zúčtování nepožádal včas, případně vůbec, anebo nesplnil některé další podmínky, pak zaměstnavatel roční zúčtování neprovádí, popřípadě provede jen v určité, zákonem stanovené míře.

Jedinou výhodou je tedy pro zaměstnavatele skutečnost, že není jeho povinností upozorňovat zaměstnance, aby si požádal o provedení ročního zúčtování. Není ani povinností zaměstnavatele, aby zjišťoval veškeré možnosti pro snížení daně z příjmů ze závislé činnosti konkrétního zaměstnance. Tím je myšleno to, že v případě, pokud zaměstnanec některé důležité podklady zaměstnavateli včas nedodal, případně nevěděl, že může daňově uplatnit i některé další položky, nelze toto zaměstnavateli dávat za vinu.

Jiná možnost je oslovit daňového poradce, který z titulu své profese může poradit fyzické osobě s tím, jak optimálně sestavit její daňové přiznání. Podání daňového přiznání prostřednictvím daňového poradce může tedy být možným řešením v případě, kdy dojde ke sporu o to, co lze daňově uplatnit prostřednictvím ročního zúčtování. Jako příklad lze uvést zaměstnance, který není daňovým rezidentem ČR a chce využít možnosti, jak snížit svoje daňové povinnosti, týkající se daně z příjmů fyzických osob.

Počáteční iniciativa je bezesporu na zaměstnanci,

aby učinil patřičné kroky, pokud chce využít výhod, které roční zúčtování přináší. K tomuto lze uvést následující informace:

•    Zaměstnanec musí zaměstnavatele o roční zúčtování požádat předepsaným způsobem a ve stanovené lhůtě. Postup a příslušné požadavky, které je nutné splnit, vyplývají z ustanovení § 38k odst. 5 a 7 ZDP. Zaměstnanec musí učinit nejpozději do 15. února za uplynulé zdaňovací období (kalendářní rok) příslušné prohlášení, ve kterém uvede potřebné skutečnosti, uvedené v § 38k odst. 5 ZDP. Pro účely tohoto prohlášení se v současné době používá tiskopis MFin 5457/B Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Počínaje rokem 2021 byl vydán vzor č. 2 uvedeného formuláře. Vzor č. 1 obsahuje zastaralé údaje, pokud jde o možnost odpočtu úroků z úvěrů na bytové potřeby ve výši 300 000 Kč. Vzhledem k novele ZDP s účinností pro rok 2022 byl vydán vzor č. 3 Žádosti o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, který je určen pro zaměstnance, kteří nárokují též nově zavedenou slevu na dani na zastavenou exekuci podle § 35 odst. 4 ZDP. V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnává cizince, je k dispozici též anglická verze Žádosti, která však slouží pouze jako metodická pomůcka. Žádost má název: „Request for annual account of prepayments and tax benefits for tax period“.

•    Učinit Prohlášení podle § 38k odst. 5 tedy znamená pro zaměstnance mimo jiné podepsat písemně nebo elektronicky výše uvedený samostatný formulář Žádosti o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Dále se uvede i datum, kdy tuto žádost zaměstnanec podepsal.

•    Povinnost předložit potřebné doklady: Zaměstnanci je stanovena povinnost předložit plátci daně (zaměstnavateli):

•    Doklady od všech předchozích plátců daně (zaměstnavatelů), které musí obsahovat údaje (§ 38ch odst. 3):

-   o zúčtované nebo vyplacené mzdě,

-   o sražených zálohách na daň z těchto příjmů,

-   o poskytnuté měsíční slevě na dani podle § 35ba,

-   o poskytnuté měsíční slevě na dani podle § 35c a vyplacených měsíčních daňových bonusech.

•    Doklady, kterými prokáže nárok na snížení základu daně podle § 15. Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 1 ZDP.

•    Doklady, kterými prokáže rozhodné skutečnosti pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba. Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 2 ZDP.

•    Doklady, kterými prokáže rozhodné skutečnosti pro poskytnutí daňového zvýhodnění (§ 35c). Výčet těchto dokladů je uveden v § 38l odst. 3 ZDP. V případě, pokud je vyživované dítě ve společně hospodařící domácnosti, kde oba poplatníci (rodiče) jsou zaměstnání, předloží zaměstnanec potvrzení od zaměstnavatele druhého z poplatníků. V tomto potvrzení plátce daně (zaměstnavatel) uvede, na které děti druhý z poplatníků uplatňuje daňové zvýhodnění a v jaké výši, případě, že nárok na daňové zvýhodnění neuplatňuje. Viz například nepovinný formulář MFin 5556 „Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění“. V této souvislosti lze též upozornit na nepovinný formulář MFin 5558 „Potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění pro účely podání přiznání k dani z příjmů fyzických osob“. Tento druhý formulář se tedy liší v tom, že je vystaven pro zaměstnance, který bude podávat daňové přiznání. ZDP však neřeší situaci, kdy druhý z rodičů má pouze příjmy ze samostatné činnosti a tudíž logicky nemůže předložit uvedené Potvrzení od zaměstnavatele, protože žádného takového plátce příjmů nemá.

Jak vyplývá z výše uvedeného, v případě, pokud měl zaměstnanec v průběhu kalendářního roku příjem ze závislé činnosti od více plátců (zaměstnavatelů), musí je požádat o vystavení dokladu o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě. Tento doklad je zaměstnavatel, pokud jde o plátce daně, povinen vystavit do 10 dnů od podání žádosti (§ 38j odst. 3). Pro tyto účely se používá tiskopis MFin 5460 „Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, sražených zálohách na daň z těchto příjmů a daňovém zvýhodnění“. Plátce daně (zaměstnavatel) má povinnost uschovat si kopii vystaveného dokladu. ZDP v tomto případě důsledně rozlišuje, že se musí jednat o „plátce daně“. Ne každý zaměstnavatel je totiž plátcem daně ze závislé činnosti. Dále v textu bude blíže popsáno, jaký je důležitý rozdíl mezi pojmy „zaměstnavatel“ a „plátce daně“.

Závazná lhůta pro předložení potřebných dokladů zaměstnancem: Jak vyplývá z jednotlivých ustanovení ZDP, poplatník (tj. zaměstnanec) je povinen příslušné doklady za uplynulé zdaňovací období předložit plátci daně (zaměstnavateli), kterého žádá o provedení ročního zúčtování, v zásadě nejpozději do 15. února následujícího kalendářního roku. Tedy za rok 2022 tak musí učinit nejpozději do 15. února 2023 (uvedený den je středa), pokud chce po zaměstnavateli, aby provedl roční zúčtování. Kdy tak může zaměstnanec učinit nejdříve, ZDP nestanoví, avšak jako logické se jeví, že by tak měl učinit nejdříve od 2. ledna 2023 za rok 2022, avšak lze tak učinit i dřív. Vzhledem k tomu, že datum, v případě, kdy zaměstnanec písemně požádal o roční zúčtování, se vpisuje do příslušného formuláře ručně, nelze si nevšimnout jistých možností, jak toto datum „ohlídat“, aby splňovalo podmínku, že nebyl překročen hraniční den 15. únor.

Vzhledem k tomu, že lze též využít elektronickou formu jak v případě Prohlášení k dani, tak v případě Žádosti o roční zúčtování, je v případě elektronické formy nezbytné, aby dokumenty byly opatřeny uznávaným elektronickým podpisem nebo aby plátce daně zaručil v rámci svého vnitřního systému jednoznačnou identifikaci poplatníků (zaměstnanců). K předání příslušných dokumentů elektronickou formou plátcům daně může poplatník (zaměstnanec) také využít datové schránky, pokud s ní disponuje a na základě judikatury Nejvyššího správního soudu lze akceptovat předání těchto dokumentů prostřednictvím e-mailové zprávy opatřené uznávaným elektronickým podpisem (viz například rozsudek čj. Afs 428/2019-42).

Pokud jde o plátce daně, jeho povinností je uvést datum, kdy ověřil nárok na slevy na dani podle § 35ba a nárok na nezdanitelné části základu daně podle § 15 ZDP. Dále je ve formuláři Žádosti o roční zúčtování stanovena povinnost doplnit písemně nebo elektronicky podpis za plátce daně.

Důsledky nedodržení stanovených lhůt

ZDP stanovuje závazné lhůty jednak pro vlastní úkon zaměstnance, týkající se podání žádosti o provedení ročního zúčtování, jednak pro předložení potřebných dokladů, to znamená pro předložení:

•    dokladů, kterými zaměstnanec uplatňuje nárok na slevy na dani podle § 35ba, na daňové zvýhodnění podle § 35c a nárok na snížení základu daně podle § 15,

•    dokladů od předchozích plátců daně s údaji o zúčtované nebo vyplacené mzdě a dalšími údaji.

Závazná lhůta pro podání žádosti zaměstnance o provedení ročního zúčtování je stanovena do 15. února za uplynulé zdaňovací období. Tato lhůta je uvedena v ustanovení § 38ch odst. 1 ZDP. V případě, pokud poplatník (zaměstnanec) do 15. února o provedení ročního zúčtování předepsaným způsobem zaměstnavatele nepožádá, zaměstnavatel nemá povinnost (ale ani možnost) provést roční zúčtování. Možnost podání žádosti o prodloužení této lhůty ZDP nedává. Důvodem pro prodloužení této lhůty není ani vážná nemoc či nařízená karanténa, živelná katastrofa, ba ani dočasné pozastavení činnosti zaměstnavatele.

V případě, pokud zaměstnanec nedodrží závaznou lhůtu do 15. února pro předložení:

•    dokladů od všech předchozích plátců daně s údaji o zúčtované nebo vyplacené mzdě a dalšími údaji, pak roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění zaměstnavatel neprovede (tedy ani v případě, pokud by zaměstnavatel chtěl usnadnit zaměstnanci tento postup a chtěl roční zúčtování z dobré vůle provést, tak z § 38ch odst. 3 vyplývá striktní zákaz, stanovující, že „plátce daně roční zúčtování neprovede“),

•    dokladů, kterými zaměstnanec uplatňuje nárok na slevy na dani podle § 35ba, nárok na daňové zvýhodnění podle § 35c a nárok na snížení základu daně podle § 15, pak zaměstnavatel příslušné skutečnosti při ročním zúčtování nezohlední. Zaměstnanec má však stále možnost podat daňové přiznání, v takovém případě však zaměstnavatel roční zúčtování neprovede (§ 38ch odst. 1). Pokud ho však již provedl, projeví se tato skutečnost v části 14 příslušného Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, který zaměstnanci vystaví (vzor 30, který platí pro rok 2022).

Lhůta pro zaměstnavatele pro výpočet daně a ročního zúčtování

Zákon o daních z příjmů stanovuje pevnou lhůtu v ustanovení § 38ch odst. 4. Zaměstnavatel výpočet daně a roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění provede nejpozději do 31. března po uplynutí kalendářního roku. To znamená za rok 2022 nejpozději do 31. března 2023 (na uvedený den připadá pátek).

Výběr zaměstnavatele, který provádí roční zúčtování

Platí tato důležitá zásada. V případě, pokud zaměstnanec pobíral mzdu v daném kalendářním roce postupně od více plátců daně (zaměstnavatelů), může požádat o provedení ročního zúčtování v zásadě jen posledního plátce daně (zaměstnavatele) v daném kalendářním roce. Zaměstnanec tedy nemá v daném případě možnost volby, musí postupovat přesně podle zákona o daních z příjmů. Uvedené pravidlo vyplývá z ustanovení § 38ch odst. 1 ZDP, kde je uvedeno, že poplatník může požádat o provedení ročního zúčtování posledního z plátců daně, od kterých pobíral mzdu ve zdaňovacím období. Jak vyplývá z ustanovení § 16b ZDP, zdaňovacím obdobím daně z příjmů fyzických osob je kalendářní rok.

Samozřejmě uvedené pravidlo neznamená, že posledním zaměstnavatelem v roce 2022 je pouze zaměstnavatel, od kterého zaměstnanec pobíral příjmy ze závislé činnosti ještě za měsíc prosinec 2022. Pokud zaměstnanec kupříkladu pobíral příjmy ze závislé činnosti jen po část roku (nejpozději například za červenec 2022), a pak již od žádného dalšího zaměstnavatele příjmy ze závislé činnosti nepobíral (například z důvodu ukončení pracovního poměru, dohody o pracovní činnosti, mateřské dovolené, studentské brigády, odchodu do starobního nebo invalidního důchodu atd.), pak je jeho posledním zaměstnavatelem ten zaměstnavatel, od kterého měl příjmy ze závislé činnosti za dotyčný měsíc roku 2022.

Zaměstnanec nepožádal o roční zúčtování

V případě, pokud zaměstnavatel zaměstnanci srážel zálohy na daň podle § 38h, postup zaměstnavatele vyplývá z ustanovení § 38h odst. 9 ZDP. Pokud poplatník (zaměstnanec) nepožádá o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, je sraženými zálohami jeho daňová povinnost splněna, pokud není povinen podat daňové přiznání podle § 38g. Není však povinností zaměstnavatele prověřovat, zda zaměstnanci vznikla povinnost podat daňové přiznání. Výjimkou je oznamovací povinnost plátce daně v případě uvedeném v § 38i odst. 5 písm. b) ZDP.

V případě, pokud zaměstnavatel u zaměstnance s nepodepsaným prohlášením podle § 38k odst. 4 srážel daň zvláštní sazbou u příjmů podle § 6 odst. 4, je daňová povinnost poplatníka (zaměstnance) splněna řádným a včasným provedením srážky daně [§ 38d odst. 4 písm. a) ZDP]. Jiná situace však může nastat v případě, pokud se zaměstnanec rozhodne příjmy zdaněné podle § 6 odst. 4 uvést v daňovém přiznání (jde o postup podle 38d odst. 4 písm. a) bod 2 ZDP v návaznosti na § 36 odst. 6 a 7). Zaměstnavatel v takovém případě vystaví Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a o sražené dani vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z těchto příjmů. Viz tiskopis MFin 5460/A. V uvedeném potvrzení plátce daně (zaměstnavatel) křížkem označí v příslušné kolonce, zda potvrzení je vydáváno zaměstnanci, který je daňovým rezidentem ČR nebo daňovým rezidentem členského státu EU nebo EHP. V návaznosti na § 5 odst. 4 ZDP se uvede úhrn zúčtovaných příjmů ze závislé činnosti, a z tohoto úhrnu kolik činí výše příjmů vyplacených nebo obdržených do 31. ledna 2023 (pokud se jedná o situaci, kdy zaměstnanec podává daňové přiznání za rok 2022).

Ing. Luděk Pelcl