Samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem

V obecné rovině platí, že pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel a určí začátek a konec směn. Zaměstnavatel s přihlédnutím k technologickým, provozním, ekonomickým a dalším podmínkám rozhodne nejen o stanovené týdenní pracovní době, jednosměnném či vícesměnném pracovním režimu (a to třeba i různě pro jednotlivá pracoviště, organizační jednotky či provozy), ale i o začátku, případném rozdělení směn a pochopitelně i o jejich skončení.

Zaměstnavatel musí zaměstnancům určit v rámci rozvrhování pracovní doby

vždy přesný začátek i konec směny nebo jejich jednotlivých částí. Zaměstnavatel nemusí nutně rozvrhovat zaměstnanci pracovní dobu do5denního pracovního týdne. Ať už však hodlá rozvrhovat pracovní dobu zaměstnanci jakkoliv, musí vždy dbát na dodržení kogentních ustanovení týkajících se čerpání přestávky v práci na jídlo a oddech, nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu i na dodržení maximální délky směny a rozsahu stanovené týdenní pracovní doby či sjednané kratší pracovní doby zaměstnance. Rozvržení pracovní doby je zaměstnavatel povinen projednat s odborovou organizací (pokud u zaměstnavatele působí), protože jde o opatření, které se týká většího počtu zaměstnanců, popř. toto rozvržení může být samozřejmě dohodnuto v kolektivní smlouvě. Rozvržení pracovní doby nesmí být v rozporu s hledisky bezpečné a zdraví neohrožující práce.

Výjimku z obecné pravomoci zaměstnavatele určovat zaměstnanci začátek a konec směn tvoří pružné rozvržení pracovní doby, poměrně přelomový do zákoníku práce s účinností 1. ledna 2025 zavedený institut tzv. samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem komplexně upravený v § 87a ZP a institut sdíleného pracovního místa, který je upraven v § 317a ZP. Pokud zaměstnavatel uplatňuje pružné rozvržení pracovní doby, pak pouze stanoví tzv. provozní dobu, ve které je možné pružné rozvržení realizovat, a také úsek či úseky základní pracovní doby, ve kterých je zaměstnanec povinen být na pracovišti a vykonávat pro zaměstnavatele práci.

Předmětem častých nedorozumění je ustanovení § 81 odst. 3 ZP, podle kterého je zaměstnanec povinen být na svém pracovišti na začátku směny a odcházet z něho po skončení směny. Toto ustanovení je třeba vykládat tak, že nepostačí, jestliže je zaměstnanec na začátku směny v areálu zaměstnavatele, přičemž cesta od hlavního vchodu na jeho pracoviště trvá např. dalších 15 a více minut (což je v automobilkách či na velkých stavbách zcela běžné). Je-li evidence pracovní doby v rozporu se zákoníkem práce prováděna již při vstupu zaměstnanců do objektu zaměstnavatele, musí zaměstnanec počítat s časovou rezervou, aby byl včas na svém pracovišti připraven k výkonu práce.

Podrobnosti o nutnosti včasné přítomnosti zaměstnanců na pracovišti a jejich kontrole by měly být vždy upraveny v pracovním řádu či dány jednostranným pokynem zaměstnavatele. Doba převlékání a přípravy k výkonu práce se do pracovní doby přímo ze zákona nezapočítává a nemůže být tedy vnímána bez dalšího ani jako výkon práce přesčas. Není však zřejmě vyloučeno, aby bylo sjednáno v kolektivní smlouvě nebo stanoveno ve vnitřním předpisu, že se doba převlékání a přípravy k samotnému započetí výkonu práce na pracovišti nebo osobní očisty po ukončení práce na pracovišti započte na základě právní fikce (neboť v tomto případě se rozhodně nejedná o výkon práce) do pracovní doby. Je však třeba poznamenat, že správnost tohoto závěru je značně relativizována rozhodnutími Soudního dvora EU, ze kterých plyne, že pojem pracovní doby je autonomním pojmem evropského práva, který je nutné vykládat ve všech členských státech stejně, a není možné se od ní na základě vnitrostátní právní úpravy ani na základě ujednání subjektů pracovněprávního vztahu odchýlit, a to ani ve prospěch zaměstnance. Možnost započtení výše uvedených dob na základě právní fikce do pracovní doby je tedy v současnosti minimálně výkladově sporná.

Příklad

Jako vhodný příklad, jak by se neměl chovat zaměstnavatel, jehož vůlí je efektivně využívat pracovní dobu zaměstnanců, může posloužit příběh o zaměstnavatelem v daných souvislostech nedostatečně kontrolovaném administrativním pracovníkovi bankovního domu, který sice vždy projde „evidenčním turniketem“ 20podlažní výškové budovy, určitou chvíli bude čekat na výtah, poté pojede několik minut do „svého“ 16patra, a než dojde na své pracoviště, zapne PC a začne pracovat, uplyne minimálně 10 minut. Při odchodu ze zaměstnání se bude opakovat totéž, tedy dohromady 20 minut denně, což představuje v průměru 8 hodin měsíčně, tedy jednu směnu v průměrné standardní délce, po kterou zaměstnanec nepracuje, ač dostává za tuto dobu od zaměstnavatele mzdu. Je tedy zejména na zaměstnavateli, jak k této věci přistoupit a veškerý rozsah pracovní doby zaměstnanců efektivně využívat.

ROZVRŽENÍ PRACOVNÍ DOBY ZAMĚSTNANCEM - Jedna z posledních novel zákoníku práce provedená zákonem č. 230/­2024 Sb. s účinností 1. ledna 2025 vyjasnila problematiku možnosti rozvrhování pracovní doby samotným zaměstnancem. Jedná se o zásadní novinku v právní úpravě rozvrhování pracovní doby, která je obsažena v novém § 87a ZP. Konečně tak zákonodárce vnesl jasno do poměrně argumentačně bouřlivých vod, kdy v pracovněprávní doktríně nepanovala shoda na tom, zda dřívější právní úprava dovoluje sjednat tzv. samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem, pokud je práce vykonávána na pracovišti zaměstnavatele.

Prostřednictvím § 87a odst. 1 ZP je s účinností od 1. ledna 2025 výslovně umožněno zaměstnavateli a zaměstnanci sjednat písemnou dohodu o tom, že si zaměstnanec bude rozvrhovat pracovní dobu do směn sám, a to za podmínek, které byly mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem sjednány. Jedná se o obecnou právní úpravu, kterou je možné aplikovat jak v případě výkonu práce zaměstnance na pracovišti, tak i při výkonu práce mimo pracoviště, tj. při výkonu práce na dálku. Příslušnou dohodu o samorozvrhování může zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít v rámci všech typů pracovněprávních vztahů, tj. jak se zaměstnancem v pracovním poměru, tak se zaměstnancem činným na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Dohoda může být uzavřena mezi stranami pracovněprávního vztahu samostatně, nebo může být i součástí samotné pracovní smlouvy či příslušné dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zda bude dohoda uzavřena samostatně, nebo naopak bude součástí pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, pak nemá žádný vliv na její vypověditelnost ve smyslu § 87a odst. 3 ZP.

Podmínky při samorozvrhování

Byť zákoník práce výslovně nestanoví žádné obligatorní podstatné obsahové náležitosti dohody o samorozvrhování, rozhodně zákonodárce předpokládá, že budou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuty alespoň nějaké podmínky, za kterých si bude zaměstnanec moci sám rozvrhovat pracovní dobu do směn. To ostatně vyplývá i z výslovné dikce § 87a odst. 1 ZP.

Jako vhodné a praaktické se jeví sjednat následující:

•    Zaměstnanec je při rozvrhování pracovní doby do směn povinen dodržovat minimální standardy obsažené v části čtvrté zákoníku práce (zaměstnanec by si totiž rozhodně měl směnu rozvrhnout tak, aby byl zajištěn např. minimální denní odpočinek a nepřetržitý odpočinek v týdnu, aby čerpal zákonné přestávky na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky, aby byla dodržena maximální délka směny atd.). Zaměstnavatel by si totiž měl v dané souvislosti uvědomit, že je to on, kdo je i při aplikaci režimu podle § 87a ZP odpovědný za to, že budou tyto minimální standardy dodrženy, z čehož současně plyne, že by měl povinnost dodržování těchto standardů při samorozvrhování nejen se zaměstnancem sjednat, ale jejich dodržování následně i průběžně kontrolovat, a to typicky na základě sledování výkonu práce zaměstnance v reálném čase příp. doloženým i výkazy předložené zaměstnancem.

•    Zaměstnanec si nesmí rozvrhnout pracovní dobu v noci, sobotu a neděli, ve svátky atd. (pokud tedy zaměstnavatel výkon této práce v těchto časových obdobích výslovně nepotřebuje). Zaměstnavatel se tak vyhne placení příplatků, které by byly závislé pouze na skutečnosti, že si zaměstnanec z vlastní vůle na tato časová období úmyslně práci rozvrhne.

•    Zda si zaměstnanec má rozvrhovat stanovenou nebo kratší týdenní pracovní dobu rovnoměrně, nebo naopak nerovnoměrně, a jak dlouhé bude v tomto případě vyrovnávací období.

•    Součinnost zaměstnance při vedení pracovní doby. I v případě rozvrhování pracovní doby samotným zaměstnancem je totiž zaměstnavatel povinen vést evidenci pracovní doby, zaměstnanec např. může zaměstnavateli dodávat výkazy, z nichž zpětně vyplyne, jak si v konkrétní dny rozvrhl pracovní dobu do směn, resp., jak pracoval, lze sjednat i způsob a frekvenci předávání takových výkazů. Musí se jednat o výkazy práce reflektující její reálný výkon v příslušném čase, nikoliv o fiktivní výkazy, které by pouze korespondovaly s požadavky zákoníku práce, avšak nereflektovaly, kdy došlo k reálnému výkonu práce. Na pracovišti zaměstnavatele bude provádění evidence pracovní doby snazší, neboť konkrétní časové úseky odpracované doby a tomu odpovídající vykonané práce zaměstnancem může zaměstnavatel zkontrolovat a zaznamenat sám.

•    Situace, ve kterých se nebude postupovat podle tzv. záložního rozvrhu podle § 87a odst. 2 písm. c) ZP, a to i přes to, že ho zaměstnavatel pro příslušné zákonem stanovené instituty musí vytvořit a v obecné rovině ho aplikovat.

•    V případě zaměstnanců činných na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, kde zpravidla není se zaměstnancem dohodnuta žádná „pevná“ týdenní pracovní doba, může být praktické sjednat, v jakém maximální rozsahu si za určité období zaměstnanec může sám rozvrhnout pracovní dobu (přitom je přirozeně žádoucí nastavit limity tak, aby nedošlo k porušení § 75 a § 76 ZP).

•    V případě zaměstnanců v pracovním poměru na plný úvazek specifikovat, jak se bude zaměstnanci nařizovat/­určovat výkon práce přesčas (např. jak zaměstnavatel oznámí zaměstnanci požadavek k výkonu práce přesčas a jak může zaměstnanec do zbytku vyrovnávacího období postupovat při samorozvrhování pracovní doby tak, aby byly takto zaměstnavatelem nařízené nebo určené hodiny výkonu práce přesčas odpracovány, co se jejich rozsahu týče, nad stanovenou týdenní pracovní dobu a mimo rozvrh směn.

Při samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem do směn se neuplatní § 81 až § 87 ZP, a to s výjimkou povinnosti zaměstnance být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něj až po skončení směny a dále s výjimkou omezení maximální délky směny.

To však neznamená, že by se při samorozvrhování nemusely dodržovat minimální standardy obsažené v části čtvrté zákoníku práce. Naopak samorozvrhující si zaměstnanec musí směnu rozvrhnout tak, aby byl zajištěn minimální nepřetržitý denní odpočinek a nepřetržitý odpočinek v týdnu, aby byly čerpány přestávky na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky atd. I zaměstnanci, který si sám rozvrhuje pracovní dobu, může být doba minimálního nepřetržitého denního odpočinku nebo nepřetržitého odpočinku v týdnu zkrácena za podmínek stanovených v příslušných ustanoveních.

V rámci právní úpravy zavedené do § 87a odst. 2 písm. b) ZP zákonodárce výslovně stanovil maximální vyrovnávací období pro počítání průměrné délky týdenní pracovní doby při samorozvrhování obdobně, jako je tomu v rámci obecné právní úpravy obsažené v § 78 odst. 1 písm. m) ZP. Uvedená délka vyrovnávacího období se bude vztahovat jen na zaměstnance v pracovním poměru, kde je konkrétní délka stanovené týdenní pracovní doby v § 79 ZP stanovena přímo zákonem, nebo se v případě kratší pracovní doby stanoví na základě dohody podle § 80 ZP. U dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se pro sledování maximální délky pracovní doby, která nemusí být v dohodě stanovena pevnou konkrétní délkou za týden, uplatní zvláštní (vyrovnávací) období stanovené v § 75 odst. 1 a § 76 odst. 3 ZP.

Zákon výslovně v souvislosti s institutem samorozvrhování stanoví, že se pro účely:

•    překážek v práci,

•    čerpání dovolené,

•    pracovních cest,

•    poskytování plnění podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZP, kdy zaměstnanci směna z důvodu svátku tzv. odpadá,

•    příp. dalších případů určených zaměstnavatelem,

     bude vycházet z tzv. záložního rozvržení pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel povinen předem určit. Zaměstnavatel tak v případě výše zmíněných právních institutů musí předem stanovit záložní rozvrh pracovní doby, který pak může v odůvodněných případech i dále měnit. Změna ostatně někdy bude i žádoucí, a to zejména při snaze zaručit, aby se tento rozvrh co nejvíce blížil realitě, tj. tomu, jak by zaměstnanec pracoval, kdyby překážka v práci nenastala, nečerpal dovolenou apod.

•    v souvislosti s problematikou svátků bylo třeba s možností záložního rozvrhu pracovní doby počítat zejména z důvodu nastolení určité rovnováhy v rámci samorozvrhování. V případě poskytování plnění podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZP bude v kontextu záložního rozvrhu pracovní doby rozhodující, zda konkrétní směna vyplývající ze záložního rozvrhu pracovní doby připadne na den svátku, či nikoliv. Pokud tomu tak bude, použije se na den svátku záložní rozvrh pracovní doby a zaměstnanci bude náležet plnění podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZP v časovém rozsahu směny vyplývající ze záložního rozvrhu pracovní doby. Pokud zaměstnanec v dohodě o samorozvrhování pracovní doby podle § 87a odst. 1 ZP nebude mít zakázáno samorozvrhování pracovní doby na dny svátku, může si sám rozvrhnout pracovní dobu rovněž na den svátku i v případě, kdy se jinak uplatňuje záložní rozvrh pracovní doby, a to jak na dobu směny určené záložním rozvrhem pracovní doby, tak i na dobu mimo takto určenou směnu. V takovém případě se za dobu reálného výkonu práce, kterou si na den svátku rozvrhuje sám, obdrží plnění podle § 115 odst. 1 a 2, resp. § 135 odst. 2 a 3 ZP, nikoliv tedy plnění podle § 115 odst. 3, resp. § 135 odst. 1 ZP. Pokud v záložním rozvrhu pracovní doby nebude rozvržena směna na den, na který připadne svátek, plnění podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZP zaměstnanci příslušet nebude a ani se mu nezapočte jako odpracovaná žádná doba na základě právní fikce uvedené v § 348 odst. 1 písm. d) ZP.

•    účelná bude aplikace záložního rozvrhu pracovní doby i v dalších případech určených zaměstnavatelem, např. v případě čerpání náhradního volna.

Zákonem není vyloučena možnost, aby zaměstnavatel pro různé instituty určil odlišný záložní rozvrh. Zaměstnanec se zaměstnavatelem se však mohou dohodnout i tak, že se záložní rozvrh u určitého institutu neuplatní. Může jít o dohodu vztahující se ke konkrétnímu případu anebo o obecnou dohodu pro všechny vymezené případy, které mohou v budoucnu nastat. Takovou dohodu, která může být i ústní, lze předpokládat např. za situace, kdy zaměstnanec nebude chtít, aby určitá neplacená překážka v práci nastala, resp. aby byla v kolizi se záložním rozvrhem pracovní doby. Výsledkem by totiž bylo, že by si zaměstnanec dané hodiny nemohl „napracovat“, jelikož takto zameškaná doba je podle právní fikce v § 348 odst. 1 ZP považována za odpracovanou pracovní dobu. Byla-li sjednána měsíční mzda, poměrným dílem by se tedy zaměstnanci krátila, avšak současně by zaměstnanec neobdržel náhradu mzdy. Řešením pak proto v praxi může být, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem ve smyslu § 87 odst. 2 písm. c) ZP dohodne, že se v tomto konkrétním případě podle záložního rozvrhu postupovat nebude. Překážka v práci tedy nenastane a zaměstnanec svou pracovní dobu bude moci naplnit v rámci směny, kterou si rozvrhne v jiném čase, tj. v jiný čas téhož dne, anebo i v úplně jiný den, a tedy naplnit jeho pracovní dobu reálným výkonem práce, se kterým je spojena příslušná odměna za práci, a nikoliv na základě právní fikce, kdy není s fiktivně „odpracovanou dobou“
odměna za práci, příp. náhrady mzdy, platu nebo odměny z dohody.

Praktické bude sjednat si neaplikování záložního rozvrhu např. i na situace, kdy by měl zaměstnanec čerpat dovolenou, přičemž zaměstnavatel by jeho žádosti o její čerpání nemohl pro nedostatek hodin dovolené, na které má zaměstnanec ke konkrétnímu datu právo, vyhovět (dostatek či nedostatek hodin by se totiž posuzoval ve vztahu k zaměstnavatelem stanovenému rozsahu hodin v rámci záložního rozvrhu stanoveného pro účely dovolené, např. 8:00 až 16:30). Zaměstnanec se zaměstnavatelem se tedy mohou dohodnout na tom, že v tomto případě záložní rozvrh neužije, a pracovní dobu v termínu čerpání dovolené rozvrhne zaměstnavatel tak, aby nehrozilo tzv. přečerpání dovolené.

V souvislosti s plněním podle § 115 odst. 3 a § 135 odst. 1 ZP pak je možné na základě dohody např. stanovit, že se na konkrétní den svátku záložní rozvrh neuplatní a ani zaměstnanec nebude moci rozvrhovat pracovní dobu na den svátku sám, a rozvržení pracovní doby na den svátku tedy bude v pravomoci zaměstnavatele, nebo naopak dohodnout, že se na konkrétní den svátku záložní rozvrh neuplatní a zaměstnanec si bude moci pracovní dobu na tento den rozvrhnout sám. V pořadí druhé zmíněné ujednání bude vhodné za situace, kdy zaměstnavatel bude potřebovat, aby zaměstnanec v den svátku pracoval, a to v době, kterou si sám rozvrhne. Je třeba však upozornit, že uvedená možnost dohodnout se jinak směřuje vůči možnosti neaplikovat v případech dnů svátků záložní rozvrh pracovní doby, nikoliv vůči tomu, že by bylo možné odchýlit se např. od výše plnění poskytovaného podle § 115 odst. 3, resp. § 135 odst. 1 ZP, nebo od rozsahu zápočtu pracovní doby, která se má zaměstnanci na základě právní fikce uvedené v § 348 odst. 1 písm. d) ZP započíst.

RADA!

Zaměstnavatel se zaměstnancem se tedy nemohou dohodnout, že se bude sice záložní rozvrh pracovní doby na den svátku aplikovat, avšak byť záložní rozvrh stanoví pro účely plnění podle § 115 odst. 3, resp. § 135 odst. 1 ZP směnu od 7:00 do 15:30, zaměstnanci započtou se podle § 348 odst. 1 písm. d) ZP např. pouze 4 hodiny, stejně jako si nelze dohodnout, že se bude sice záložní rozvrh na den svátku aplikovat, avšak výše plnění nebude náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku nebo jeho části za mzdu nebo část mzdy, která by zaměstnanci ušla v důsledku svátku, ale např. pouze 70 % náhrady mzdy ve výši průměrného výdělku, resp. že se bude plat krátit, částečně krátit apod.

JUDr. Eva Dandová