Skončení pracovního poměru

povinnosti mzdové účetní

Skončení pracovního poměru zaměstnance je spojen se zvýšenou pracovní agendou mzdové účetní. Jedná se nejen o pracovní povinnosti spojené s pracovněprávní tematikou, ale i se sociálními otázkami – např. v důchodové a mzdové části. Které jsou nejdůležitější v pracovněprávní oblasti?

Vydání potvrzení o zaměstnání

Konec kalendářního roku bývá často spojen se skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel v těchto případech musí zaměstnanci vydat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případně oddělené potvrzení. Údaje v něm obsažené zpravidla zpracovává mzdová účetní. V potvrzení podle § 313 ZP musí uvést:

•    údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti nebo o dohodu o provedení práce a o době jejich trvání,

•    druh konaných prací,

•    dosaženou kvalifikaci,

•    odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,

•    zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,

•    údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

Druh konaných prací

V potvrzení o zaměstnání se rovněž uvádí údaj o druhu konaných prací, který je rozhodující pro zařazení do platové třídy. Podle § 123 odst. 1 ZP přísluší zaměstnanci platový tarif stanovený pro platovou třídu a platový stupeň, do kterých je zařazen. Platový stupeň se stanoví pomocí tzv. započitatelné praxe, kterou zaměstnavatel určí podle stanovené míry zápočtu předchozí praxe a náhradních dob, redukované v případě zaměstnanců, kteří nezískali potřebné vzdělání (nebo při alternativně stanoveném vzdělání získali nižší ze stupňů vzdělání stanovených pro příslušnou platovou třídu) odpočtem stanoveného počtu let.

Doba praxe se započítá diferencovaně podle toho, zda se jedná o dobu praxe v oboru požadované práce nebo o dobu jiné praxe. Posouzení, zda se jedná o praxi v oboru vykonávané práce nebo jinou praxi se ponechává na zaměstnavateli, protože u každého zaměstnance je třeba individuálně posoudit podle druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě a druhu práce sjednaného s předchozími zaměstnavateli (popř. vykonávaného na základě jiného právního vztahu), zda se jedná o praxi v oboru požadované práce nebo o jinou praxi.

Doba praxe v oboru požadované práce se započítá v plném rozsahu, doba jiné praxe nejvýše v rozsahu dvou třetin, podle míry její využitelnosti pro výkon požadované práce. Doba praxe v oboru požadované práce se započítá v plném rozsahu všem zaměstnancům, nikoliv pouze zaměstnancům, kteří získali potřebné vzdělání, nebo splňují odbornou způsobilost pro výkon práce, popřípadě dosáhli vzdělání umožňující jejich výjimečné zařazení do příslušné platové třídy.

Dosažená kvalifikace

Zaměstnanec mohl u předchozího zaměstnavatele získat další kvalifikaci nebo si dosavadní prohloubit či rozšířit. Tato skutečnost by rovněž měla být vyjádřena v potvrzení, aby nový zaměstnavatel mohl sjednávat se zaměstnancem mzdu nebo stanovit plat podle dosažené kvalifikace.

Údaj o dosažené kvalifikaci vyjadřuje její hodnotu a formu, jaké zaměstnanec u zaměstnavatele, který potvrzení vystavuje, dosáhl.

Nejvýše přípustná expozice

Další údaj v potvrzení vyjadřuje, jakou dobu zaměstnanec odpracoval pro dosažení přípustné expoziční doby.

Nejvyšší přípustnou expozici pro práce vykonávané na vybraných pracovištích stanoví rozhodnutím krajská hygienická stanice jako příslušný orgány ochrany veřejného zdraví [§ 78 odstavec 1 písm. b), § 78 odstavec 2 a § 82 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví].

Tento údaj v potvrzení „upozorní“ nového zaměstnavatele, že při zařazení na pracovní pozici musí přihlížet a hodnotit dobu, kdy zaměstnanec pracoval za podmínek příslušné expozice. To je hlavní důvod pro uvádění tohoto údaje v potvrzení. Při překročení přípustných hodnot expozice by musel být zaměstnanec převeden na jinou práci podle § 41 odstavec 1 písm. b) ZP.

Mzdová účetní a dovolená

Nezastupitelnou roli má mzdová účetní při vypočítání náhrady mzdy za dovolenou. Ustanovení § 222 ZP uvádí, že zaměstnanci přísluší náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou pouze v případě skončení pracovního poměru. Tato náhrada přísluší ve výši průměnrého výdělku zaměstnance.

Mzdová účetní má v této souvilosti dva pracovní úkoly: a) musí zjistit (vypočítat) rozsah nevyčerpané dovolené a b) průměrný výdělek zaměstnance.

a)  Podle § 213 ZP zaměstnanci, který za nepřetržitého trvání pracovního poměru k témuž zaměstnavateli konal u něho v příslušném kalendářním roce práci po dobu 52 týdnů v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby připadající na toto období, přísluší dovolená za kalendářní rok v délce stanovené týdenní pracovní doby vynásobené výměrou dovolené, na kterou má zaměstnanec v příslušném kalendářním roce právo. Konal-li zaměstnanec práci po kratší týdenní pracovní dobu, přísluší mu dovolená odpovídající této kratší týdenní pracovní době. Zohlední se, kolik hodin zaměstnanec odpracoval a adekvátně k tomu bude mít dovolenou.

Příklad 1

Dovolená při stanovené týdenní pracovní době

Zaměstnanec, jehož stanovená týdenní pracovní doba činí 40 hodin a výměra dovolené u zaměstnavatele je 5 týdnů, konal u téhož zaměstnavatele za nepřetržitého trvání pracovního poměru práci po dobu 52 týdnů v příslušném kalendářním roce. Během této doby odpracoval celkem 2 080 hodin (52 x 40). V průměru tedy 40 hodin připadajících na jeden týden.

Přísluší mu tedy dovolená nekrácená, v celkovém rozsahu za kalendářní rok v počtu 200 hodin (40 hodin x 5 týdnů) = 200 hodin.

Příklad 2

Dovolená při sjednané kratší týdenní pracovní době

Zaměstnanec, jehož sjednaná kratší týdenní pracovní doba činí 20 hodin a výměra dovolené u zaměstnavatele činí 5 týdnů, konal u téhož zaměstnavatele za nepřetržitého trvání pracovního poměru práci po dobu 52 týdnů v příslušném kalendářním roce. V jejich průběhu odpracoval 1 100 hodin, to je v průměru 21,2 hodiny za týden.

Přísluší mu dovolená za kalendářní rok, tj. 20 x 5 = 100 hodin.

Pokud zaměstnanci nebyla poskytnuta z uvedeného výpočtu dovolená nebo její část, přísluší mu za ni po skončení pracovního poměru náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku.

Výpočet průměrného výdělku

Při stanovení průměrného výdělku musí mzdová účetní vzít v úvahu tři základní faktory:

•    rozhodné období,

•    hrubá mzda dosažená v rozhodném období,

•    odpracovaná doba v rozhodném období.

Průměrný výdělek pro pracovněprávní účely zjišťuje zaměstnavatel z hrubé mzdy zúčtované zaměstnanci k výplatě v rozhodném období a z doby odpracované v rozhodném období.

Rozhodným obdobím je

•    za obvyklých okolností vždy bezprostředně předcházející kalendářní čtvrtletí,

•    pokud zaměstnanec nastoupí do pracovního poměru v průběhu kalendářního čtvrtletí, pak je rozhodným obdobím doba od jeho nástupu do konce příslušného kalendářního čtvrtletí,

•    pokud se stane, že zaměstnanec neodpracuje v průběhu rozhodného období alespoň 21 dnů (dosud 22 dnů), pak se namísto průměrného výdělku použije pravděpodobného výdělku. K této situaci může dojít nejen z důvodu pozdějšího data nástupu zaměstnance do pracovního poměru, ale též z důvodu déletrvající nemoci. Jak napovídá název „ pravděpodobný výdělek, jde o výdělek odhadnutý.

Vždy je nutné použít ten průměrný výdělek, který je pro zaměstnance aktuální (platný) v den vzniku příslušného nároku, případně v den, kdy vznikla jiná potřeba průměrný výdělek použít.

Příklad 3

Zaměstnanec skončil pracovní poměr dne 31. prosince.

Rozhodným obdobím je 3. čtvrtletí.

Průměrný výdělek pro odstupné

Při skončení pracovního poměru z organizačních důvodů může zaměstnanec obdržet odstupné podle § 67 ZP.

Odstupné přísluší zaměstnanci při délce zaměstnání u zaměstnavatele následovně:

•    méně než 1 rok = 1 průměrný měsíční výdělek,

•    alespoň 1 rok a méně než 2 roky = 2 průměrné měsíční výdělky,

•    alespoň 2 roky = 3 průměrné měsíční výdělky.

Uvedené hranice nároku na odstupné jsou stanoveny jako minimální, zaměstnavatel může samozřejmě poskytnout více.

Za dobu trvání pracovního poměru se považuje i doba trvání předchozího pracovního poměru u téhož zaměstnavatele, pokud doba od jeho skončení do vzniku následujícího pracovního poměru nepřesáhla dobu 6 měsíců.

Příklad 4

Zaměstnanec skončí pracovní poměr 31. ledna a k témuž zaměstnavateli nastoupí opětovně do pracovního poměru do 31. 7.

Doba předchozího pracovního poměru u tohoto zaměstnavatele se mu bude pro účely odstupného započítávat.

V případě skončení pracovního poměru výpovědí ze strany zaměstnavatele, nesmí-li zaměstnanec podle lékařského posudku dále konat dosavadní práci pro pracovní úraz, onemocnění nemocí z povolání nebo pro ohrožení touto nemocí, nebo pro dosažení nejvyšší přípustné expozice je odstupné nejméně ve výši dvanáctinásobku průměrného výdělku zaměstnance. Jestliže se zaměstnavatel své odpovědnosti v případě pracovního úrazu nebo nemoci z povolání zprostí, odstupné zaměstnanci nepřísluší.

Odstupné je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyplatit po skončení pracovního poměru v nejbližším výplatním termínu určeném u zaměstnavatele pro výplatu mzdy nebo platu, pokud se písemně nedohodne se zaměstnancem na výplatě odstupného v den skončení pracovního poměru nebo na pozdějším termínu výplaty.

Vzhledem k tomu, že výše odstupného je závislá na průměrném výdělku zaměstnance, je úloha mzdové účetní při vypočítání jeho výše nezastupitelná.

Převedení dovolené k jinému zaměstnavateli

Často se stává, že zaměstnanec skončí pracovní poměr koncem roku a potřebuje celou dovolenou u nového zaměstnavatele, např. k lázeňské léčbě, podnikové rekreaci apod. Přitom by u nového zaměstnavatele nárok na celou dovolenou neměl (§ 221 ZP).

Při skončení pracovního poměru, může mu kterýkoliv ze zúčastněných zaměstnavatelů poskytnout dovolenou nebo její část, na kterou mu vznikl nebo vznikne nárok u druhého zaměstnavatele. Podmínkou je, že o to zaměstnanec požádá nejpozději před skončením pracovního poměru dosavadního zaměstnavatele a oba zaměstnavatelé se dohodnou o úhradě vyplacené náhrady mzdy za dovolenou (její část), na niž zaměstnanci u zaměstnavatele poskytujícího dovolenou (její část) nárok nevznikl.

Příklad 5

Zaměstnanec končí pracovní poměr 31. 12. a bez zbytečného odkladu nastupuje 1. 1. do pracovního poměru k jinému zaměstnavateli. Lázeňskou léčbu, na kterou „potřebuje“ čtyři týdny, nastupuje v březnu.

U bývalého zaměstnavatele má nárok pouze na šest dvanáctin – tedy polovinu dovolené, neboť za jeden měsíc trvání pracovního poměru je jedna dvanáctina z celkové výměry dovolené. Při pětitýdenní dovolené je to 12 a půl dne. Jestliže předem požádá a zaměstnavatelé se dohodnou o úhradě mzdy za polovinu dovolené, může si zaměstnanec celou dovolenou vybrat u nového zaměstnavatele.

Oddělené potvrzení

Požádá-li zaměstnanec, je zaměstnavatel povinen podle § 313 odstavec 2 ZP uvést v odděleném potvrzení údaje o výši jeho průměrného výdělku a o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinností vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem [§ 39 odst. 2 písm. a) zákona č. 435/2004 Sb.] Povinností zaměstnavatele je dále uvést skutečnost, zda ke skončení pracovněprávního vztahu nedošlo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301a ZP zvlášť hrubým způsobem (porušení dočasného režimu práce neschopného zaměstnance).

Mzdová účetní a pracovní posudek

Při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel podle § 314 odst. 1 ZP povinnost vydat zaměstnanci na jeho požádání posudek o pracovní činnosti.

Důvodem právní úpravy je nejen ochrana zaměstnance, ale i zaměstnavatele. Nový zaměstnavatel, který chce přijmout zaměstnance do pracovního poměru, musí mít představu o pracovních a odborných schopnostech nového uchazeče o zaměstnání.

Z ustanovení § 314 ZP vyplývá, že pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Kromě toho se zaměstnancům poskytuje další záruka uvedená v § 314 odst. 2. Podává-li zaměstnavatel o zaměstnanci jiné informace než ty, které mohou být obsahem pracovního posudku, je povinen to učinit jen s jeho souhlasem.

Hodnocení zaměstnance není ponecháno libovůli zaměstnavatele, ten má povinnost uvést v pracovním posudku hodnotící údaje a o zaměstnanci odpovídající skutečnosti, neboť jen tak lze dosáhnout smyslu a účelu pracovního posudku, jímž je podat dalšímu zaměstnavateli pravdivé informace o zaměstnanci. Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem pracovního posudku, může se domáhat do tří měsíců ode dne, kdy se o něm dozvěděl, přiměřené úpravy.

Příslušné podklady pro vyhotovení posudku ve většině případů zajišťuje mzdová účetní.

Výstupní lékařské prohlídky

Podle vyhlášky Ministerstva zdravotnictví č. 79/2013 Sb., která byla novelizovaná vyhláškou č. 452/2022 Sb. se musí v některých situacích při skončení pracovního poměru uskutečnit výstupní lékařská prohlídka.

Mzdová účetní by měla zhodnotit pracovní podmínky, které jsou důvodem pro uskutečnění této prohlídky a iniciovat vedení zaměstnavatele, aby ji realizoval.

Výstupní prohlídka se provádí při ukončení pracovněprávního nebo obdobného vztahu vždy, pokud

•    zaměstnanec vykonával práci zařazenou podle zákona o ochraně veřejného zdraví v kategorii druhé rizikové, třetí nebo čtvrté,

•    u zaměstnance byla v době výkonu práce u současného zaměstnavatele uznána nemoc z povolání nebo ohrožení nemocí z povolání, pokud trvají, nebo

•    zaměstnanec utrpěl v době výkonu práce u současného zaměstnavatele pracovní úraz a v příčinné souvislosti s ním byla uznána minimálně dvakrát (podle dřívější vyhlášky „opakovaně“)opakovaně dočasná pracovní neschopnost, popřípadě bylo provedeno nové bodové ohodnocení bolesti nebo ztížení společenského uplatnění podle právního předpisu upravujícího odškodňování způsobené pracovním úrazem nebo nemocí z povolání,

•    před převedením zaměstnance na jinou práci nebo před změnou druhu práce, pokud jde o ukončení práce rizikové.

Na základě provedení výstupní prohlídky je posuzované osobě a osobě, která o prohlídku požádala, předáno potvrzení o jejím provedení. Kopie potvrzení se zakládá do zdravotnické dokumentace pracovnělékařských služeb. Důvodem je zajištění důkazní bezproblémovosti v případě nemoci z povolání nebo při ohrožení touto nemocí.

Výstupní prohlídka při ukončení pracovněprávního vztahu (včetně dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) se rovněž provede v případě, kdy o to požádá zaměstnavatel nebo jeho prostřednictvím zaměstnanec. Je to z toho důvodu, že i při práci na základě těchto dohod může zaměstnanec onemocnět nemocí z povolání a bez této prohlídky by dokazování nebylo jednoduché. Na základě provedení výstupní prohlídky se nevydává lékařský posudek.

Evidenční list důchodového pojištění

vede zaměstnavatel a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění, ve většině případů mzdové účetní. Jeho obsah i postup při vyplňování a předkládání je uveden v zákoně č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v § 36 a § 39. Vede se pro každého občana za jednotlivý kalendářní rok, a to vždy od 1. ledna kalendářního roku, nebo od vzniku účasti občana na důchodovém pojištění. Ukončuje se 31. prosince příslušného kalendářního roku nebo dnem skončení účasti na důchodovém pojištění, tedy ukončením pracovního poměru.

Zaměstnavatel (většinou mzdová účetní) do evidenčního listu zapisuje identifikační údaje pojištěnce. To jsou identifikační údaje zaměstnavatele, jméno a poslední příjmení zaměstnance, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo. Dále se zapisuje druh výdělečné činnosti, doba účasti na důchodovém pojištění a doba tohoto pojištění, vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, vznik a skončení pracovního poměru. Důležitý je údaj o dobách, které se vylučují při stanovení osobního vyměřovacího základu (např. doba dočasné pracovní neschopnosti, kterou si pojištěnec nezpůsobil úmyslně, dobo karantény, doba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti apod.)

ELDP spolu s identifikačními údaji zaměstnavatele předkládá zaměstnavatel

prostřednictvím Okresní nebo Pražské správy sociálního zabezpečení České správě sociálního zabezpečení. Termín je do 30 dnů ode dne zápisu uvedených údajů do ELDP, zpravidla do 30. ledna následujícího roku, případně od skončení pracovního poměru nebo ode dne zániku zaměstnavatele, při úmrtí pojištěnce apod.

Zaměstnavatel je povinen předložit občanovi stejnopis ELDP k podpisu a založit do své evidence, zpravidla do osobního spisu zaměstnance. Druhý stejnopis s podpisem pověřeného zaměstnance (zpravidla mzdová účetní) je povinen vydat občanovi v den, kdy předkládá ELDP příslušné správě sociálního zabezpečení. Nesouhlasí-li občan s údaji uvedenými v ELDP a zaměstnavatel je na základě žádosti občana neopraví, může o sporu rozhodnout okresní správa sociálního zabezpečení.

Mzdový list

Plátci daně (zaměstnavatelé) jsou povinni podle § 38j ZDP vést za každého poplatníka daně z příjmu (zaměstnance) mzdový list.