Správné placení pojistného

Jak dlouhá je ve zdravotním pojištění promlčecí doba? Mají neplacené volno nebo neomluvená absence vliv na placení pojistného zaměstnavatelem? Mohou si zdravotní pojišťovny převést platbu pojistného? Co znamená pro českého zaměstnavatele předložení „evropského“ formuláře A1?

Jednou z nejdůležitějších povinností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění je zabezpečit odvod pojistného zdravotní pojišťovně včas a ve správné výši. Na základě poznatků a zkušeností z praxe si předvedeme, jak má zaměstnavatel při řešení určitých situací postupovat, aby se vyhnul sankčním postupům zdravotní pojišťovny.

Nutnost dodržet minimální vyměřovací základ zaměstnance

Zaměstnanci, na které se nevztahuje ustanovení o povinnosti odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu (minimální mzdy 17 300Kč), jsou taxativně vyjmenováni v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p. Za tyto zaměstnance odvádí zaměstnavatel pojistné za všech okolností ze skutečné výše příjmu, tedy bez povinnosti dopočtu a doplatku do zákonného minima. V takových případech však musí mít zaměstnavatel doloženu skutečnost, že není povinen v rámci odvodu pojistného toto minimum respektovat (například dokladem o přiznání důchodu, čestným prohlášením osoby celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do patnácti let věku, potvrzením zaměstnance o studiu apod.).

Jiná je však situace, když zaměstnavatel opomene odvést pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu v případě, kdy:

•    se na zaměstnance (i na zaměstnavatele – plátce pojistného) vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu a

•    je zaměstnanci v zaměstnání trvajícím po celý kalendářní měsíc zúčtován příjem nižší než 17 300 Kč

Pokud zaměstnavatel nesprávně odvede pojistné ze skutečné výše příjmu nižšího než minimální mzda, ačkoliv měl v roce 2023 zajistit odvod pojistného z minima 17 300 Kč, musí provést dopočet (a následný doplatek) pojistného do stanoveného minimálního vyměřovacího základu 17 300 Kč. 

Doporučuji prověřit, zda k této chybě nedošlo i v dřívějším období, a pokud byl nesprávný postup uplatněn i v některém z předcházejících měsíců (nebo i v minulých letech – s ohledem na aktuálně desetiletou promlčecí dobu), nutno promptně sjednat nápravu. Trvale je zapotřebí věnovat zvláštní pozornost těm zaměstnancům, jejichž příjem se pohybuje kolem úrovně minimální mzdy. Tento postup uplatní zaměstnavatel u zaměstnance, na kterého se podle zákona vztahuje povinnost placení pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, tedy mimo výše uvedených výjimek.

Nepřítomnost zaměstnance v práci a minimum ve zdravotním pojištění

Není-li zaměstnanci zúčtován při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc vyměřovací základ alespoň 17 300 Kč z důvodu neplaceného volna nebo neomluvené absence (trvajících celý kalendářní měsíc nebo jen jeho část), musí být prostřednictvím zaměstnavatele proveden dopočet a doplatek pojistného do zákonného minima ve smyslu ustanovení § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb. To znamená, že s účinností od 1. 1. 2015 se tyto dny nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání fakticky neberou v úvahu a rozhodujícím kritériem pro odvod pojistného je tak minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrná část.

Pojistné se vyrovnává v případech, kdy zaměstnanec ukončí pracovní poměr a přitom přečerpá zákonný nárok na dovolenou. Na přečerpanou dovolenou se nahlíží jako na neplacené volno, za které se pojistné neplatí (resp. z tohoto důvodu se již nenavyšuje vyměřovací základ zaměstnance), takže zaměstnavatel v posledním kalendářním měsíci trvání pracovního poměru pouze odúčtuje náhradu mzdy za přečerpanou dovolenou. I po tomto odpočtu musí být zákonné minimum dodrženo.

Platba správné zdravotní pojišťovně

Z titulu četnosti jde o jednu z nejproblémovějších oblastí zdravotního pojištění vůbec. Z hlediska placení pojistného je důležitou povinností pojištěnce oznámit zaměstnavateli v den nástupu do zaměstnání, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn. Změní-li pojištěnec průběhu zaměstnání zdravotní pojišťovnu, je povinen oznámit zaměstnavateli tuto novou skutečnost nejpozději do osmi dnů ode dne změny. Oznámení těchto změn je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit. V reakci na oznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem musí zaměstnavatel neprodleně přesměrovat platby pojistného na příslušný příjmový účet „nové“ zdravotní pojišťovny zaměstnance. V opačném případě vzniká u zaměstnancovy původní zdravotní pojišťovny bezdůvodně přeplatek na pojistném, který je tato zdravotní pojišťovna povinna (na základě žádosti) vrátit, ovšem neplacením pojistného správné zdravotní pojišťovně vzniká kromě dluhu na pojistném současně i penále. A právě penále, které zaplatí zaměstnavatel v důsledku neoznámení nebo opožděného oznámení příslušné změny zaměstnancem (případně mu není na základě podané žádosti v plné výši prominuto), může zaměstnavatel požadovat po tomto zaměstnanci, přičemž z tohoto nároku zaměstnavatele nejsou vyňati ani bývalí zaměstnanci. I v tomto případě je žádoucí, aby zaměstnavatel dlužné pojistné urychleně doplatil, neboť:

•    z hlediska zastavení běhu penále dnem připsání dlužné částky pojistného na účet zdravotní pojišťovny nelze (resp. není vhodné) čekat na realizaci vrácení přeplatku od původní zdravotní pojišťovny, protože na vrácení přeplatku má zdravotní pojišťovna měsíční lhůtu, kdy rovněž,

•    právní úprava platná ve zdravotním pojištění nepřipouští provedení finančního vyrovnání mezi zdravotními pojišťovnami navzájem.

Při řešení penále vzniklého z uvedeného důvodu může zdravotní pojišťovna v případě zaměstnavatelem podané žádosti o jeho prominutí vzít v úvahu skutečnost, že pojistné bylo poukázáno do systému veřejného zdravotního pojištění, byť nesprávné zdravotní pojišťovně.

Na základě výše uvedeného by se měli zaměstnavatelé snažit předejít takové nepříjemnosti, například vhodnou interní formou upozornit zaměstnance na jejich povinnost oznámit zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v zákonné osmidenní lhůtě. Jinou variantou je požádat zdravotní pojišťovnu o zaslání seznamu evidovaných osob jako zaměstnanců (nejlépe brzy po 1. 1. nebo 1. 7., což jsou standardní termíny pro změnu zdravotní pojišťovny), kdy porovnáním s vlastní evidencí se dají snadno identifikovat případné rozdíly.

Platba chybně provedená

V praxi dochází k případům, kdy zaměstnavatel nedopatřením provede úhradu pojistného jiné instituci, nejčastěji správě sociálního zabezpečení nebo finančnímu úřadu. V těchto případech jednoznačně vzniká dluh na pojistném, který je zapotřebí co nejrychleji uhradit, neboť takový omyl zdravotní pojišťovna nezohlední. Jiná je ovšem situace, kdy zaměstnavatel uhradí pojistné zdravotní pojišťovně pod nesprávným variabilním symbolem. Pokud prokáže, že takovou úhradu provedl, zdravotní pojišťovna penále nepředepíše.

Zaměstnanci ze zahraničí

Má-li zaměstnavatel se sídlem nebo trvalým pobytem na území ČR v úmyslu zaměstnávat zaměstnance – občany ze zemí Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo ze Spojeného království podle koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009, musí nejprve zjistit, zda tento zaměstnanec nemá současně další příjmy ze zaměstnání v jiné zemi (zemích). V případě, že další příjmy vykazuje (většinou se jedná o stát, kde má tato osoba trvalé bydliště) a zemí pojištění je v daném souběhu tento stát, je zaměstnavateli doručen formulář A 1, deklarující skutečnost, že zaměstnanec podléhá právním předpisům, neboli všem systémům sociálního zabezpečení příslušného státu, tj. včetně zdravotního pojištění. Zjednodušeně řečeno, zaměstnává-li český zaměstnavatel občana Slovenska s trvalým pobytem na území Slovenska a tento zaměstnanec předloží českému zaměstnavateli zmíněný tiskopis A1, vystavený slovenskou stranou, podléhá slovenský zaměstnanec na základě této skutečnosti zdravotnímu pojištění (a tedy všem ostatním systémům sociálního zabezpečení) na Slovensku.

Pokud by nastala situace, že by český zaměstnavatel odváděl pojistné na zdravotní pojištění za zahraničního zaměstnance české zdravotní pojišťovně, musel by po zjištění skutečného stavu (tedy po doložení formuláře A1) neprodleně učinit v souladu s tamní právní úpravou následující:

•    přihlásit se v dané zemi jako plátce pojistného za zaměstnance,

•    přihlásit osobu jako zaměstnance u zdravotní pojišťovny (instituce provádějící zdravotní pojištění),

•    promptně přesměrovat platby pojistného příslušné zdravotní pojišťovně,

•    doplatit této zdravotní pojišťovně dlužné pojistné za předcházející kalendářní měsíce (podle data, od kterého je formulář A1 účinný),

•    podat Přehledy o platbě pojistného, jsou-li dle právní úpravy daného státu vyžadovány, a plnit další stanovené zákonné povinnosti.

Následně pak zaměstnavatel požádá českou zdravotní pojišťovnu o vrácení vzniklého přeplatku na pojistném. Přeplatek vrátí tato zdravotní pojišťovna zpravidla na základě provedené kontroly (případně i bez ní) v zákonné měsíční lhůtě za předpokladu, že vůči plátci neeviduje splatný závazek.

Není-li formulář A1 ze zahraničí doručen, je zemí pojištění zaměstnance Česká republika. To znamená, že zaměstnavatel postupuje podle právní úpravy v českém systému veřejného zdravotního pojištění.

Účastníky českého systému veřejného zdravotního pojištění se stávají i zaměstnanci z tzv. třetích zemí, u těchto zaměstnanců se však nepostupuje podle výše uvedených koordinačních nařízení Evropské unie.

Podání opravného Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele

Pokud zaměstnavatel dodatečně provede jakoukoli změnu vyměřovacího základu a tím i částky pojistného, nebo se třeba jen změní počet zaměstnanců, podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled, a to za každý měsíc, ve kterém ke změně došlo. Je pravdou, že ať už chybou zaměstnavatele nebo dodatečně provedenou úpravou, která vyplynula z okolností, dochází ke změnám v některém z údajů anebo ve všech údajích, uváděných za daný kalendářní měsíc na příslušném Přehledu. Z tohoto důvodu je zapotřebí oznámit zdravotní pojišťovně nové (správné) údaje, které jsou nutné pro výkon její úřední činnosti. Opravné Přehledy podávají zaměstnavatelé (i osoby samostatně výdělečně činné) proto, že zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji. Průběžná kvantifikace pohledávek je pro ně velmi důležitá, neboť s ohledem na smlouvy sjednané s poskytovateli a jimi vykazované hrazené služby musejí přesně vědět, na jaký objem finančních prostředků mají ze zákona nárok. Tyto prostředky musejí obdržet a pokud nejsou evidované pohledávky plátci pojistného řádně uhrazeny, musejí je zdravotní pojišťovny uplatňovat, tedy vyměřovat a v případě nezaplacení i vymáhat.

Pohledávky zdravotní pojišťovny

Existenci dluhu na pojistném zjistí zdravotní pojišťovna kontrolou nebo i vyúčtováním (porovnáním) předpisů a plateb, souběžně s dluhem na pojistném běží penále. Na základě této skutečnosti je ze zákona povinností zaměstnavatele nejprve uhradit dlužné pojistné a teprve pak penále. Jestliže zaměstnavatel uhradí nejprve penále, je zdravotní pojišťovna oprávněna použít příslušnou platbu na úhradu (části) nejstaršího nedoplatku pojistného, s tímto postupem je však povinna plátce seznámit. Přesné pořadí splácení závazků plátce pojistného je uvedeno v ustanovení § 15 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb.

ZÁKON č. 592/1992 Sb.,
o pojistném na veřejné
zdravotní pojištění

Citace na str. 62

Vyměřovací základ

§ 3

...(10) Pokud je vyměřovací základ zaměstnance nižší než minimální vyměřovací základ, je zaměstnanec povinen doplatit zdravotní pojišťovně prostřednictvím svého zaměstnavatele po-jistné ve výši 13,5 % z rozdílu těchto základů. Má-li zaměstnanec více zaměstnavatelů, je povinen doplatit pojistné podle předchozí věty prostřednictvím toho zaměstnavatele, kterého si zvolí, a to vždy současně s odvodem pojistného v následujícím kalendářním měsíci. Pokud je vyměřovací základ nižší z důvodů překážek na straně organizace, je tento rozdíl povinen doplatit zaměstnavatel.

(11) Pro účely pojistného na veřejné zdravotní pojištění se mzdové nároky zaměstnanců vyplacené Úřadem práce České republiky – krajskou pobočkou nebo pobočkou pro hlavní město Prahu (dále jen „krajská pobočka Úřadu práce“) podle zákona o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele a o změně některých zákonů považují za příjmy zúčtované zaměstnavatelem zaměstnanci, a to v rozsahu, ve kterém je zaměstnavatel zaměstnancům nezúčtoval. Tyto příjmy jsou vyměřovacím základem zaměstnanců pro daný kalendářní měsíc, případně jeho poměrnou částí, pokud zaměstnavatel vyplatil zaměstnancům mzdu pouze za část měsíce.

(12) Vyměřovacím základem pracovníka v pracovním vztahu uzavřeném podle cizích právních předpisů je úhrn příjmů zúčtovaných mu zaměstnavatelem v souvislosti s tímto pracovním vztahem, a to ve výši, ve které jsou nebo by byly předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů, s výjimkou příjmů, které tomuto pracovníku nahrazují výdaje jím za zaměstnavatele vynaložené v souvislosti s tímto pracovním vztahem nebo škodou vzniklou v souvislosti s tímto pracovním vztahem, a příjmů uvedených v odstavci 2. Ustanovení o minimálním vyměřovacím základu podle odstavce 6 se použije obdobně.

(13) Do vyměřovacího základu zaměstnance, kterému podle zákoníku práce nepřísluší náhrada mzdy nebo platu za dovolenou v rozsahu, ve kterém mu tato náhrada přísluší podle právních předpisů členského státu Evropské unie, do něhož byl zaměstnanec vyslán, se zahrnuje náhrada mzdy nebo platu za dovolenou ve výši, v jaké by příslušela tato náhrada za dovolenou podle ...