Správný postup zaměstnavatele

Především při nižších příjmech zaměstnance musí zaměstnavatel důsledně dbát na to, aby zabezpečil svůj postup tak, jak mu ukládá první úprava zdravotního pojištění. Proč je důležitá komunikace se zaměstnancem a jaké jsou její formy?

Dlouhodobou zvláštnost zdravotního pojištění představuje minimální vyměřovací základ, platný pro zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) a také pro osoby samostatně výdělečně činné.

Nedosahuje-li hrubý příjem zaměstnance v příslušném kalendářním měsíci aktuální výše minimální mzdy, provádí zaměstnavatel dopočet (a následný doplatek) pojistného do minimálního vyměřovacího základu při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc.

Tento doplatek hradí prostřednictvím zaměstnavatele zaměstnanec. Pokud by byl vyměřovací základ nižší než minimální mzda zapříčiněn z důvodu překážek v práci na straně organizace (§ 207 až 209 zákoníku práce), přechází povinnost úhrady předmětného doplatku na zaměstnavatele.

Odvod pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu musí být zabezpečen i v případech, kdy zaměstnanec pracuje na zkrácený pracovní úvazek.

Nezřídka se zaměstnavatel
zabývá problematikou minimálního vyměřovacího základu

Problémem bývá skutečnost, že na základě informací zaměstnance, ať už neúmyslných nebo i záměrných, zaměstnavatel ve finále nesprávně postupuje při stanovení vyměřovacího základu a následném odvodu pojistného. Podívejme se na konkrétní dotaz z praxe.

Zaměstnanec nastoupil do zaměstnání s příjmem nižším než minimální mzda dne 1. 7. 2024, ale doklad o skutečnosti, že jiný zaměstnavatel zabezpečuje odvod pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, doložil až v prosinci 2024. Má zaměstnavatel provést opravu mzdy za červenec až listopad, tj. vrátit dopočet pojistného? Anebo se výkazy za červenec a další měsíce neopravují?

Již při nástupu do zaměstnání se měl zaměstnavatel (mzdová/ý účetní) dotázat zaměstnance, zda má provádět dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu neboli jinak, jestli je u zaměstnance některá z okolností, na jejímž základě dopočet prováděn být nemusí. Řešení takové situace z pozice zaměstnavatele je vysvětleno v dalším textu.

Zdravotní pojišťovna musí obdržet pojistné v souladu se zákonem. To znamená, že zaměstnavatel provede opravu za měsíce červenec až listopad a požádá zdravotní pojišťovnu o vrácení evidovaného přeplatku na pojistném. Alternativně lze tento přeplatek vyrovnat snížením částky odváděného pojistného o výši přeplatku v dalším měsíci. Součástí tohoto nápravného procesu je i podání opravných Přehledů o platbě pojistného zaměstnavatele za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází. Jak takové nežádoucí situaci předejít?

Provádění dopočtu a doplatku pojistného do minima může být i součástí sjednaného pracovněprávního vztahu jako jedna z jeho náležitostí.

Čestné prohlášení za účelem
provádění dopočtu

Dalším průkazným dokumentem pro provádění dopočtu může být toto čestné prohlášení zaměstnance.

Takto formulovaným čestným prohlášením zaměstnanec fakticky pověřuje zaměstnavatele prováděním dopočtu a doplatku pojistného do zákonem stanoveného minima. Zaměstnanec tímto stvrzuje, že neexistují okolnosti, které by provádění dopočtu bránily.

U obou výše uvedených písemností, vystavovaných zaměstnancem, může být změnou například nástup do jiného zaměstnání, zahájení samostatné výdělečné činnosti považované pojištěncem za hlavní zdroj příjmů, vznik některé ze státních kategorií (přiznání důchodu, zahájení studia) apod.

Potvrzení vystavované
zaměstnavatelem

Aby zaměstnavatelé postupovali při plnění zákonných povinností důsledně v souladu se zákonem, to znamená, aby bylo odvedeno pojistné za zaměstnance tak, jak to ukládá právní úprava zdravotního pojištění, musí zaměstnavatel v některých specifických situacích buď:

•    vystavit pro jiného zaměstnavatele potvrzení o výši dosaženého příjmu svého zaměstnance v příslušném kalendářním měsíci, případně potvrdit skutečnost, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo naopak

•    musí mít od jiného zaměstnavatele k dispozici potvrzení o výši příjmu zaměstnance v rozhodném období kalendářního měsíce nebo doklad o odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima takovým zaměstnavatelem z toho důvodu, aby nemusel provádět dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu, nýbrž aby mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu.

Není třeba, aby se vystavené potvrzení obnovovalo například při každém zvýšení minimální mzdy. Pokud zaměstnavatel vystaví toto potvrzení, fakticky deklaruje, že vyměřovací základ zaměstnance je vyšší než minimální vyměřovací základ, případně je alespoň na jeho úrovni. Tímto potvrzením garantuje, že u konkrétního zaměstnance je minimální vyměřovací základ dodržen, tudíž jiný zaměstnavatel již nemusí provádět dopočet do aktuální výše minimální mzdy. Kontrolou ze strany zdravotní pojišťovny si lze ve mzdových materiálech plátců pojistného – zaměstnavatelů poměrně snadno ověřit, zda je u příslušného zaměstnance v daném rozhodném období (kalendářním měsíci) dodržen minimální vyměřovací základ či nikoliv. Přesto při řešení této situace musí být zaměstnavatel velmi pečlivý především u těch zaměstnaných osob, jejichž příjem „balancuje“ na hranici minimální mzdy. Je rovněž vhodné, aby si zaměstnavatel vedl evidenci, pro které jiné zaměstnavatele takové potvrzení vystavil, neboť v případě poklesu příjmu pod hranici minimální mzdy nebo při skončení tohoto zaměstnání je nutností kontaktování dalšího zaměstnavatele.

V takto vystavovaném potvrzení není nutno uvádět výši příjmu, důležitá a postačující je pouze formulace, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

V tomto případě nestačí čestné prohlášení zaměstnance, od počátku fungování systému veřejného zdravotního pojištění se v takovém případě vyžaduje potvrzení.

Minimum a skončení
jiného zaměstnání

Představme si situaci, že zaměstnanec má dva zaměstnavatele. V jednom zaměstnání nedosahuje jeho příjem minimálního vyměřovacího základu, avšak tento zaměstnavatel současně disponuje potvrzením jiného zaměstnavatele, že tento za zaměstnance odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu. Zaměstnavatel s příjmem nižším než minimum správně odvádí pojistné ze skutečně dosaženého příjmu. Došlo však k situaci, kdy zaměstnání u zaměstnavatele s příjmem vyšším než minimální mzda skončilo, avšak tato informace se k druhému zaměstnavateli nedostala. Tento zaměstnavatel „v dobré víře“ nadále odváděl pojistné ze skutečně dosaženého příjmu, dopočet do minima neprováděl, jelikož o nové situaci nebyl informován. Mimoto ještě došlo k tomu, že po čase bylo i toto zaměstnání (tedy s příjmem nižším než minimum) skončeno.

Na kontrolu přišla zdravotní pojišťovna a zjistila, že u zaměstnance nebyl v určitém období dodržen minimální vyměřovací základ, tudíž doměřila zaměstnavateli dlužné pojistné včetně penále. Má druhý zaměstnavatel opravdu povinnost doplatit pojistné do minima?

Aby bylo postupováno podle zákona, tedy aby byl v příslušném kalendářním měsíci dodržen u zaměstnance minimální vyměřovací základ, neměla kontrolující zdravotní pojišťovna fakticky jinou možnost než dodatečně doměřit zaměstnavateli scházející dlužné pojistné včetně penále. Zaměstnavatel tak musel provést úhradu doplatku pojistného do zákonného minima, neboť se s ohledem na okolnosti stal jediným plátcem pojistného za zaměstnance a v rozhodném období jednotlivých kalendářních měsíců nebyl při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ dodržen. Třebaže zaměstnání již skončilo, na povinnosti zaměstnavatele to nic nemění.

Povinnost zaměstnance sdělit zaměstnavateli skutečnost, že jiný zaměstnavatel již za něj neodvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, není v zákonech zdravotního pojištění stanovena.

Proto bychom pro takový případ doporučili, aby si zaměstnavatel nechal od zaměstnance vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:

„Čestně prohlašuji, že pokud za mě nebude jiný zaměstnavatel odvádět pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo když toto další zaměstnání skončí, oznámím tuto skutečnost svému zaměstnavateli do osmi dnů od data skončení tohoto zaměstnání. Jsem si vědom toho, že neoznámením této skutečnosti může zaměstnavateli vzniknout škoda.“

Ostatně, do textu jakéhokoli čestného prohlášení vystavovaného zaměstnancem zaměstnavateli vždy doporučujeme začlenit větu či konstatování, že případnou změnu oznámí zaměstnanec svému zaměstnavateli do 8 dnů, což je ve zdravotním pojištění standardní lhůta.

Je pravdou, že pokud zaměstnanec vystaví zaměstnavateli čestné prohlášení, pak takové sdělení zpravidla představuje v souvislosti s placením pojistného určité zvýhodnění či úlevu, například nemusí být dodržen minimální vyměřovací základ. Pokud však dojde ke změně, má tato v podstatě vždy zásadní dopad do placení pojistného zaměstnavatelem.

Zaměstnavatel, který výše zmíněné potvrzení vystavil, by měl případně i vědět, kterému zaměstnavateli bylo toto potvrzení vydáno, neboť třeba v situaci, kdy toto zaměstnání skončí, by měl tohoto zaměstnavatele informovat. V takovém případě se zpravidla změní podmínky u jiného zaměstnavatele (což je popisovaná situace), pro kterého tak nastupuje povinnost dodržet minimální vyměřovací základ tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a zaměstnanec nepatří do žádné z výjimek dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. Zkrátka a dobře, v případech, kdy je zaměstnanci zúčtován příjem nižší než minimální mzda, by měl být zaměstnavatel ve zdravotním pojištění vždy velmi obezřetný, ba i předvídavý.

ZÁKON č. 592/1992 Sb.,
o pojistném na veřejné
zdravotní pojištění

Citace na str. 60, 62

Vyměřovací základ

§ 3

(1) Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, s výjimkou náhrad výdajů poskytovaných procentem z platové základny představitelům státní moci a některých státních orgánů a soudcům , které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v České republice, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Zúčtovaným příjmem se pro účely věty první rozumí plnění, které bylo v peněžní nebo nepeněžní formě nebo formou výhody poskytnuto zaměstnavatelem zaměstnanci nebo předáno v jeho prospěch, popřípadě připsáno k jeho dobru anebo spočívá v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance.

(2) Vyměřovací základ zaměstnance podle odstavce 1 se snižuje o

a)  náhradu škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry,

b)  odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměna při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů,

c)  věrnostní přídavek horníků,

d)  plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání,

e)  jednorázovou sociální výpomoc poskytnutou zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události.

(3) Pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, kterému byly zúčtovány příjmy po skončení zaměstnání, se použijí odstavce 1 a 2 obdobně.

(4) Pojistné za zaměstnance se stanoví z vyměřovacího základu podle odstavců 1 až 3, nejméně však z minimálního vyměřovacího základu, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Je-li zaměstnanci vyplácen příjem v cizí měně, přepočte se na českou měnu způsobem stanoveným zákonem upravujícím daně z příjmů. Zaměstnavatel je povinen vést ve svých záznamech pro stanovení a odvod pojistného kurz, který použil.

(6) Minimálním vyměřovacím základem je minimální mzda.

(7) Je-li zaměstnancem zaměstnavatele zaměstnávajícího více než 50 % osob se zdravotním postižením z celkového průměrného přepočteného počtu svých zaměstnanců osoba, které byl přiznán invalidní důchod, je u ní vyměřovacím základem částka přesahující částku, která je vyměřovacím základem u osoby, za kterou je plátcem pojistného stát.

(8) Minimální vyměřovací základ neplatí pro osobu:

a)  s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením, která je držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P podle zvláštního právního předpisu;

b)  která dosáhla věku potřebného pro nárok na starobní důchod, avšak nesplňuje další podmínky pro jeho přiznání;

c)  která celodenně osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku. Podmínka celodenní péče se považuje za splněnou, je-li dítě předškolního věku umístěno v jeslích (mateřské škole), popřípadě v obdobném zařízení na dobu, která nepřevyšuje čtyři hodiny denně, a jde-li o dítě plnící povinnou školní docházku, po dobu návštěvy školy, s výjimkou umístění v zařízení s týdenním či celoročním pobytem. Za takovou osobu se považuje vždy pouze jedna osoba, a to buď otec nebo matka dítěte, nebo osoba, která převzala dítě do trvalé péče nahrazující péči rodičů;

d)  která současně vedle zaměstnání vykonává samostatnou výdělečnou činnost a odvádí zálohy na pojistné vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro osoby samostatně výdělečně činné,

e)  za kterou je plátcem pojistného stát (§ 3c),

f) která je pouze příjemcem odměny pěstouna,

pokud tyto skutečnosti trvají po celé rozhodné období. Vyměřovacím základem u těchto zaměstnanců je jejich skutečný příjem.

(9) Minimální vyměřovací základ zaměstnance se snižuje na poměrnou část odpovídající počtu kalendářních dnů, pokud

a)  zaměstnání netrvalo po celé rozhodné období,

b)  zaměstnanci bylo poskytnuto pracovní volno pro důležité osobní překážky v práci,

c)  zaměstnanec se stal v průběhu rozhodného období osobou, za kterou platí ...