Uplatní se digitalizace
   v personální agendě?

K dnešnímu vysvětlení mě přiměly statistické údaje, podle nichž půl milionu lidí čeká změna pracovní náplně spolu s rozvojem digitalizace. Bude třeba investovat velké částky do vzdělávání. Podle průzkumu Hospodářské komory jsou chybějící digitální dovednosti hlavní překážkou k zaměstnávání lidí v předdůchodovém a důchodovém věku. Digitální znalosti chybí téměř polovině zaměstnanců starších 55 let.

Předmět digitalizace u zaměstnavatele

Přechod z „papírové“ formy pracovněprávních písemností na digitální (elektronickou) úroveň, se dotýká zejména personální a mzdově účetní oblasti. Jedná se např. o pracovněprávní písemnosti, jako jsou pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání, evidence docházky, mzdové listy a výkaznictví, evidence odvodů, dokumenty týkající se skončení pracovního poměru apod. V praxi to neznamená nic jiného, než rozšíření znalostí a kvalifikace příslušných zaměstnanců, jako je např. personalista, mzdová účetní a další. Většina zaměstnavatelů na digitalizační platformu již v současnosti úspěšně přechází a provádějí s tím spojená účelná organizační, technická i jiná opatření.

DIGITALIZACE V BEZPEČNOSTI PRÁCE - Zvládnutí agendy spojené s digitalizací znamená pro příslušné zaměstnance zásah do pracovní náplně a zvýšení (prohloubení) kvalifikace. Zavádění digitalizace se plně projeví i v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Dotkne se zejména činnosti bezpečnostních techniků a dalších zaměstnanců, kteří se zabývají problematikou bezpečnosti práce. Do digitální podoby se dostanou např. záznamy o pracovním úrazu, předpis zaměstnavatele k poskytování ochranných pracovních prostředků, formy (semináře, přednášky) školení k bezpečnosti a ochraně zdraví při práci apod. Příslušní zaměstnanci se budou muset seznámit i s osobním spisem zaměstnance, který bude obsahovat potřebné dokumenty z této oblasti.

Informativní dokument

Důležitou náležitostí v pracovní smlouvě nadále bude druh práce spolu s pracovní náplní. Pracovní náplň je zpravidla informativní dokument, kterým zaměstnavatel zaměstnanci blíže určuje sjednaný druh práce. Zaměstnavatel může zaměstnanci přidělovat jakoukoliv práci odpovídající sjednanému druhu práce (sjednané funkci). Tím je určen celkový rámec pracovní náplně. Přitom pracovní náplň zpravidla není součástí obsahu pracovní smlouvy. Zaměstnavatel ji určuje svým jednostranným opatřením, kterým může pracovní náplň též měnit nebo doplňovat. Vždy to však musí být v rámci pracovní smlouvy, to je podle sjednaného druhu práce.

Pracovní náplň může být předmětem obsahu pracovní smlouvy, jestliže se na tom účastníci (zaměstnavatel a zaměstnanec) dohodnou, anebo je-li zaměstnavatelem stanovena jednostranně. Je-li pracovní náplň sjednána tak, že nevyčerpává všechny práce spadající pod určitý druh práce (funkce) a konkretizuje povinnosti zaměstnance pouze v rámci určitého pracovního místa, jde vlastně o zúžené vymezení náležitosti sjednaného druhu práce. Např. u personalisty bude vymezena náplň určením pracovních úkonů s tím spojených, např. vypracování pracovněprávních dokumentů, spoluúčast při vytváření předpisů zaměstnavatele, součinnost při sjednávání a skončení pracovního poměru apod. Zaměstnavatel je takovým ujednáním omezen ve své dispoziční pravomoci přidělovat práci zaměstnanci podle pracovní smlouvy a nemůže mu přidělovat úkoly, které jsou mimo okruh pracovní náplně a druhu práce.

Změna pracovní náplně

Pokud by se pracovní náplň stala součástí pracovní smlouvy, bylo by jí možno měnit pouze dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem. Uplatnění digitalizace u zaměstnavatele nepředpokládá u příslušných zaměstnanců změnu druhu práce, ale „jen“ změnu pracovní náplně.

Zaměstnavatel může rovněž stanovit, že znalost digitálních procesů je předpokladem pro výkon práce. Pokud by zaměstnanec v průběhu zaměstnání nezískal požadovaný předpoklad např. zvýšením kvalifikace, mohl by z tohoto důvodu dostat výpověď z pracovního poměru podle § 52 písm. f) zákoníku práce (nesplňování předpokladů – dále ZP).

Porušování pracovních povinností

Pokud by zaměstnanec dostával práce, které jsou v rozporu s obsahem pracovní smlouvy, může jejich výkon odmítnout. Musí však být jisté, že jde o práce, které jsou nad rámec pracovní smlouvy a že nejde o případy, kdy zaměstnavatel může zaměstnance převést na jinou práci i bez jeho souhlasu (§ 41 ZP). V případě odmítnutí pracovního příkazu zaměstnancem, kdy by měl plnit úkoly mimo sjednaný druh práce a mimo pracovní náplň, nejde o porušení pracovních povinností (pracovní kázně).

Ze soudních rozhodnutí

Z uvedených příkladů je zřejmé, že je vždy účelné, aby zaměstnavatel sjednal nebo stanovil pracovní náplň zaměstnance v rámci druhu práce. Potvrzují to i judikáty Nejvyššího soudu.

-    Rozsah prací, které je povinen zaměstnanec vykonávat v pracovním poměru, je vymezen sjednaným druhem práce. Naproti tomu pracovní náplň představuje podrobnější popis prací (pracovních činností), které je zaměstnanec povinen v rámci sjednaného druhu práce vykonávat. Zaměstnavatel nemůže s odkazem na pracovní náplň bez dalšího požadovat, aby zaměstnanec konal práce, jež se sjednanému druhu práce vymykají. (6 Cz 3/88 Nejvyššího soudu ČR)

-    Jakmile nebyl druh práce v pracovní smlouvě dohodnut jen jako výkon konkrétní určité jediné pracovní činnosti, kterou má zaměstnanec vykonávat, potom přidělení jiné než dosud vykonávané pracovní operace v rámci daného vymezení není možné považovat za změnu dohodnutých pracovních podmínek. (Sborník Rozhodnutí Nejvyššího soudu, svazek IV, strana 894)

Většina zaměstnanců nemá potřebnou kvalifikaci k provádění digitalizace.

Každý zaměstnavatel má však možnost umožnit zaměstnancům zvýšení nebo prohloubení kvalifikace, případně provést rekvalifikaci. Tím získají nebo prohloubí si digitální dovednosti.

Rekvalifikaci vlastních zaměstnanců může provádět zaměstnavatel sám nebo za pomoci jiného subjektu, např. vzdělávacího střediska, soukromé agentury apod. Tato rekvalifikace je určena zaměstnancům, u nichž zaměstnavatel předpokládá, že budou pracovat a měnit písemnosti na digitální formu a budou k tomu potřebovat odbornou kvalifikaci, kterou zatím nemají.

Rekvalifikace uskutečňovaná zaměstnavatelem se zabezpečuje na základě písemné dohody zaměstnavatele se zaměstnancem. Uskutečňuje se zpravidla v pracovní době a je překážkou v práci na straně zaměstnance. Za celou dobu rekvalifikace proto zaměstnanci přísluší náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. Mimo pracovní dobu se rekvalifikace uskutečňuje jen tehdy, pokud je to nezbytné vzhledem ke způsobu jejího zabezpečení. Na získání nebo obnovení kvalifikace svých zaměstnanců mohou zaměstnavatelé požádat příslušný úřad práce. Po posouzení a na základě písemné dohody jim úřad poskytne příspěvek na realizaci kurzu.

Zaškolení na digitalizaci

Zaměstnavatel se nemusí při zajišťování kvalifikace zaměstnanců soustřeďovat jen na rekvalifikaci, ale může postupovat podle § 228 odst. 2 ZP. Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen zaškolit nebo zaučit zaměstnance, který přechází z důvodů na straně zaměstnavatele na nové pracoviště nebo na nové druhy a způsoby práce, pokud je to třeba např. při změnách v organizaci práce nebo jiných opatřeních. Potřeba zaškolení nebo zaučení může však vzniknout i v průběhu pracovního poměru, jako je digitalizace agendy. Pak má toto zaškolení nebo zaučení charakter získání předpokladu pro výkon dosavadní práce.

Nastupuje-li do zaměstnání zaměstnanec, který nemá potřebnou kvalifikaci pro sjednaný druh práce, v němž musí ovládat digitalizační agendu, je povinností zaměstnavatele na jeho náklady mu tuto kvalifikaci zajistit. Je jeho věcí, že zaměstnance bez kvalifikace přijal. Záleží jen na něm, jaký způsob a druh zvolí. Tomu odpovídá i povinnost zaměstnance: je povinen soustavně si prohlubovat kvalifikaci k výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Prohlubováním kvalifikace se rozumí též její udržování a obnovování.

Digitalizace již probíhá

v některých oblastech pracovněprávního vztahu. Můžeme uvést významný prvek z tohoto úseku – zavádění kamerového systému na pracovišti. Kamery by mohl zaměstnavatel použít, pokud by nedošlo k zásahu do ochrany soukromí zaměstnance a pokud by účelu, kterého tím sleduje (např. zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, dodržení technologického postupu, kontrola docházky na pracoviště apod.) nemohl dosáhnout jinak (např. evidencí pracovní doby, osobní kontrolou vedoucími zaměstnanci apod.). Jde tedy o podpůrné opatření.

Význam mají zejména kamery zřízené v areálu pracoviště a umístěné ke vchodu do jeho prostoru. Snadněji se pak prokazuje, zda k úrazu došlo před vstupem na pracoviště nebo v jeho prostorách, což je nutné hodnotit jako vhodný důkazní prostředek. Stejně tak mohou kamery prokazovat, zda zaměstnanec kouřil v prostorách pracoviště, zda k tomu docházelo v přestávkách v práci apod., kdy je kouření zakázáno.

Od 1. ledna 2024 platí novela nařízení vlády k ochraně zdraví při práci, která upravuje poskytování bezpečnostních přestávek v práci. Jedná se např. o práce při zrakové zátěži (práce s počítači), při monotónním a vnuceném tempu apod. Zavedení kamerového systému může pomoci zaměstnavateli při kontrole, zda zaměstnanci dodržovali tyto bezpečnostní přestávky.

Některé právní předpisy upravující prvky digitalizace v pracovním právu

jsou účinné již v letošním roce. Např. podle zákona o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb. lidé, kteří přijdou o práci, si mohou vyřídit podporu v nezaměstnanosti i elektronicky. Úřady práce tak digitálně obsluhují i klienty v oblasti zaměstnanosti, aby uchazeč, který hledá práci nebo ji ztratil, nemusel už potom chodit na úřad práce, ale mohl úkony dělat přes digitální službu.

K podstatným změnám v právní úpravě digitalizace na pracovněprávním úseku dojde od 1. ledna 2026. Nastane v této oblasti účinnost u dvou významných zákonů. Jedná se o zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele a o zákon č. 360/2025 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Cílem těchto legislativních úprav je zejména zefektivnění komunikace se státní správou, která by mohla být do budoucna jednodušší, rychlejší a přehlednější. K tomu má napomoci digitální (elektronická) forma komunikace.

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele představuje zásadní krok směrem k modernizaci, zjednodušení a digitalizaci administrativních povinností zaměstnavatelů vůči státu. Jedná se o rozsáhlý digitalizační projekt, jehož účelem je sjednotit administrativní povinnosti zaměstnavatelů, kteří budou poskytovat povinná data elektronicky jednomu místu – Ministerstvu práce a sociálních věcí. Místo dosavadních 25 různých formulářů, budou zaměstnavatelé podávat jediné měsíční elektronické hlášení. To zjednoduší komunikaci s úřady.

Digitalizace a povinnosti zaměstnavatele

Např. novelou zákona o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb., se zpřesňují od 1. ledna 2026 důsledky nesplnění povinnosti zaměstnavatele, který musí:

-    elektronicky informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce o nástupu zaměstnance do zaměstnání nebo k výkonu práce nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání nebo k výkonu práce,

-    zaevidovat zaměstnance do evidence zaměstnanců podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.

Dále se zpřísňuje právní úprava ohledně uchazeče o zaměstnání, kterému bylo vydáno rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a mění se podrobnosti ohledně informační povinnosti zaměstnavatele při zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí.

Evidence zaměstnanců již před nástupem do zaměstnání

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele zavádí novinku i v rámci evidence zaměstnanců. Od 1. července 2026 bude nutné registrovat občana ČR jako zaměstnance ještě před jeho nástupem do práce. Pro tyto účely bude zřízena evidence zaměstnanců, do které bude zaměstnavatel přihlašovat zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce a nejdříve je bude možné přihlásit ve lhůtě osmi kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu pokuta až do výše sto tisíc korun.

DIGITALIZACE V DORUČOVÁNÍ - Nové ustanovení § 335a) ZP uvádí další digitalizační prvek. Umožňuje doručování prostřednictvím datové schránky. Zaměstnanec může hlasovou schránku znepřístupnit pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby a dalších osob podle zákona o elektronických úkonech. Zaměstnanec má desetidenní lhůtu k přihlášení do datové schránky ode dne dodání písemnosti. Jinak by se písemnost považovala za doručenou posledním dnem této lhůty.

Nově přitom již není vyžadováno, aby byla datová zpráva podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Současně se zavedl předpoklad doručení v případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání. Zaměstnanec tak doručení písemnosti nebude moci zabránit tím, že její převzetí zaměstnavateli nepotvrdí.

Zaměstnavatel písemnost zasílá na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa, případně může být doručována tomu, koho zaměstnanec plnou mocí s ověřeným podpisem určil k přijetí písemnosti. Jedná se o adresu pro doručování, kterou zaměstnanec zaměstnavateli uvedl např. v osobním dotazníku při vzniku pracovněprávního vztahu.

JUDr. Ladislav Jouza