Vnitřní a jiné předpisy zaměstnavatele
po novele zákoníku práce

Zákoník práce č. 262/2006 Sb. (dále ZP) obsahuje pravidla pro tvorbu písemností zaměstnavatele. Vedle „klasických“, které charakterizujeme jako dvoustranné, existuje možnost zaměstnavatele vydat vlastní předpisy, kterými zvýhodňuje zaměstnance. Zejména se jedná o vnitřní předpis, který nabývá na významu po novele ZP od 1. října 2023, kdy současná legislativní a sociální situace by měla být pro zaměstnavatele důvodem pro jeho úpravu a aktualizaci.

VNITŘNÍ PŘEDPIS - ZP v § 305 opravňuje zaměstnavatele k tomu, aby upravoval práva zaměstnanců vlastním vnitřním předpisem, který zvyšuje a rozšiřuje práva zaměstnanců nad tento zákon. Vnitřní předpis může zaměstnavatel vztáhnout nejen na zaměstnance pracující podle pracovní smlouvy, ale i na zaměstnance v dohodě o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.

Za vnitřní předpis se považuje pouze předpis, kterým zaměstnavatel stanoví práva zaměstnanců výhodněji než ZP. Zejména se jedná o mzdová a platová práva zaměstnanců. Vnitřní předpis, který práva (nároky) zaměstnanců neuvádí, a ani stanovit nemůže, není vnitřním předpisem pro pracovněprávní účely. Zejména mezi ně nepatří písemná opatření zaměstnavatele, vnitrofiremní úkony, řídící akty a metodické postupy, organizační řády a další předpisy, které nestanoví práva, z nichž je oprávněn zaměstnanec.

Základním znakem vnitřního předpisu je, že zaměstnanci mohou práva v něm uvedená uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní nároky vyplývající ze ZP. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu.

Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností, práva musí v něm být stanovena před začátkem výkonu práce. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu, jeho změnou nebo zrušením nejpozději do 15 dnů. Vnitřní předpis patří mezi legislativní opatření, které zaměstnavatel nemusí vydávat.

Je nutno rozeznávat platnost a účinnost

vnitřního předpisu. Platný je od jeho vydání (podpisu statutárním orgánem) a účinný je ode dne, na něhož je účinnost stanovena.

Příklad 1

Např. platnost vnitřního předpisu bude od jeho vydání 1. 11. 2023, ale práva z něho vyplývající mohou zaměstnanci uplatňovat až od jeho stanovené účinnosti, např. od 1. 1. 2024.

ZP v § 305 výslovně zakazuje zaměstnavatelům, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnanci povinnosti nebo zkracoval jeho práva stanovená tímto zákonem. Pokud by se zaměstnavatel odchýlil od tohoto zákazu, nepřihlíží se k tomu. Jednalo by se o právní jednání zdánlivé, nicotné, jako by se „nic nestalo.“

Příklad 2

Když by např. zaměstnavatel chybně uvedl ve vnitřním předpise povinnost zaměstnance, aby nastupoval do zaměstnání v určenou dobu a zaměstnanec by to nedodržel, nemůže zaměstnavatel z takového jednání vyvozovat právní důsledky. Je to jednání, k němuž se nepřihlíží.

Náhrada mzdy podle vnitřního předpisu

Novela ZP č. 281/2023 Sb., zaručuje zaměstnancům pracujícím podle dohod poskytování pracovního volna při důležitých osobních překážkách v práci nebo při překážkách v práci z důvodu obecného zájmu. Jedná se např. o překážku v práci při ošetření u lékaře, doprovodu rodinného příslušníka k lékaři na vyšetření, k svatbě, přestěhování a další důležité osobní překážky v práci uvedené v nařízení vlády č. 590/2006 Sb. Překážky v práci z důvodu obecného zájmu jsou např. při výkonu veřejné funkce, např. člena zastupitelstva územního samosprávného celku, nebo v odborové organizaci, k činnosti dárce při odběru krve, při organizované zájmové tělovýchovné činnosti, k provedení přednášky či výuky apod.

Z novely ZP ovšem nevyplývá nárok dohodáře na poskytnutí náhrady mzdy při těchto překážkách v práci. Nové ustanovení § 77 odst. 3 ZP však uvádí, že náhradu mzdy může zaměstnavatel poskytnout, jestliže se na tom se zaměstnancem dohodne. V této souvislosti nabývá na důležitosti a významu vnitřní předpis, v němž může zaměstnavatel tuto náhradu mzdy jednostranně stanovit.

Příplatky podle vnitřního předpisu

Vnitřní předpis podle § 305 ZP má význam při stanovení výše mzdových příplatků. Podle § 115 ZP náleží zaměstnanci za práci ve svátek místo náhradního volna příplatek nejméně ve výši průměrného výdělku zaměstnance. Příplatek za noční práci a za práci v sobotu a v neděli je nejméně ve výši 10 % průměrného výdělku. Za práci v noci může však zaměstnavatel sjednat jinou minimální výši a způsob určení příplatku. Příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí je nejméně ve výši 10 % minimální hodinové mzdy. Zaměstnavatel může výši těchto příplatků jednostranně stanovit ve vnitřním předpise.

Uvedené příplatky se vztahují i na zaměstnance, kteří pracují podle dohod. Vychází se přitom z § 138 ZP, podle něhož se odměny z dohod posuzují jako mzda. Dohodářům však nenáleží mzda nebo náhradní volno za práci přesčas (§ 114 ZP). Nemohou splnit podmínku pro definici přesčasové práce, která by musela přesáhnout stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby.

INFORMAČNÍ POVINNOST U DOHOD A VNITŘNÍ PŘEDPIS

Neobsahuje-li DPČ nebo DPP informace uvedené v § 77a ZP, je zaměstnavatel povinen je sdělit zaměstnanci. Jedná se např. o informace o:

-    výměře dovolené a o způsobu určování její délky,

-    o době trvání a podmínkách zkušební doby, je-li sjednána,

-    o postupu při rozvazování pracovního poměru zaměstnavatelem,

-    odborném rozvoji, který zabezpečuje zaměstnavatel,

-    stanovené týdenní pracovní době a o způsobu jejího rozvržení,

-    mzdě nebo platu, místu a způsobu vyplácení apod.

Jedná se o nové povinnosti, které jsou do novely ZP zapracovány na základě směrnice EU. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 7 dnů ode dne započetí výkonu práce. Některé informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Z uvedených důvodů bude pro zaměstnavatele výhodnější, vydá-li vnitřní předpis a při sjednání dohody na jeho obsah odkáže. I v oblasti informačních povinností zaměstnavatele má vnitřní předpis důležitý význam. To platí i pro zaměstnance, kteří pracují na základě dohod a jsou vysíláni na území jiného státu.

Delší rozsah volna

U tzv. nepodnikatelských subjektů má vnitřní předpis velký význam při stanovení práv a nároků v platové oblasti. Nemůže sice „zvyšovat“ příplatky k platu, které jsou stanoveny ZP bez možnosti navýšení, ale zaměstnavatel (např. obec, město, kraj apod.) může v něm upravovat další nároky zaměstnanců. Jde např. o delší rozsah pracovního volna, poskytování náhrady mzdy při překážkách v práci v případech, kdy to ZP nestanoví jako povinnost zaměstnavateli, náhradu za používání vlastního nářadí zaměstnance, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, organizování a financování stravování, zrušení povinností zaměstnance k úhradě nákladů při zvýšení kvalifikace, zvýšení odstupného při skončení pracovního poměru, poskytování odchodného v případech, které zaměstnavatel určí, zvýšení práv zaměstnance při prohlubování kvalifikace, zásady pro poskytování osobních příplatků a odměn, úhrada vstupních lékařských prohlídek, zapůjčení služebního mobilu apod.

Zaměstnavatel může ve vnitřním předpisu „nabídnout“ a stanovit zaměstnancům např. pracovní volno v podobě tzv. sick days nebo bridge days, náhrady vzniklé zaměstnanci při práci na dálku (home-office), navýšit různé příplatky nad zákonný limit a další práva.

Zaměstnavatelé tzv. podnikatelského typu mohou ve vnitřním předpisu např. stanovit pravidla pro zkrácení pracovní doby podle § 79 odstavec 3 ZP, aniž by se zaměstnancům snižovala mzda. Dále mohou zvýšit i nárok na dovolenou nad zákonnou výměru 4 kalendářních týdnů.

Práva a nároky zůstávají

Zrušení vnitřního předpisu zaměstnavatelem nemá vliv na trvání a uspokojení práv zaměstnance. Zejména se jedná o mzdová práva, která zrušením předpisu nezanikají. Zaměstnanec je může uplatňovat v promlčecí lhůtě. Právo upravené v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku č. 89/2012 Sb. Promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. K promlčení soud přihlédne jen uplatní-li tuto námitku dlužník. Pak nelze právo věřiteli přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží.

Na rozdíl od promlčení, které musí účastník uplatnit, aby byl úspěšný ve sporu, k zániku práva uplynutím stanovené doby (prekluzi), soud přihlíží z úřední povinnosti. Uplynula-li lhůta k uplatnění práva, soud toto právo v důsledku prekluze nepřizná. V pracovněprávních vztazích jde jen o několik práv, která podléhají prekluzi, k jejich uplatnění musí tedy dojít ve stanovené lhůtě.

Jedná se např. o:

-    návrh na určení, že se jedná o pracovní poměr na dobu neurčitou (§ 39 odst. 5 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit uplynutím sjednané doby),

-    podání výpovědi z pracovního poměru zaměstnavatelem nebo zrušení pracovního poměru z důvodů porušení pracovních povinností (§ 58 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy se o tomto porušení dověděl),

-    okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem (§ 59 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy se o důvodech k okamžitému zrušení dozvěděl),

-    neplatnost rozvázání pracovního poměru výpovědí, okamžitým zrušením, zrušením ve zkušební době nebo dohodou (§ 72 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit tímto rozvázáním),

-    odpovědnost zaměstnavatele za škodu na vnesených nebo odložených věcech v zaměstnání (§ 267 odst. 2 ZP – zaměstnanec musí ohlásit tuto škodu zaměstnavateli do 15 dnů ode dne, kdy se o škodě dozvěděl),

-    nesouhlas zaměstnance s obsahem pracovního posudku (§ 315 ZP – zaměstnanec musí uplatnit právo na opravu posudku u soudu do 3 měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dozvěděl).

Zrušením vnitřního předpisu ovšem nezanikají jen mzdová nebo platová práva zaměstnanců, ale i další pracovněprávní nároky, které byly v předpisu uvedeny.

Příklad 3

Např. nárok na delší dovolenou u tzv. podnikatelských subjektů. Zaměstnavatel uvedl ve vnitřním předpise vydaném na začátku roku, že zaměstnanci mají nárok na šestitýdenní dovolenou, ale před letní sezonou předpis zrušil. Zaměstnanci tak neměli možnost si delší dovolenou vyčerpat.

Jejich právo na delší dovolenou se tak „přeměnilo“ v peněžitý nárok, který může zaměstnanec uplatňovat v obvyklé promlčecí době.

Výběr je na zaměstnanci

Může se stát, že mzdové právo zaměstnance (např. osobní příplatek nebo odměny) upravuje současně smlouva (např. kolektivní) nebo vnitřní předpis. Tento postup by neměl být u zaměstnavatele pravidlem, ale přesto řešení podle § 307 odstavec 2 ZP existuje. Výběr práva (nároku) je na straně zaměstnance. Protože z předpisu vyplývají individuální pracovněprávní nároky pro jednotlivé zaměstnance, může jeho obsah kontrolovat inspektorát práce.

OCHRANNÉ PRACOVNÍ PROSTŘEDKY (dále OOPP) zaměstnavatel musí poskytovat podle vlastního seznamu zpracovaného na základě četnosti a závažnosti vyskytujících se rizik, charakteru a druhu práce a pracoviště. Jde o vnitřní předpis (vnitrofiremní opatření), který musí vydávat každý zaměstnavatel, i kdyby zaměstnával třeba jen jednoho zaměstnance. Přihlédne nejen ke konkrétním podmínkám pracoviště, ale i k vlastnostem jednotlivých OOPP (§ 104 odstavec 5 ZP).

Zhodnocení rizik a úpravu seznamu pro poskytování OOPP provede zaměstnavatel znovu, jakmile dojde ke změnám na pracovišti, které se týkají bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v důsledku zavedení nové technologie, vzniku nových nebo změně dosavadních pracovních podmínek.

Ochranné prostředky se používají tehdy, nelze-li rizika práce vyloučit nebo dostatečně omezit technickými prostředky nebo opatřeními, metodami a postupy např. organizace práce. Tam, kde přítomnost více než jednoho rizika vyžaduje, aby zaměstnanec používal současně více ochranných prostředků, musí být prostředky vzájemně slučitelné.

Rozsah vybavení zaměstnanců ochrannými prostředky

musí vždy odpovídat povaze vykonávané práce a pracovním podmínkám. Podmínky používání OOPP musí být stanoveny zaměstnavatelem na základě závažnosti a četnosti rizika, charakteristiky pracoviště a parametrů příslušného ochranného prostředku. Tyto podmínky může stanovit též příslušný orgán státního odborného dozoru. Ochranný prostředek je určen pro osobní užívání zaměstnancem. Jeho použití pro více zaměstnanců je možné pouze v případě, že byla učiněna opatření, která zamezí ohrožení přenosnými chorobami. Zaměstnavatel musí předem informovat zaměstnance o rizicích, před kterými ho přidělované ochranné prostředky mají chránit. Zaměstnanci musí být seznámeni s používáním ochranných prostředků. Je-li to vhodné, musí být též provedeno praktické předvedení jejich používání a zaměstnancům musí být zpřístupněny návody vydané k používání těchto prostředků.

Zaměstnavatel před vydáním OOPP musí zhodnotit,

zda ochranné prostředky splňují všechny požadavky, jak je vyžadují nové předpisy.

Zhodnocení by mělo obsahovat zejména:

-    analýzu a odhad pracovních rizik, kterým se nelze vyhnout jiným způsobem, než přidělením ochranných prostředků (např. rizika fyzická, chemická, biologická),

-    požadavky na ochranné prostředky z hlediska účinnosti proti daným rizikům (je třeba uvážit též rizika, která tyto prostředky mohou event. představovat samy o sobě),

-    srovnání vlastností vybraných OOPP s uvedenými požadavky na odstranění rizik.

Vyhodnocení rizik pro výběr a použití OOPP by dále mělo zahrnovat jednotlivé části těla (např. hlava, horní a dolní končetiny), které je nutno chránit ochrannými prostředky. Současně by měl zaměstnavatel uvést v předpise (seznamu), který k tomu účelu vydá, jednotlivé ochranné prostředky určené k použití a dále práce a činnosti, které vyžadují poskytování OOPP.

VNITŘNÍ PŘEDPIS A PRÁCE NA DÁLKU

V nové právní úpravě práce na dálku (§ 317 ZP) má vnitřní předpis význam zejména při stanovení pravidel pro poskytování náhrady nákladů spojených s výkonem této práce. Povinnost hradit náklady, které vzniknou zaměstnanci při výkonu práce a budou v souvislosti např. se spotřebovanou energií apod., vznikne zaměstnavateli tehdy, jestliže se se zaměstnancem na tom dohodne nebo jestliže si tuto povinnost uvede ve vnitřním předpise.

Jedná se např. o náklady jako je plyn, elektřina, pevná paliva, dodávka tepla (dálkové vytápění) a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody z vodovodů a vodáren a odvádění odpadních vod, odvoz odpadních vod a čištění jímek a odvoz komunálního odpadu. Úhradu stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí paušální částkou. S pomocí koeficientů se vypočítá paušální částka na dospělého v průměrné domácnosti při práci na hodinu a bude platit pro kalendářní rok. K úpravě paušálu by došlo, kdyby výchozí hodnoty se zvedly nebo klesly nejméně o 20 procent. Výsledný hodinový paušál by podle vyhlášky MPSV měl činit 4,60 Kč.

Jaké koeficienty?

Na dodávku vody se podle podkladů počítá s 2,32 Kč, na odvoz odpadů 1,12 Kč, na kanalizaci 1,63 Kč, na elektřinu 16,92 Kč, na plyn 8,14 Kč, na tuhá paliva 2,07 Kč a na teplo 4,32 Kč. U stálé spotřeby, jako je teplo, se využívá koeficient 0,3. U spotřeby vody, elektřiny či odvádění odpadů je koeficient 0,4. Pokud by zaměstnanec pracoval na dálku pět dnů v měsíci vždy osm hodin, paušální částka by byla 180 Kč, a u desetidenní práce 370 Kč. Zaměstnavatelé mohou však poskytovat i vyšší náhrady. To neplatí pro tzv. nepodnikatelské subjekty, jako např. pro stát, samosprávy, veřejné organizace či státní a veřejné školy. Paušální částka nebude zdaňována. V případě, že by zaměstnavatel zahrnul tuto částku do mzdy, byla by to nevýhoda pro zaměstnance. Tato částka spolu se mzdou by se musela zdaňovat.

Za daňově uznatelné náklady

se podle bodu 5) § 24 odstavec 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, považují práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud zákon o daních z příjmů nebo zvláštní zákon (např. ZP), nestanoví jinak. Jedná se např. o vyšší odstupné nad zákonný limit, delší rozsah dovolené, odchodné při odvolání z vedoucího místa, různé druhy mzdových příplatků a zvýhodnění, úhrada vstupních lékařských prohlídek, náklady zaměstnavatele na rekvalifikaci nebo zvýšení či prohloubení kvalifikace apod. Jedná se o tzv. výhody (benefity), které jsou upraveny v pracovněprávních nebo jiných předpisech. Netýká se to benefitů, které jsou mimo právní sféru a jsou např. předmětem tzv. úsporného (konsolidačního) balíčku vlády.

Znamená to, že jestliže zaměstnavatel zvýší některý mzdový příplatek, např. za práci přesčas, nad limit stanovený ZP, jedná se o daňově uznatelný náklad. A to i v případě, bude-li zvýšený příplatek sjednán v pracovní nebo jiné smlouvě (např. manažerské). Poskytování pracovněprávních nároků nad zákoníkem stanovený limit není jen oprávněním tzv. podnikatelských subjektů. Vyšší nároky, např. platové, jsou však u bývalých nepodnikatelských subjektů limitovány rozpočtovými prostředky. Jedná se např. o zaměstnavatele, jejichž platové prostředky jsou kryty z veřejných rozpočtů, jako např. organizační složky státu, územní samosprávné celky apod.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 39 zákona č. 262/2006 Sb.

Pracovní poměr na dobu určitou

(5) Sjedná-li zaměstnavatel se zaměstnancem trvání pracovního poměru na dobu určitou v rozporu s odstavci 2 až 4, a oznámil-li zaměstnanec před uplynutím sjednané...
 doby písemně zaměstnavateli, že trvá na tom, aby ho dále zaměstnával, platí, že se jedná o pracovní poměr na dobu neurčitou. Návrh na určení, zda byly splněny podmínky uvedené v odstavcích 2 až 4, mohou zaměstnavatel i zaměstnanec uplatnit u soudu nejpozději do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit uplynutím sjednané doby.

(6) Ustanovení odstavce 2 se nevztahují na pracovní smlouvu zakládající pracovní poměr na dobu určitou sjednanou mezi agenturou práce a zaměstnancem za účelem výkonu práce u jiného zaměstnavatele (§ 307a, 308 a 309).

§ 58 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Pro porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci nebo z důvodu, pro který je možné okamžitě zrušit pracovní poměr, může dát zaměstnavatel zaměstnanci výpověď nebo s ním okamžitě zrušit pracovní poměr pouze do 2 měsíců ode dne, kdy se o důvodu k výpovědi nebo k okamžitému zrušení pracovního poměru dověděl, a pro porušení povinnosti vyplývající z pracovního poměru v cizině do 2 měsíců po jeho návratu z ciziny, nejpozději však vždy do 1 roku ode dne, kdy důvod k výpovědi vznikl.

(2) Stane-li se v průběhu 2 měsíců podle odstavce 1 jednání zaměstnance, v němž je možné spatřovat porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci, předmětem šetření jiného orgánu, je možné dát výpověď nebo s ním okamžitě zrušit pracovní poměr ještě do 2 měsíců ode dne, kdy se zaměstnavatel dověděl o výsledku tohoto šetření.

§ 59 zákona č. 262/2006 Sb.

Zaměstnanec může okamžitě zrušit pracovní poměr pouze do 2 měsíců ode dne, kdy se o důvodu k okamžitému zrušení dověděl, nejpozději...