Vnitřní předpis

zákon zaměstnavatele

Bylo by nadsázkou tvrdit, že zaměstnavatel může vydávat vlastní předpisy. Přesto je něco podobného možné. Zákoník práce ho opravňuje k tomu, aby upravoval práva a povinnosti zaměstnanců vlastními předpisy. Zejména se jedná o vnitřní předpis,který nabyl na významu po novele ZP č. 281/2023 Sb., od 1. října 2023, kdy legislativní a sociální situace je pro zaměstnavatele důvodem pro jeho úpravu a aktualizaci, případně pro nové vydání. Novela ZP umožňuje zaměstnavatelům poskytovat zaměstnancům řadu vyšších nebo nových práv, zejména v oblasti příplatků za práci a při práci z domova. Vhodnou právní formou k tomu je právě vnitřní předpis.

Vnitřní předpis

může zaměstnavatel vydat podle § 305 ZP a stanovit jeho účinnost nejen na zaměstnance pracující podle pracovní smlouvy, ale i na „dohodáře“,kteří vykonávají práci podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.

Zaměstnanci mohou práva v uvedená v předpise uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní nároky vyplývající ze ZP. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu.

Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností, práva musí v něm být stanovena před začátkem výkonu práce. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu, jeho změnou nebo zrušením nejpozději do 15 dnů.

Vnitřní předpis patří mezi legislativní opatření, které zaměstnavatel nemusí vydávat.

Výhody pro dohodáře

Novela ZP č. 281/2023 Sb. umožňuje zaměstnancům pracujícím podle dohod poskytování pracovního volna s náhradou mzdy (odměny) při důležitých osobních překážkách v práci nebo při překážkách v práci z důvodu obecného zájmu.

Jedná se např. o překážku v práci při ošetření u lékaře, doprovodu rodinného příslušníka k lékaři na vyšetření,k svatbě, přestěhování a další důležité osobní překážky v práci uvedené v nařízení vlády č. 590/2006 Sb. Překážky v práci z důvodu obecného zájmu jsou např. při výkonu veřejné funkce,např. člena zastupitelstva územního samosprávného celku,nebo v odborové organizaci, k činnosti dárce při odběru krve, při organizované zájmové tělovýchovné činnosti, k provedneí přednášky či výuky apod.

Nové ustanovení § 77 odst. 3 ZP uvádí, že náhradu mzdy při těchto překážkách v práci může zaměstnavatel poskytnout, jestliže se na tom se zaměstnancem dohodne nebo stanoví ve vnitřním předpise. V této souvislosti nabývá na důležitosti a významu vnitřní předpis, v němž může zaměstnavatel tuto náhradu mzdy jednostranně stanovit.

Příplatky podle vnitřního
předpisu u dohod

Vnitřní předpis podle § 305 ZP má význam při stanovení výše mzdových příplatků. Podle § 115 ZP náleží zaměstnanci za práci ve svátek místo náhradního volna příplatek nejméně ve výši průměrného výdělku zaměstnance. Příplatek za noční práci a za práci v sobotu a v neděli je nejméně ve výši 10 % průměrného výdělku. Za práci v noci může však zaměstnavatel sjednat jinou minimální výši a způsob určení příplatku. Příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí je nejméně ve výši 10 % minimální hodinové mzdy. Zaměstnavatel může výši těchto příplatků jednostraně stanovit ve vnitřním předpise.

Uvedené příplatky se vztahují i na zaměstnance, kteří pracují podle dohod. Vychází se přitom z § 138 ZP, podle něhož se odměny z dohod posuzují jako mzda.

Dohodářům však nenáleží mzda nebo náhradní volno za práci přesčas (§ 114 ZP). Nemohou splnit podmínku pro definici přesčasové práce, která by musela přesáhnout stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby.

Vnitřní předpis a práce na dálku

V nové právní úpravě práce na dálku (§ 317 ZP) má vnitřní předpis význam zejména při stanovení pravidel pro poskytování náhrady nákladů spojených s výkonem této práce. Povinnost hradit náklady, které vzniknou zaměstnanci při výkonu práce a budou v souvislosti např. se spotřebovanou energií apod., vznikne zaměstnavateli tehdy, jestliže se se zaměstnancem na tom dohodne nebo jestliže si tuto povinnost uvede ve vnitřním předpise. Jedná se např. o náklady jako je plyn, elektřina, pevná paliva, dodávka tepla (dálkové vytápění) a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody z vodovodů a vodáren a odvádění odpadních vod, odvoz odpadních vod a čištění jímek a odvoz komunálního odpadu. Úhradu stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí paušální částkou. S pomocí koeficientů se vypočítá paušální částka na dospělého v průměrné domácnosti při práci na hodinu a bude platit pro kalendářní rok. K úpravě paušálu by došlo, kdyby výchozí hodnoty se zvedly nebo klesly nejméně o 20 procent. Výsledný hodinový paušál podle vyhlášky MPSV č. 299/2023 Sb. je 4,50 Kč. 

Jaké koeficienty?

Na dodávku vody se podle podkladů počítá s 2,32 Kč, na odvoz odpadů 1,12 Kč, na kanalizaci 1,63 Kč, na elektřinu 16,92 Kč, na plyn 8,14 Kč, na tuhá paliva 2,07 Kč a na teplo 4,32 Kč. U stálé spotřeby, jako je teplo, se využívá koeficient 0,3. U spotřeby vody, elektřiny či odvádění odpadů je koeficient 0,4. Pokud by zaměstnanec pracoval na dálku pět dnů v měsíci vždy osm hodin, paušální částka by byla 180 Kč, a u desetidenní práce 370 Kč. Zaměstnavatelé mohou však poskytovat i vyšší náhrady. To neplatí pro tzv. nepodnikatelské subjekty, jako např. pro stát, samosprávy, veřejné organizace či státní a veřejné školy. Paušální částka nebude zdaňována. V případě, že by zaměstnavatel zahrnul tuto částku do mzdy, byla by to nevýhoda pro zaměstnance. Tato částka spolu se mzdou by se musela zdaňovat.

Informační povinnost u dohod a vnitřní předpis

Neobsahuje-li DPČ nebo DPP informace uvedené v § 77a ZP, je zaměstnavatel povinen je sdělit zaměstnanci. Jedná se např. o informace o:

•    výměře dovolené a o způsobu určování její délky,

•    době trvání a podmínkách zkušební doby, je-li sjednána,

•    postupu při rozvazování pracovního poměru zaměstnavatelem,

•    odborném rozvoji, který zabezpečuje zaměstnavatel,

•    stanovené týdenní pracovní době a o způsobu jejího rozvržení,

•    mzdě nebo platu, místu a způsobu vyplácení apod.

Jedná se o nové povinnosti, které jsou do novely ZP zapracovány na základě směrnice EU. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 7 dnů ode dne započetí výkonu práce. Některé informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Z uvedených důvodů bude pro zaměstnavatele výhodnější, vydá-li vnitřní předpis a při sjednání dohody na jeho obsah odkáže. I v oblasti informačních povinností zaměstnavatele má vnitřní předpis důležitý význam.

To platí i pro zaměstnance, kteří pracují na základě dohod a jsou vysíláni na území jiného státu.

Delší rozsah volna

U tzv. nepodnikatelských subjektů, jako je např. veřejná správa, má vnitřní předpis velký význam při stanovení práv a nároků v platové oblasti. Nemůže sice „zvyšovat“ příplatky k platu, které jsou stanoveny ZP bez možnosti navýšení, ale zaměstnavatel (např. obec, město, kraj apod.) může v něm upravovat další nároky zaměstnanců. Jde např. o delší rozsah pracovního volna, poskytování náhrady mzdy při překážkách v práci v případech, kdy to ZP nestanoví jako povinnost zaměstnavateli, náhradu za používání vlastního nářadí zaměstnance, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, organizování a financování stravování, zrušení povinností zaměstnance k úhradě nákladů při zvýšení kvalifikace, zvýšení odstupného při skončení pracovního poměru, poskytování odchodného v případech, které zaměstnavatel určí, zvýšení práv zaměstnance při prohlubování kvalifikace, zásady pro poskytování osobních příplatků a odměn, úhrada vstupních lékařských prohlídek, zapůjčení služebního mobilu apod.

Zaměstnavatelé tzv. podnikatelského typu mohou ve vnitřním předpisu např. stanovit pravidla pro zkrácení pracovní doby podle § 79 odstavec 3 ZP, aniž by se zaměstnancům snižovala mzda. Dále mohou zvýšit i nárok na dovolenou nad zákonnou výměru 4 kalendářních týdnů.

Výběr je na zaměstnanci

Může se stát, že mzdové právo zaměstnance (např., osobní příplatek nebo odměny) upravuje současně smlouva (např. kolektivní) nebo vnitřní předpis. Tento postup by neměl být u zaměstnavatele pravidlem, ale přesto řešení podle § 307 odstavec 2 ZP existuje. Výběr práva (nároku) je na straně zaměstnance.

Protože z předpisu vyplývají individuální pracovněprávní nároky pro jednotlivé zaměstnance, může jeho obsah kontrolovat inspektorát práce.

Sick days a bridge days
– pracovní volno

V poslední době se mezi významné benefity zaměstnavatelů zařadilo poskytování pracovního volna v podobě sick days a bridge days. Pravidla pro poskytování tohoto pracovního volna zaměstnavatelé nejčastěji uvádějí ve vnitřním předpise.

V případě sick days nejde o nic jiného, než poskytování pracovního volna ke zdravotním účelům.

Po jeho dobu poskytuje zaměstnavatel náhradu mzdy nebo platu. Jedná se o významný zaměstnanecký benefit, kterým zaměstnavatelé zvýhodňují zaměstnance. Jeho rozsah může být sjednán v kolektivní smlouvě nebo stanoven ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Zpravidla se jedná o 3 až 5 dnů v průběhu kalendářního roku. 

Možnost sjednání pracovního volna v kolektivní smlouvě je podmíněno existencí odborové organizace u zaměstnavatele. Kolektivní smlouva, kterou jménem zaměstnanců sjedná zaměstnavatel s odborovou organizací, se pak vztahuje na všechny zaměstnance, i když nejsou odborově organizováni. To platí i o pracovním volnu v podobě sick days, které bylo do kolektivní smlouvy zařazeno.

Výhodu v podobě sick days může zaměstnavatel rovněž uvést do vnitřního předpisu. Tento právní nástroj je pro zaměstnavatele výhodnější, neboť jde o jednostranné opatření, bez součinnosti a souhlasu jiných subjektů. Zaměstnavatel může pak práva a nároky ve vnitřním předpise měnit na základě svého rozhodnutí.

Pravidla předem

Zaměstnavatel by měl předem nastavit pravidla ohlašování čerpaného zdravotního volna v podobě sick days. Volno je poskytováno k vyřešení náhlé zdravotní indispozice zaměstnance, nedá se plánovat předem. Přesto by mělo být jasno, s jakým předstihem, komu a jakým způsobem se čerpání zdravotního volna hlásí, tak aby nedocházelo k jeho zneužívání. Protože se nejedná o dočasnou pracovní neschopnost, jejíž existenci uvádí lékař v potvrzení, nemůže zaměstnavatel v době volna zaměstnance kontrolovat. Přesto by v případě zjištění zneužití tohoto zdravotního volna mohlo dojít podle předem nastavených pravidel k neposkytnutí nebo snížení náhrady mzdy. Tyto dny pracovního volna (sick days) nejsou určeny k relaxaci, sportovním činnostem, nakupování či vyřizování nejrůznějších záležitostí na úřadech. 

Bridge days

I bez opory v právní úpravě se uplatňuje poskytování pracovního volna s náhradou mzdy nebo platu ve dnech mezi svátkem (svátky) a víkendovým volnem (tzv. bridge days). Tím zaměstnancům může vzniknout, včetně svátku, souhrnné pracovní volno. Takový postup je možné považovat za významný benefit pro zaměstnance. Zaměstnavatel ho může zařadit do vnitřního předpisu nebo sjednat v kolektivní smlouvě.

Zrušení vnitřního předpisu

zaměstnavatelem nemá vliv na trvání a uspokojení práv zaměstnance. Zejména se jedná o mzdová práva, která zrušením předpisu nezanikají. Zaměstnanec je může uplatňovat v promlčecí lhůtě. Právo upravené v pracovněprávních vztazích se promlčí, jesltiže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku č. 89/2012 Sb. Promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. K promlčení soud přihlédne jen uplatní-li tuto námitku dužník. Pak nelze právo věřiteli přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží.

Na rozdíl od promlčení, které musí účastník uplatnit, aby byl úspěšný ve sporu, k zániku práva uplynuttím stanovené doby (prekluzi), soud přihlíží z úřední povinnosti. Uplynula-li lhůta k uplatnění práva, soud toto právo v důsledku prekluze nepřizná. V pracovněprávních vztazích jde o jen o několik práv, která podléhají prekluzi, k jejich uplatnění musí tedy dojít ve stanovené lhůtě.

Zrušením vnitřního předpisu ovšem nezanikají jen mzdová nebo platová práva zaměstnanců, ale i další pracovněprávní nároky, které byly v předpisu uvedeny.

Příklad

Nnárok na delší dovolenou u tzv. podnikatelských subjektů

Zaměstnavatel uvedl ve vnitřním předpise vydaném na začátku roku, že zaměstnanci mají nárok na šestitýdenní dovolenou, ale před letní sezonou předpis zrušil.

Zaměstnanci tak neměli možnost si delší dovolenou vyčerpat. Jejich právo na delší dovolenou se tak „přeměnilo“ v peněžitý nárok, který může zaměstnanec uplatňovat v obvyklé promlčecí době.

Vnitřní předpis a pracovní řád

Zákoník práce stanoví v § 306 právní základ pro vytvoření pracovního řadu, který vydává zaměstnavatel. Jedná se o zvláštní vnitřní předpis nezakládající práva a nároky. Pracovní řád upravuje skupinu případů stejného druhu a neurčitého počtu. Je nutno jej rozlišovat od vnitřního předpisu, který zaměstnavatel může vydat podle § 305 zák. práce. Vnitřní předpis, na rozdíl od pracovního řádu, zakládá práva a nároky zaměstnanců, nikoliv povinnosti. I kdyby pracovní řád chybně obsahoval práva a nároky zaměstnanců, při případném přechodu práv a povinností by tato jednostranně stanovená práva a nároky nepřecházely na nabyvatele.

Od vnitřního předpisu je třeba také odlišovat tzv. akty řízení zaměstnavatele, která také nezakládají zaměstnancům žádná nová práva. Účelem těchto aktů je upravit postupy v provozních záležitostech, organizaci práce, vnitřní uspořádání zaměstnavatele, vnitřní organizační strukturu, organizaci a kompetenci jednotlivých útvarů, pravomoc a podřízenost jednotlivých organizačních celků atd. V případě přechodu práv a povinností tyto akty k novému zaměstnavateli nepřecházejí, organizace práce nastavená původním zaměstnavatelem těmito akty nezavazuje zaměstnavatele nového. Jedná-li se tedy o jednostranné akty řízení, může je zaměstnavatel měnit s ohledem na jeho provozní potřeby.

JUDr. Ladislav Jouza