Vyřizování soukromých záležitostí zaměstnance na pracovišti

Titulek vyjadřuje problém, který stále přetrvává a firmy se tím musí zabývat a řešit. Jedná se např. o vyřizování osobních (soukromých) telefonátů při práci pro zaměstnavatele nebo používání firemního počítače k soukromé elektronické (e-mailové) korespondenci apod. Jak zákoník práce (dále zák.práce) řeší uvedenou problematiku?

Právní předpisy, zejména zák.práce

v § 316 chrání zájmy zaměstnavatele. Nejedná se o právo na ochranu osobnosti jako fyzické osoby, ale jsou to práva obdobná. Zaměstnavatel má např. právo na ochranu svého názvu a své dobré pověsti. Při neoprávněném zásahu do těchto práv se i on může soudní cestou domáhat toho, aby se neoprávněný uživatel jeho jména zdržel užívání a odstranil závadný stav.

Může se též domáhat přiměřeného zadostiučinění (satisfakce), které může požadovat i v penězích. Zvláštní ochranu pro případ neoprávněného užívání firmy upravuje zákon o obchodních korporacích č. 90/2012 Sb., např. i ve formě náhrady škody, která byla tomuto zaměstnavateli způsobena.

SOUKROMÁ ELEKTRONICKÁ POŠTA - Rozvíjející se výpočetní technika a snaha po vyšší efektivitě práce umožňuje zaměstnavatelům zavádět elektronickou poštu na většinu pracovišť. Vedle kladů, které tato technika přináší, se objevují praktické problémy. Např. zda zaměstnavatel může kontrolovat elektronickou poštu, kterou zaměstnanec obdržel na pracoviště do schránky počítače, který mu byl svěřen k výkonu práce, nebo poštu, kterou odeslal zaměstnanec. Jedná se tedy o to, zda zaměstnanec nevyužívá počítače k vyřizování soukromé korespondence.

Při právním posuzování této otázky je nutno vyjít z Listiny práv a svobod (čl. 13), která zaručuje ochranu listovního tajemství. Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Výjimkou jsou případy, které jsou uvedeny ve zvláštním právním předpise (např. vyšetřování trestného činu). Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným způsobem.

Závažný důvod pro kontrolu

Pokud elektronická pošta přijde do osobní e-mailové schránky zaměstnance, tak ji zaměstnavatel může „prohlížet“ v zákonem odůvodněných případech. K takovému postupu dává zaměstnavateli oprávnění zák. práce v § 316 odst. 3, pokud bude mít závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. To platí i o dalších zásazích do soukromí zaměstnance, jako je např. zavádění kamerových systémů, sledování soukromých telefonických hovorů apod. Naproti tomu jsou však zaměstnanci povinni plně využívat pracovní dobu, nemohou si v pracovní době vyřizovat své soukromé záležitosti a nejsou oprávněni zneužívat služební počítače ani jiné výrobní a pracovní prostředky.

Zaměstnavatel může zneužívání zabránit tím, že bude kontrolovat, od koho a v jakém rozsahu zaměstnanec do firemního počítače maily dostává a komu píše. Pokud by zjistil, že elektronická pošta zaměstnance je v takovém množství, pro které neplní povinnost spočívající v plném využívání pracovní doby, může se jednat o porušení pracovní kázně a následovat sankce ze strany zaměstnavatele. V závažných případech může zaměstnavatel se zaměstnancem skončit pracovní poměr. Toto porušení pracovních povinností musí však zaměstnavatel věrohodně a objektivně prokázat, např. z adres (nikoliv z obsahu sdělení) odesilatelů a příjemců elektronické pošty.

Skončení pracovního poměru např. výpovědí může postihnout i zaměstnance, který využívá počítač k soukromým účelům. Např. surfuje v pracovní době, vyhledává internetové stránky, které nejsou určeny k pracovním účelům apod.

Souhlas zaměstnance neplatí

V praxi se vyskytují názory, že zaměstnanec může v pracovní smlouvě nebo v jiné dohodě se zaměstnavatelem vyslovit souhlas s tím, že zaměstnavatel může číst a kontrolovat obsah elektronické pošty. Souhlas s kontrolou obsahu své e-mailové pošty nemůže zaměstnanec platně vyslovit z několika důvodů. Základní lidská práva a svobody jsou nezadatelné a nezcizitelné, nepromlčitelné a nezrušitelné. Znamená to, že nikdo jich nemůže být zbaven ani zákonem, ani se jich nemůže zbavit sám tím, že by se jich vzdal, ani jako jednotlivec, ani jako příslušník kolektivu. Vedle této ústavní zásady platí, že zaměstnanec se nemůže předem vzdát svého práva. Zaměstnanec svým souhlasem v pracovní smlouvě by se předem vzdával svého práva na ochranu přepravovaných zpráv, tedy práva, které mu zaručuje Listina základních práv a svobod. V konkrétním případě jde o nárok, který nepřímo vyplývá i z pracovněprávního vztahu. Pokud by podobné dohody již byly sjednány, jsou neplatné.

Mezi osobní údaje, které podléhají ochraně, patří i e-mailové adresy zaměstnanců, které se objevují na internetových stránkách úřadů a podniků. Adresa elektronické pošty, ve které se vyskytuje celé jméno zaměstnance, je osobním údajem chráněným – mimo jiné– zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a nařízením Evropské unie GDPR. To je např. adresa josef.novak-zavináč-instituce.cz. Z této adresy je možné jednoznačně identifikovat jmenovaného jako zaměstnance konkrétního zaměstnavatele. Bez souhlasu tohoto zaměstnance nikdo nesmí e-mailovou adresu zveřejňovat. Ani když se jedná o firmu, která mu ji na své náklady poskytla.

Služební počítač a soukromé účely

Např. Listina základních práv a svobod stanoví, že nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem. Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením. Toto právo je povinen dodržovat a chránit nejen konkrétní subjekt (např. úřad, instituce, vyšetřovací orgán apod.) v „civilním“ životě občana, ale i zaměstnavatel, u něhož občan (zaměstnanec) podle jeho pokynů a v jeho prospěch pracuje v tzv. závislé činnosti (pracovní poměr nebo dohoda o práci konaná mimo pracovní poměr).

Z uvedených právních předpisů vyplývá jednoznačný závěr: zaměstnanec nemůže využívat služební počítač k soukromým účelům, jako je např. osobní emailová pošta, hraní počítačových her apod. Jednalo by se o nevyužívání pracovní doby a o zásah do ochrany majetkových práv zaměstnavatele. Naproti tomu je stanoven právní rámec pro možnost kontroly protiprávního jednání zaměstnance uvedený zejména v § 316 zák. práce. Jedině při dodržování tohoto ustanovení může zaměstnavatel zjistit, zda zaměstnanec porušuje pracovní povinnosti při práci s počítačem.

Soukromá elektronická pošta při home-office

Poněkud jiná je situace zaměstnance při práci s vlastním počítačem při home–office, tedy při práci z domova. Odpověď na otázku, zda v tomto případě porušuje zaměstnanec pracovní povinnosti když na svém vlastním počítači si vyřizuje soukromou korespondenci, je složitější. Podle § 317 písm. a) zák. práce se na zaměstnance, který pracuje v home-office, nevztahuje rozvržení pracovní doby. Zaměstnavatel není povinen mu určit začátek a konec směn ani rozvrhnout pracovní dobu do pětidenního pracovního týdne. Platí však pro něj limity maximální délky pracovní doby (stanovená týdenní pracovní doba).

Konkrétní dobu výkonu práce si určuje samotný zaměstnanec. Je tedy zřejmé, že si sám může určit i přestávky v práci. Pokud si bude vyřizovat soukromou elektronickou poštu v době těchto přestávek, nemůže se jednat o porušení pracovních povinností ani o zásah do majetkových práv zaměstnavatele. Velmi obtížná,téměř nerealizovatelná, by byla i pozice zaměstnavatele, pokud by měl zájem kontrolovat pracovní činnost nebo přestávky v práci zaměstnance. Při tomto postupu by se zaměstnavatel dostal do důkazní nouze. Nemohl by prokázat, že zaměstnanec vykonával soukromou činnost v pracovní době.

VYŘIZOVÁNÍ SOUKROMÝCH TELEFONŮ - Není málo případů, kdy zaměstnavatelé zřizují různá technická zařízení, která umožňují zjistit telefonní čísla, na která telefonuje zaměstnanec. Zaměstnavatel je přitom veden dobrou snahou, aby zaměstnanec vyřizováním soukromých záležitostí nezvyšoval náklady zaměstnavatele za telefonní služby a plně se věnoval zaměstnání. Při zjištění, že zaměstnanec telefonoval na soukromé číslo, předepisují pak telefonní poplatek zaměstnanci ve formě náhrady škody nebo i přímo srážejí ze mzdy.

I při řešení těchto problémů je nutno postupovat podle ústavních zásad a předpisů, které je rozpracovávají. Tajemství obsahu telefonních zpráv podléhá ochraně podle trestního zákona a je zaručeno Listinou základních práv a svobod. Znamená to, že nikdo, tedy ani zaměstnavatel, nemůže odposlouchávat telefonní hovory zaměstnance, i když by se jednalo o soukromé rozhovory nebo zařizování osobních záležitostí za pomoci telefonu na pracovišti a v pracovní době. Zaměstnavatel by mohl pouze zjistit označení telefonního čísla, na které se zaměstnanec dovolal. Ovšem z tohoto samotného údaje zaměstnavatel nemůže dovozovat, že se jednalo o soukromý telefonický rozhovor. Tato skutečnost je pak rozhodující pro možné uplatnění úhrady nákladů na použití firemního telefonu jako formu náhrady škody, kterou zaměstnanec způsobil zaměstnavateli.

Náklady za telefonické hovory

Podle zák.práce (§ 250 a násl.) zaměstnanec odpovídá zaměstnavateli za škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s tímto plněním. Škodou se rozumí i zmenšení majetku. Předpokladem vzniku odpovědnosti zaměstnance za škodu je, že ji způsobil porušením povinností z pracovního poměru. Odpovědnost zaměstnance za škodu vzniká jen tehdy, jestliže se dopustil nějakého protiprávního jednání nebo opomenutí.

Povinnosti vyplývají především z jeho pracovní smlouvy, ale nejsou to jen povinnosti, které byly v pracovní smlouvě výslovně dohodnuty. Zejména má povinnost plnit pracovní úkoly podle pokynů nadřízených a řádně hospodařit s prostředky svěřenými zaměstnancům. Jestliže např. zaměstnavatel vydal pokyn nebo příkaz (většinou v pracovních řádech), že zaměstnanec nemůže využívat firemní telefon k soukromým účelům, je zaměstnanec povinen tento pokyn respektovat. V opačném případě by se jednalo o protiprávní jednání a o porušení pracovní kázně, zejména v případech, kdy takové protiprávní jednání zaměstnance je četnější a intenzivnější.

V opakovaných a prokazatelných případech by s ním mohl zaměstnavatel skončit pracovní poměr výpovědí.

Tím by se ovšem nevyloučila možnost pro zaměstnavatele uplatňovat na zaměstnanci nárok na náhradu škody, která mu vznikla použitím firemního telefonu k soukromým účelům. Zaměstnavatel by však musel prokázat, že zaměstnanec porušil právní povinnost stanovenou mu např. v pracovním řádu, předpisu zaměstnavatele nebo v příkazu vedoucího a že ke škodě došlo v příčinné souvislosti mezi tímto protiprávním jednáním a vzniklou škodou.

Jen věrohodné důkazy

Závažnou okolností je věrohodné prokázání, že zaměstnanec telefonoval na určité telefonní číslo s úmyslem vyřídit si svou soukromou záležitost. Je pak otázkou dokazování, zda pouze ze samotného faktu, že se nejednalo „o služební“ telefonní číslo, je možné vyvodit závěr, že zaměstnanec si telefonicky vyřizoval své osobní záležitosti a že zaměstnavateli proto vznikla škoda v podobě zvýšených nákladů na telefonický provoz. Mohou totiž nastat situace, z nichž ani při prokázání „soukromého“ telefonního čísla nelze s jistotou tvrdit, že se jednalo o soukromý telefonický rozhovor. Např. mzdová účetní si ověřovala některé údaje vyplývající z její pracovní náplně na finančním úřadu, u daňového poradce nebo u poradenské firmy.

Je proto účelné záležitosti spojené s vyřizováním soukromých telefonátů řešit vhodnými firemními organizačními a technickými opatřeními, např. přidělením služebního mobilního telefonu, dohodou o formě úhrady nákladů, zřízením telefonních automatů apod.

SOUKROMÉ DOPISY V ZAMĚSTNÁNÍ - Trestní zákon chrání obsah přepravovaných zpráv po dobu jejich transportu. Např. v případě dopisu je to od okamžiku vhození do poštovní schránky nebo odevzdání na poště do okamžiku doručení. V okamžiku, kdy byl dopis doručen do podatelny firmy nebo jiného zaměstnavatele, ochrana končí. Oprávnění zaměstnavatele nebo jeho zástupce k otevření dopisu je závislé na textu adresy, komu byl dopis určen. Pokud byl dopis určen zaměstnanci – fyzické osobě, musí být v adrese na prvním místě uvedeno jméno tohoto zaměstnance a teprve na druhém místě název právnické osoby, firmy nebo zaměstnavatele, na jejíž adresu byla zásilka doručena.

Jeli na prvním místě adresy uvedena fyzická osoba, jako např. Josef Novák, zaměstnanec firmy x.y, je dopis dodáván J. Novákovi prostřednictvím firmy (zaměstnavatele). Takto označené zásilky se doručují do podatelny a zaměstnanci podatelny nebo jiného úseku firmy je nesmějí otevírat, ale pouze předat adresátovi.

Pokud je na prvním místě uveden název instituce a teprve pod ním jméno konkrétní osoby (např. Úřad x. y, k rukám p. Josefa Nováka), je písemnost určena této instituci a záleží na ní, kterému zaměstnanci ji přidělí k vyřízení. A to bez ohledu na to, že pod označením instituce je na adrese uvedeno jméno konkrétního zaměstnance, případně je uvedena poznámka „k rukám x.y“ nebo funkce v zaměstnání dotyčné osoby.

KAMERY NA PRACOVIŠTI mohou být významným důkazním prostředkem pro zaměstnavatele. S jejich pomocí může zaměstnavatel prokázat,zda zaměstnanec si vyřizuje soukromé záležitosti na pracovišti nebo jiným způsobem nevyužívá pracovní dobu (např. pobyt nebo vzdálení se z pracoviště, zdržování se na jiných místech, osobní mimopracovní schůzky apod.). Přitom musí však zaměstnavatel vzít v úvahu a dodržovat právní předpisy k používání kamer na pracovišti.

Možnost zavedení kamerového systému na pracovišti je nutno posuzovat podle Listiny základních práv a svobod, zák.práce i občanského zákoníku. Od 1. května 2004, tedy ode dne vstupu ČR do Evropské unie, jsou pro tyto účely vysvětlující i některá rozhodnutí Evropského soudního dvora.

Podle čl. 7 Listiny základních práv a svobod je zaručena nedotknutelnost osoby a jejího soukromí. To se týká i pobytu zaměstnance na pracovišti při výkonu povinností, které vyplývají z pracovněprávního vztahu.

Při posuzování možnosti umístění kamer na pracovištích je třeba vzít v úvahu zejména ustanovení zák.práce a zákona o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb. Podle zák.práce nesmí být jednání účastníků pracovněprávního vztahu v rozporu s dobrými mravy a zasahovat do ochrany osobnosti. Kamery by mohl zaměstnavatel použít, pokud by nedošlo k zásahu do ochrany soukromí zaměstnance a pokud by účelu, kterého tím sleduje (např. zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, dodržení technologického postupu, kontrola docházky na pracoviště apod.), nemohl dosáhnout jinak (např. evidencí pracovní doby, osobní kontrolou vedoucími zaměstnanci apod.).

Splnění uvedených podmínek ještě neopravňuje zaměstnavatele k zavedení kamerového systému. K takovému postupu dává zaměstnavateli oprávnění zák.práce v § 316 odst. 3, pokud bude mít zaměstnavatel závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze své činnosti, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů, tedy i kamerového systému. Musí však informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

O zásah do ochrany soukromí zaměstnance by se např. jednalo při instalaci kamer za účelem sledování zaměstnanců v kancelářích, na chodbách, sociálních zařízeních apod., kde by pro jejich zavedení neexistoval žádný důvod a oprávněný zájem zaměstnavatele, který by bylo nutno tímto způsobem chránit. V každém případě by zaměstnavatel musel upozornit zaměstnance, že na určitém místě byl instalován kamerový systém.

ZPŮSOB KONTROLY - Počítačové firmy vyvíjejí různé programy, které by měly zaměstnavatelům usnadnit jejich postup při monitorování zaměstnanců. Různé vyhledávací formy v softwerových programech automaticky zpracovávají obsah procházející sítí v organizaci a označují je prostřednictvím klíčových slov. Lze pak vyhledávat i formace a temata, která vedení zaměstnavatele zajímají. I při takovém postupu musí však zaměstnavatel dodržovat zákonné předpisy. Nemůže se v důsledku „přidělení „ služebního počítače zaměstnanci domnívat, že elektronická pošta je majetkem zaměstnavatele.

K tomu, aby zaměstnavatel mohl kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance musí nejen vymezit závažný důvod, který ho k tomu opravňuje, ale je rovněž povinen informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. ( § 316 odstavec 3 ZP). Musí tedy uvést např. jaké údaje budou kontrolovány a shromažďovány,kde a po jakou dobu budou uschovány, kdo k nim má přístup, kdo bude provádět kontrolu, jaká jsou bezpečnostní opatření k neoprávněným zásahům apod. Jinak by se jednalo o zásah do ochrany osobnosti zaměstnance.

Příklady z praxe

Jestliže nejsou splněny zákonné podmínky uvedené v § 316 odstavec 1 až 3 ZP, nesmí zaměstnavatel kontrolovat elektronickou poštu zaměstnance. Přesto se vyskytují zaměstnavatelé, kteří  povinnosti nedodržují.

Připomeňme si některé výklady, které nejsou v souladu s ochranou osobnosti zaměstnance a ani se ZP:

Soukromý e-mail může zaměstnavatel číst, je–li zřejmé, že se jedná o pracovní e-mail a lze –li tento závěr učinit na základě údajů uvedených v hlavičce tohoto e-mailu a je-li pravděpodobné, že by k jeho vyřízení došlo opožděně (např. nemoc zaměstnance) a zaměstnavatel by utrpěl újmu – jde o protizákonný postup zaměstnavatele.

Zaměstnavatel může nařídit v pracovním řádu, aby zaměstnanec pro případ své nepřítomnosti ustanovil někoho ze svých kolegů, který je oprávněn ke vstupu do jeho e-mailové schránky. Tato zmocněná osoba disponuje s novou příchozí poštou, může ji přeposlat, uložit, zpracovat – zaměstnanec se nemůže svého práva na ochranu tajemství dopravovaných zpráv vzdát, postup zaměstnavatele je v souladu se ZP, pokud  k tomu vymezil závažný důvod.

Zaměstnavatel zakázal zaměstnancům přijímat na přidělené e-mailové adrese od jiných osob elektronickou poštu, která má osobní (soukromý) charakter, i když adresy byly zveřejněny na webových stránkách firmy  - nesprávný postup, zaměstnavatel může pouze sledovat počet příchozích a odchozích e-mailů, včetně hlavičky, nemůže kontrolovat obsah (kromě důvodů uvedených v § 316 ZP)

JUDr. Ladislav Jouza

§ 316 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat. (2) Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

(3) Jestliže je u zaměstnavatele dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů podle odstavce 2, je zaměstnavatel povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

(4) Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem uvedeným v § 3. Nesmí vyžadovat informace zejména o

a) těhotenství,

b) rodinných a majetkových poměrech,

c) sexuální orientaci,

d) původu,

e) členství v odborové organizaci,

f)  členství v politických stranách nebo hnutích,

g) příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti,

h) trestněprávní bezúhonnosti;

to, s výjimkou písmen c), d), e), f) a g), neplatí, jestliže je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví tento zákon nebo zvláštní právní předpis. Tyto informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob.