Vyšší náhrady zaměstnanci
při práci na dálku

Práce na dálku (home office) patří mezi flexibilní formy zaměstnávání, která se podstatně rozšířila v době covidu. Současně se však projevila řada problémů, které s tím byly v personální praxi spojeny. To byl také jeden z důvodů, proč se podrobnější právní úprava tohoto pracovního zapojení objevila v novele zákoníku práce, která je účinná od 1. října 2023. K jakým podstatným změnám dochází od 1. ledna 2025 v této právní úpravě týkající se poskytování některých náhrad zaměstnanci?

Předpokladem pro práci na dálku je písemná dohoda

zaměstnance se zaměstnavatelem. Může být sjednána samostatně jako forma právního jednání nebo může být součástí pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Důležitý je údaj o rozvržení pracovní doby, zda si rozvrh provede zaměstnanec sám nebo zaměstnavatel. Možná je i kombinace v jednotlivých dnech, např. u pružné pracovní doby podle § 85 zákoníku práce (dále ZP). Závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat písemnou dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni. Tento závazek mohou zaměstnavatel nebo zaměstnanec rovněž písemně vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.

Rozvrh pracovní doby

Nové ustanovení § 317 ZP umožňuje na základě dohody se zaměstnavatelem, aby si zaměstnanec pracující na dálku rozvrhnul pracovní dobu sám. Na jeho pracovněprávní vztah se nebudou uplatňovat některá ustanovení ZP týkající se pracovní doby, osobních překážek v práci a odměňování. Délka denní směny však nesmí přesáhnout 12 hodin.

V případě, že si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám, neužijí se ustanovení ZP k oprávnění zaměstnavatele rozvrhovat pracovní dobu a tomu odpovídající povinnosti vypracovat písemný rozvrh, povinnosti zaměstnance být na začátku směny na svém pracovišti, úprava pružné pracovní doby či konta pracovní doby. I pro zaměstnance, který si pracovní dobu rozvrhuje sám, se však uplatní limity denního a týdenního nepřetržitého odpočinku a přestávek v práci na jídlo a oddech apod.

VYŠŠÍ ÚHRADA PRO ZAMĚSTNANCE - Povinnost hradit náklady, které vzniknou zaměstnanci při výkonu práce a budou v souvislosti např. se spotřebovanou energií apod. vznikne zaměstnavateli tehdy, jestliže se se zaměstnancem na tom dohodne. Jedná se např. o náklady jako je plyn, elektřina, pevná paliva, dodávka tepla (dálkové vytápění) a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody z vodovodů a vodáren a odvádění odpadních vod, odvoz odpadních vod a čištění jímek a odvoz komunálního odpadu. Úhradu stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí paušální částkou. S pomocí koeficientů se vypočítá paušální částka na dospělého v průměrné domácnosti při práci na hodinu a bude platit pro kalendářní rok. K úpravě paušálu by došlo, kdyby se výchozí hodnoty zvedly nebo klesly nejméně o 20 procent. Výsledný hodinový paušál od 1. ledna 2025 je podle vyhlášky MPSV 4,80 Kč (dříve 4,50 Kč).

Jaké koeficienty?

Na dodávku vody se podle podkladů počítá s 2,32 Kč, na odvoz odpadů 1,12 Kč, na kanalizaci 1,63 Kč, na elektřinu 16,92 Kč, na plyn 8,14 Kč, na tuhá paliva 2,07 Kč a na teplo 4,32 Kč. U stálé spotřeby, jako je teplo, se využívá koeficient 0,3. U spotřeby vody, elektřiny či odvádění odpadů je koeficient 0,4. Pokud by zaměstnanec pracoval na dálku pět dnů v měsíci vždy osm hodin, paušální částka by byla 180 Kč, a u desetidenní práce 370 Kč.

Zaměstnavatelé mohou však poskytovat i vyšší náhrady. To neplatí pro tzv. nepodnikatelské subjekty, jako např. stát, samosprávy, veřejné organizace či státní a veřejné školy.

Paušální částka se nezdaňuje. V případě, že by zaměstnavatel zahrnul tuto částku do mzdy, byla by to nevýhoda pro zaměstnance. Tato částka spolu se mzdou by se musela zdaňovat.

Náhrada za opotřebení nářadí a zařízení

Při práci na dálku se často zapomíná, že zaměstnanec může uplatňovat i náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce.

I když podle ustanovení § 190 ZP je poskytování této náhrady zahrnuto do části ZP upravující  cestovní náhrady, tedy do sedmé části ZP, lze ji uplatňovat i při práci na dálku. Jde v podstatě o právní úpravu, která zajišťuje zaměstnanci přenesení obecné zásady, podle které má zaměstnavatel nést náklady spojené s výkonem práce zaměstnance a vytvářet mu podmínky pro řádný výkon práce, a to i pro případy, kdy zaměstnavatel souhlasí s tím, že zaměstnanec bude používat k výkonu práce vlastní nářadí, zařízení a předměty.

Podmínkou je však, že zaměstnavatel se zaměstnancem podmínky pro poskytování náhrady sjedná nebo ji stanoví ve vnitřním předpise podle § 305 ZP. Za takových okolností je pak zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náhrady za jejich opotřebení. Vzhledem k tomu, že praxe prokázala, že se jedná o méně frekventované specifické případy, není vhodná ani obecná úprava formou prováděcího právního předpisu, a proto je stanoveno, že konkrétní úpravu musí vždy podle konkrétních podmínek sjednat nebo stanovit sám zaměstnavatel.

VYŠŠÍ NÁHRADY VE VNITŘNÍM PŘEDPISE - Od 1. ledna 2025 umožňuje ustanovení § 87a odst. 2 písm. d) ZP stanovit vyšší náhrady zaměstnancům při práci na dálku vyšší paušální částkou, než je 4,80 Kč za hodinu. Současně může vnitřní předpis stanovit i úhradu za opotřebení vlastního nářadí nebo pracovních prostředků zaměstnance, který pracuje na dálku. Vnitřní předpis může zaměstnavatel vydat podle § 305 ZP. a stanovit jeho účinnost nejen na zaměstnance pracující podle pracovní smlouvy, ale i na „dohodáře“, kteří vykonávají práci podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.

Zaměstnanci mohou práva v uvedená v předpise uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní nároky vyplývající ze ZP. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu. Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností, práva musí v něm být  stanovena před začátkem výkonu práce. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu , jeho změnou nebo zrušením nejpozději do 15 dnů.

Výhody pro dohodáře

S rozšířením práv zaměstnanců, kteří pracují na dálku, se zvýšil i jejich zájem o tuto formu pracovněprávního vztahu. Přispívá k tomu i možnost zaměstnavatelů navýšit v tomto předpise částky na náklady, které jim při práci vzniknou. Novela ZP č. 281/­2023 Sb., umožňuje zaměstnancům pracujícím podle dohod poskytování pracovního volna s náhradou mzdy (odměny) při důležitých osobních překážkách v práci.

Jedná se např. o překážku v práci při ošetření u lékaře, doprovodu rodinného příslušníka k lékaři na vyšetření, k svatbě, přestěhování a další důležité osobní překážky v práci uvedené v nařízení vlády č. 590/­2006 Sb.

Nové ustanovení § 77 odst. 3 ZP uvádí, že náhradu mzdy při těchto překážkách v práci může zaměstnavatel poskytnout, jestliže se na tom se zaměstnancem dohodne nebo stanoví ve vnitřním předpise. V této souvislosti nabývá na důležitosti a významu právě vnitřní předpis, v němž může zaměstnavatel tuto náhradu mzdy jednostranně stanovit.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 305 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Zaměstnavatel může vnitřním předpisem stanovit práva v pracovněprávních vztazích, z nichž je oprávněn zaměstnanec, výhodněji, než stanoví tento zákon. Zakazuje se, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnanci povinnosti nebo zkracoval jeho práva stanovená tímto zákonem. Odchýlí-li se zaměstnavatel od tohoto zákazu, nepřihlíží se k tomu.

(2) Vnitřní předpis musí být vydán písemně, nesmí být v rozporu s právními předpisy ani být vydán se zpětnou účinností, jinak je zcela nebo v dotčené části neplatný. Nejde-li o pracovní řád, vydá se vnitřní předpis zpravidla na dobu určitou, nejméně však na dobu 1 roku; vnitřní předpis týkající se odměňování může být vydán i na kratší dobu.

(3) Vnitřní předpis je závazný pro zaměstnavatele a pro všechny jeho zaměstnance. Nabývá účinnosti dnem, který je v něm stanoven, nejdříve však dnem, kdy byl u zaměstnavatele vyhlášen.

(4) Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s vydáním, změnou nebo zrušením vnitřního předpisu nejpozději do 15 dnů. Vnitřní předpis musí být všem zaměstnancům zaměstnavatele přístupný. Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis po dobu 10 let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

(5) Jestliže zaměstnanci vzniklo na základě vnitřního předpisu právo ze základního pracovněprávního vztahu uvedeného v § 3, zejména mzdové, platové nebo ostatní právo v pracovněprávních vztazích, nemá zrušení vnitřního předpisu vliv na trvání a uspokojení tohoto práva.

§ 87a zákona č. 262/2006 Sb.

(2) Při postupu podle odstavce 1 platí, že

a) se nepoužije úprava rozvržení pracovní doby, vyjma § 81 odst. 3 a § 83,

b) průměrná týdenní pracovní doba zaměstnance v pracovním poměru musí být naplněna ve vyrovnávacím období určeném zaměstnavatelem, nejdéle však v období a za podmínek uvedených v § 78...