Vznik pracovního poměru
povinnosti zaměstnavatele
Zaměstnavatel smí v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru nebo před uzavřením dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vyžadovat od fyzické osoby, která se u něho uchází o zaměstnání nebo od jiných osob jen ty údaje, které bezprostředně souvisejí s přijetím do zaměstnání.
Výběrové řízení, v němž se „hledá“ vhodný zaměstnanec, musí zaměstnavatel vést neutrálně a nesmí odrazovat fyzické osoby z hlediska pohlaví, rasy, víry, věku apod.
Výběr zaměstnanců se musí provádět tak, aby nedocházelo k diskriminaci zaměstnanců nebo k porušování zásady rovnosti, která se uplatňuje v pracovněprávních vztazích.
Je proto zakázán takový postup zaměstnavatelů při výběru zaměstnanců, v němž by zjišťovali další a jiné údaje, které nesouvisejí s pracovním uplatněním (např. informace o příbuzných, vyznamenáních, rodinný stav, počet dětí apod.).
Výjimka platí pouze pro případy, kdy vyžadování těchto údajů je odůvodněno podstatným a rozhodujícím požadavkem pro výkon zaměstnání, které má občan vykonávat a který je pro výkon tohoto zaměstnání nezbytný. Jestliže např. pro výkon zaměstnání, který je spojen s hmotnou zainteresovaností, a vyžadují se k němu určité bezúhonnostní předpoklady, je zřejmě správným požadavkem zaměstnavatele na výpis z rejstříku trestu zaměstnance.
U některých profesí, např. u pedagogických pracovníků, musí zaměstnavatel vyžadovat výpis z rejstříku trestů ve všech případech. Nelze však obecně tvrdit, že některé údaje musí zaměstnavatelé vyžadovat vždy. Záleží na charakteru a druhu práce.
Povinné výběrové řízení
u úředníků
Výběrové řízení zavedl zákon č. 312/2002 Sb. o úřednících územních samosprávných celků jako povinnost pro vymezený seznam funkcí. Jde o jmenování do funkce vedoucího úředníka a vedoucího úřadu a pro vznik pracovního poměru úředníka zařazeného v krajském úřadu, v Magistrátu hlavního města Prahy, v obecním úřadě obce s rozšířenou působností, v pověřeném obecním úřadě, v úřadu městského obvodu nebo městské části územně členěného statutárního města nebo městské části města Prahy, kterému je svěřen výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu. Výběrové řízení se neuskutečňuje u obsazování funkčních míst u obcí, které nemají rozšířenou působnost nebo nejsou pověřenými obcemi.
Obdobně jako u veřejné výzvy a ze stejných důvodů je vyhlášení výběrového řízení povinně veřejné. Účelem výběrového řízení je zajistit, aby schopnosti uchazečů byly objektivně posouzeny. K tomu slouží zejména zřízení výběrové komise, která je poradním orgánem osoby, která vykonává úkoly zaměstnavatele. Konečné rozhodnutí o výběru mezi uchazeči splňujícími stanovené předpoklady a požadavky přísluší osobě pověřené výkonem úkolů zaměstnavatele podle zvláštních zákonů (zákony č. 128/2000 Sb., č. 129/2000 Sb. a č. 131/2000 Sb., ve znění zákona č. 145/ 2000 Sb.) Tím je v případě vedoucího úřadu starosta nebo primátor, v případě vedoucích odborů rada ÚSC a v případě ostatních zaměstnanců vedoucí úřadu. Podrobná zákonná úprava postupu ve výběrovém řízení poskytuje jeho účastníkům záruky spravedlivého zacházení. Pokud by nepředcházelo vzniku pracovního poměru na funkce stanovené zákonem výběrové řízení, je tento pracovní poměr neplatný.
Výběrové řízení
u zaměstnanců ÚSC,
kteří nejsou úředníky, se provádí podle § 30 ZP. Pokud zaměstnavatel (např. obec, město, kraj) hodlá obsadit určité pracovní místo výběrovým řízením, je povinen zveřejnit podmínky výběrového řízení.
Dojde-li v důsledku nedodržení vyhlášených podmínek ze strany zaměstnavatele nebo fyzické osoby ke škodě na straně druhého zúčastněného subjektu, je ten, jehož zaviněným chováním ke škodě došlo, povinen tuto škodu nahradit, přičemž náhrada škody se řídí občanským zákoníkem.
Úspěch zaměstnance ve výběrovém řízení neznamená povinnost zaměstnavatele ho přijmout do služebního nebo pracovního poměru.
Informace o právech
a povinnostech zaměstnance
Před uzavřením pracovní smlouvy, nebo před jmenováním na pracovní místo, musí být fyzická osoba, která se uchází o konkrétní zaměstnání, zaměstnavatelem seznámena s právy a povinnostmi, které pro ni z tohoto právního úkonu vyplynou, a s pracovními podmínkami, podmínkami odměňování a specifickými povinnostmi, které z uzavřeného právního vztahu vyplývají ze zvláštních právních předpisů ve vztahu k vykonávané práci.
Písemnou informaci musí dát zaměstnavatel zaměstnanci i tehdy, nebyla-li pracovní smlouva vůbec sjednána, např. pracuje-li zaměstnanec jen podle ústního dojednání. Zaměstnavatel povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, ovšem jen v údajích, které se týkají dovolené, výpovědní doby, stanovení týdenní pracovní doby a jejího rozvržení. Tuto povinnost nemá při sjednání pracovního poměru na dobu kratší než jeden měsíc.
Zaměstnavatel musí zaměstnance seznámit s právy a povinnostmi, které by pro něj vyplývaly z pracovní smlouvy, s pracovními a mzdovými podmínkami. Rovněž by měl budoucího zaměstnance seznámit s obsahem pracovního řádu, případně vnitřním předpisem nebo kolektivní smlouvou a dalšími vnitrofiremními opatřeními.
Informace musí být poskytovány nebo předány v listinné nebo elektronické podobě. Zaměstnavatel si uschová doklad o jejich předání a doručení.
ZP má tyto povinnosti zaměstnavatele upraveny v § 37. Je povinen písemně informovat o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru, jestliže je pracovní smlouva neobsahuje. Tyto informace musí poskytnout nejpozději do 7 dní od vzniku pracovního poměru.
Informace musí obsahovat
např. jméno zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, bližší označení druhu a místa výkonu práce, údaj o dovolené a o způsobu určování její délky.
Podle § 37 odst. 1 ZP musí být zaměstnanec na začátku pracovněprávního vztahu zaměstnavatelem dále písemně informován o taxativně vypočtených skutečnostech. Do tohoto ustanovení se doplnil údaj o době trvání a podmínkách zkušební doby, údaj o postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru. Musí být uveden i údaj o poskytovaném odborném rozvoji zaměstnance, o stanovené týdenní pracovní době, o předpokládaném týdenním rozsahu pracovní doby při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení.
Rovněž musí být zaměstnanec informován o rozsahu práce přesčas, o rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a době poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo a o účasti na nemocenském a důchodovém pojištění.
Změny informací
V případě, že by došlo ke změnám uvedených údajů, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat bezodkladně, nejpozději však v den, kdy změna nabývá účinnosti. Tato povinnost se nevztahuje na změny právních předpisů a kolektivních smluv.
Nová je povinnost informovat o době trvání a podmínkách zkušební doby, o výpovědních dobách a postupu při neplatném rozvázání pracovního poměru.
Informace v elektronické podobě musí být zaměstnanci přístupná, aby měl možnost si ji uložit nebo vytisknout. Zaměstnavatel je povinen uschovat si doklad o předání informace zaměstnanci.
Zaměstnavatel informační povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Sedmidenní lhůta k informování běží od vzniku pracovního poměru.
Podle znění § 276 odstavec 1 ZP působí-i u zaměstnavatele více zástupců zaměstnanců, je zaměstnavatel povinen plnit stanovené povinnosti vůči všem, těmto zástupcům, pokud se zástupci nedohodnou mezi sebou a zaměstnavatelem o jiném způsobu součinnosti. Informování zaměstnanců a projednání s nimi se tak uskutečňuje na partnerské úrovni odpovídající předmětu jednání s ohledem na oprávnění a působnost zástupců zaměstnanců a úroveň řízení.
Vstupní lékařská prohlídka
ZP v § 32 uvádí, že v případech stanovených zvláštním právním předpisem je zaměstnavatel povinen zajistit, aby se fyzická osoba před vznikem pracovního poměru podrobila vstupní lékařské prohlídce. Zvláštním právním předpisem je zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách. Podrobnosti jsou upraveny v § 59 tohoto zákona, se změnami od 1. června 2025 v souvislosti s novelou ZP č. 120/2025 Sb.
Vstupní lékařská prohlídka je povinná, jestliže osoba ucházející se o zaměstnání je zařazena k práci, která je v kategorii druhé, druhé rizikové, třetí nebo čtvrté podle zákona o ochraně veřejného zdraví (zákon č. 258/2000 Sb.)
Rovněž je prohlídka povinná, jestliže součástí této práce je činnost, pro jejíž výkon jsou podmínky zdravotní způsobilosti stanoveny prováděcím právním předpisem. Zaměstnavatel může však vyžadovat vstupní prohlídku, má-li o pochybnosti o zdravotním stavu uchazeče k práci, která sice není rizikovou, ale zaměstnanec ji má vykonávat podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Vstupní lékařskou prohlídku musí zaměstnavatel vyžadovat vždy u mladistvého zaměstnance před vznikem pracovního poměru a před převedením na jinou práci.
V žádném případě není možné považovat za neplatnou pracovní smlouvu, jestliže nebyla vykonána vstupní lékařská prohlídka. Přesto se tyto negativní tendence v personální praxi projevují. Jedná se „jen“ o porušení právní povinnosti ze strany zaměstnavatele, který nemá lékařsky ověřeno, zda je zaměstnanec schopen vykonávat zvolenou práci.
Osobní spis zaměstnance
Před vznikem pracovního poměru by měl zaměstnavatel zavést osobní spis zaměstnance. Nejde sice o povinnost, ale jeho zřízení usnadní zaměstnavateli administrativní povinnosti.
ZP poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odst. 1 ZP). Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list – § 313 ZP), posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance – § 314 ZP), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr).
Důležitou součástí osobního spisu jsou dohody o zvýšení nebo prohloubení kvalifikace (§ 234 ZP), o odpovědnosti (§ 252 ZP), o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů (§ 235 ZP), o srážkách ze mzdy nebo platu (§ 327 a 147 odst. 2 ZP), o zákazu konkurenčního jednání zaměstnance (§ 310 ZP), souhlas zaměstnavatele s výdělečnou činností zaměstnance u jiného zaměstnavatele (§ 303 odst. 4 a § 304 odst. 1 ZP).
Dále jsou to potvrzení zaměstnance, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 36 odst. 5 ZP). Nestačí však, aby zaměstnanec při nástupu do zaměstnání „podepsal“ prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, které musí při práci dodržovat. Zaměstnavatel má povinnost seznamovat zaměstnance s těmito předpisy v průběhu celého pracovního poměru, proškolovat je a jejich znalost vyžadovat (§ 103 odst. 2 ZP).
Protože je povinná vstupní lékařská prohlídka, je nutné, aby osobní spis obsahoval i údaj o jejím absolvování (§ 32 ZP). Zaměstnavatel uskutečněním vstupní prohlídky reaguje na povinnost, kterou mu stanoví § 103 odst. 1 písm. a) ZP. Podle tohoto ustanovení nesmí připustit k výkonu práce zaměstnance, jestliže by náročnost pracovní činnosti neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti. Schopnost zaměstnance si může ověřit jen vstupní lékařskou prohlídkou.
S některými vedoucími zaměstnanci může být sjednána odvolatelnost (§ 73 odst. 2 ZP). Sjednaná dohoda o této možnosti by měla být rovněž součástí osobního spisu. Mezi doklady zůstávající v osobním spise však rozhodně nepatří osobní dotazník, žádost o zasílání výplaty na účet, případně i doklady o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů).
Jak dlouho vést osobní spis
ZP nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).
Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.
Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci, jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod. Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.
Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky. Právo se promlčí tehdy, jestliže nebylo vykonáno v době, kterou stanoví NOZ. Obecná promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. Peněžité nároky (např. mzda za přesčasy, za noční práci, odměny apod.) se promlčují za tři roky. Znamená to, že je může sice zaměstnanec uplatňovat, např. u soudu, ale k promlčecí námitce, kterou může uplatnit zaměstnavatel, soud přihlédne a právo v důsledku promlčení nepřizná. Kratší promlčecí lhůta je u náhrady škody.
Právo na náhradu škody se promlčí za dva roky ode dne, kdy se poškozený dozví o škodě a o tom, kdo za ni odpovídá. Bude-li např. zaměstnanec uplatňovat nárok na některé druhy náhrady škody, která mu vznikla v souvislosti s prací (např. škoda na vozidle při pracovní cestě), až po 2 letech, nemusí s nárokem uspět.
JUDr. Ladislav Jouza
