Zaměstnávání

povinnosti a postupy

Musí se zaměstnavatel odhlásit u zdravotní pojišťovny v situaci, kdy již u ní nemá žádného zaměstnance? Má zahraniční zaměstnanec právo na výběr české zdravotní pojišťovny? Jak se odlišuje přihlášení zaměstnance u pracovní smlouvy a u dohody? Platí pro zaměstnavatele ve zdravotním pojištění nějaká povinnost v případě pracovního úrazu zaměstnance?

Zaměstnavatelé představují ve zdravotním pojištění rozhodující skupinu plátců pojistného. Mělo by být zájmem jak zaměstnavatelů, tak i zdravotních pojišťoven, aby byly možnosti výskytu chyb a nedostatků minimalizovány. Pokud zaměstnavatelé řádně plní svoje povinnosti, pak se platbami pojistného získává podstatná část zdrojů systému veřejného zdravotního pojištění a současně nevzniká důvod k uplatňování sankčního postihu ze strany zdravotní pojišťovny, a to ať už ve formě zjištění dlužného pojistného, vyměření penále či uložení pokuty.

U zaměstnavatele je rozhodným obdobím pro placení pojistného kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem je dosažený (zaměstnavatelem zúčtovaný) hrubý příjem zaměstnance ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p.

Pokud se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu 17 300 Kč, musí zaměstnavatel při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc odvést za daný měsíc pojistné nejméně ve výši 2 336 Kč (0,135 x 17 300).

Naopak, je-li zaměstnanec vyjmenován mezi osobami, pro které neplatí minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.), odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu bez povinnosti dopočtu do zákonného minima. Musí však mít k dispozici doklad, který jej k tomuto postupu opravňuje, a tento doklad předkládá i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Zahájení činnosti zaměstnavatele

Při zahájení své činnosti sděluje zaměstnavatel každé zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce bude zaměstnávat, důležité identifikační údaje. Především obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, identifikační číslo organizace a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného. Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, doplňuje též jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště. Pro tento účel vyplňuje zaměstnavatel formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“ a současně přikládá doklad o právní formě podnikání (výpis z obchodního rejstříku, živnostenský list aj).

V praxi nastávají situace, kdy zaměstnavatel odhlásí posledního zaměstnance u dané zdravotní pojišťovny. Za této situace má dvě možnosti. Buď se může jako zaměstnavatel u zdravotní pojišťovny odhlásit (což může být pro zdravotní pojišťovnu důvodem pro provedení kontroly), anebo může být nadále veden u zdravotní pojišťovny jako zaměstnavatel bez zaměstnanců.

Oznamování změn

Zaměstnavatelé opomíjejí povinnost oznámit v zákonné osmidenní lhůtě zdravotní pojišťovně, které odvádějí pojistné, změnu výše uvedených údajů. Tyto informace jsou důležité zejména z důvodu bezproblémové komunikace mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou a rovněž neoznámení příslušné změny je pod sankcí. Nezbytností je taktéž vedení průkazné evidence o zúčtovaném hrubém příjmu – vyměřovacím základu – zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny (rekapitulace výplatních listin, mzdové listy) a o uskutečněných platbách pojistného. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je zaměstnavatel – hromadný plátce povinen výše uvedené skutečnosti doložit.

Pro placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem

je důležité, zda se osoba považuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance. Osoba je ve zdravotním pojištění zaměstnancem tehdy, pokud jí plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti zdaňované podle § 6 ZDP. Zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění vzniká, pokud osoba jako zaměstnanec vykonává pro zaměstnavatele činnost a je-li jí za výkon této činnosti zúčtován příjem zdaňovaný podle § 6 ZDP. Výjimky, tedy osoby nepovažované ve zdravotním pojištění za zaměstnance, jsou taxativním výčtem vyjmenovány v ustanovení § 5 písm. a) v bodech 1. – 7. zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p.

Pokud osoba není z pohledu zdravotního pojištění považována za zaměstnance, pak zaměstnavatel povinnosti ve zdravotním pojištění neplní. Touto výjimkou jsou například příjmy osoby u dohody o pracovní činnosti nižší než 4 000 Kč nebo u dohody o provedení práce nepřevyšující 10 000 Kč. 

Zaměstnancem českého zaměstnavatele (a zároveň účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění, například s právem volby zdravotní pojišťovny) je při splnění zákonných podmínek také:

•    osoba ze státu EU, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo také ze Spojeného království, primárně postupující podle koordinačních nařízení EU č. 883/2004 a 987/2009,

•    cizinec z tzv. třetí země, tedy mimo státy uvedené v předcházející odrážce.

Pojistné je za daný kalendářní měsíc splatné nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den. Pojistné lze zaplatit bezhotovostně nebo v hotovosti na pokladně zdravotní pojišťovny. Dnem úhrady je připsání platby na příslušný příjmový účet zdravotní pojišťovny anebo platba v hotovosti.

Správný způsob přihlašování a odhlašování zaměstnanců

včetně nutnosti dodržet zákonnou osmidenní lhůtu pro plnění oznamovací povinnosti představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění. Není-li zaměstnavatel při plnění svých povinností důsledný, může mu zdravotní pojišťovna uložit za porušení zákona pokutu až 200 000 Kč. Nepřihlášením zaměstnané osoby, anebo neoznámením skutečnosti, že za zaměstnance platí pojistné stát (je-li zaměstnavateli tato skutečnost známa a zaměstnancem doložena), přichází zdravotní pojišťovna o pravidelnou měsíční platbu pojistného od státu, což je aktuálně částka 1 900 Kč za každou takovou osobu. A pokud zaměstnavatel osobu jako zaměstnance nepřihlásí vůbec, může způsobit zbytečný problém i samotnému zaměstnanci, který tak nemusí mít ve zdravotním pojištění řešen svůj pojistný vztah, což zdravotní pojišťovna časem v rámci výkonu své kontrolní činnosti snadno zjistí.

Ke splnění oznamovací povinnosti používají zaměstnavatelé formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ včetně Poučení, ve kterém jsou blíže rozvedeny funkce jednotlivých písmenných kódů.

Přihlášení zaměstnance u pracovní smlouvy a u dohod

Může nastat situace, kdy datum sjednání pracovní smlouvy není totožné se dnem skutečného zahájení (nástupu do) práce.

Příklad 1

Pracovní smlouva byla uzavřena s platností od 1. 5. 2023 (pondělí), kdy je tento den uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, přičemž zaměstnanec fakticky začal pracovat až dne 2. května (úterý).

V tomto případě přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni uvedenému v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, to znamená, že použije kód „P“ s datem 1. 5. 2023. Pro účely zdravotního pojištění vychází tento postup z aplikace ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce. U dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána.

Měsíční podávání „Přehledu“

Nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce je zaměstnavatel povinen předložit všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento formulář obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Pokud zaměstnavatel tuto svoji zákonnou povinnost (i přes výzvu zdravotní pojišťovny) nesplní, může mu příslušná zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného. V této souvislosti si musí zaměstnavatel uvědomit, že stanovením pravděpodobné výše pojistného není dotčena jednak jeho povinnost předložit Přehled, jednak možnost zdravotní pojišťovny uložit za toto porušení zákona pokutu až 50 000 Kč. Na základě stanovené pravděpodobné výše pojistného je zaměstnavatel taktéž povinen platit penále.

Oznamování pracovních úrazů

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce.

Při ukončení činnosti zaměstnavatele nastávají ve zdravotním pojištění povinnosti

jak zaměstnavateli, tak i končícím zaměstnancům. Zaměstnavatel musí především řádně ukončit placení pojistného za zaměstnance a splnit oznamovací povinnost, tedy odhlásit zaměstnance ke dni skončení zaměstnání. Pro bývalé zaměstnance nastupuje nutnost řešení jejich pojistného vztahu, a to od kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém budou alespoň po část měsíce zaměstnáni s odvodem pojistného zaměstnavatelem. Placení pojistného podle zákona musí v tomto posledním měsíci zabezpečit zaměstnavatel, pro zaměstnance v této souvislosti žádné další povinnosti nevyplývají.

V souvislosti s ukončením činnosti se na zaměstnavatele vztahují především tyto povinnosti:

•    oznámit do osmi dnů zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo její vstup do likvidace (pro tento účel slouží políčko odhlášení na formuláři „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“),

•    i za poslední měsíc, ve kterém ještě byli zaměstnáni zaměstnanci, podat zdravotní pojišťovně.

Přehled a odvést pojistné podle zákona. Zaměstnavatel odvádí pojistné za zaměstnance naposledy za kalendářní měsíc, ve kterém zaměstnával alespoň jednoho zaměstnance, jehož příjem výší nebo charakterem zakládal účast na zdravotním pojištění.

Oznamování těchto skutečností je důležité zejména proto, aby mohla zdravotní pojišťovna provést u zaměstnavatele závěrečnou kontrolu a následně pak plátce ve své evidenci administrativně ukončit.

V případě vyměření penále může zaměstnavatel požádat o prominutí

uplatněného sankčního postihu cestou odstranění tvrdosti. Rozhodnutí o žádosti zaměstnavatele o prominutí vyměřeného penále do výše 30 000 Kč je v kompetenci zdravotní pojišťovny. Rozhodčí orgán příslušné zdravotní pojišťovny pak rozhoduje o všech žádostech o odstranění tvrdosti u částek penále převyšujících 30 000 Kč. O prominutí vyměřeného penále je zapotřebí požádat do 15 dnů ode dne doručení platebního výměru.

Jestliže se objevily nové skutečnosti, které žadatel bez vlastního zavinění nemohl uplatnit do doby nabytí právní moci tohoto rozhodnutí, může být žádost podána do tří let od právní moci rozhodnutí.

Je-li penále vyměřeno výkazem nedoplatků, je nutné podat žádost o jeho prominutí do osmi dnů ode dne jeho doručení. Je-li penále vyměřeno formou vyúčtování pohledávek a plateb, pak v tomto případě lhůta pro podání žádosti o jeho prominutí stanovena není.

RADA!

Prohraje-li zaměstnavatel se zaměstnancem pracovněprávní spor ve věci jeho žaloby na neplatné rozvázání pracovního poměru, musí postupovat následovně.

Dodatečně přihlásí zaměstnance

Zaměstnavatel musí zabezpečit kontinuitu (pokračování) zaměstnání, proto je povinen zaměstnance na období neplatné výpovědi dodatečně se zpětnou platností přihlásit. Pokud byl zaměstnanec odhlášen u zdravotní pojišťovny například k datu 31. 3. 2020, musí jej zaměstnavatel zpětně přihlásit u zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele kódem „P“ k datu 1. 4. 2020 (do osmi dnů ode dne, kdy se o nastalé skutečnosti dozvěděl).

Odvede pojistné z přiznané náhrady mzdy

Náhrada mzdy, zúčtovaná v souvislosti s neplatným rozvázáním pracovního poměru je příjmem zaměstnance ze závislé činnosti zdaňovaným podle § 6 ZDP, a tudíž podléhá odvodu pojistného na zdravotní pojištění.

Provede (mimo zákonných výjimek) doplatek pojistného do zákonného minima

Pokud by se na zaměstnavatele jako plátce pojistného vztahovala za celé období neplatné výpovědi, nebo za jeho část, povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, musel by zaměstnavatel provést úhradu minimální částky pojistného za každý kalendářní měsíc tohoto období – podle výše minimální mzdy v daném kalendářním měsíci. Jelikož se jedná o překážku v práci na straně zaměstnavatele, platí celou částku pojistného zaměstnavatel. Doporučuje se provést úhradu dlužného pojistného co nejdříve, neboť dnem úhrady dluhu v plné výši přestává běžet penále. Z částky pojistného uhrazeného v minimální výši za uvedené měsíce (tedy de facto opožděně) se odvíjí i penále, o jehož prominutí může zaměstnavatel požádat prostřednictvím institutu odstranění tvrdosti.

To znamená, že kromě odvodu pojistného ze zúčtované náhrady mzdy tak musí zaměstnavatel (mimo výjimek vycházejících z ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.) zajistit dodržení minimálního vyměřovacího základu za období neplatné výpovědi, tedy v těch měsících, na které zaměstnance dodatečně se zpětnou platností přihlašuje.

Podá opravné Přehledy

Protože zpětně dochází ke změně v počtu zaměstnanců a zpravidla i ve výši vyměřovacího základu a v částce pojistného, podává zaměstnavatel za každý kalendářní měsíc, ve kterém ke změně dochází, opravný Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele, neboť zdravotní pojišťovna potřebuje pro svoji činnost relevantní informace.

Ing. Antonín Daněk