Zaměstnavatelé a používání kódů „M“ a „U“ ve zdravotním pojištění

Které skutečnosti, rozhodné pro povinnost státu platit pojistné, oznamují zaměstnavatelé od 1. 1. 2026 zdravotní pojišťovně? Mohou být u jednoho dítěte oba rodiče na rodičovské dovolené? V čem spočívá ve zdravotním pojištění odlišnost rodičovské dovolené a pobírání rodičovského příspěvku? Kdo oznamuje zdravotní pojišťovně informace o pobírání rodičovského příspěvku?

U zaměstnavatele jsou ve zdravotním pojištění nejčastěji používanými kódy „P“ a „O“, kterými zaměstnavatel primárně oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání a ukončení zaměstnání. Další funkcí těchto kódů je jejich použití při oznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem. Nicméně velkou frekvenci mají i kódy „M“ a „U“, jejichž prostřednictvím se oznamují skutečnosti související s narozením dítěte a následnou péčí o ně. A právě používání těchto dvou kódů si v dalším textu blíže rozebereme jednak v důsledku změny přijaté k 1. 1. 2026, jednak na základě poznatků a zkušeností z praxe.

Je pravdou, že po změnách provedených k 1. 1. 2026 v zákoně č. 48/1997 Sb. používají zaměstnavatelé pro oznámení „státní kategorie“ pouze tyto dva kódy. Informace o zbývajících kategoriích osob, za které je plátcem pojistného stát, obdrží zdravotní pojišťovny od úřadů, institucí, škol a dle nové formulace § 10 odst. 5 cit zákona od pojištěnců.

Funkce obou kódů a sankce zdravotní pojišťovny

Kódem „M“ oznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně nástup zaměstnankyně na mateřskou dovolenou nebo osoby na rodičovskou dovolenou a dále začátek nepřítomnosti v práci, po kterou se osobě poskytuje peněžitá pomoc v mateřství podle předpisů o nemocenském pojištění. Návazně se pak kód „U“ používá při ukončení mateřské nebo rodičovské dovolené, případně při ukončení nepřítomnosti v práci, po kterou se osobě poskytuje peněžitá pomoc v mateřství podle předpisů o nemocenském pojištění.

Do konce roku 2025 sloužily kódy „M“ a „U“ také k oznámení počátku a ukončení pobírání rodičovského příspěvku. Od 1. 1. 2026 již není povinností zaměstnavatele ani zaměstnance (pojištěnce) oznamovat zdravotní pojišťovně tuto „státní kategorii“, potřebné informace obdrží zdravotní pojišťovna od úřadu práce.

Použití těchto kódů je velmi důležité, neboť se jimi sděluje počátek a konec povinnosti státu platit pojistné za ženy na mateřské a osoby na rodičovské dovolené. Za každou takovou osobu jako „státního pojištěnce“ obdrží zdravotní pojišťovna v roce 2026 měsíčně částku pojistného 2 188 Kč. Jestliže však zdravotní pojišťovna tuto informaci od zaměstnavatele nemá, pak nemůže mít u dotyčné osoby tuto „státní kategorii“ zaznamenánu ve svém informačním systému a platbu od státu nemůže (zpětně) nárokovat, čímž jí vzniká reálná finanční újma. Tuto ztrátu si pak může (třeba částečně) kompenzovat tím způsobem, že uloží provinilci, tedy zaměstnavateli, pokutu za postup v rozporu s právní úpravou zdravotního pojištění.

Zaměstnavatel oznamuje zdravotní pojišťovně povinnost státu platit pojistné tehdy, je-li mu zaměstnancem tato skutečnost sdělena a doložena příslušným dokladem. Za porušení oznamovací povinnosti uvedené v § 10 odst. 1 písm. c) z. č. 48/1997 Sb. může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až 200 000 Kč. Poruší-li povinnost deklarovanou v § 10 odst. 5 téhož zákona pojištěnec, může uložená pokuta činit až 10 000 Kč.

„STÁTNÍ KATEGORIE“ PŘI PÉČI O DÍTĚ – Poprvé používá zaměstnavatel kód „M“ standardně tehdy, když žena nastupuje na mateřskou dovolenou. Ukončení mateřské dovolené oznamuje kódem „U“.

Jestliže na skončení mateřské dovolené (pobírání peněžité pomoci v mateřství) bezprostředně navazuje výplata rodičovského příspěvku nebo rodičovská dovolená, pak se jedná o situaci, kdy na sebe bez přerušení navazují „státní kategorie“. Osoba na rodičovské dovolené a příjemce rodičovského příspěvku jsou ve zdravotním pojištění kategoriemi, za které je plátcem pojistného stát.

Na rodičovské dovolené může být osoba do tří let věku dítěte. Rodičovský příspěvek lze čerpat až do čtyř let věku dítěte, u dětí narozených od 1. 1. 2024 do tří let věku dítěte. Kdyby došlo k situaci, že by osoba vyčerpala nárok na rodičovský příspěvek rychleji, třeba již za dva roky, pak by zaměstnavatel použil kód „O“ ke dni dovršení tří let věku dítěte, kdy končí i rodičovská dovolená, je-li o ni v takovém rozsahu žádáno. Kód „O“ (ukončení rodičovské dovolené) použije zaměstnavatel i tehdy, když období pobírání rodičovského příspěvku trvá déle než rodičovská dovolená.

V případě, že žena ukončí mateřskou dovolenou nebo osoba rodičovskou dovolenou a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U“ ukončení povinnosti státu platit pojistné. V této situaci se kód „P“ při opětovném nástupu do práce znovu nepoužívá, neboť osoba byla tímto kódem již dříve přihlášena a pracovněprávní vztah trvá.

Rodičovská dovolená

Zákoník práce hovoří v ustanovení § 196 o tom, že k prohloubení péče o dítě je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci na jeho písemnou žádost rodičovskou dovolenou. Rodičovská dovolená přísluší matce dítěte po skončení mateřské dovolené a otci od narození dítěte, a to v rozsahu, o jaký požádají, ne však déle než do doby, kdy dítě dosáhne věku tří let. Rodičovskou dovolenou mohou podle § 198 odst. 1 zákoníku práce čerpat zaměstnankyně a zaměstnanec současně. To také znamená, že u jednoho dítěte mohou být oba rodiče současně na rodičovské dovolené, tedy u zdravotní pojišťovny ve „státní kategorii“.

S účinností od 1. 4. 2012 platí, že na rodičovské dovolené může být i muž.

Podmínky nároku na rodičovský příspěvek

upravuje zákon o státní sociální podpoře č. 117/1995 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Při péči o totéž dítě náleží rodičovský příspěvek jen jednomu, a to rodiči určenému na základě dohody o předání dítěte do péče. Rodičovský příspěvek rodiči nenáleží, jestliže v rodině druhý z rodičů má nárok po celý kalendářní měsíc na peněžitou pomoc v mateřství nebo peněžitou pomoc poskytovanou podle předpisů o nemocenském pojištění, a to v době ode dne narození dítěte. V případě péče o potomka oběma rodiči současně jim náleží pouze jedna peněžitá dávka. O rodičovský příspěvek jako dávku státní sociální podpory se žádá na příslušné Krajské pobočce Úřadu práce České republiky.

SNÍŽENÍ MINIMÁLNÍHO VYMĚŘOVACÍHO ZÁKLADU – Z hlediska placení pojistného zaměstnavatelem patří mateřská, otcovská a rodičovská dovolená mezi důležité osobní překážky v práci na straně zaměstnance podle § 191 zákoníku práce. Tyto skutečnosti snižují podle § 3 odst. 9 písm. b) z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, minimální vyměřovací základ zaměstnance na poměrnou část, trvají-li po část kalendářního měsíce. Pokud trvají po celý kalendářní měsíc, je u pracovní smlouvy vyměřovacím základem zaměstnance 0 Kč neboli za takový měsíc se pojistné neodvede (není-li do takového měsíce například zúčtována odměna). Podmínky nároku na peněžitou pomoc v mateřství upravuje zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších přepisů.

V následujícím textu si v přímé vazbě na výše uvedené rozebereme postupy zaměstnavatele ve zdravotním pojištění na základě konkrétních dotazů z praxe.

Příklad 1

Zaměstnankyně je nemocná od 1. dne kalendářního měsíce a 22. dne nastoupí na mateřskou dovolenou. Jaký bude její vyměřovací základ pro odvod pojistného za tento měsíc?

Vyměřovací základ bude nulový, zaměstnavatel neodvede za tuto zaměstnankyni za příslušný kalendářní měsíc žádné pojistné. Obě skutečnosti, tedy jak nemoc, tak registrace v kategorii osob, za které hradí pojistné stát, snižují minimální vyměřovací základ zaměstnankyně na poměrnou část dle ustanovení § 3 odst. 9 písm. b) a c) z. č. 592/1992 Sb., a jelikož trvají nepřetržitě celý kalendářní měsíc, není důvod k odvodu pojistného. Zaměstnavatel nesmí opomenout oznámit zdravotní pojišťovně zaměstnankyně kódem „M“ počátek nároku na platbu pojistného státem ke dni nástupu na mateřskou dovolenou.

Příklad 2

Ženě skončí rodičovská dovolená dovršením tří let věku dítěte. Zaměstnankyně se dohodne se zaměstnavatelem, že jí poskytne neplacené volno a žena zůstane doma s dítětem až do čtyř let jeho věku s tím, že po celou dobu bude čerpat rodičovský příspěvek.

Kód „O“ se použije ke dni skončení rodičovské dovolené. Jedná se o situaci, kdy pokračuje dál jiná „státní kategorie“, takže zaměstnavatel v této fázi nevystavuje zaměstnankyni písemné potvrzení. Ani po dobu pobírání rodičovského příspěvku (zaměstnavatel má od zaměstnankyně doklad z úřadu práce) nebude zaměstnavatel z titulu neplaceného volna odvádět pojistné, jelikož pro zaměstnankyni neplatí minimální vyměřovací základ.

Příklad 3

Žena je v současnosti na rodičovské dovolené, ale do práce se vrátit nechce kvůli dítěti. Bylo sjednáno, že pracovní poměr bude ukončen dohodou ke dni, kdy ženě končí rodičovská dovolená, rodičovský příspěvek nepobírá. Do práce tedy vůbec nenastoupí. Nicméně její bývalý vedoucí jí chce – vzhledem k její předchozí velmi kvalitní práci, kterou ve společnosti před nástupem mateřské dovolené odvedla – vyplatit mimořádnou odměnu. Jakým způsobem lze tento záměr provést včetně postupu vůči zdravotní pojišťovně?

Z pohledu zdravotního pojištění je zapotřebí postupovat ze strany zaměstnavatele následovně:

1)  Ke dni ukončení pracovního poměru se použijí současně kódy „O“ a „U“.

2)  Mimořádná odměna podléhá povinnosti odvodu pojistného v souladu se zákonem, i když bude zúčtována ještě do měsíce, ve kterém trvá pracovní poměr, nebo do měsíce, ve kterém již pracovní poměr trvat nebude (viz také § 3 odst. 3 z. č. 592/1992 Sb.).

3)  Kdyby byla odměna zúčtována do měsíce, ve kterém již žena nebude zaměstnankyní, pak se na Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele za tento měsíc připočte vyměřovací základ z titulu výše odměny včetně příslušné částky pojistného, žena však již do celkového počtu zaměstnanců započítána nebude.

Příklad 4

Se zaměstnankyní na rodičovské dovolené byla navíc sjednána dohoda o pracovní činnosti. Na zdravotní pojišťovně se nechá označení „M“ až do skončení rodičovské, evidované na hlavním pracovním poměru?

Zaměstnankyně byla přihlášena kódem „M“ ke dni nástupu na mateřskou (případně na rodičovskou) dovolenou. Kód „M“ se při sjednání dohody o pracovní činnosti znovu nepoužije, následně bude podle situace použit kód „U“.

Příklad 5

Dne 12. 1. 2026 nastoupila zaměstnankyně, která pobírá rodičovský příspěvek, na dohodu o pracovní činnosti sjednanou do 31. 3. 2026. Zaměstnavatel ji přihlásil na zdravotní pojišťovnu pouze kódem „P“. Při odhlášení k 31. 3. byl použit kód „O“. Následně nastoupí do pracovního poměru dne 1. 5. 2026, stále je příjemcem rodičovského příspěvku.

Zaměstnavatel neoznamuje zdravotní pojišťovně pobírání rodičovského příspěvku. Použije ke dni 12. 1. kód „P“, avšak pouze tehdy, pokud bude příjem za leden činit alespoň4 500 Kč. Oznámení o nástupu do zaměstnání provede do 20. 2. Skončení zaměstnání na dohodu o pracovní činnosti bude zdravotní pojišťovně oznámeno kódem „O“ k 31. 3., pokud příjem za únor i březen bude alespoň 4 500 Kč.

K datu 1.5 bude opětovně použit kód „P“. Po dobu pobírání rodičovského příspěvku jako „státní kategorie“ neplatí pro zaměstnanou osobu (a pro zaměstnavatele) minimální vyměřovací základ. Tuto skutečnost, tedy pobírání rodičovského příspěvku, zaměstnankyně zaměstnavateli na jeho vyžádání dokladuje. Je rovněž povinností zaměstnankyně oznámit (a také doložit) ukončení pobírání rodičovského příspěvku. Podání těchto informací je zaměstnavatel povinen zaměstnankyni písemně potvrdit.

RADA!

Za účelem snížení administrativní zátěže oznamují zaměstnavatelé zdravotní pojišťovně od 1. ledna 2026 dle nových podmínek v § 10 odst. 1 písm. c) z. č. 48/1997 Sb. pouze ty „státní kategorie“, které jsou jim přímo známy, tj. v případě ženy na mateřské nebo osoby na rodičovské dovolené. V této souvislosti je další zásadní změnou, že zaměstnavatelé oznamují tyto skutečnosti příslušné zdravotní pojišťovně pouze jedenkrát měsíčně po skončení daného měsíce v den splatnosti pojistného, tedy do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, jak stanoví § 5 odst. 2 z. č. 592/1992 Sb. O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci.

§ 3 zákona č. 592/1992 Sb.

(1) Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, s výjimkou náhrad výdajů poskytovaných procentem z platové základny představitelům státní moci a některých státních orgánů a soudcům, které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v České republice, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Zúčtovaným příjmem se pro účely věty první rozumí plnění, které bylo v peněžní nebo nepeněžní formě nebo formou výhody poskytnuto zaměstnavatelem zaměstnanci nebo předáno v jeho prospěch, popřípadě připsáno k jeho dobru anebo spočívá v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance.

(2) Vyměřovací základ zaměstnance podle odstavce 1 se snižuje o

a) náhradu škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry,

b) odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměnu při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů,

c) věrnostní přídavek horníků,

d) plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání,

e) jednorázovou sociální výpomoc poskytnutou zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události.

(3) Pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, kterému byly zúčtovány příjmy po skončení zaměstnání, se použijí odstavce 1 a 2 obdobně.

(4) Pojistné za zaměstnance se stanoví z vyměřovacího základu podle odstavců 1 až 3, nejméně však z minimálního vyměřovacího základu, není-li dále stanoveno jinak.

Ing. Antonín Daněk