Zaměstnavatelé a zdravotní pojištění

chyby a správné postupy

V čem spočívá rozdíl mezi minimálním vyměřovacím základem zaměstnance a jeho poměrnou částí? Kdy používají zaměstnavatelé kód „F“? Které pohledávky zdravotní pojišťovny neuplatňují? Jak dlouhá je ve zdravotním pojištění promlčecí doba?

Právní úprava zdravotního pojištění

ukládá zaměstnavatelům jednak povinnost platit pojistné za sebe a za své zaměstnance, jednak stanovuje další povinnosti, související především s oznamováním změn zdravotní pojišťovně.

Je-li osoba ve zdravotním pojištění zaměstnancem (resp. vznikne-li ve zdravotním pojištění zaměstnání), pak zaměstnavatel:

•    přihlašuje osobu u zdravotní pojišťovny jako zaměstnance, pokud již přihlášena není, a

•    odvádí pojistné podle zákona, tedy:

-   alespoň z minimálního vyměřovacího základu (což je v roce 2025 hodnota minimální mzdy 20 800 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc), případně alespoň z jeho poměrné části podle § 3 odst. 9 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, například pokud je zaměstnanec nemocen nebo

-   z částky nižší než povinné minimum – v takovém případě však musí mít zaměstnavatel vždy k dispozici doklad, na jehož základě takto postupuje, a ten předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny

Kromě placení pojistného podle zákona je jednou z nejdůležitějších povinností subjektů působících v oblasti zdravotního pojištění řádné plnění oznamovací povinnosti. Sdělování nových skutečností, resp. oznamování změn má význam z hlediska validity dat v informačních systémech zdravotních pojišťoven. Relevantnost těchto údajů ovlivňuje jak povinnost platit pojistné nebo platby pojistného od státu, tak garantuje nárok na úhradu hrazených služeb podle podmínek stanovených zákonem o veřejném zdravotním pojištění. Případné evidenční nesrovnalosti mohou mít, a mnohdy i reálně mají, negativní dopady jak na zaměstnavatele nebo jejich zaměstnance, tak i na občany jako fyzické osoby.

Plnění oznamovací povinnosti

Oznamování příslušných skutečností je řešeno v ustanovení § 10 zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p., které ukládá povinnosti:

a)  zaměstnavatelům, kteří oznamují zejména nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení, vznik nebo zánik nároku na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát a změnu zdravotní pojišťovny zaměstnancem;

b)  zaměstnancům, oznamujícím příslušnou skutečnost zdravotní pojišťovně tehdy, pokud zjistí, že ji zaměstnavatel zdravotní pojišťovně nepostoupil, ačkoliv mu ji zaměstnanec řádně oznámil, nebo za situace, kdy tuto informaci svému zaměstnavateli vůbec nesdělil. Zaměstnanci každopádně povinně oznamují zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání;

c)  pojištěncům, kteří oznamují zejména:

-   narození dítěte. Narození pojištěnce je jeho zákonný zástupce, opatrovník nebo poručník povinen oznámit do osmi dnů ode dne narození zdravotní pojišťovně, u které je pojištěna matka dítěte v den jeho narození; není-li matka dítěte zdravotně pojištěna podle tohoto zákona, oznámí zákonný zástupce, opatrovník nebo poručník dítěte jeho narození zdravotní pojišťovně, u které je pojištěn otec dítěte v den jeho narození. To znamená, že v případech, kdy je pojištěncem pouze otec dítěte a nikoliv matka, se určí příslušnost zdravotní pojišťovny podle otce;

-   zahájení nebo ukončení samostatné výdělečné činnosti – buď té zdravotní pojišťovně, u které jsou pojištěni, nebo prostřednictvím Centrálního registračního místa obecního živnostenského úřadu (zvláštní postupy platí pro podnikatele činné v paušálním režimu),

-   registraci v kategorii osoba bez zdanitelných příjmů,

-   vznik nebo zánik nároku na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát v situaci, kdy nejsou zaměstnanci.

V důsledku změny provedené v ustanovení § 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb., účinné od 1. 1. 2025, je zaměstnavatel povinen nejpozději do 8 dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, provést u příslušné zdravotní pojišťovny oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání (§ 2 odst. 3 zákona č. 48/1997 Sb.) a jeho ukončení, nejedná-li se o zaměstnance činného pouze na základě dohody o provedení práce nebo o zaměstnance činného pouze na základě dohody o pracovní činnosti, u nichž se oznámení o nástupu do zaměstnání nebo jeho ukončení provádí do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stali nebo přestali být plátci pojistného podle § 5 písm. a) bodu 3 nebo bodu 5 cit zákona.

Účinnost této změny spočívá ve skutečnosti, že pokud se jedná o pracovněprávní vztah sjednaný pouze formou dohody o pracovní činnosti nebo pouze formou dohody o provedení práce, pak zaměstnavatel oznamuje zdravotní pojišťovně nástup zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Tento postup platí za podmínky, že výše příjmu zakládá u příslušné dohody povinnost odvodu pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem.

Chybný postup

Zaměstnavatel odvádí pojistné z příjmu nižšího, než je zákonem určené minimum, přičemž kontrolnímu orgánu zdravotní pojišťovny nemůže předložit doklad, který jej k tomuto postupu opravňuje.

Správné řešení

Když zaměstnavatel odvádí za zaměstnance pojistné zdravotní pojišťovně z vyměřovacího základu nižšího než minimální vyměřovací základ, případně z nižšího než jeho poměrná část, musí mít k dispozici doklad, podle kterého takto relevantně postupuje.

Zaměstnavatelé nemusejí dodržet minimum v případech, kdy je zaměstnancem osoba vyjmenovaná v ustanovení v § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.,například se jedná o osobu, za kterou je současně plátcem pojistného stát. Vyměřovacím základem zaměstnance je v těchto případech dosažený příjem, tedy v roce 2025 částka i nižší než 20 800 Kč, a to bez ohledu na další okolnosti. To znamená, že zaměstnavatele například nezajímá, zda má zaměstnanec jiné zaměstnání, jestli současně podniká jako OSVČ (a platí si nebo neplatí zálohy), pro zaměstnavatele fakticky nemá vliv dohodnuté neplacené volno nebo vykázaná neomluvená absence apod.

Dopočet do minima se neprovádí ani tehdy, pokud:

•    má zaměstnavatel k dispozici potvrzení, že jiný zaměstnavatel odvádí za zaměstnance pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo

•    je v úhrnu příjmů od všech zaměstnavatelů minimální vyměřovací základ v příslušném kalendářním měsíci dodržen (pro účel kontroly ze zdravotní pojišťovny si zaměstnavatelé navzájem dokladují výši příjmu zaměstnance)

Veškeré platby (a také opravy) probíhají v rámci desetileté promlčecí doby zásadně prostřednictvím zaměstnavatele, protože zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí.

Chybný postup

Zaměstnavatel přijímá zaměstnance současně evidovaného na úřadě práce jako uchazeče o zaměstnání, což oznámí zdravotní pojišťovně kódem „P“.

Správné řešení

U těchto osob, jejichž příjem nesmí podle zákona o zaměstnanosti převýšit polovinu minimální mzdy, používá zaměstnavatel ještě kód „I“. Jestliže v průběhu zaměstnání skončí registrace zaměstnance na úřadě práce, oznamuje zaměstnavatel tuto skutečnost kódem „J“.

Nastala situace, kdy zaměstnanec při nástupu do zaměstnání předložil zaměstnavateli doklad o evidenci na úřadě práce. Na základě této skutečnosti zaměstnavatel řádně použil pro splnění oznamovací povinnosti současně kódy „P“ a „I“ a odváděl pojistné ze skutečné výše zúčtovaného příjmu, která v žádném z měsíců nepřesáhla povolenou hranici poloviny minimální mzdy. Zaměstnanec však byl mezitím vyřazen z evidence na úřadě práce. Svému zaměstnavateli tuto skutečnost nesdělil a ten „v dobré víře“ nadále odváděl pojistné z dosažené výše příjmu. Tuto skutečnost zjistila zdravotní pojišťovna při kontrole. Protože zaměstnanec neměl nárok na zařazení do některé z jiných skupin osob, pro které minimum ve zdravotním pojištění neplatí (a tudíž nastupovala pro zaměstnavatele povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu), doměřila zdravotní pojišťovna při kontrole dlužné pojistné včetně penále.

Jako vždy, i v takovém případě platí, že zaměstnavatel musí mít průkazně zdokumentovány veškeré skutečnosti, které mají vliv na stanovení vyměřovací základu, především pak v situacích, kdy nemusí při odvodu pojistného zákonné minimum dodržet. Kromě předložení dokladu o evidenci na úřadě práce bychom v takovém případě doporučili písemné sdělení formou čestného prohlášení, vystaveného zaměstnancem, dle vzoru:

Čestné prohlášení

Čestně prohlašuji, že jsem od data ........... registrován(a) na úřadě práce v ........................ jako uchazeč o zaměstnání. V případě ukončení evidence na úřadě práce sdělím tuto skutečnost mému zaměstnavateli ........................ neprodleně, nejpozději pak do osmi dnů ode dne ukončení této evidence. Jsem si vědom(a) důsledků, vyplývajících z neoznámení této skutečnosti mému zaměstnavateli.

Ve …................….. dne ……..................

......................

Zaměstnanec

Chybný postup

Student nastoupí do zaměstnání (brigádu), ale zaměstnavatel jej přihlásí u zdravotní pojišťovny pouze kódem „P“.

Správné řešení

Pokud se jedná z pohledu zdravotního pojištění o zaměstnání, pak zaměstnavatel u „státních pojištěnců“ vždy zdravotní pojišťovně současně ke dni nástupu zaměstnance do zaměstnání oznamuje (je-li mu daná skutečnost známa a příslušným dokladem doložena) nárok na platbu pojistného státem, v tomto případě prostřednictvím kódu „G“ na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele. Nebere se přitom na zřetel skutečnost, že počátek povinnosti státu platit pojistné již zdravotní pojišťovně byl (resp. měl být) dříve oznámen. Kód „G“ použije zaměstnavatel i tehdy, když zaměstnanec začne studovat na vysoké škole (bez ohledu na formu studia) nebo na střední škole (pouze při denním studiu).

Chybný postup

Při ukončení prázdninové brigády studenta použil zaměstnavatel současně kódy „O“ a „F“.

Správné řešení

Pokud student například končí brigádu (anebo i zaměstnání) a nadále pokračuje ve studiu, oznámí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně pouze ukončení pracovního poměru kódem „O“. V těchto případech nepoužívá kód „F“, kterým by de facto ukončil evidenci pojištěnce v kategorii osob, za které je plátcem pojistného stát. Z praktického hlediska slouží kód „F“ k oznámení ukončení nezaopatřenosti, například v souvislosti s tzv. posledními prázdninami.

Kdyby student úspěšně maturoval v květnu, v dalším studiu by již nepokračoval a následně by nastoupil do zaměstnání od 2. července, použil by zaměstnavatel:

•    kód „P“ k datu 2. 7. a

•    kód „F“ k datu 31. 7.

proto, že zaměstnání netrvalo celý kalendářní měsíc červenec a tudíž ještě v tomto měsíci by byl bývalý student nezaopatřeným dítětem, tj. ve zdravotním pojištění osobou, za kterou platí pojistné stát.

Chybný postup

Člen statutárního orgánu s dovršením důchodového věku ukončil zaměstnání, členem statutárního orgánu stejného zaměstnavatele však zůstal i nadále, i když mu odměny již vypláceny nebyly. Zaměstnavatel provedl odhlášení kódem „O“ ke dni skončení zaměstnání.

Správné řešení

I kdyby po skončení zaměstnání již žádná další odměna této osobě vyplacena nebyla, může odhlášení zaměstnance proběhnout až ke dni skončení výkonu funkce [blíže viz § 8 odst. 2 písm. i) zákona č. 48/1997 Sb.].

Pohledávky zdravotní pojišťovny vůči zaměstnavateli

Pokud zaměstnavatel neodvede pojistné tak, jak ukládá právní úprava, je zdravotní pojišťovna ze zákona povinna dlužníkovi vyměřit a v případě nezaplacení na něm vymáhat dlužné pojistné a penále. Výjimkou jsou neuplatňované pohledávky na dlužném pojistném aktuálně do 200 Kč a na penále do 100 Kč za kalendářní rok.

Nesplnění oznamovací povinnosti automaticky neznamená uplatnění finančního postihu. Za porušení této povinnosti sice může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu, nicméně vždy bude záviset na chování zaměstnavatele, to znamená, zda se jednalo o mimořádné či jednorázové provinění nebo zda zaměstnavatel porušuje zákon soustavně. Mnohdy postačí domluva, pokud však tento postup nepomůže, dochází zpravidla k uložení pokuty, což má dvojí účinek – jednak represivní, kdy je zaměstnavatel sankcionován za porušení zákona, jednak výchovný, kdy si naopak uvědomí svoji zákonnou povinnost a v budoucnu pak již k porušení zákona nemusí dojít.